Cách khắc phục lỗi khi soạn văn bản hành chính năm 2024
|
(LSVN) - Theo quy định pháp luật hiện hành, văn bản hành chính đã ban hành nhưng có sai sót thì xử lý thế nào? Ảnh minh họa. Theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức. Theo khoản 3 Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định văn bản hành chính đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Trường hợp văn bản hành chính đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Quy định về soạn thảo văn bản hành chính theo Điều 10 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau: - Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản. - Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao. Ngoài ra, quy định về việc ký ban hành văn bản hành chính theo Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau: - Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng. - Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP. MỘT SỐ LỖI SAI THƯỜNG GẶP KHI SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
VD: “Về việc đề nghị khen thưởng cho các cá nhân và tập thể có thành tích xuất sắc trong công đoàn và phong trào thanh niên năm học 2022-2023”
- Viết thường tên chức vụ của người ký. VD: Trưởng phòng nhân sự=> sai (Đúng: TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ) - Viết chức vụ kèm theo tên cơ quan ban hành. VD: TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ CÔNG TY ABC => sai (Đúng: TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ, không nhắc lại tên cơ quan) - Sử dụng các ký hiệu KT, TM, TL chưa chính xác (TM. TL. KT.) - Không ghi rõ họ tên người ký - Không ký
VD: Tên cơ quan ban hành: Chức vụ của người ký BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI Trưởng phòng quản lý sinh viên nội trú Đúng phải là: HIỆU TRƯỞNG Hoặc sửa cơ quan ban hành là “PHÒNG QUẢN LÝ SINH VIÊN NỘI TRÚ”, cơ quan chủ quản là “TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI”
VD: khoa tiếng Nhật => đúng là: Khoa tiếng Nhật trường đại học Hà Nội => đúng là: Trường Đại học Hà Nội phòng thiết bị - công nghệ => đúng là: Phòng Thiết bị - Công nghệ đại hội công đoàn=> đúng là: Đại hội Công đoàn
VD: “Mong ban lãnh đạo giúp đỡ”, “xin kinh phí để chi trả cho…”
VD: - Thông báo: vẫn sử dụng các câu kính ngữ phía dưới như “Trân trọng cảm ơn”/ “Rất mong nhận được phản hồi.” - Tờ trình: Không trình bày lý do, căn cứ đề lập đề xuất ở phần đầu văn bản. - Sử dụng các câu văn chưa hoàn chỉnh về ngữ pháp, chỉ mới là một ngữ VD: “Nhằm mục đích tạo sân chơi bổ ích và giao lưu học bỏi giữa sinh viên các trường trên địa bàn Hà Nội”. |
