Chắc chắn trong chúng ta ai ai cũng đã từng nghe qua “biên lai” và hiểu cơ bản, sơ sơ biên lai là gì và được sử dụng để làm gì. Hãy cùng ACC tìm hiểu câu trả lời chi tiết, đầy đủ và cụ thể hơn về câu hỏi biên lai là gì và cùng tìm hiểu những thông tin liên quan tới biên lai nhé!
Theo Wikipedia, khái niệm biên lai là gì được giải thích như sau:
“Biên lai là một tài liệu xác nhận rằng một người đã nhận được tiền hoặc tài sản trong thanh toán sau khi bán hoặc chuyển nhượng hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ khác. Tất cả các hóa đơn phải có ngày mua trên chúng.“
Theo quan điểm trên, có thể hiểu rằng biên lai là một văn bản và tài liệu thực hiện việc xác nhận khi một người nhận được một khoản tiền hoặc một số tài sản đã được thanh toán sau khi bán hoặc thực hiện chuyển nhượng, hoặc một khoản tiền nhận được sau khi đã thực hiện một nhiệm vụ nhất định. Tất cả những biên lai, hóa đơn đều có ngày mua thể hiện trên hóa đơn đó.
Khoản 1 Điều 2 Thông tư số 303/2016/TT-BTC hướng dẫn về việc in, phát hành, quản lý và sử dụng các loại chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước đưa ra định nghĩa về biên lai như sau:
“Biên lai là chứng từ do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu các khoản tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.”
Như vậy, theo quy định trên có thể hiểu, biên lai là một loại văn bản được xác lập khi cá nhân, cơ quan, tổ chức đã thực hiện việc thanh toán một khoản tiền phí, lệ phí nhất định do ngân sách nhà nước quy định nộp những tổ chức thu phí, lệ phí có thẩm quyền.
Hiện nay, căn cứ vào hình thức thể hiện, biên lai được chia thành hai loại:
– Biên lai in sẵn mệnh giá: đây là loại biên lai mà mỗi từ đều được in sẵn và thể hiện sẵn số lệ phí, tiền phí/lần nộp tiền. Loại này thường được sử dụng để thực hiện việc thu những khoản phí, lệ phí mà mức thu đã được cố định chắc lần lần [ví dụ như biên lai tem, vé….]
– Biên lai không in sẵn mệnh giá: đây là loại viết lại mà không được thì hiện số tiền thu trên biên lai đó mà số tiền thu do tổ chức thu lệ phí, thu phí ghi lại khi thực hiện việc thu phí và lệ phí. Biên lai này được sử dụng cho một số trường hợp như những loại phí, lệ phí có mức thu theo tỉ lệ phần trăm theo quy định pháp luật, những loại lệ phí và phí mang tính đặc thù của giao dịch quốc tế, loại phí, lệ phí có nhiều chỉ tiêu thu phụ thuộc vào yêu cầu của những cá nhân, tổ chức nộp phí và lệ phí
Theo quy định pháp luật, biên lai được chia thành ba loại:
– Biên lai đặt in: đây là loại biên lai được đặt in theo mẫu do tổ chức thu phí, lệ phí hoặc cơ quan thuế đặt in bán cho tổ chức thu phí, lệ phí để sử dụng nhằm phục vụ, cung ứng những dịch vụ công có thu phí, lệ phí;
– Biên lai tự in: loại biên lai do cơ quan, tổ chức thu phí và lệ phí tự tin để phục vụ và cung ứng dịch vụ công có thu phí và lệ phí;
– Biên lai điện tử: như một biên lai thường nhưng được tạo thành dữ liệu điện tử để phục vụ, đáp ứng dịch vụ công của tổ chức thu phí, lệ phí. Biên lai điện tử ra đời phù hợp với nhu cầu phát triển của xã hội về công nghệ, giúp đất nước bắt kịp với bạn bè quốc tế.
Như vậy, ACC đã cung cấp cho quý bạn đọc đầy đủ các thông tin về khái niệm biên lai là gì và những thông tin liên quan, rất hy vọng quý khách hàng có thể hiểu hơn về vấn đề này. Trong quá trình tìm hiểu nếu như có bất cứ điều gì thắc mắc, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua các thông tin sau:
· Hotline: 19003330
· Zalo: 084 696 7979
· Gmail:
Biên lai [tiếng Anh: Receipt] là một văn bản xác nhận rằng một cái gì đó có giá trị đã được chuyển từ bên này sang bên khác.
Ảnh minh họa. Nguồn: Tabscanner’s receipt.
