Ban tài chính nhân sự là gì

Tại sao bộ phận tài chính và nhân sự cần phối hợp chặt chẽ trong công việc?

20/12/2019 07:30

Xung đột giữa vai trò và mục tiêu của bộ phận tài chính với bộ phận nhân sự là tình trạng phổ biến trong rất nhiều công ty, tổ chức. Sự căng thẳng giữa hai bên chủ yếu bắt đầu từ các quan điểm truyền thống của họ. Dường như có một niềm tin cố hữu cho rằng bộ phận tài chính chỉ nên quan tâm đến tiền bạc hoặc chi phí, trong khi bộ phận nhân sự kiểm soát mối quan hệ giữa các thành viên trong doanh nghiệp.

Dựa trên niềm tin lỗi thời này, đa số các bộ phận nhân sự tập trung vào vốn nhân lực và coi đó là tài sản quan trọng nhất. Mặt khác, bộ phận tài chính lại chú ý đến lợi nhuận và xem nhân sự là một đơn vị chi phí. Rõ ràng, quan điểm khác biệt có thể làm tăng căng thẳng không cần thiết trong một tổ chức. Nếu bạn sở hữu chân dung một chuyên viên tài chính chuyên nghiệp thì chắc hẳn sẽ nắm rõ lý do vì sao cần phối hợp giữa bộ phận tài chính và nhân sự.

Bộ phận tài chính và nhân sự nên có quan hệ tốt trong công việc để thúc đẩy sự tăng trưởng của công ty.

Lý do có sự phối hợp giữa bộ phận tài chính và nhân sự

1. Tránh trường hợp bị chồng chéo trách nhiệm

Trên thực tế, cả phòng nhân sự và tài chính đều làm việc để hướng tới một mục tiêu cuối cùng là đạt được mức hiệu suất và lợi nhuận cao hơn cho công ty. Trong bối cảnh kinh doanh hiện nay, các nhà quản lý nhân sự có thể kiêm nhiệm một số nhiệm vụ mà trước đó thường được coi là nhiệm vụ của bên tài chính. Điều tương tự cũng áp dụng cho giám đốc tài chính.

Chẳng hạn, bộ phận nhân sự phải xem xét chi phí và lợi ích trong việc tuyển dụng nhân viên mới, cũng như tác động của chính sách nhân sự đối với lợi nhuận của toàn bộ tổ chức. Rõ ràng, cân nhắc như vậy đòi hỏi phân tích dữ liệu và dự đoán tài chính. Về phần mình, các cán bộ hoặc quản lý tài chính phải vượt ra khỏi suy nghĩ coi nhân viên là một khoản chi phí, thay vào đó, hãy xem họ là nguồn lực cải thiện lợi nhuận thông qua đầu tư vốn nhân lực. Bộ phận tài chính cũng có thể ước tính tác động của việc tăng lương, tiền thưởng và các chương trình tạo động lực khác đối với lợi nhuận của công ty.

=> Xem thêm bài viết về kỹ năng tổ chức công việcđể sắp xếp công việc một cách hợp lý hơn.

2. Tránh gây tác động tiêu cực đến hiệu quả kinh doanh

Mối quan hệ chặt chẽ giữa bộ phận tài chính và nhân sự sẽ tác động tích cực đến hiệu suất chung của công ty. Với sự chồng chéo trách nhiệm kể trên, việc giao tiếp mở giữa các phòng ban là rất quan trọng để đảm bảo đạt được cả mục tiêu riêng và và mục tiêu tổng thể. Các doanh nghiệp phải đảm bảo rằng có một luồng thông tin công khai giữa các bộ phận, đặc biệt là dữ liệu hiệu suất công việc.

Mỗi bộ phận sau đó có thể sắp xếp các chiến lược của mình để cải thiện hiệu suất trong tương lai. Căng thẳng giữa tài chính và nhân sự có thể cản trở luồng thông tin tự do này, từ đó làm chậm sự tăng trưởng và mở rộng kinh doanh. Các bộ phận đều phải công nhận sự đóng góp của bộ phận khác: Nhân sự cần nhận ra tầm quan trọng của các quyết định tài chính lành mạnh, trong khi bộ phận tài chính cũng nên biết rằng tất cả các công ty đều phụ thuộc vào nhân viên để thực hiện chiến lược tăng trưởng và lợi nhuận của họ.

