Cách hạch toán đổi usd trong công ty năm 2024

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã giúp đẩy nhanh quá trình toàn cầu hóa. Doanh nghiệp Việt Nam hiện nay không còn bị bó hẹp chỉ giao dịch với những đối tác trong nước mà còn có thể mở rộng giao dịch với rất nhiều đối tác tại nước ngoài. Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán cần tuân thủ một số nguyên tắc nhất định khi ghi nhận tỷ giá hối đoái và tính toán chênh lệch tỷ giá phù hợp với thông tư quy định của thuế.

Hãy cùng tìm hiểu các nguyên tắc đó là gì và cách áp dụng vào phần mềm Kế toán 1A nhé.

Quy định về tỷ giá hối đoái (sau đây sẽ gọi tắt là tỷ giá) và chênh lệch tỷ giá

Các doanh nghiệp có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ (ví dụ: xuất khẩu hàng hóa sang Mỹ và thu tiền khách hàng bằng USD, … ) phải thực hiện ghi sổ kế toán và lập Báo cáo tài chính theo một đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam (VNĐ), hoặc đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán. Việc quy đổi đồng ngoại tệ ra đồng Việt Nam phải căn cứ vào:

• Tỷ giá giao dịch thực tế.
• Tỷ giá ghi sổ kế toán.

Khi xác định nghĩa vụ thuế (kê khai, quyết toán và nộp thuế), doanh nghiệp thực hiện theo các quy định của pháp luật về thuế.

Chênh lệch tỷ giá hối đoái là chênh lệch phát sinh từ việc trao đổi thực tế hoặc quy đổi cùng một số lượng ngoại tệ sang đơn vị tiền tệ kế toán theo tỷ giá khác nhau. (Ví dụ: quy đổi 100 USD sang VNĐ tại thời điểm 31/12/2019 sẽ khác khi quy đổi ở thời điểm 01/01/2020).

Chênh lệch tỷ giá chủ yếu phát sinh trong các trường hợp:

• Thực tế mua bán, trao đổi, thanh toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ trong kỳ (chênh lệch tỷ giá hối đoái đã thực hiện);
• Đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập Báo cáo tài chính (chênh lệch tỷ giá hối đoái chưa thực hiện);
• Chuyển đổi Báo cáo tài chính được lập bằng ngoại tệ sang Đồng Việt Nam.

Các nguyên tắc kế toán về hạch toán ngoại tệ và tỷ giá

Nguyên tắc xác định tỷ giá giao dịch thực tế

Tỷ giá giao dịch thực tế khi mua bán ngoại tệ (hợp đồng mua bán ngoại tệ giao ngay, hợp đồng kỳ hạn, hợp đồng tương lai, hợp đồng quyền chọn, hợp đồng hoán đổi): Là tỷ giá ký kết trong hợp đồng mua, bán ngoại tệ giữa doanh nghiệp và ngân hàng thương mại.

Trường hợp hợp đồng không quy định tỷ giá thanh toán thì doanh nghiệp ghi sổ kế toán theo nguyên tắc:

• Tỷ giá giao dịch thực tế khi góp vốn hoặc nhận vốn góp: Là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản để nhận vốn của nhà đầu tư tại ngày góp vốn;
• Tỷ giá giao dịch thực tế khi ghi nhận nợ phải thu: Là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán tại thời điểm giao dịch phát sinh;
• Tỷ giá giao dịch thực tế khi ghi nhận nợ phải trả: Là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp dự kiến giao dịch tại thời điểm giao dịch phát sinh.
• Đối với các giao dịch mua sắm tài sản hoặc các khoản chi phí được thanh toán ngay bằng ngoại tệ (không qua các tài khoản phải trả), tỷ giá giao dịch thực tế là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thực hiện thanh toán.

Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ

• Khoản mục được phân loại là tài sản: Là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Đối với các khoản ngoại tệ gửi ngân hàng thì tỷ giá thực tế khi đánh giá lại là tỷ giá mua của chính ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản ngoại tệ.
• Khoản mục được phân loại là nợ phải trả: Là tỷ giá bán ngoại tệ của ngân hàng thương mại tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.
• Các đơn vị trong tập đoàn được áp dụng chung một tỷ giá do Công ty mẹ quy định (phải đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế) để đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ phát sinh từ các giao dịch nội bộ.