Biên lai
Khái niệm
Biên lai tiếng Anh là Receipt.
Biên lai là một văn bản xác nhận rằng một cái gì đó có giá trị đã được chuyển từ bên này sang bên khác. Ngoài các biên lai mà người tiêu dùng thường nhận được từ các nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ, biên lai cũng được phát hành trong các giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp cũng như các giao dịch trên thị trường chứng khoán.
Ví dụ, người nắm giữ hợp đồng tương lai thường được cung cấp một công cụ giao hàng, hoạt động như một biên lai, có thể được trao đổi cho tài sản cơ bản khi hợp đồng tương lai hết hạn.
Đặc điểm của Biên lai
Ngoài việc thể hiện quyền sở hữu, biên lai còn quan trọng vì nhiều lí do khác. Ví dụ, nhiều nhà bán lẻ luôn luôn yêu cầu rằng khách hàng phải xuất trình biên lai để trao đổi hoặc trả lại hàng. Cũng có những nhà bán lẻ khác lại yêu cầu biên lai phải được phát hành trong một khung thời gian nhất định, được sản xuất nhằm mục đích bảo hành sản phẩm.
Biên lai cũng có thể quan trọng đối với thuế vì các cơ quan thuế yêu cầu tài liệu chứng minh về các chi phí nhất định. Một số loại biên lai thường được giữ lại bởi các doanh nghiệp để chứng minh các loại chi phí bao gồm:
- Biên lai gộp như băng ghi tiền mặt, thông tin tiền gửi [tiền mặt và tín dụng bán hàng], sổ nhận, hóa đơn.
- Biên lai từ giao dịch mua hàng và nguyên liệu thô [Biên lai hiển thị số tiền đã trả và xác nhận rằng chúng là các giao dịch mua hàng cần thiết. Biên lai có thể bao gồm séc bị hủy hoặc các tài liệu khác xác định người nhận thanh toán, số tiền và bằng chứng thanh toán hoặc chuyển tiền điện tử].
- Biên lai thanh toán tiền mặt
- Biên lai và tín dụng thẻ tín dụng
- Hóa đơn
- Phiếu tiền mặt nhỏ đối với các giao dịch thanh toán tiền mặt nhỏ
Việc giữ lại biên lai cho các mục đích thuế được cho là bắt nguồn từ Ai Cập cổ đại. Nông dân và thương nhân tìm cách ghi lại các giao dịch để tránh khai thác thuế. Thời điểm đó, giấy cói đã được sử dụng thay cho giấy. Trong thời hiện đại, các ngân hàng đã sử dụng máy in nhờ sự phổ biến của cuộc cách mạng công nghiệp để in hóa đơn với nhãn hiệu riêng của họ.
Biên lai điện tử không bị hao mòn như các biên lai vật lí, nhưng chúng có thể bị mất nếu ổ cứng bị hỏng. Do đó, các doanh nghiệp thường lưu trữ chúng trên đám mây hoặc một nơi nào đó mà chúng luôn có thể được truy cập khi cần.
Biên lai giấy có thể được lưu trữ điện tử bằng cách sử dụng máy quét để bàn và ứng dụng điện thoại di động. Loại công nghệ này có thể tổ chức, tạo báo cáo chi phí và tích hợp dữ liệu với phần mềm kế toán.
[TheoInvestopedia]
Bài viết này, Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn bạn đọc các quy định về biên lai theo văn bản pháp luật mới nhất.
I. Biên lai là gì? Phân loại biên lai?
Căn cứ theo Khoản 1 Điều 2 Thông tư số 303/2016/TT-BTC hướng dẫn việc in, phát hành, quản lý và sử dụng các loại chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước:
“Biên lai là chứng từ do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu các khoản tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.”
Biên lai điện tử là gì?
Biên lai điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ công của tổ chức thu phí, lệ phí được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương pháp điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. [quy định tại điểm c Khoản 2 Điều 2 Thông tư 303/2016/TT-BTC]
Phân loại biên lai:
Biên lai bao gồm 2 loại:
– Biên lai in sẵn mệnh giá: là loại biên lai mà mỗi tờ biên lai sẽ được in sẵn số tiền phí, lệ phí cho mỗi lần nộp tiền và được sử dụng để thu các loại phí, lệ phí mà mức thu được cố định cho từng lần [bao gồm cà các hình thức tem, vé].
