Các tạo tự động tập văn bản mẫu trong word năm 2024

Hãy nâng cấp lên Microsoft Edge để tận dụng các tính năng mới nhất, bản cập nhật bảo mật và hỗ trợ kỹ thuật.

Sử dụng các mẫu Word để tạo tài liệu chuẩn

• Bài viết
• 08/07/2023

Trong bài viết này

Sau khi bạn tạo và nhập mẫu Office Word vào các ứng dụng tương tác khách hàng [Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing và Dynamics 365 Project Service Automation], người dùng có thể tạo các tài liệu được chuẩn hóa tự động được điền sẵn dữ liệu chỉ với một cú nhấp chuột. Tính năng này có một số lưu ý đặc biệt mà bạn nên biết để tạo thành công các mẫu Word.

Sau đây là các phiên bản được hỗ trợ của Word.

Diện tích Phiên bản Word Tạo một mẫu Word 2013, 2016 Sử dụng một tài liệu Word được tạo trong các ứng dụng tương tác khách hàng 2010, 2013, 2016

Lưu ý

Tài liệu Word hỗ trợ macro [.docm] không được hỗ trợ.

Làm theo các bước trong chủ đề này để tạo thành công và sử dụng các mẫu Word trong ứng dụng tương tác khách hàng.

Bước 1: Tạo mẫu Word

Nơi bạn có thể tạo mẫu

Có ba vị trí trong ứng dụng tương tác khách hàng mà bạn có thể tạo mẫu Word:

• Từ trang Thiết đặt. Đi tới Cài đặt>Mẫu>Mẫu tài liệu>Mới[
  ]. Bạn cần có đủ quyền để truy cập vào trang Thiết đặt, như Người tùy chỉnh hệ thống hoặc Quản trị viên hệ thống.
• Từ một hồ sơ. Mở hồ sơ chẳng hạn như một tài khoản trong Sales. Chuyển đến Bán hàng>Client_Accounts>Tài khoản Hiện hoạt của tôi. Bấm vào một tài khoản để mở và sau đó bấm vào Thêm […] >Mẫu Word>Tạo mẫu Word. Các mẫu được tạo ở đây mang tính cá nhân và chỉ có sẵn cho người dùng tạo mẫu.
• Từ danh sách hồ sơ. Ví dụ, chuyển tới Bán hàng>Client_Accounts>Tài khoản Hiện hoạt của Tôi. Chọn một tài khoản và sau đó bấm vào Thêm […] >Mẫu Word>Tạo mẫu Word.

Tiền bo

Để xóa mẫu tài liệu cá nhân, hãy thực hiện các thao tác sau:

1. Nhấp vào Tìm nâng cao [
   ].
2. Đối với Tìm kiếm, chọn Mẫu Tài liệu Cá nhân.
3. Bấm vào Kết quả [!].
4. Chọn mẫu tài liệu cá nhân cần xóa rồi nhấp vào Xóa [
   ].

Để cập nhật mẫu, hãy xóa mẫu và sau đó tải lên phiên bản cập nhật của mẫu đó.

Sau khi bấm vào Tạo Mẫu Word, chọn một thực thể để lọc rồi bấm vào Mẫu Word>Chọn Thực thể.

Trang lựa chọn mối quan hệ sẽ xuất hiện.

Mối quan hệ 1:N, N:1 và N:N là gì?

Màn hình này yêu cầu bạn phải có sự hiểu biết về cấu trúc dữ liệu ứng dụng Customer Engagement. Người tùy chỉnh hoặc quản trị viên của bạn có thể cung cấp thông tin về mối quan hệ của thực thể. Để biết nội dung dành cho quản trị viên, hãy xem: Tổng quan mối quan hệ của thực thể.

Dưới đây là một số ví dụ về mối quan hệ dành cho thực thể Khách hàng.

Quan hệ Description

Một khách hàng có thể có nhiều liên hệ.Một người liên hệ, khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng có thể có nhiều tài khoản.Một khách hàng có thể có nhiều danh sách khách hàng tiếp thị.

Một danh sách khách hàng tiếp thị có thể có nhiều tài khoản.

