Chắc hẳn các bạn đã nghe rất nhiều về “lãng phí” và khi nhắc tới “lãng phí” thì chắc chắn là không tốt. Trong các tổ chức cũng vậy có rất nhiều lãng phí đang tồn tại, nó làm tổ chức hoạt động thiếu hiệu quả và đẩy giá thành sản phẩm lên cao. Vậy lãng phí là gì? Và có những loại lãng phí nào?
Lãng phí [waste] là gì?
Theo cách đơn giản thì lãng phí là tất cả những gì “không đem lại giá trị”. Bất kỳ hoạt động, vật liệu, quy trình hay tính năng nào không tạo thêm giá trị theo quan điểm của khách hàng đều được xem là dư thừa, lãng phí, nên được ghi nhận và loại bỏ.
Trong thực tế, các hoạt động thực sự tạo ra giá trị cho khách hàng chỉ là một phần nhỏ trong toàn bộ quá trình làm việc. Đây là lý do tại sao các tổ chức nên tập trung vào việc giảm các lãng phí càng nhiều càng tốt. Bằng cách này, các tổ chức có thể giảm được thời gian, chi phí sản xuất mà vẫn nâng cao được năng xuất và chất lượng sản phẩm.
Tuy nhiên, không phải tất cả các hoạt động lãng phí đều có thể được loại bỏ khỏi quá trình làm việc. Một trong số đó vẫn là cần thiết, có 2 loại lãng phí:
- Lãng phí cần thiết: Không làm tăng giá trị, nhưng cần thiết để hoàn thành công việc một cách chất lượng. Như các hoạt động đào tạo thiết yếu, lập kế hoạch, báo cáo,…
- Lãng phí không cần thiết: Không làm tăng giá trị và không cần thiết. Như những bước dư thừa, không mang lại giá trị trong quy trình nên được loại bỏ ngay lập tức.
Khái niệm về 7 lãng phí
Có nhiều phương pháp tiếp cận và loại bỏ các lãng phí trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, phương pháp tiếp cận loại bỏ lãng phí theo sản xuất tinh gọn Lean là tương đối đơn giản và dễ hiểu. Lãng phí trong sản xuất, kinh doanh được phân thành 7 loại, bao gồm: Vận chuyển [Transportation], tồn kho [Inventory], thao tác [Motion], chờ đợi [Waiting], sản xuất dư thừa [Over Production], Gia công/xử lý thừa [Over processing], Sai lỗi/ Khuyết tật [Defect].
1. Lãng phí do vận chuyển [Transportation]
Vận chuyển là việc chuyên chở hoặc di dời nguyên vật liệu, phụ tùng, các bán thành phẩm hay thành phẩm từ nơi này đến nơi khác để thực hiện một công việc nào đó.
Lãng phí do vận chuyển ở đây là nói đến bất kỳ công việc vận chuyển nào mà không làm tăng thêm giá trị cho sản phẩm, chẳng hạn như việc vận chuyển nguyên vật liệu giữa các công đoạn sản xuất. Việc di chuyển giữa các công đoạn làm kéo dài thời gian chu kỳ sản xuất, dẫn đến việc sử dụng lao động và mặt bằng kém hiệu quả và có thể gây nên những trì trệ trong sản xuất.
Lãng phí do vận chuyển có thể là một chi phí rất cao cho doanh nghiệp của bạn, bạn phải chi trả cho mọi người chỉ để di chuyển từ nơi này đến nơi khác mà không đem lại bất cứ giá trị nào. Chưa kể đến một số việc vận chuyển còn sử dụng các thiết bị mắc tiền như xe tải, xe nâng.
2. Lãng phí do tồn kho [Inventory]
Lãng phí do tồn kho nghĩa là dự trữ nguyên vật liêu, bán thành phẩm hay thành phẩm quá mức cần thiết. Lượng tồn kho lớn dẫn chiếm chỗ, tốn chi phí cho bảo quản, quản lý và dễ gây hư hỏng sản phẩm. Vì vậy, việc giảm thiểu và duy trì lượng hàng tồn kho ở mức độ “vừa đủ” không thừa cũng không thiếu cũng giống như tạo ra lợi nhuận.
3. Lãng phí do thao tác [Motion]
Lãng phí do thao tác là những động tác, chuyển động không cần thiết của người lao động trong hoạt động sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Chẳng hạn như phải cúi xuống, với tay hoặc đi khắp xưởng để lấy các chi tiết, dụng cụ, thiết bị, … hay những bất tiện do quy trình thao tác kém. Những động tác không cần thiết này có thể gây thương tích, kéo dài thời gian sản xuất và giảm năng xuất của người lao động.
