Tư tưởng của lý thuyết quản trị hành chính thể hiện như thế nào của ai

Vào đầu thế kỷ 20, nhà xã hội học Max Weber phát triển lý thuyết quản trị hành chính của mình, trong đó mô tả chi tiết về đặc điểm của bộ máy quan liêu. Có thể nói, thuật ngữ “quan liêu” hiện nay có ý nghĩa khá tiêu cực. Tuy vậy vào thời kỳ trước, lý thuyết của Max Weber có thể được coi là đột phá và mới lạ trong giới học giả nghiên cứu và các nhà quản trị.

Max Weber là ai?

Maximilian Carl Emil Weber [1864 – 1920] sinh ra tại Erfurt, Đức, lớn lên trong thời điểm công nghiệp hoá đang thay đổi chính phủ, doanh nghiệp và toàn xã hội. Max Weber quan tâm đến chủ nghĩa tư bản công nghiệp, một hệ thống kinh tế mà ngành công nghiệp được tư nhân kiểm soát và hoạt động chính vì lợi nhuận. Năm 1904, Weber đến Hoa Kỳ để nghiên cứu thêm về nền kinh tế nơi đây, quan sát tinh thần của chủ nghĩa tư bản. Ông nhận ra chủ nghĩa tư bản ở Hoa Kỳ khuyến khích tính cạnh tranh và sự đổi mới. Các doanh nghiệp được điều hành bởi các nhà quản trị chuyên nghiệp và liên kết với nhau thông qua các mối quan hệ kinh tế. Từ đó, ông đối chiếu và liên hệ với thực tiễn kinh tế tư bản tại Đức, nơi một nhóm người có quyền lực kiểm soát toàn bộ nền kinh tế. Weber lo ngại rằng quyền lực là do địa vị xã hội, mối quan hệ tạo ra, chính vì vậy các nhà quản trị sẽ không có sự trung thành với tổ chức của mình. Thay vào đó, Weber cho rằng các tổ chức nên sắp xếp nhân lực dựa trên quyền hạn hợp lý, có nghĩa rằng quyền lực nên được trao cho những người có trình độ và năng lực cao nhất. Chính yếu tố này sẽ tạo nên sự thành công, hiệu quả cho doanh nghiệp, và Weber gọi kiểu tổ chức này là bộ máy quan liêu.

Điều đáng nói là trong khi những nhân vật nổi bật khác cùng phát triển chung lý thuyết quản trị như Henri Fayol hoặc Elton Mayo [chủ yếu được biết đến trong lĩnh vực kinh doanh và thương mại], thì những đóng góp của Max Weber lại có tầm ảnh hưởng rộng lớn bất thường. Ông được xem là một nhân vật chủ chốt trong việc sáng lập ra xã hội học, nâng tầm quan trọng của xã hội học trở thành một ngành học cụ thể.

Lý thuyết quản trị quan liêu của Max Weber

Max Weber cho rằng bộ máy quan liêu phải có 6 đặc điểm:

• Chuyên môn hoá nhiệm vụ [Phân công lao động]
• Cơ cấu quản lý phân cấp
• Các quy tắc tuyển chọn chính thức
• Quy tắc và quy định chính thức
• Môi trường vô nhân cách
• Thăng tiến dựa trên thành tích

Weber cho rằng chuyên môn hoá công việc sẽ thức đẩy việc hoàn thành công việc kịp thời với cấp độ kỹ năng cao nhất. Nhiệm vụ nên được chia thành các loại đơn giản dựa trên năng lực và chuyên môn hoá của các chức năng. Với việc phân chia công việc trên cơ sở chuyên môn hoá, tổ chức sẽ được hưởng lợi trực tiếp, mỗi bộ phận sẽ có quyền hạn cụ thể riêng. Nhờ có sự phân công lao động rõ ràng, người quản lý có thể tiếp cận và giám sát nhân viên dễ dàng hơn. Không những vậy, nhân viên còn biết rõ chính xác tổ chức đang mong đợi gì ở bản thân mình, quyền hạn của bản thân trong tổ chức. Chính vì điều đó, mỗi nhân viên sẽ có một vị trí cụ thể, chỉ tập trung vào lĩnh vực chuyên môn của mình, không được phép thực hiện các công việc vượt quá trách nhiệm hoặc quyền hạn của mình.