Các mối quan hệ bạn chọn trên màn hình này sẽ xác định những thực thể và trường cung cấp sẵn sau này, khi bạn xác định mẫu Word. Chỉ chọn các mối quan hệ mà bạn cần thêm dữ liệu vào mẫu Word.

Lưu ý

Để đảm bảo tải xuống tài liệu kịp thời, có giới hạn trên 100 cho số lượng bản ghi liên quan được trả về cho mỗi mối quan hệ. Ví dụ: nếu bạn đang xuất mẫu cho một tài khoản và muốn bao gồm danh sách mục liên hệ của tài khoản đó, thì tài liệu sẽ trả về tối đa 100 mục liên hệ của tài khoản.

Tải xuống mẫu

Bấm vào Tải xuống mẫu trên trang Chọn thực thể để tạo tệp Word trên máy tính cục bộ của bạn với thực thể đã xuất được bao gồm dưới dạng dữ liệu XML.

Quan trọng

Chỉ có thể sử dụng mẫu tài liệu tải xuống từ một môi trường trong môi trường đó. Hiện không hỗ trợ tính năng di chuyển giữa các môi trường cho mẫu Word hoặc Excel.

Bước 2: Bật tab Nhà phát triển

Mở tệp mẫu Word. Tại điểm này, tài liệu sẽ được để trống.

Để xem và thêm dữ liệu XML của ứng dụng tương tác khách hàng, bạn cần phải bật tab Nhà phát triển Word.

1. Chuyển tới Tệp>Tùy chọn>Tùy chỉnh Ruy băng rồi bật Nhà phát triển.
2. Bấm OK. Nhà phát triển bây giờ xuất hiện trong ruy băng Word.

Quan trọng! Sự cố đã biết và cách tránh sự cố đó

Đã xảy ra một số đã biết với các mẫu Word được tạo bằng ứng dụng của các ứng dụng tương tác khách hàng và Office Word. Trong phần tiếp theo, bạn sẽ thêm các trường kiểm soát nội dung XML vào mẫu Word.

Cảnh báo

Một vài thứ có thể khiến Word dừng hoạt động, yêu cầu bạn sử dụng Trình quản lý tác vụ để dừng Word:

• Bạn chèn kiểm soát nội dung ngoài Ảnh hoặc Văn bản Thuần.
• Bạn thực hiện thay đổi đối với văn bản, chẳng hạn như thay đổi chữ viết hoa hoặc thêm văn bản vào kiểm soát nội dung. Những thay đổi này có thể xảy ra thông qua tính năng Tự động Sửa cũng như chỉnh sửa của người dùng. Theo mặc định, tính năng Tự động sửa trong Microsoft Word sẽ viết hoa câu. Khi bạn thêm một trường kiểm soát nội dung, Word xem nó như là một câu mới và sẽ viết hoa cả câu khi tiêu điểm thay đổi khỏi trường.

Để ngăn chặn sự cố xảy ra với trường kiểm soát, hãy thực hiện các thao tác sau:

Chỉ thêm trường dưới dạng Văn bản Thuần hoặc Ảnh

1. Bạn sử dụng Ngăn ánh xạ XML để thêm các trường thực thể vào mẫu Word. Đảm bảo chỉ thêm trường dưới dạng Văn bản Thuần hoặc Ảnh.

Không thực hiện bất kỳ thay đổi văn bản nào đối với kiểm soát nội dung được thêm

1. Bạn có thể thay đổi định dạng đối với các trường kiểm soát văn bản, chẳng hạn như in đậm văn bản nhưng không có thay đổi văn bản nào khác, kể cả thay đổi cách viết hoa.
   Nếu bạn gặp sự cố Word dừng hoạt động hoặc giảm hiệu năng, hãy thử tắt tính năng Tự động sửa.

Tắt tính năng Tự động Sửa

1. Với tệp mẫu đang mở trong Word, hãy đi tới Tệp>Tùy chọn>Kiểm lỗi>Tùy chọn Tự động sửa.
2. Bỏ chọn Viết hoa chữ cái đầu tiên của câu và Tự động sử dụng các gợi ý từ trình kiểm tra chính tả.
3. Bỏ chọn Dấu gạch nối [--] với dấu gạch ngang [-] trên các tab Tự động Định dạng và Tự động Định dạng khi bạn Nhập.
4. Bấm OK. Nếu đã làm theo các đề xuất ở trên, thì bạn đã sẵn sàng xác định mẫu Word.

