Cách thực sắp xếp công việc

Kỹ năng sắp xếp công việc là một trong những yếu tố quan trọng để tạo nên một nhân viên “giỏi” mà người lãnh đạo nào cũng rất cần ở cấp dưới của mình. Vậy làm thế nào để hình thành và xây dựng được kỹ năng này? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

I. Vì sao cần có kỹ năng sắp xếp công việc nơi làm việc?

Bạn có biết, vì sao cùng được giao một công việc nhưng có người mất rất nhiều thời gian để hoàn thành, lại có người giải quyết nhanh chóng và đạt hiệu quả cao không? Điều này phản ánh kỹ năng quản lý, sắp xếp công việc của mỗi cá nhân ở mức độ nào.

Kỹ năng sắp xếp công việc không chỉ là có một bàn làm việc ngăn nắp, gọn gàng, mà kỹ năng này liên quan tới các vấn đề như: quản lý thời gian, phân bổ công việc hợp lý, logic nhằm mục đích tối ưu năng suất lao động.

Việc sở hữu kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc khoa học mang tới rất nhiều lợi ích cho chúng ta như: 

• Phân loại, sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc một cách hiệu quả
• Cải thiện việc quản lý quy trình làm việc
• Tiết kiệm thời gian dành cho mỗi đầu việc
• Giảm căng thẳng, mệt mỏi nhờ hạn chế được quá tải công việc 
• Tiết kiệm chi phí cho những hoạt động chồng chéo không cần thiết
• Nâng cao hiệu quả làm việc, cải thiện năng suất lao động

QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ VỚI AMIS Công việc

II. 10 kỹ năng sắp xếp công việc hiệu quả mọi nhân viên giỏi đều sở hữu

1. Gọn gàng và ngăn nắp

Khả năng sắp xếp tất cả mọi thứ một cách gọn gàng, ngăn nắp không tự nhiên mà có. Nó là một kỹ năng được hình thành thông qua sự quan sát, học hỏi và rèn luyện.

Bạn hãy bắt đầu với thói quen thu dọn mọi thứ ngay sau khi sử dụng, đặt vị trí cố định cho từng đồ vật và tránh tình trạng để mọi thứ ngổn ngang, lộn xộn. Chỉ cần dành ra 10 phút mỗi ngày để làm những điều trên, bạn sẽ nhận thấy sự khác biệt rõ rệt xung quanh chỗ làm việc của mình. Có một nơi làm việc sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp sẽ tránh được những sự phân tâm không đáng có, tạo cảm giác thoải mái và là cách để tăng hiệu suất làm việc.

2. Lưu trữ hồ sơ hiệu quả

Nhiều người có thói quen luôn để một xấp tài liệu lớn chồng chất trên bàn ngày qua ngày, hoặc không có cách phân loại, sắp xếp các giấy tờ tài liệu một cách hệ thống. Việc này không chỉ khiến không gian làm việc của bạn trở nên chật chội, mà còn làm mất thời gian tìm kiếm và thậm chí là thất lạc tài liệu. Cách giải quyết tốt nhất là bạn nên xem xét và xử lý tài liệu ngay lập tức. Những tài liệu sau khi đã xử lý nên được chuyển sang không gian lưu trữ hồ sơ của cá nhân bạn hoặc nơi lưu trữ chung của mọi người.

3. Quản lý hộp thư đến

Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc của một người có tốt hay không hoàn toàn có thể được kiểm tra thông qua việc quản lý hộp thư đến. Trong hộp thư đến, các email quan trọng cần xử lý trước nên được đưa vào hộp ưu tiên, các email không quan trọng, spam có thể “thẳng tay” chuyển vào thùng rác. Bạn có toàn quyền sắp xếp chúng miễn sao gọn gàng, khoa học, đáp ứng được mục đích công việc và lưu trữ.

Nếu một email chỉ mất dưới năm phút để phản hồi hoặc hoàn thành, hãy ưu tiên xử lý trước tiên. Đối với những email mất nhiều thời gian hơn, bạn nên phân bổ thời gian hợp lý để sắp xếp giải quyết. 

4. Lựa chọn công việc ưu tiên

Hãy luôn phân chia và sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên. Bạn thấy đấy, với khối lượng công việc “như núi” mỗi ngày, bạn không thể “ba đầu sáu tay” giải quyết tất cả chúng chỉ trong một nốt nhạc mà không cần sắp xếp thứ tự trước sau. 

Bạn nên bắt đầu một ngày làm việc mới với bước đánh giá, phân loại các đầu việc theo thứ tự khẩn cấp, cần ưu tiên thực hiện và những việc ít quan trọng hơn. Nguyên tắc chung là luôn ưu tiên giải quyết những công việc vừa khẩn cấp vừa quan trọng, hoặc có tác động và ảnh hưởng lớn tới toàn bộ tổng thể công việc, sau đó mới đến những việc còn lại.

5. Lên danh sách việc cần làm

Bước tiếp theo sau khi lựa chọn xong các công việc ưu tiên là lên danh sách những việc cần làm để tránh tình trạng bỏ sót các đầu việc. Lưu ý luôn đặt những công việc ưu tiên ở đầu danh sách. Mỗi khi làm xong một công việc, hãy đánh dấu hoặc gạch bỏ, việc này sẽ tạo cho bạn rất nhiều động lực để hoàn thành nốt những nhiệm vụ còn lại.

