Bài viết này mô tả cách sử dụng Fill Handle trong MS Excel [Excel 2003, Excel 2007, Excel 2010 và Excel 2013] thông qua một số ví dụ.
Về tổng quan, Fill Handle có chức năng copy dữ liệu, nhưng với mỗi kiểu dữ liệu, mỗi cách làm, nó có cách xử lý thông minh khác nhau.
Các bạn tự mở Excel lên và thực hành để nghiệm ra nhiều điều hơn nữa nhé.
Fill Handle là gì?
Fill Handle là một nốt màu đen ở góc phải – bên dưới của ô được chọn.
Fill Handle trong Excel
Copy dữ liệu và công thức dùng Fill Handle
Copy dữ liệu
Gõ giá trị “Học tin học” vào ô A1, chọn ô này.
Dùng Chuột kéo Fill Handle xuống các ô khác [A2, A3, A4,..]. Sau khi thả chuột ra, dữ liệu ô A1 sẽ được copy xuống các ô phía dưới đó.
Copy công thức
Nhập liệu như bảng sau. Ô C2 gõ công thức =A2+B2
Copy công thức dùng fill handle
Dùng Chuột kéo Fill Handle xuống các ô khác [C3, C4, C5, C6, C7]. Sau khi thả chuột ra, công thức ô C2 sẽ được copy xuống các ô phía dưới đó.
Nhưng công thức copy không giữ nguyên chính xác mà các đồi số thay đổi. Các bạn hãy tự tìm hiểu để nhận ra quy luật thay đổi nhé. Xem hình dưới:
Copy công thức dùng fill handle
Hãy thử một trường hợp nữa. Nhấp đôi chuột vào ô C2. Tại ô này, click trỏ chuột vào chữ A2 rồi ấn phím F4 một lần. Enter để Excel tính kết quả, hãy kéo Fill handle xuống đến ô C7. Xem công tức được copy cho từng ô rồi so sánh với trường hợp trên, rút ra kết luận. Xem hình dưới:
Copy công thức dùng fill handle có cố định
Thử làm tương tự với việc nhấn phím F4 lần nữa, rồi lần nữa. Bạn sẽ thấy được quy luật copy công thức dùng Fill Handle trong Excel.
Xem ví dụ áp dụng Filll Handle để copy công thức trong Lời giải Bài Tập Mẫu Hàm Vlookup.
Tự động điền dữ liệu trong Excel
Nút Fill Handle còn dùng đề điền dữ liệu tự động theo chuỗi. Excel quy định một số chuỗi mặc định. Xem các ví dụ dưới đây.
Gõ “Thang 1” vào ô đầu tiên, dùng chuột kéo Fill Handle qua các ô khác, được kết quả này
Gõ “Sat” vào ô đầu tiên, dùng chuột kéo Fill Handle qua các ô khác, được kết quả này
Gõ “Sat” vào ô đầu tiên, dùng chuột kéo Fill Handle qua các ô khác, được kết quả này
Ngoài các chuỗi tự động thêm khi kéo Fill Handle được MS Excel quy định sẵn, bạn còn có thể tự thêm danh sách cho chính mình bằng cách vào Office button > Excel Options, trong tab Popular, chọn Edit Custom List và làm theo hướng dẫn. Dưới đây là một kết quả dùng Custom List:
Fill Handle với Custom List
Lời khuyên chân thật, hãy để lại email, chúng tôi sẽ gửi bài vào email bạn, cùng nhiều bài khác nữa.
Tự động hoàn thành chuỗi số trong Excel
Tại ô A1, nhập số 1. Chọn ô A1, ấn giữ phím Ctrl và đồng thời kéo nút Fill Handle xuống dưới, bạn sẽ thấy dãy số 1, 2, 3, 4, 5… lần lượt được điền vào các ô đó. Xem hình dưới.
Fill handle số với phím CTRL
Nhậm số 1 vào ô A2, số 3 vào ô A2. Chọn ô A1, kéo nút Fill Handle xuống dưới, bạn sẽ thấy dãy số 1, 3, 5, 7, 9… lần lượt được điền vào các ô đó. Xem ví dụ hình dưới và thử với các trường hợp khác nữa để rút ra kết luận.
Fill handle chuỗi số có bước nhảy
Tips: Thủ thuật về cách kéo để copy công thức
Nên copy một công thức thay vì tạo ra một công thức mới theo hướng dẫn dưới đây
[2] Nút Auto Fill Options xuất hiện và kết quả cũng hiện ra
Trong một vài trường hợp thì việc copy công thức dễ thực hiện hơn việc tạo ra một công thức mới. Trong ví dụ trên bạn đã được xem qua việc copy công thức tổng cộng chi tiêu trong tháng 1 để ứng dụng tổng cộng chi tiêu cho tháng 2.