– Biên lai không in sẵn mệnh giá: là loại biên lai mà trên đó số tiền thu được do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu tiền phí, lệ phí và chỉ áp dụng cho các trường hợp:
- Các loại phí, lệ phí được pháp luật quy định mức thu bằng tỉ lệ phần trăm[%]
- Các loại phí, lệ phí có nhiều chỉ tiêu thu tùy thuộc vào yêu cầu của tổ chức, cá nhân nộp tiền phí, lệ phí,
- Các loại phí, lệ phí mang tính đặc thù trong giao dịch quốc tế.
Hình thức của biên lai
Biên lai được thể hiện bằng các hình thức được pháp luật quy định, cụ thể theo Khoản 3 Điều 2 Thông tư 303/2016/TT-BTC như sau:
a] Biên lai đặt in là biên lai do tổ chức thu phí, lệ phí đặt in theo mẫu để sử dụng khi cung ứng các dịch vụ công có thu phí, lệ phí hoặc do cơ quan thuế đặt in để bán cho các tổ chức thu phí, lệ phí.
b] Biên lai tự in là biên lai do tổ chức thu phí, lệ phí tự in trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các thiết bị khác khi cung ứng các dịch vụ công có thu phí, lệ phí.
c] Biên lai điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ công của tổ chức thu phí, lệ phí được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương pháp điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Nội dung của biên lai
Một biên lai được coi là hợp lệ khi có các nội dung sau đây trên cùng một mặt giấy:
– Tên loại biên lai
– Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai
– Số thứ tự của biên lai: Có 7 chữ số và bắt đầu từ 0000001
– Liên của biên lai: Liên 1 [tổ chức thu lưu lại] và Liên 2 [người nộp phí, lệ phí giữ], từ liên thứ 3 trở đi đặt tên theo công dụng cụ thể phục vụ cho công tác quản lý.
– Tên, mã số thuế của tổ chức thu phí, lệ phí
– Tên và số tiền phải nộp của loại phí, lệ phí
– Ngày, tháng, năm lập biên lai
– Họ tên, chữ ký của người thu tiền [trừ biên lai in sẵn mệnh giá]
– Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in biên lai [nếu đặt in]
– Biên lai được thể hiện bằng tiếng Việt nếu có phần tiếng nước ngoài thì ngôn ngữ nước ngoài được đặt trong ngoặc đơn.
II. Nguyên tắc tạo biên lai
Theo điều 35, Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì biên lai được tạo cần đáp ứng các nguyên tắc sau:
- Cục Thuế tạo biên lai theo hình thức đặt in [loại không in sẵn mệnh giá] được bán cho các tổ chức thu phí, lệ phí theo giá đảm bảo bù đắp chi phí in ấn, phát hành.
- Trường hợp đặt in biên lai, tổ chức thu phí, lệ phí lựa chọn tổ chức đủ điều kiện in theo quy định để ký hợp đồng đặt in biên lai thu phí, lệ phí.
- Trường hợp tự in biên lai, tổ chức thu phí, lệ phí phải đáp ứng các điều kiện sau:
a] Có hệ thống thiết bị [máy tính, máy in] đảm bảo cho việc in và lập biên lai khi thu tiền phí, lệ phí.
b] Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm tự in biên lai đảm bảo dữ liệu của biên lai chuyển vào phần mềm [hoặc cơ sở dữ liệu] kế toán để kê khai theo quy định.
Hệ thống tự in phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
b.1] Việc đánh số thứ tự trên biên lai được thực hiện tự động. Mỗi liên của một số biên lai chỉ được in ra một lần, nếu in ra từ lần thứ 2 trở đi phải thể hiện là bản sao [copy].
b.2] Phần mềm ứng dụng để in biên lai phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.
Trường hợp tổ chức thu phí, lệ phí mua phần mềm của các tổ chức cung ứng phần mềm tự in thì phải lựa chọn tổ chức đủ tiêu chuẩn, đủ điều kiện cung ứng phần mềm theo quy định.
b.3] Biên lai tự in chưa lập phải được lưu trữ trong hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thông tin.
b.4] Biên lai tự in đã lập được lưu trữ trong hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thông tin và nội dung biên lai phải đảm bảo có thể truy cập, kết xuất và in ra giấy khi cần tham chiếu.
III. Thông báo phát hành biên lai đặt in, tự in
[Điều 36, nghị định 123/NĐ-CP]
- Tổ chức thu phí, lệ phí trước khi sử dụng biên lai đặt in, tự in phải lập Thông báo phát hành biên lai và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành biên lai gửi cơ quan thuế theo phương thức điện tử.