3. Thích nghi với sự thay đổi của bối cảnh kinh doanh

Bối cảnh kinh doanh hiện nay rất cạnh tranh và năng động. Các tổ chức không còn có thể cố chấp giữ các quan điểm truyền thống không hiệu quả hay lỗi thời. Để tồn tại và phát triển, bộ phận tài chính và nhân sự bị buộc phải chuyển từ vấn đề nội bộ sang trạng thái cạnh tranh trong môi trường kinh doanh toàn cầu. Ngoài ra, vai trò và trách nhiệm của các nhà quản lý nhân sự và tài chính đang thay đổi nên họ phải sẵn sàng chấp nhận thay đổi để duy trì mối liên kết và tính cạnh tranh trên thị trường.

Nhìn chung, mối quan hệ căng thẳng giữa bộ phận nhân sự và tài chính đã tồn tại trong nhiều năm. Sự khác biệt trong mục tiêu và trách nhiệm chính gây ra xung đột giữa hai bộ phận, nhưng họ phải phối hợp cùng nhau để đạt được mục tiêu chung là tăng trưởng kinh doanh và lợi nhuận. Liên quan đến lĩnh vực tài chính, bạn đọc nếu yêu thích nghề này có thể tham khảo bài viết một chuyên viên tư vấn tài chính chuyên nghiệp cần những hành trang gì, từ đó rèn luyện để đáp ứng công việc tốt nhất nhé.

Phòng hành chính nhân sự là một trong các bộ phận quan trọng của doanh nghiệp. Đây là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý nhân viên và các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Bất kể công ty lớn hay nhỏ đều quan tâm đến việc xây dựng bộ phận hành chính nhân sự. Vì thế trên thị trường lao động, nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho bộ phận này khá cao.

Chúng ta hãy cùng tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự, để có thể hiểu rõ hơn tầm quan trọng của bộ phận này trong doanh nghiệp nhé!

Xem thêm:Headhunter tuyển dụng như thế nào?. 8 Lợi ích khi tìm việc qua headhunter

MỤC LỤC:
Chức năng của phòng hành chính nhân sự
Nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự

Chức năng của phòng hành chính nhân sự

Trong các doanh nghiệp, chức năng của phòng hành chính nhân sự chính là tham mưu và hỗ trợ cho Ban giám đốc toàn bộ các công tác liên quan đến việc tổ chức và quản lý nhân sự, quản lý nghiệp vụ hành chính, cũng như các vấn đề pháp chế, hoạt động truyền thông và quan hệ công chúng. Phòng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm về các công việc đã thực hiện trong phạm vi nhiệm vụ và thẩm quyền được giao.

>>> Xem thêm:Cơ cấu tổ chức phòng nhân sự gồm những bộ phận nào?

Nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự

Phòng hành chính nhân sự là nơi bao quát toàn bộ tình hình hoạt động nhân sự của công ty. Dưới đây là các công việc phòng hành chính phải làm trong một công ty hay doanh nghiệp.

1. Quản lý công tác nhân sự của doanh nghiệp

Xây dựng cơ cấu tổ chức nhân sự cho các phòng ban trong doanh nghiệp. Tham mưu cho Ban giám đốc về việc sắp xếp, bố trí và phát triển nhân sự thông qua việc phân tích cơ cấu tổ chức, đánh giá kết quả công việc và năng lực nhân sự.

Hàng năm tiến hành xây dựng kế hoạch nhân sự và chiến lược phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp, tính toán ngân sách liên quan đến chi phí lao động [quỹ lương, chi phí đào tạo, BHXH, BHYT, chi phí đồng phục,…]. Tham gia hoặc phối hợp với các đối tác tổ chức khảo sát lương và thực hiện khảo sát các chi phí lao động trên thị trường để làm cơ sở xây dựng chính sách nhân sự hàng năm. Thực hiện khảo sát chính sách nhân sự, mức độ hài lòng của nhân viên để cải tiến chính sách nhân sự.

Xây dựng quy chế tiền lương, nội quy lao động, các quy chế làm việc và quy trình, quy chế trong công tác tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá đối với nhân viên trong doanh nghiệp. Phối hợp với Công đoàn cơ sở xây dựng chương trình phúc lợi, khen thưởng hàng năm.

Tổ chức và tiến hành các hoạt động nhân sự theo đúng quy định: tuyển dụng, đánh giá nhân sự, đánh giá kết quả công việc, đào tạo, thanh toán lương, chế độ phúc lợi… Quản lý hồ sơ, thông tin nhân sự theo quy định hiện hành.

Cung cấp và quản lý các thông tin về cơ cấu tổ chức, chế độ quyền lợi, thông tin tuyển dụng,.. trên website doanh nghiệp và các trang tuyển dụng trực tuyến để quảng bá hình ảnh doanh nghiệp.