Để làm điều này đầu tiên chọn ô công thức B7, sau đó dùng chuột trỏ vào góc bên dưới bên phải của ô B7 đến khi con trỏ trở thành dấu thập màu đen [+]. Kế tiếp kéo phần fill handle
Sau khi copy công thức, nút Auto Fill Options
Trần Triệu Phú – trungtamtinhoc.edu.vn
Vui lòng ghi nguồn trungtamtinhoc.edu.vn khi copy hoặc tham khảo từ bài viết này
Trong bài hướng dẫn này, Học Excel Online sẽ hướng dẫn bạn một vài cách khác nhau để sao chép công thức trong excel – cách copy công thức bằng việc kéo cột dọc, cách copy với tất cả các ô được chọn, cách copy một công thức chính xác mà không làm thay đổi tham chiếu ô hay format, và nhiều cách thức khác nữa.
Sao chép công thức trong Excel là một trong những công việc đơn giản nhất, thông thường được thực hiện chỉ trong một cú click chuột. Nói “thông thường” là vì có những trường hợp điển hình cần đến những mẹo đặc biệt để thực hiện, ví dụ như copy một dãy các công thức mà không làm thay đổi tham chiếu ô, hoặc cùng nhập một công thức vào những ô không liên kề trong excel.
May mắn thay, trong Microsoft Excel có rất nhiều cách để ta thực hiện một công việc và cho ra một kết quả duy nhất, điều này áp dụng tương tự với việc sao chép các công thức. Trong bài hướng dẫn này, ta sẽ bàn đến những cách thức khác nhau để sao chép công thức trong Excel và bạn có thể chọn cách thức nào phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
Sao chép công thức bằng cách kéo cột dọc:
Microsoft Excel cung cấp một cách rất nhanh để sao chép công thức bằng cách kéo cột dọc. Bạn chỉ cần làm như sau:
- Điền công thức vào ô trên cùng
- Chọn ô có công thức, lúc này ô được chọn sẽ chuyển thành màu đen. Kéo chuột đến hình vuông nhỏ nằm ở góc bên phải dưới cùng của ô màu đen được chọn [hình vuông nhỏ này được gọi là Fill handle]. Fill handle sẽ đổi thành một dấu cộng màu đen đậm.
- Giữ và kéo fill handle xuống cột dọc đến hết ô bạn muốn sao chép công thức.
Với cách thức tương tự, bạn có thể kéo công thức vào các ô liên kề ở phía bên phải, bên trái hay lên trên.
Nếu công thức có một tham chiếu ô tương đối [relative cell references – tham chiếu không có ký hiệu $], nó sẽ tự động thay đổi dựa trên vị trí tương đối của hàng và cột. Vì vậy, sau khi copy công thức, hãy chắc chắn rằng tham chiếu ô đã được điều chỉnh hợp lý và mang lại kết quả mà bạn cần. Nếu cần thiết, hãy chuyển đổi giữa tham chiếu ô tương đối, tuyệt đối và hỗn hợp bằng cách dùng phím F4.
Trong ví dụ nêu trên, để chắc chắn công thức đã được sao chép một cách chính xác, ãy chọn một vài ô ở cột C, ví dụ như C4 và xem tham chiếu ô trên thanh công thức. Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình dưới đây, công thức đã đúng, hợp lý và chính xác với hàng 4:
Cách sao chép công thức bằng cách kéo cột dọc mà không sao chép định dạng:
Việc kéo cột dọc không chỉ giúp sao chép công thức mà còn sao chép luôn định dạng của ô gốc như màu nền, các ký hiệu tiền tệ, số thập phân được hiển thị,… Trong hầu hết các trường hợp, điều này không tạo thành vấn đề gì, nhưng đôi khi nó có thể làm rối loạn định dạng của ô nhận công thức được sao chép sang. Một ví dụ quen thuộc là việc toàn bộ cột dọc đã bị đổ màu như trong ảnh dưới đây.
Để tránh trường hợp này xảy ra, bạn hãy kéo fill handle như hướng dẫn ở trên, sau đó thả ra, click vào menu thả trong phần Auto Fill Option và chọn Fill Without Formating.
Sao chép công thức cho toàn bộ cột:
Như bạn đã thấy, fill handle giúp cho việc sao chép công thức trong Excel thực sự đơn giản. Nhưng nếu bạn cần sao chép công thức cho một trang tính dài 1000 dòng thì sao, việc kéo thả công thức đối với hàng trăm cột dường như không hợp lý cho lắm. Excel vì vậy sẽ có một vài phương án nhanh giải quyết trường hợp này.
Click chuột đôi vào dấu cộng để copy cho toàn bộ cột:
Để điền công thức cho toàn bộ cột, bạn hãy click chuột đôi vào biểu tượng dấu cộng thay vì kéo thả. Với những ai đã bỏ qua phần đầu tiên của bài hướng dẫn này, các bước chi tiết sẽ có ở dưới đây.
Để sao chép công thức cho toàn bộ cột, bạn hãy:
- Điền công thức vào cột đầu tiên
- Di con trỏ chuột đến góc bên phải dưới cùng của ô được chọn sẽ xuất hiện một dấu cộng, click chuột đôi vào dấu cộng đó.
