Quản trị nhân sự là công việc của các nhà quản trị trong doanh nghiệp bao gồm rất nhiều yếu tố. Trong đó phân tích công việc cũng là một trong những việc quan trọng cần phải có sự hiểu biết. Cùng tìm hiểu về phân tích công việc và quy trình phân tích công việc trong bài viết sau.
Phân tích công việc là gì?
Phân tích công việc là gì?
Phân tích công việc là một công cụ quản trị nhân sự cơ bản nhất. Trước khi đi vào quy trình phân tích công việc chúng ta sẽ cần làm rõ các khái niệm quan trọng.
Công việc là gì? Công việc chính là các công tác cụ thể phải hoàn thành nếu cá nhân, tổ chức muốn đạt được các mục tiêu của mình.
Phân tích công việc là gì? Phân tích công việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và các kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong một tổ chức.
Hay cụ thể hơn, phân tích công việc chính là một tiến trình mô tả và ghi lại mục tiêu của một công việc, các nhiệm vụ và hoạt động của nó, các điều kiện hoàn thành công việc, các kỹ năng, kiến thức và thái độ cần thiết để hoàn thành công việc.
Mục đích của phân tích côn việc chính là giúp trả lời 6 câu hỏi sau:
1. Nhân viên thực hiện những công tác gì?
2. Khi nào công việc được hoàn thành?
3. Công việc được thực hiện ở đâu?
4. Công nhân viên làm công việc đó như thế nào?
5. Tại sao phải thực hiện công việc đó?
6. Để thực hiện công việc đó cần phải hội đủ những tiêu chuẩn trình độ nào?
Phân tích công việc sẽ giúp nhà quản trị có thể hiểu tóm tắt được trách nhiệm và nhiệm vụ của nhân viên đảm nhiệm một công việc, các điều kiện, kiến thức và kỹ năng nhân viên cần có để xử lý công việc đó…
Các yếu tố liên quan đến công việc đều được thu thập, phân tích và ghi chép lại như nó đang hiện hữu trong thực tế chứ không phải công việc đó nên như thế nào.
Phân tích công việc được thực hiện trong 3 trường hợp sau:
1. Khi tổ chức được thành lập và sử dụng phân tích công việc lần đầu tiên
2. Khi doanh nghiệp cần có thêm một cố công việc mới.
3. Khi các công việc phải thay đổi do các tác động từ khoa học kỹ thuật mới, phương pháp, thủ tục hoặc một hệ thống mới.
Phân tích công việc có những mục đích nhất định
Bạn có thể tìm hiểu thêm về: Các phương pháp quản trị nhân sự
Quy trình phân tích công việc
Trong quy trình phân tích công việc, tối thiểu phải có các thành phần sau tham gia vào bao gồm: Nhà phân tách, nhân viên và các cấp quản trị trực tiếp như quản đốc hay trưởng phòng.
Trong các tổ chức lớn, thường sẽ có một hoặc nhiều nhà phân tích công việc, tuy nhiên ỏ các tổ chức nhỏ thì cấp quản đốc sẽ chịu trách nhiệm phân tích này. Các công ty, doanh nghiệp nếu thiếu chuyên viên có thể nhờ các chuyên viên tư vấn ở bên ngoài giúp.
Trước khi thực hiện quy trình phân tích công việc, nhà phân tích sẽ phải nghiên cứu kỹ càng về công việc càng nhiều càng tốt thông qua việc xem lại sơ đồ tổ chức, chuyện trò cùng các cá nhân quen thuộc với công việc đó.
Trước khi bắt đầu, người làm công tác quản lý cần phải giới thiệu với nhân viên về các chuyên gia phân tích công việc và cho biết lý do cần phải phân tích công việc. Dù cho thái độ của nhân viên không ảnh hưởng đến nhà phân tích, tuy nhiên nhà phân tích vẫn cần tạo mối tin tưởng hỗ tương với nhân viên. Thất bại trong việc phân tích công việc dễ dàng dẫn đến tình trạng trì trệ trong công việc.
Bảng mô tả quá trình phân tích công việc qua 6 bước
Quy trình phân tích công việc được thể hiện trong 6 bước sau đây:
Bước 1: Xác định mục đích sử dụng thông tin phân tích công việc
Cần phải xác định mục đích sử dụng thông tin chúng ta mới có thể ấn định các phương pháp thu thập thông tin.
Bước 2: Thu thập thông tin cơ bản
Bước tiếp theo của xác định mục đích sử dụng, nhà phân tích công việc sẽ phải xem xét lại thông tin cơ bản như sơ đồ tổ chức, sơ đồ tiến trình công việc [process charts] và bảng mô tả công việc hiện có. Sơ đồ tổ chức cho ta biết công việc này có mối liên kết với các công việc khác như thế nào.
Sơ đồ tiến trình hay còn được gọi là sơ đồ luồng công việc hoặc lưu chuyển đồ [flow of work chart] giúp nhà phân tích hiểu rõ và co tiết từ đầu vào [inputs] tới đầu ra [outputs]. Sau cùng bảng mô tả công việc hiện thời sẽ giúp chúng ta xây dựng lại một bảng mô tả công việc hoàn chỉnh hơn.