Nguyên tắc xác định tỷ giá ghi sổ

Tỷ giá ghi sổ gồm: Tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh hoặc tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền di động (tỷ giá bình quân gia quyền sau từng lần nhập).

• Tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh: Là tỷ giá khi thu hồi các khoản nợ phải thu, các khoản ký cược, ký quỹ hoặc thanh toán các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ, được xác định theo tỷ giá tại thời điểm giao dịch phát sinh hoặc tại thời điểm đánh giá lại cuối kỳ của từng đối tượng.
• Tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền di động là tỷ giá được sử dụng tại bên Có tài khoản tiền khi thanh toán tiền bằng ngoại tệ, được xác định trên cơ sở lấy tổng giá trị được phản ánh tại bên Nợ tài khoản tiền chia cho số lượng ngoại tệ thực có tại thời điểm thanh toán.

Nguyên tắc áp dụng tỷ giá trong kế toán

Tỷ giá giao dịch thực tế: được sử dụng để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán tại thời điểm phát sinh đối với:

• Các tài khoản phản ánh doanh thu, thu nhập khác. Riêng trường hợp bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ hoặc thu nhập có liên quan đến doanh thu nhận trước hoặc giao dịch nhận trước tiền của người mua thì doanh thu, thu nhập tương ứng với số tiền nhận trước được áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận trước của người mua (không áp dụng theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ghi nhận doanh thu, thu nhập).
• Các tài khoản phản ánh chi phí sản xuất, kinh doanh, chi phí khác. Riêng trường hợp phân bổ khoản chi phí trả trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ thì chi phí được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm trả trước (không áp dụng theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ghi nhận chi phí).
• Các tài khoản phản ánh tài sản. Riêng trường hợp tài sản được mua có liên quan đến giao dịch trả trước cho người bán thì giá trị tài sản tương ứng với số tiền trả trước được áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm trả trước cho người bán (không áp dụng theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ghi nhận tài sản).
• Tài khoản loại vốn chủ sở hữu;
• Bên Nợ các TK phải thu; Bên Nợ các TK vốn bằng tiền; Bên Nợ các TK phải trả khi phát sinh giao dịch trả trước tiền cho người bán.
• Bên Có các TK phải trả; Bên Có các TK phải thu khi phát sinh giao dịch nhận trước tiền của người mua;

Tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh: được sử dụng để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán đối với các loại tài khoản sau:

• Bên Có các TK phải thu (ngoại trừ giao dịch nhận trước tiền của người mua); Bên Nợ TK phải thu khi tất toán khoản tiền nhận trước của người mua do đã chuyển giao sản phẩm, hàng hóa, TSCĐ, cung cấp dịch vụ, khối lượng được nghiệm thu; Bên Có các TK khoản ký cược, ký quỹ, chi phí trả trước;
• Bên Nợ các TK phải trả (ngoại trừ giao dịch trả trước tiền cho người bán); Bên Có TK phải trả khi tất toán khoản tiền ứng trước cho người bán do đã nhận được sản phẩm, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ, nghiệm thu khối lượng.
• Trường hợp trong kỳ phát sinh nhiều khoản phải thu hoặc phải trả bằng ngoại tệ với cùng một đối tượng thì tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng được xác định trên cơ sở bình quân gia quyền di động của các giao dịch với đối tượng đó.

Tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền: được sử dụng để quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán ở bên Có các TK tiền.

Nguyên tắc kế toán chênh lệch tỷ giá

Doanh nghiệp đồng thời phải theo dõi nguyên tệ trên sổ kế toán chi tiết các tài khoản: Tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, tiền đang chuyển, các khoản phải thu, các khoản phải trả.

Tất cả các khoản chênh lệch tỷ giá đều được phản ánh ngay vào doanh thu hoạt động tài chính (nếu lãi) hoặc chi phí tài chính (nếu lỗ) tại thời điểm phát sinh.

Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật. Đối với các doanh nghiệp đã sử dụng công cụ tài chính để dự phòng rủi ro hối đoái thì không được đánh giá lại các khoản vay, nợ phải trả có gốc ngoại tệ đã sử dụng công cụ tài chính để dự phòng rủi ro hối đoái.