- Phát hành biên lai của cơ quan Thuế
Biên lai do Cục Thuế đặt in trước khi bán lần đầu phải lập thông báo phát hành biên lai. Thông báo phát hành biên lai phải được gửi đến tất cả các Cục Thuế trong cả nước trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày lập thông báo phát hành và trước khi bán. Khi phát hành biên lai phải đảm bảo không được trùng số biên lai trong cùng ký hiệu.
Trường hợp Cục Thuế đã đưa nội dung Thông báo phát hành biên lai lên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thì không phải gửi thông báo phát hành biên lai đến Cục Thuế khác.
Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, Cục Thuế phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành mới theo hướng dẫn nêu trên.
- Nội dung Thông báo phát hành biên lai gồm:
a] Văn bản pháp luật quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn công việc quản lý nhà nước có thu phí, lệ phí;
b] Tên, mã số thuế, địa chỉ của tổ chức thu phí, lệ phí hoặc cơ quan được ủy quyền thu phí, lệ phí hoặc được ủy nhiệm lập biên lai thu phí, lệ phí;
c] Các loại biên lai sử dụng [kèm theo biên lai mẫu]. Biên lai mẫu là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên [phần] của biên lai [giao cho người nộp phí, lệ phí], có số biên lai là dãy các chữ số 0, in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên biên lai;
d] Ngày bắt đầu sử dụng;
đ] Tên, mã số thuế, địa chỉ của tổ chức nhận in biên lai [đối với biên lai đặt in]; tên và mã số thuế [nếu có] của tổ chức cung ứng phần mềm tự in biên lai [đối với biên lai tự in];
e] Ngày lập thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của tổ chức thu phí, lệ phí.
Khi thay đổi toàn bộ hoặc một trong các chỉ tiêu về hình thức và nội dung của biên lai [kể cả nội dung bắt buộc và không bắt buộc], tổ chức thu phí, lệ phí gửi thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này, trừ trường hợp hướng dẫn tại điểm d khoản 3 Điều này.
Thông báo phát hành biên lai thực hiện theo Mẫu số 02/PH-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
- Trình tự, thủ tục phát hành biên lai:
a] Thông báo phát hành biên lai và biên lai mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 05 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng biên lai. Thông báo phát hành biên lai gồm cả biên lai mẫu phải được niêm yết rõ ràng tại tổ chức thu phí, lệ phí và tổ chức được ủy quyền hoặc ủy nhiệm thu phí, lệ phí trong suốt thời gian sử dụng biên lai;
b] Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành biên lai do tổ chức thu phí, lệ phí gửi đến, cơ quan thuế phát hiện Thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức thu phí, lệ phí biết. Tổ chức thu phí, lệ phí có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới đúng quy định;
c] Trường hợp tổ chức thu phí, lệ phí khi phát hành biên lai từ lần thứ hai trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức biên lai đã thông báo phát hành với cơ quan thuế thì không phải gửi kèm biên lai mẫu;
d] Đối với các số biên lai đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức thu phí, lệ phí vẫn có nhu cầu sử dụng biên lai đã đặt in thì thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành biên lai đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu số 02/ĐCPH-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức thu phí, lệ phí có nhu cầu tiếp tục sử dụng số biên lai đã phát hành chưa sử dụng hết thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai với cơ quan thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên biên lai, gửi bảng kê biên lai chưa sử dụng theo Mẫu số 02/BK-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này và thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành biên lai đến cơ quan thuế nơi chuyển đến [trong đó nêu rõ số biên lai đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng]. Nếu tổ chức không có nhu cầu sử dụng số biên lai đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện hủy các số biên lai chưa sử dụng và thông báo kết quả hủy biên lai với cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành biên lai mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến.
IV. Quy định về lập và ủy nhiệm lập biên lai
[Điều 37, Nghị định 123/2020/NĐ-CP]
Nội dung trên biên lai phải đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; biên lai phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
Nội dung lập trên biên lai phải được thống nhất trên các liên có cùng một số biên lai, nếu ghi sai, hỏng thì người thu tiền không được xé khỏi cuống hoặc nếu đã xé thì phải kèm theo tờ biên lai đã ghi sai, hỏng; tổ chức thu phí, lệ phí khi lập biên lai phải đóng dấu của tổ chức thu phí, lệ phí vào góc trên, bên trái liên 2 của biên lai [liên giao cho người nộp các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước].