6. Phân công công việc

Những người thể hiện kỹ năng tổ chức xuất sắc trong công việc thường được nhận thấy thông qua khả năng phân công công việc một cách hiệu quả. Bài toán phân công công việc được giải quyết thông qua khả năng giao “đúng người, đúng việc”, rõ ràng, minh bạch và công bằng. Kỹ năng này đòi hỏi người đứng đầu phải có tầm nhìn tốt về quản trị nhân sự, nhìn nhận đúng điểm mạnh, điểm yếu của từng thành viên để tạo cơ hội cho họ phát huy năng lực và hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.

7. Thiết lập mục tiêu

Thiết lập mục tiêu là một trong những yếu tố rất quan trọng để đạt được hiệu quả cao trong công việc. Để thiết lập mục tiêu phù hợp, trước tiên cần đặt mục tiêu dài hạn [5,10 năm…], sau đó chia nhỏ mục tiêu này thành các mục tiêu trung hạn [2, 3 năm] và mục tiêu ngắn hạn [trong vòng 1 năm]. Việc này sẽ giúp người đặt mục tiêu xây dựng lộ trình thăng tiến một cách rõ ràng và luôn có thái độ lạc quan, hướng về phía trước.

8. Kỹ năng quản lý dự án

Kỹ năng quản lý dự án thực chất là kỹ năng sử dụng các quy trình, kế hoạch, phương pháp và công cụ quản lý để hướng dẫn, theo dõi, đánh giá một dự án từ khi hình thành đến khi thực hiện. Nhân viên hay người quản lý có kỹ năng quản lý dự án tốt sẽ tạo nên những dự án hoàn thành đúng tiến độ, đạt hiệu quả và mục tiêu đã đề ra. 

9. Tập trung cao độ

Những người có sự tập trung luôn hoàn thành công việc tốt hơn và đạt được thành công nhanh hơn những người khác. Để rèn luyện khả năng tập trung, hãy chắc chắn loại bỏ các tác nhân gây mất tập trung tại vị trí ngồi làm việc như: điện thoại, máy tính,… và không bật song song các tab giải trí trong quá trình làm việc để tránh bị xao nhãng.

Ngoài ra, cho dù có nhiều việc gấp đang chờ đợi tuyệt đối không nên làm nhiều công việc cùng lúc – việc này vốn là tác nhân gây ra sự mất tập trung lớn nhất. Hãy giải quyết lần lượt theo danh sách công việc đã lên trước đó, và khi đang làm việc nào thì chỉ tập trung hoàn thành việc đó mà thôi.

10. Quản lý thời gian

Quản lý thời gian là sự kết hợp của các kỹ năng như ưu tiên, lập kế hoạch và kỷ luật bản thân… Nắm bắt tốt các kỹ thuật về quản lý thời gian cho phép bạn làm việc ở mức năng suất cao nhất bằng cách phân bổ các phần thời gian hợp lý cho từng nhiệm vụ.

Một cách hiệu quả để lập kế hoạch thời gian của bạn là suy nghĩ về các mục tiêu và thời hạn để hình thành một kế hoạch dài hạn, sau đó chia nhỏ chúng thành các nhiệm vụ hàng tuần và nhiệm vụ hàng ngày. Việc áp dụng tốt kỹ thuật quản lý thời gian cũng sẽ giúp bạn tránh bị sao nhãng trong công việc và đạt được hiệu suất làm việc tối đa.

III. Sắp xếp công việc hiệu quả trên MISA AMIS Công Việc

Phần mềm quản lý công việc, dự án MISA AMIS Công Việc thiết kế với mục tiêu tối ưu hoạt động quản lý – điều hành cho nhà lãnh đạo và cải tiến năng suất cho nhân viên, nhờ các tính năng về tự động hóa quy trình và sắp xếp, phân loại công việc:

• Sắp xếp, phân loại công việc khoa học thành 4 loại trong mô hình Eisenhower giúp người dùng nhanh chóng xác định thứ tự ưu tiên.
• Thông báo đẩy tức thời khi có người hoàn thành hoặc cập nhật mới công việc, dự án.
• Tự động cập nhật tiến độ dự án, tính toán tiến độ công việc cha từ công việc con.
• Mọi thông tin, tài liệu mềm được lưu trữ trên một nền tảng tâp trung, nhất quán giúp hạn chế tối đa sao nhãng làm giảm hiệu suất.
• Trích xuất báo cáo nhanh chóng, tức thì ngay sau có dữ liệu đầu vào với gần 10 loai biểu đồ thông minh.

Tạm kết

Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc không tự nhiên mà có, nó cần nhiều thời gian để quan sát, học hỏi và tích lũy. Sắp xếp công việc khoa học mang đến rất nhiều lợi ích, trong đó lợi ích lớn nhất chính là cải tiến và tối ưu năng suất làm việc. Hy vọng 10 kỹ năng trên đây sẽ giúp ích cho bạn trong việc xây dựng kỹ năng sắp xếp công việc cho riêng mình và luôn đạt được kết quả công việc tốt nhất trong tương lai!

Đăng ký nhận tư vấn, khám phá sức mạnh đột phá của MISA AMIS Công việc