2. Quản lý các công tác hành chính

Những việc làm hấp dẫn

Sales Team Leader

Hà nội, Bắc Ninh, Hưng Yên Quảng cáo/Khuyến mãi/PR, Tiếp thị/ Thương hiệu , Bán hàng [Khác]

Trưởng Phòng Hành Chính & Nhân Sự

TP.HCM, Bình Dương , Đồng Nai Hành chánh/Thư ký , Nhân sự , Sản Xuất

Service Engineer

TP.HCM, Bình Dương , Đồng Nai Cơ khí/ Máy móc, Kỹ thuật ứng dụng , Điện/HVAC/MEP

KỸ SƯ THIẾT KẾ MÔI TRƯỜNG

TP.HCM

NHÂN VIÊN VẬN HÀNH PHÚ QUỐC

Kiên Giang

Xây dựng quy chế và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp. Đảm bảo các công tác hậu cần tại doanh nghiệp như: lễ tân, tiếp khách, văn phòng phẩm, đồng phục, quản lý điều động xe,… Đồng thời còn đảm bảo công tác an ninh, an toàn lao động, phòng cháy, chữa cháy trong doanh nghiệp.

Thực hiện các thủ tục hành chính pháp lý, soạn thảo các văn bản hành chính [lịch công tác tuần, sắp xếp lịch họp, lịch làm việc,…], và tổ chức các cuộc họp, sự kiện hàng năm của doanh nghiệp.

Lên kế hoạch mua sắm, quản lý và hướng dẫn sử dụng các tài sản chung của doanh nghiệp. Phối hợp với phòng kế toán thực việc kiểm kê và thanh lý tài sản.

Tiến hành các công tác xây dựng cơ bản, sửa chữa, bảo trì, bảo hành tòa nhà văn phòng theo định kỳ. Sắp xếp, bố trí chỗ làm việc hợp lý cho từng phòng ban, bộ phận. Xây dựng các quy định và nâng cao tinh thần trách nhiệm trong việc giữ gìn tài sản chung, sử dụng tiết kiệm điện, nước, điện thoại và giữ gìn vệ sinh trong văn phòng.

>>> Có thể bạn quan tâm:Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự

3. Quản lý việc truyền thông trong doanh nghiệp

Hàng năm xây dựng chiến lược, kế hoạch, ngân sách và thông điệp truyền thông phù hợp với từng đối tượng mục tiêu. Phát triển, quản lý các công cụ truyền thông [website, poster, banner, brochure, folder…] và thực hiện việc truyền thông rõ ràng, nhất quán.

Xây dựng và quản trị bộ nhận diện thương hiệu, thực hiện các thủ tục đăng ký bản quyền, bảo hộ nhãn hiệu, duy trì việc phát triển thương hiệu. Xử lý các rủi ro xảy ra trong quá trình xây dựng, phát triển và củng cố thương hiệu. Định kỳ đánh giá và cải tiến hình ảnh thương hiệu sao cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.

Tổ chức các buổi họp báo, sự kiện, hội nghị; lên ý tưởng, nội dung cho các chương trình; viết và biên tập các bài viết PR, thông cáo báo chí, nội dung quảng cáo, quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp.

Xây dựng và duy trì mối quan hệ với giới truyền thông, cơ quan ban ngành có liên quan đến hoạt động truyền thông, marketing, bán hàng để có được hậu thuẫn tốt nhất trong việc quảng bá thương hiệu.

Tìm kiếm, xem xét, đề xuất tham gia, chuẩn bị hồ sơ và theo dõi kết quả các giải thưởng trong và ngoài nước cũng như các chương trình tài trợ xã hội để nâng cao hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp.

4. Quản lý các vấn đề pháp lý

Chịu trách nhiệm lựa chọn và thuê đơn vị tư vấn các vấn đề pháp lý liên quan đến hoạt động của công ty. Chẳng hạn như: xây dựng, sửa đổi, bổ sung các văn bản, quy định của công ty; hỗ trợ các phòng ban trong công ty các vấn đề pháp lý; đại diện cho công ty khi xảy ra các tranh chấp.

>>> Bạn đọc thêm:Mối quan hệ giữa phòng nhân sự và các phòng ban khác là gì?

5. Quản lý hoạt động của nhân viên phòng hành chính nhân sự

Hàng năm cần xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách, kế hoạch công việc của phòng. Tiến hành tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong phòng hợp lý để hoàn thành kế hoạch hoạt động đã đặt ra.

Xây dựng các quy định, quy trình nghiệp vụ thuộc lĩnh vực quản lý của phòng; đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định này để liên tục cải thiện, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Định kỳ lập báo cáo theo quy định của doanh nghiệp và các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban giám đốc.

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban giám đốc.

TỔNG HỢP >>>danh sách việc làm hành chính nhân sự tại HRchannels