- Biên lai được lập theo đúng hướng dẫn khoản 1 Điều này là chứng từ hợp pháp để thanh toán, hạch toán và quyết toán tài chính.
Trường hợp không đáp ứng các hướng dẫn tại khoản 1 Điều này thì không có giá trị thanh toán và không được hạch toán, quyết toán tài chính.
a] Tổ chức thu phí, lệ phí ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai. Việc ủy nhiệm giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải theo hình thức văn bản, đồng thời phải gửi thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm theo Mẫu số 02/UN-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, chậm nhất là 03 ngày trước khi bên nhận ủy nhiệm lập biên lai;
b] Nội dung văn bản ủy nhiệm phải ghi đầy đủ các thông tin về biên lai ủy nhiệm [hình thức, loại, ký hiệu, số lượng biên lai [từ số... đến số...]; mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức giao nhận hoặc phương thức cài đặt biên lai ủy nhiệm [nếu là biên lai tự in]; phương thức thanh toán biên lai ủy nhiệm;
c] Bên ủy nhiệm phải lập thông báo ủy nhiệm có ghi đầy đủ các thông tin về biên lai ủy nhiệm, mục đích ủy nhiệm, thời hạn ủy nhiệm dựa trên văn bản ủy nhiệm đã ký kết, có tên, chữ ký, dấu [nếu có] của đại diện bên ủy nhiệm cho bên nhận ủy nhiệm và gửi thông báo phát hành tới cơ quan thuế; đồng thời phải được niêm yết tại nơi tổ chức thu tiền phí lệ phí, tổ chức nhận ủy nhiệm;
d] Biên lai ủy nhiệm được lập vẫn phải ghi tên của tổ chức thu phí, lệ phí [bên ủy nhiệm] và đóng dấu bên ủy nhiệm phía trên bên trái của mỗi tờ biên lai [trường hợp biên lai được in từ thiết bị ỉn của bên nhận ủy nhiệm thì không phải đóng dấu của bên ủy nhiệm];
đ] Trường hợp tổ chức thu phí, lệ phí có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp thu phí hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm thu cùng sử dụng hình thức biên lai đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức thu phí, lệ phí phải có số theo dõi phân bổ số lượng biên lai cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng biên lai theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số biên lai được phân chia;
e] Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải tổng hợp báo cáo định kỳ việc sử dụng các biên lai ủy nhiệm. Bên ủy nhiệm phải thực hiện báo cáo sử dụng biên lai với cơ quan thuế trực tiếp quản lý theo hướng dẫn tại Nghị định này [bao gồm cả số biên lai của bên nhận ủy nhiệm sử dụng]. Bên nhận ủy nhiệm không phải thực hiện thông báo phát hành biên lai và báo cáo tình hình sử dụng biên lai với cơ quan thuế;
g] Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước hạn ủy nhiệm, hai bên phải xác định bằng văn bản, đồng thời thông báo cho cơ quan thuế và niêm yết tại nơi thu phí, lệ phí.
V. Báo cáo tình hình sử dụng biên lai đặt in, tự in
[Điều 38, NĐ 123/2020/NĐ-CP]
- Hàng quý, tổ chức thu phí, lệ phí có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai.
Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý sử dụng biên lai.
- Báo cáo tình hình sử dụng biên lai gồm các nội dung sau: Tên đơn vị, mã số thuế [nếu có], địa chỉ; tên loại biên lai; ký hiệu mẫu biên lai, ký hiệu biên lai; số tồn đầu kỳ, mua phát hành trong kỳ; số sử dụng, xoá bỏ, mất, hủy trong kỳ; tồn cuối kỳ gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trường hợp trong kỳ không sử dụng biên lai, tại Báo cáo sử dụng biên lai ghi số lượng biên lai sử dụng bằng không [=0]. Trường hợp kỳ trước đã sử dụng hết biên lai, đã báo cáo tình hình sử dụng biên lai kỳ trước với số tồn bằng không [0], trong kỳ không thông báo phát hành biên lai thu tiền phí, lệ phí, không sử dụng biên lai thì tổ chức thu phí, lệ phí không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai.
Trường hợp tổ chức thu phí, lệ phí ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai thi tổ chức thu phí, lệ phí vẫn phải báo cáo tình hình sử dụng biên lai.
Báo cáo tình hình sử dụng biên lai theo Mẫu số BC26/BLĐT hoặc Mẫu số BC26/BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
- Tổ chức thu phí, lệ phí có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai khi giải thể, chia tách, sáp nhập, chuyển đổi sở hữu cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán phí, lệ phí.