Lưu ý. Cách làm này sẽ sao chép công thức cho tới tất cả các cột có dữ liệu ở bên trái. Nghĩa là, miễn là ở các cột bên trái có dữ liệu, Excel sẽ tiếp tục copy công thức. Khi nào có một hàng trông, việc điền tự động sẽ dừng lại. Vì vậy, nếu excel của bạn có bất cứ một hàng trống nào, bạn sẽ phải lặp lại quy trình ở trên để tiếp tục copy công thức:
Cách sao chép một công thức Excel nhưng không định dạng:
Như bạn đã biết, khi sao chép một công thức bằng các kéo cột dọc trong Excel, bạn có thể dùng cách điền công thức mà không định dạng, giúp bạn copy công thức mà vẫn giữ được định dạng của ô. Công cụ copy – paste của Excel còn có cách thức linh hoạt hơn để có thể paste được công thức như bạn muốn.
- Chọn ô có chứa công thức
- Sao chép ô đó bằng việc nhấn phím Ctrl + C. Cách khác, bạn có thể click chuột phải vào ô và chọn copy, hoặc click vào ô Copy trên thanh Home > Clipboard.
- Chọn tất cả các ô bạn muốn sao chép công thức.
- Click chuột phải vào các ô được chọn và chọn Formulas ở mục Paste Options.
Bạn sẽ có nhiều lựa chọn hơn bằng cách click vào hình mũi tên ở ô Paste nằm ở góc trái trên cùng của bảng tính. Tương tự, bạn có thể chọn Formulas & Number Formatting để paste duy nhất công thức và định dạng số như phần trăm, ký hiệu tiền tệ như ảnh dưới đây:
Mẹo. Nếu bạn không chắc cách paste nào là phù hợp nhất, bạn hãy di chuột đến những biểu tượng khác nhau mà không click vào, Excel sẽ hiện phần xem thử để bạn có thể lựa chọn.
Những cách làm tắt để sao chép công thức Excel đến các ô khác
1. Sao chép công thức đến ô ngay dưới
Ctrl + D – Sao chép một công thức từ một ô trong trang tính đến ngay ô dưới liền kề nó và điều chỉnh tham chiếu ô.
Ví dụ, nếu bạn có công thức ở ô A1 và bạn muốn sao chép công thức này vào ô A2, chọn A2 và nhấn Ctrl + D.
2. Sao chép công thức sang bên phải
Ctrl + R – Sao chép một công thức sang ô bên phải liền kề và điều chỉnh tham chiếu ô.
Ví dụ, nếu bạn có công thức ở ô A2 và bạn muốn sao chép đến ô B2, chọn B2 và nhấn Ctrl + R.
Mẹo. Cả 2 cách rên đều có thể dùng để copy công thức vào nhiều ô khác nhau, bạn chỉ cần chọn cả ô chứa công thức và ô nhận công thức, sau đó nhấn phím tắt. Ví dụ như bạn muốn sao chép công thức từ A1 đến 9 dãy sau đó, chọn ô A1:A10 và nhấn Ctrl + D.
3. Sao chép công thức vào ô ngay dưới một cách chính xác:
Ctrl + ‘ – Sao chép công thức từ ô bên trên vào các ô được chọn bên dưới một cách chính xác và hiển thị ô ở chế độ chỉnh sửa.
Đây là cách khá nhanh để sao chép công thức mà không thay đổi tham chiếu ô. Ví dụ, để sao chép một công thức từ ô A1 đến A2 mà không tham chiếu nào thay đổi, chọn A2 và nhấn Ctrl + ‘
Lưu ý. Đừng nhầm giữa Ctrl + ‘ [sao chép chính xác một công thức] với Ctrl + ` [hiển thị công thức trong Excel].
Bài viết này đã cung cấp cho bạn tất cả các cách thức để sao chép công thức trong Excel. Nếu bạn biết thêm bất cứ một phương pháp để có thể sao chép hay di chuyển công thức nhanh trong Excel, hãy chia sẻ nhé. Cảm ơn các bạn đã dành thời gian đọc bài viết này và hẹn bạn trong những bài viết tiếp theo.
Xem thêm:
Hướng dẫn cố định dòng và cột nâng cao trong Excel, nhiều cách mới hay và lạ
2 cách để loại bỏ dấu cách, khoảng trắng giữa các từ, các số trong ô tính Excel
Để có thể ứng dụng tốt Excel vào trong công việc, chúng ta không chỉ nắm vững được các hàm mà còn phải sử dụng tốt cả các công cụ của Excel. Những hàm nâng cao giúp áp dụng tốt vào công việc như SUMIFS, COUNTIFS, SUMPRODUCT, INDEX + MATCH… Những công cụ thường sử dụng là Data validation, Conditional formatting, Pivot table…
Toàn bộ những kiến thức này các bạn đều có thể học được trong khóa học EX101 – Excel từ cơ bản tới chuyên gia của Học Excel Online. Hiện nay hệ thống đang có ưu đãi rất lớn cho bạn khi đăng ký tham gia khóa học. Chi tiết xem tại: HocExcel.Online
Nguồn: Ablebits, dịch và biên tập bởi Học Excel Online.