Bước 3: Lựa chọn các công việc tiêu biểu
Đây là việc cần thiết khi có nhiều công việc tương tự nhau. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian phân tích các công việc trong dây chuyền sản xuất chẳng hạn.
Bước 4: Thu thập thông tin phân tích công việc
Dừng các phương pháp đã nêu ở phần II để thu thập thông tin liên quan đến các hoạt động, thái độ ứng xử, điều kiện làm việc, cá tính và khả năng…
Bước 5: Kiểm tra lại thông tin với các thành viên
Cần kiểm tra lại thông tin đã thu thập được với các nhân viên đảm nhận côn việc đó và cấp quản trị trực tiếp của đương sự. Điều này giúp đạt được sự đồng tình của đương sự về bảng phân tích công việc bởi vì họ có cơ hội duyệt xét lại chính công việc mà họ thực hiện.
Bước 6: Triển khai bảng mô tả công việc và bảng mô tả tiêu chuẩn công việc
Sau khi hoàn thành bản phân tích công việc, nhà quản trị phải soạn thảo 2 tài liệu cơ bản, đó là bản mô tả công việc và bản mô tả tiêu chuẩn công việc.
Cùng với những sự hiểu biết về phân tích công việc và quy trình phân tích công việc, các nhà quản trị sẽ dễ dàng quản trị nhân sự và công việc của họ hơn. Hi vọng bài viết trên đây sẽ hữu ích với những người có nhu cầu tìm hiểu về phân tích công việc.
Bạn có thể đăng ký khóa học quản trị nhân sự tại Smartrain nếu như có nhu cầu muốn nâng cao các kỹ năng quản trị nhân sự cho bản thân.
Hotline đăng ký: 0918 924 388
Viện Quản Trị Tài Chính AFC Việt Nam
Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân sự. Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết mô tả và phân tích công việc. Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn giải thích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.
Tác dụng từ các thông tin của bản phân tích công việc:
- Phân tích các đặc điểm kỹ thuật của công việc và chỉ ra loại nhân công cần thiết để thực hiện công việc một cách hoàn hảo.
- Định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn và hoàn thiện việc bố trí nhân viên. Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo. Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên.
- Xây dựng hệ thống đánh giá công việc, xếp hạng công việc làm cơ sở cho việc xác định hệ thống tiền lương và mức thù lao cần thiết cho mỗi công việc.
- Qua mô tả công việc có thể chỉ ra được những yếu tố có hại cho sức khoẻ và an toàn của người lao động. Nếu những yếu tố có hại này không thể khắc phục được thì cần thiết phải thiết kế lại công việc để loại trừ chúng.
Tóm lại: Không biết phân tích công việc, nhà quản trị sẽ không thể tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cấu trong doanh nghiệp; không thể đánh giá đựơc chính xác yêu cầu của các công việc đó, do đó, không thể trả lương, kích thích họ kịp thời, chính xác.
Phân tích công việc là công cụ khá hữu hiệu giúp các tổ chức, doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang cần có sự cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Khi phân tích công việc cần xây dựng được hai tài liệu cơ bản là mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc:
Bản mô tả công việc: là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc. Bản mô tả công việc giúp cho chúng ta hiểu đựơc nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc.
Bản tiêu chuẩn công việc: là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp cho công việc. Bản tiêu chuẩn công việc giúp chúng ta hiểu được doanh nghiệp cần loại nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất.
Bản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn của công việc và bản tiêu chuẩn kết quả công việc tạo cơ sở cho các chức năng quản lý nguồn nhân lực. Một người quản lý hiểu được những yêu cầu này là người có khả năng tốt nhất trong việc lựa chọn đúng người cho các vị trí làm việc của doanh nghiệp vào thời điểm tại và trong tương lai dài hạn.
Lợi ích của việc sử dụng các thông tin trong phân tích công việc đối với hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp trình bày trong sơ đồ sau:
Để có thể xây dựng đựơc bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc được chính xác, cần thu thập được các loại thông tin sau đây trong phân tích công việc:
- Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc như điều kiện tổ chức hoạt động của doanh nghiệp, chế độ lương bổng, khen thưởng, tầm quan trọng của công việc trong doanh nghiệp, các yếu tố của điều kiện vệ sinh lao động, sự cố gắng về thể lực, những rủi ro khó tránh, sự tiêu hao năng lượng trong quá trình làm việc,v.v...
- Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc như các phương pháp làm việc, các môí quan hệ trong thực hiện công việc, cách thức làm việc với khách hàng, cách thức phối hợp hoạt động của các nhân viên khác, cách thức thu thập, xử lý các loại số liêụ và cách thức làm việc với các loại máy móc, trang bị kỹ thuật.
- Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có như trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng thực hiện công việc, tuổi đời, ngoại hình, sở thích, sức khoẻ, quan điểm tham vọng, các đặc điểm cá nhân cần có khi thực hiện công việc, v.v...
- Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc như số lượng, chủng loại, quy trình kỹ thuật, và tính năng tác dụng của các trang bị kỹ thuật, cách thức sử dụng, bảo quản tại nơi làm việc.
- Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên, bao gồm cả các quy định về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc.
Nguồn:TS. Hà Văn Hội [Quantri.vn biên tập và hệ thống hóa]