VI. Tiêu hủy biên lai
[Điều 39, NĐ 123/2020/NĐ-CP]
- Các trường hợp tiêu hủy biên lai
- Biên lai đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được tiêu hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in biên lai thu phí, lệ phí.
- Các loại biên lai đã lập của các đơn vị kế toán được tiêu hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.
- Tổ chức thu phí, lệ phí có biên lai không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy biên lai.
- Các loại biên lai chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
- Biên lai được xác định đã tiêu hủy
- Tiêu hủy biên lai tự in, biên lai đặt in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo biên lai đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đỏ.
- Tiêu hủy biên lai điện tử là biện pháp làm cho biên lai điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong biên lai điện tử.
Biên lai điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Việc tiêu hủy biên lai điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các biên lai điện tử chưa hủy và phải đảm bảo sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin,
- Trình tự, thủ tục tiêu hủy biên lai
a] Thời hạn tiêu hủy biên lai chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Trường hợp cơ quan thuế thông báo biên lai hết giá trị sử dụng thì tổ chức thu phí, lệ phí phải tiêu hủy biên lai và gửi cơ quan thuế bao gồm nội dung sau: tên cơ quan thu phí, lệ phí mã số thuế [nếu có]; địa chỉ; phương pháp hủy biên lai; vào hồi mấy giờ, ngày, tháng, năm hủy; tên loại biên lai; ký hiệu mẫu biên lai; ký hiệu biên lai; từ số; đến số; số lượng. Thời hạn tiêu hủy biên lai chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng.
b] Tổ chức thu phí, lệ phí phải lập Bảng kiểm kê biên lai cần tiêu hủy, Bảng kiểm kê biên lai cần hủy phải được ghi chi tiết các nội dung gồm: tên biên lai, ký hiệu mẫu biên lai, ký hiệu biên lai, số lượng biên lai tiêu hủy [từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số biên lai nếu số biên lai cần tiêu hủy không liên tục].
c] Tổ chức thu phí, lệ phí phải thành lập Hội đồng tiêu hủy biên lai. Hội đồng tiêu hủy biên lai phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức thu các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước.
d] Các thành viên Hội đồng tiêu hủy biên lai phải ký vào biên bản tiêu hủy biên lai và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
đ] Hồ sơ tiêu hủy biên lai gồm: Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy biên lai; bảng kiểm kê biên lai cần tiêu hủy; biên bản tiêu hủy biên lai; thông báo kết quả tiêu hủy biên lai.
Hồ sơ tiêu hủy biên lai được lưu tại tổ chức thu phí, lệ phí. Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy biên lai thu theo Mẫu số 02/HUY-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này phải được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy biên lai. Thông báo kết quả tiêu hủy biên lai phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng biên lai tiêu hủy từ số đến số, lý do tiêu hủy, ngày giờ tiêu hủy, phương pháp tiêu hủy.
e] Cơ quan thuế thực hiện tiêu hủy biên lai do Cục Thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán nhưng không tiếp tục sử dụng. Tổng cục Thuế có trách nhiệm hướng dẫn quy trình tiêu hủy biên lai do Cục Thuế đặt in.
VII. Xử lý biên lai đặt in, tự in trong trường hợp mất, cháy, hỏng
[Điều 38, NĐ 123/2020/NĐ-CP]
- Tổ chức thu các khoản phí lệ phí nếu phát hiện mất, cháy, hỏng biên lai đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp với nội dung như sau: tên tổ chức, cá nhân làm mất, cháy, hỏng biên lai; mã số thuế, địa chỉ; căn cứ biên bản mất, chảy, hỏng; tên loại biên lai; ký hiệu mẫu biên lai; ký hiệu biên lai; từ số; đến số; số lượng; liên biên lai chậm nhất không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng biên lai. Trường hợp ngày cuối cùng [ngày thứ 05] trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.
Báo cáo về việc mất, cháy, hỏng biên lai thực hiện theo Mẫu số BC21/BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
- Trường hợp người nộp thuế, người nộp phí, lệ phí làm mất, cháy, hỏng chứng từ, biên lai thì được sử dụng bản chụp liên lưu tại tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, trên đó có xác nhận, đóng dấu [nếu có] của tổ chức thu phí, lệ phí kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng biên lai để làm chứng từ thanh toán, quyết toán tài chính. Tổ chức thu phí, lệ phí và người nộp chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng biên lai.
Bài viết xem thêm: Cách tra cứu hóa đơn điện tử