Bước 3: Xác định mẫu Word

Sử dụng Ngăn ánh xạ XML để xác định mẫu Word có trường thực thể.

1. Trong mẫu Word của bạn, hãy bấm vào Nhà phát triển>Ngăn ánh xạ XML.
   Lược đồ XML mặc định được chọn.
2. Chọn lược đồ XML. Lược đồ bắt đầu bằng "urn:microsoft-crm/document-template/".
   Quan trọng Nếu bạn có những chỉnh sửa vô tình thường xuyên khiến Word ngừng hoạt động hoặc có hiệu năng bị giảm, hãy đảm bảo tắt các tùy chọn Tự động sửa theo phần: "Sự cố đã biết và cách tránh sự cố đó".
3. Mở rộng thực thể, bấm chuột phải vào trường thực thể rồi bấm vào Chèn kiểm soát nội dung>Văn bản thuần.
   Trường thực thể được thêm vào mẫu Word.
   Thêm các trường thực thể bổ sung, thêm văn bản và nhãn mô tả, đồng thời định dạng tài liệu. Một mẫu hoàn chỉnh có thể trông giống thế này:
   Một số trường kiểm soát nội dung mà bạn đã nhập có thể có nhiều dòng dữ liệu. Ví dụ: khách hàng có thể có nhiều liên hệ. Để bao gồm tất cả các dữ liệu trong mẫu Word của bạn, hãy đặt trường kiểm soát nội dung lặp lại.

Đặt trường kiểm soát nội dung lặp lại

1. Đặt các trường có dữ liệu lặp lại vào một hàng của bảng.
2. Chọn toàn bộ hàng của bảng trong mẫu.
3. Trong Ngăn Ánh xạ XML, bấm chuột phải vào mối quan hệ có chứa các trường kiểm soát nội dung rồi bấm vào Lặp lại.
   Khi bạn sử dụng mẫu Word trong ứng dụng tương tác khách hàng để tạo tài liệu, bảng sẽ điền nhiều hàng dữ liệu. Khi mẫu có các trường và định dạng bạn muốn, hãy lưu và tải mẫu lên vào ứng dụng Customer Engagement.

Bước 4: Tải mẫu Word lên ứng dụng Customer Engagement

Khi đã tạo mẫu Word theo cách bạn muốn, hãy lưu mẫu đó để có thể tải lên vào ứng dụng tương tác khách hàng.

Quyền truy cập vào mẫu Word mới tạo sẽ tùy thuộc vào cách bạn đã tải lên mẫu đó cũng như quyền được cấp cho vai trò bảo mật. Đừng quên xem .

Quản trị viên có thể sử dụng trang Thiết đặt để tải lên mẫu Word vào ứng dụng tương tác khách hàng. Mẫu được tải lên phần Thiết đặt sẽ có sẵn cho tất cả người dùng trong tổ chức của bạn.

Đối với quản trị viên: Tải mẫu Word lên ứng dụng Customer Engagement

1. Đi tới Cài đặt>Mẫu>Mẫu tài liệu.
2. Bấm vào Tải lên Mẫu.
3. Kéo tệp Word vào hộp thoại hoặc duyệt đến tệp.
4. Bấm vào Tải lên. Người dùng không phải quản trị viên có thể tải mẫu lên để sử dụng riêng từ danh sách các bản ghi.

Đối với quản trị viên hoặc người dùng không phải quản trị viên muốn tạo mẫu cá nhân: Tải mẫu Word lên ứng dụng Customer Engagement

1. Mở trang có danh sách các bản ghi, ví dụ như danh sách tài khoản khách hàng trong Sales.
2. Chọn một mục duy nhất, ví dụ như tài khoản, bấm vào Thêm […] >Mẫu Word>Tạo mẫu Word.
3. Bấm vào Mẫu Word>Tải lên.
4. Kéo tệp Word vào hộp thoại hoặc duyệt đến tệp.
5. Bấm vào Tải lên.