Doanh nghiệp không được vốn hóa các khoản chênh lệch tỷ giá vào giá trị tài sản dở dang.

Ví dụ minh họa và cách nhập liệu trên phần mềm kế toán 1A

Ví dụ 1: Doanh nghiệp X ký hợp đồng bán hàng hóa trị giá 10.000 USD với công ty A. Tại ngày 01/01/2020, A ứng trước cho X 2.000 USD và sẽ thanh toán phần còn lại sau khi nhận đủ hàng vào ngày 20/01/2020. Doanh nghiệp X thường xuyên có giao dịch với ngân hàng thương mại Y. Tại ngày 01/01/2020, ngân hàng Y công bố tỷ giá mua của USD là 23.000 VNĐ, tỷ giá bán là 23.200 VNĐ. Tại ngày 20/01/2020, ngân hàng Y công bố tỷ giá mua của USD là 23.100 VNĐ, tỷ giá bán là 23.300 VNĐ.

Như vậy, doanh nghiệp X sẽ thực hiện các bước hạch toán như sau trên phần mềm 1A:

• Ngày 01/01/2020, X nhập phiếu thu tiền của công ty A với tỷ giá giao dịch thực tế là tỷ giá mua của ngân hàng Y. Khi bấm Ghi sổ phiếu thu, phần mềm sẽ ghi nhận khoản nhận trước là 2.000 x 23.000 = 46.000.000đ
• Ngày 20/01/2020:
  • Nhập phiếu thu tiền công ty A với tỷ giá giao dịch thực tế là tỷ giá mua của ngân hàng Y. Khi bấm Ghi sổ phiếu thu, phần mềm sẽ ghi nhận khoản phải thu còn lại của A là 8.000 x 23.100 = 184.800.000đ
  • Nhập hóa đơn bán hàng cho công ty A trên phần mềm với tỷ giá bình quân gia quyền di động của 2 khoản thu kể trên, vì doanh thu khoản nhận trước được phép áp dụng tỷ giá thực tế tại ngày nhận trước. Như vậy, phần mềm tự động ghi nhận doanh thu bán hàng cho A là 46.000.000đ + 184.800.000đ = 230.800.000đ = 10.000 x 23.080
  • Áp thanh toán giữa hóa đơn bán hàng và 2 phiếu thu => không có chênh lệch tỷ giá phát sinh.

Ví dụ 2: Doanh nghiệp X nói trên vào ngày 20/01/2020 sau khi nhận khoản thu của công ty A, thì tiến hành thanh toán cho công ty B hợp đồng mua hàng trị giá 15.000 USD. Trước đó, doanh nghiệp X còn tồn 5.000 USD trong ngân hàng Y với tỷ giá 23.200 VNĐ.

Như vậy, doanh nghiệp X sẽ thực hiện các bước hạch toán như sau trên phần mềm 1A:

• Nhập phiếu chi tiền 15.000 USD cho công ty B với tỷ giá giao dịch thực tế là tỷ giá bán của ngân hàng Y tại ngày 20/01/2020. Như vậy, khoản chi thực tế cho B là 15.000 x 23.300 = 349.500.000đ
• Khi bấm Ghi sổ phiếu chi, phần mềm sẽ tự động hạch toán khoản chi cho B với Tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền trên sổ quỹ của ngân hàng Y, tỷ giá bình quân lúc này là (5.000 x 23.200 + 10.000 x 23.080)/ 15.000 = 23.120đ. Như vậy, khoản chi ghi sổ cho B là 15.000 x 23.120 = 346.800.000đ
• Đồng thời lúc này, 1A cũng sẽ tự động phát sinh khoản chênh lệch tỷ giá (lãi) giữa tỷ giá giao dịch thực tế và tỷ giá ghi sổ bình quân cho khoản chi này như sau 15.000 x (23.300 - 23.120) = 2.700.000đ

Ngoài phần tự động tính chênh lệch tỷ giá tại thời điểm phát sinh, phần mềm kế toán 1A còn có tính năng Đánh giá lại các khoản mục tiền có gốc ngoại tệ. Bạn có thể xem thêm hướng dẫn phần này tại đây. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn các nguyên tắc xác định tỷ giá và ghi nhận tỷ giá khi hạch toán ngoại tệ cho doanh nghiệp mình.