4. Lãng phí do chờ đợi [Waiting]
Bạn có thường xuyên dành thời gian để chờ đợi phản hồi từ một bộ phận khác, chờ nguyên vật liệu hay bán thành phẩm được vận chuyển tới, hoặc chờ đợi kỹ sư đến và sửa máy hay không? Chúng ta thường có xu hướng dành một lượng thời gian khổng lồ để chờ đợi mọi thứ trong công việc và cả cuộc sống và đây rõ ràng là một sự lãng phí.
Lãng phí do chờ đợi làm tắc nghẽn dòng chảy, gây mất thời gian và làm tăng thêm chi phí như chi phí về nhân công, máy móc. Vì vậy, xem xét và loại bỏ thời gian lãng phí là điều cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
5. Lãng phí do sản xuất dư thừa [Over Production]
Sản xuất dư thừa tức sản xuất nhiều hơn hay sớm hơn so với những gì được yêu cầu một cách không cần thiết. Việc này làm gia tăng rủi ro lỗi thời của sản phẩm, tăng rủi ro về sản xuất sai chủng loại sản phẩm và có nhiều khả năng phải bán đi các sản phẩm này với giá thấp hay phải bỏ đi. Sản xuất dư thừa là loại lãng phí nguy hiểm nhất trong nhóm bảy loại lãng phí vì nó có khả năng gây ra các dạng lãng phí khác.
6. Lãng phí do gia công/xử lý thừa [Over processing]
Gia công/xử lý dư thừa tức tiến hành nhiều công việc hơn mức yêu cầu của khách dưới hình thức chất lượng hay tính năng của sản phẩm. Nó có thể là thực hiện các quy trình không được khách hàng yêu cầu, tiêu chuẩn không phù hợp như dung quá chặt chẽ, sản phẩm nhiều tính năng hơn nhưng tính năng đó không được chú ý hay sử dụng, …
Tất cả những điều này tạo ra những giá trị mà khách hàng không quan tâm hoặc không sẵn sàng chị trả, không đem lại lợi ích kinh doanh mà còn làm tăng thời gian và chi phí gian sản xuất.
7. Lãng phí do sai lỗi/ khuyết tật [Defect].
Sai lỗi/ khuyết tật là những sai sót bất kỳ của sản phẩm hoặc dịch vụ trong việc đáp ứng những quy định của khách hàng. Bao gồm những khuyết tật trên sản phẩm, sai sót về giấy tờ, cung cấp thông tin sai lệch về sản phẩm, giao hàng trễ, sử dụng quá nhiều nguyên vật liệu hay tạo ra phế liệu không cần thiết,… Và chắc chắn rằng việc khắc phục những sai lỗi này sẽ tốn nhiều thời gian và công sức.
Chẳng hạn như các sản phẩm lỗi có thể phải bỏ đi hay sửa chữa lại dẫn đến việc sử dụng lao động và thiết bị kém hiệu quả, làm gián đoạn luồng sản xuất, dẫn đến những ách tắc và đình trệ trong quy trình. Thêm vào đó khách hàng sẽ mất lòng tin vào sản phẩm của bạn hoặc thậm chí ngừng mua hàng khi những sản phẩm lỗi đến tay của họ.
Vì sao phải loại bỏ các lãng phí?
Tổ chức của bạn muốn tồn tại thì phải có lợi nhuận, tức chi phí sản xuất phải thấp hơn giá bán ra. Mà trong hầu hết các nghành công nghiệp thì giá cả là cố định, vì cậy cách duy nhất để cải thiện lợi nhuận đó chính là giảm chi phí. Điều này có nghĩa là cần phải giảm hoặc loại bỏ tất cả các lãng phí đang tồn tại trong tổ chức của bạn.
Nhận diện và loại bỏ các lãng phí sẽ giúp các tổ chức nâng cao năng xuất, giảm được thời gian và chi phí sản xuất nhưng vẫn đạt chất lượng tốt nhất từ đó mang lại lợi nhuận tốt hơn mà vẫn làm hài lòng được khách hàng.
Vì vậy, loại bỏ các lãng phí là một trong những điều kiện tiên quyết và quan trọng nhất để xây dựng một tổ chức thành công. Để loại bỏ được các lãng phí thì trước hết các tổ chức phải xác định được những dạng lãng phí nào đang tồn tại, mức độ ra sao và sau đó mới là những phương pháp thích hợp.
ThuHuong