Các nhà quản trị được tổ chức theo cấp bậc, trong đó mỗi nhà quản trị sẽ chịu trách nhiệm về đội ngũ nhân viên và hiệu suất tổng thể của nhóm mình quản lý. Trong cơ cấu tổ chức quan liêu, có nhiều vị trí thứ bậc. Weber cho rằng với mỗi lớp, mỗi cấp quản lý có trách nhiệm giám sát các cấp bên dưới, chịu sự kiểm soát của các cấp bên trên. Vì vậy, các cá nhân đứng đầu hệ thống phân cấp sẽ có nhiều quyền hạn nhất, càng xuống dưới thì quyền lực sẽ càng giảm đi. Cấu trúc phân cấp này phân định rõ ràng hơn các vấn đề liên quan đến truyền thông, uỷ quyền và phân chia trách nhiệm.

Max Weber cho rằng các tổ chức nên đựa lựa chọn và tuyển dụng dựa trên kỹ năng kỹ thuật, năng lực của họ. Những yếu tố này có được thông qua giáo dục, kinh nghiệm và đào tạo, không nên xem xét những yếu tố khác không liên quan. Đồng thời, người lao động được trả lương tương xứng với năng lực và quyền hạn trách nhiệm công việc, chính vì vậy thù lao của họ hoàn toàn phụ thuộc vào vị trí cấp bậc của họ trong tổ chức.

Nhân viên, người lao động cần phải biết chính xác những gì họ đang mong đợi. Vì vậy, trong một tổ chức, các quy tắc và quy định cần phải được xác định rõ ràng và mọi cá nhân đều phải thực thi nghiêm ngặt. Điều này sẽ thúc đẩy sự thống nhất trong tổ chức và giữ cho công ty hoạt động trơn tru, hiệu quả nhất có thể. Nếu có những quy tắc, quy định mới cần được đưa ra, các nhà quản trị cấp cao có trách nhiệm đề ra và đảm bảo mọi người trong tổ chức cần phải tuân theo.

Theo Max Weber, mối quan hệ giữa các cá nhân trong công ty chỉ nên dừng lại ở tính chuyên môn, giao tiếp dựa trên yếu tố công việc và những suy nghĩ hợp lý. Điều này tạo ra mối quan hệ xa cách, không thiên về tính cá nhân trong công việc, ngăn chặn chủ nghĩa chuyên quyền, thiên vị và sự can thiệp từ bên ngoài, trong đó có yếu tố chính trị. Nhìn chung, không nên có bất cứ điều gì có thể can thiệp vào sứ mệnh chung của tổ chức.

Nhân viên của một tổ chức quan liêu được lựa chọn và tuyển dụng dựa vào chuyên môn, kiến thức và kinh nghiệm của họ. Vì vậy mọi cá nhân sẽ được đặt vào đúng vị trí và toàn nhân lực được sử dụng một cách tối ưu. Tương tự như vậy, sự thăng tiến cũng chỉ nên dựa vào thành tích, kinh nghiệm và trình độ chuyên môn của nhân viên. Không được có các yếu tố ưu ái cá nhân, dựa vào mối quan hệ hoặc đặc điểm tính cách cá nhân có thể tác động vào các quyết định nhân sự.

Ưu và nhược điểm của thuyết quản trị hành chính của Max Weber

• Các tổ chức với nhiều tầng lớp cấp bậc quản trị sẽ có cấu trúc và hoạt động hiệu quả hơn.
• Các quy tắc, quy định, thủ tục được thiết lập rõ ràng cho phép tất cả nhân viên thực hiện công việc hiệu quả và nhất quán.
• Công việc quản trị sẽ dễ dàng hơn trong việc kiểm soát và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết

• Bộ máy quan liêu thường nặng nề các công việc liên quan đến giấy tờ, thủ tục, quy trình làm việc, đôi khi sẽ khiến cho toàn bộ quy trình hoạt động trở nên chậm chạp do có quá nhiều cấp bậc quản trị.
• Các nhân viên sẽ cảm thấy xa cách với nhau và chính tổ chức của họ, khiến lòng trung thành với tổ chức sẽ thấp.
• Do có quá nhiều quy định và chính sách, điều này hạn chế mọi thành viên đưa ra những ý tưởng đổi mới, sáng tạo. Đôi khi nhân viên cảm thấy họ không được chú ý, không có tiếng nói trong việc đưa ra quyết định, dẫn đến động lực trong công việc không cao.

Trong khi trường phái quản trị khoa học chú trọng đến hợp lý hóa công việc và những nhiệm vụ mà các công nhân phải làm thì trường phái quản trị tổng quát [hay hành chánh] lại phát triển những nguyên tắc quản trị chung cho cả một tổ chức, chính vì thế trường phái này còn được gọi là tư tưởng quản trị tổ chức cổ điển do Henry Fayol ở Pháp và Max Weber ở Đức nêu lên, cũng cùng thời với Taylor ở Mỹ.