Bước 5: Tạo tài liệu từ mẫu Word

Để sử dụng mẫu Word mà bạn đã tạo, hãy thực hiện như sau:

1. Mở bản ghi có thông tin bạn muốn để tạo tài liệu. Ví dụ: mở bản ghi tài khoản khách hàng trong Sales.
2. Bấm vào Khác […] > Mẫu Word và sau đó trong Mẫu Word chọn mẫu bạn đã tạo.

   Nếu mẫu bạn đã tạo không hiển thị thì có 2 khả năng:

   1. Chỉ các mẫu được tạo cho loại bản ghi đã chọn [thực thể] mới được hiển thị. Ví dụ: nếu mở bản ghi cơ hội, bạn sẽ không thấy mẫu mà bạn đã tạo với thực thể Khách hàng.
   2. Bạn cần làm mới các ứng dụng Customer Engagement để xem mẫu. Bạn có thể làm mới trình duyệt hoặc đóng và mở lại ứng dụng Customer Engagement. Sau khi bạn chọn mẫu Word, ứng dụng tương tác khách hàng sẽ tạo một tài liệu Word từ bản ghi bạn đã chọn.

Hãy thử các mẫu Word ví dụ

Có năm mẫu Word đi kèm với các ứng dụng tương tác khách hàng.

Mẫu Word ví dụ đã được tạo với một loại bản ghi cụ thể [thực thể]. Bạn chỉ có thể áp dụng mẫu cho những bản ghi có cùng loại bản ghi.

Tên Thực thể Tóm tắt Cơ hội Cơ hội [Khu vực Sales] Tóm tắt Chiến dịch Chiến dịch [Khu vực tiếp thị] Tóm tắt Trường hợp Trường hợp [Khu vực dịch vụ] Hóa đơn Hóa đơn [Khu vực Sales] Tóm tắt Tài khoản Client_Account [Khu vực Sales, Service và Marketing]

Cách áp dụng mẫu Word ví dụ

1. Mở bản ghi có thông tin kèm loại bản ghi phù hợp với mẫu. Ví dụ: mở bản ghi tài khoản khách hàng trong Sales để áp dụng mẫu Tóm tắt Khách hàng.
2. Bấm vào Khác […] > Mẫu Word và sau đó trong Mẫu Word chọn mẫu. Mở các mẫu Word mới tạo và xem qua.

Lưu ý

Bạn có thể xem lại nhưng không thể chỉnh sửa các mẫu được bao gồm trong ứng dụng Customer Engagement.

Xem xét bổ sung

Sử dụng Vai trò Bảo mật để kiểm soát quyền truy cập vào mẫu

Quản trị viên có thể kiểm soát quyền truy nhập vào mẫu Word thông qua một số mức chi tiết. Ví dụ: bạn có thể cung cấp cho nhân viên bán hàng quyền truy cập để Đọc nhưng không thể Ghi vào mẫu Word.

1. Bấm vào Thiết đặt>Bảo mật>Vai trò Bảo mật.
2. Chọn một vai trò rồi bấm vào tab Quản lý Công việc.
3. Chọn Mẫu Tài liệu để thiết lập quyền truy cập cho các mẫu có sẵn cho toàn bộ tổ chức. Chọn Mẫu Tài liệu Cá nhân cho các mẫu được chia sẻ với người dùng cá nhân.
4. Bấm vào vòng tròn để điều chỉnh mức độ truy cập.

Các danh sách trong tài liệu đã tạo không có cùng thứ tự với bản ghi

Danh sách các bản ghi được tạo từ một mẫu tùy chỉnh có thể không xuất hiện theo cùng thứ tự trong tài liệu Word như thứ tự trong ứng dụng tương tác khách hàng. Các bản ghi sẽ được liệt kê theo thứ tự ngày và giờ được tạo.

Vấn đề với ngôn ngữ từ phải sang trái

Nội dung ở các ngôn ngữ viết từ phải sang trái [RTL] có thể gặp một số vấn đề về định dạng trong tệp Word sau khi tài liệu được tạo.