– Max Weber [1864 – 1920]: Là một nhà xã hội học người Đức, có nhiều đóng góp vào lý thuyết quản trị thông qua việc phát triển một tổ chức quan liêu bàn giấy là phương thức hợp lý tổ chức một công ty phức tạp. Khái niệm quan liêu bàn giấy được định nghĩa là hệ thống chức vụ và nhiệm vụ được xác định rõ ràng, phân công, phân nhiệm chính xác, các mục tiêu phân biệt, hệ thống quyền hành có tôn ti trật tự. Cơ sở tư tưởng của Weber là ý niệm thẩm quyền hợp pháp và hợp lý, ngày nay thuật ngữ “quan liêu” gợi lên hình ảnh một tổ chức cứng nhắc, lỗi thời, bị chìm ngập trong thủ tục hành chánh phiền hà và nó hoàn toàn xa lạ với tư tưởng ban đầu của Weber. Thực chất những đặc tính về chủ nghĩa quan liêu của Weber là:

–  Phân công lao động với thẩm quyền và trách nhiệm được quy định rõ và được hợp pháp hóa như nhiệm vụ chính thức.

–   Các chức vụ được thiết lập theo hệ thống chỉ huy, mỗi chức vụ nằm dưới một chức vụ khác cao hơn.

–   Nhân sự được tuyển dụng và thăng cấp theo khả năng qua thi cử, huấn luyện và kinh nghiệm.

–  Các hành vi hành chánh và các quyết định phải thành văn bản.

–  Quản trị phải tách rời sở hữu.

–   Các nhà quản trị phải tuân thủ điều lệ và thủ tục. Luật lệ phải công bằng và

được áp dụng thống nhất cho mọi người.

– Henry Fayol [1841 – 1925]: Là một nhà quản trị hành chánh người Pháp với tác phẩm “Quản trị công nghiệp và quản trị tổng quát [Administration industrielle et général] [1916]”. Khác với Taylor, cho rằng năng suất lao động kém là do công nhân không biết cách làm việc, và không được kích thích kinh tế đầy đủ, Fayol chỉ ra rằng năng suất lao động của con người làm việc chung trong tập thể tùy thuộc vào sự sắp xếp tổ chức của nhà quản trị. Việc sắp xếp, tổ chức đó được Fayol gọi là việc quản trị tổng quát và việc này cũng quan trọng như 5 việc khác trong cơ sở sản xuất kinh doanh: [1] sản xuất, [2] tiếp thị hay Marketing, [3] tài chính, [4] quản lý tài sản và con người và [5] kế toán – thống kê.

Để có thể làm tốt việc sắp xếp, tổ chức xí nghiệp Fayol đã đề nghị các nhà quản trị nên theo 14 nguyên tắc quản trị:

1.  Phải phân công lao động.
2.  Phải xác định rõ mối quan hệ giữa quyền hành và trách nhiệm.
3.  Phải duy trì kỷ luật trong xí nghiệp.
4.  Mỗi công nhân chỉ nhận lệnh từ một cấp chỉ huy trực tiếp duy nhất.
5.  Các nhà quản trị phải thống nhất ý kiến khi chỉ huy.

6.  Quyền lợi chung luôn luôn phải được đặt trên quyền lợi riêng.
7.  Quyền lợi kinh tế phải tương xứng với công việc.
8.  Quyền quyết định trong xí nghiệp phải tập trung về một mối.
9.  Xí nghiệp phải được tổ chức theo cấp bậc từ giám đốc xuống đến công nhân.10.  Sinh hoạt trong xí nghiệp phải có trật tự.
11.  Sự đối xử trong xí nghiệp phải công bình.
12.  Công việc của mỗi người trong xí nghiệp phải ổn định.13.  Tôn trọng sáng kiến của mọi người.
14.  Xí nghiệp phải xây dựng cho được tinh thần tập thể.

Trường phái hành chánh chủ trương rằng, năng suất lao động sẽ cao trong một tổ chức được sắp đặt hợp lý. Nó đóng góp rất nhiều trong lý luận cũng như thực hành quản trị, nhiều nguyên tắc quản trị của tư tưởng này vẫn còn áp dụng ngày nay. Các hình thức tổ chức, các nguyên tắc tổ chức, quyền lực và sự ủy quyền… đang ứng dụng phổ biến hiện nay chính là sự đóng góp quan trọng của trường phái quản trị hành chánh.

Hạn chế của trường phái này là các tư tưởng được thiết lập trong một tổ chức ổn định, ít thay đổi, quan điểm quản trị cứng rắn, ít chú ý đến con người và xã hội nên dễ dẫn tới việc xa rời thực tế. Vấn đề quan trọng là phải biết cách vận dụng các nguyên tắc quản trị cho phù hợp với các yêu cầu thực tế, chứ không phải là từ bỏ các nguyên tắc đó.