Theo điểm a khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
2. Hướng dẫn chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Hướng dẫn chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC như sau:
- Người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nếu có nhu cầu chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã theo quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế nếu thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế theo quy định tại Thông tư 31/2021/TT-BTC và được cơ quan thuế thông báo [Mẫu số 01/TB-KTT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP] về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì phải chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Trong thời gian mười [10] ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế phát hành thông báo, người nộp thuế phải thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử [chuyển từ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế] theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và thực hiện theo thông báo của cơ quan thuế.
Sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì:
Người nộp thuế thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cơ quan thuế căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế và quy định tại Thông tư 31/2021/TT-BTC để xem xét, quyết định.
3. Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Điều 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
* Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng nêu tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nếu truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để thực hiện:
+ Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
+ Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị để thực hiện:
+ Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
+ Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế cấp mã.
* Cấp mã hóa đơn:
- Hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã phải đảm bảo:
+ Đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
+ Đúng định dạng về hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
+ Đúng thông tin đăng ký theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
+ Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.
* Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế cho người mua.
Phương thức gửi và nhận hóa đơn được thực hiện theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email info@thuvienphapluat.vn.
Trường hợp muốn thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục như thế nào? Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, không tránh khỏi trường hợp doanh nghiệp có sự thay đổi về một số thông tin. Doanh nghiệp cần làm gì để hóa đơn vẫn đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ?
1. Quy định về thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Khoản 4, Điều 15, Nghị định 123/2020/NĐ-CP: 4. Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại khoản 1 Điều này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ- HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, trừ trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định này. Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tiếp nhận mẫu đăng ký thay đổi thông tin và Cơ quan Thuế thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều này. Như vậy, trường hợp doanh nghiệp có thay đổi về các thông tin trên tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT đã nộp cho cơ quan thuế, doanh nghiệp cần lập tờ khai đăng ký sử dụng/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử gửi lên cơ quan thuế. \>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử. Các thông tin thay đổi trên tờ bao gồm:
- Tên người nộp thuế.
- Mã số thuế.
- Cơ quan thuế quản lý.
- Người liên hệ.
- Điện thoại liên hệ.
- Thư điện tử.
Các thông tin về sử dụng hóa đơn điện tử trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT bao gồm:
- Hình thức hóa đơn: Có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.
- Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử.
- Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử.
- Loại hóa đơn sử dụng.
- Danh sách chứng thư số sử dụng.
2. Hướng dẫn lập Tờ khai Mẫu số 01/ĐKTĐ- HĐĐT
Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT là Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cách điền Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT như sau: - Phần thông tin người nộp thuế: Điền đầy đủ các thông tin gồm tên người nộp thuế, mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, người liên hệ, địa chỉ liên hệ, điện thoại liên hệ và mục thư điện tử.
- Hình thức hóa đơn: Tích chọn hình thức hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. - Tích chọn hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử.
- Lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử: Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn hoặc chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.
Tại sao phải chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy?
Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông. Người mua, người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.
Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ khi nào?
Theo quy định pháp luật nói trên, hiệu lực áp dụng hóa đơn điện tử là 01/07/2022, đúng như quy định tại khoản 2 Điều 151 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14./.
Chuyển đổi hóa đơn điện tử như thế nào?
Các bước chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78 & Nghị định 123 cho các doanh nghiệp.
Bước 1: Xác định loại HĐĐT của doanh nghiệp đang sử dụng..
Bước 2: Lập mẫu đăng ký sử dụng HĐĐT [Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT].
Bước 3: Lựa chọn một đơn vị cung cấp phần mềm HĐĐT uy tín..
Bước 4: Hủy hóa đơn giấy và các mẫu hóa đơn điện tử cũ.
Thông tư 78 về hóa đơn điện tử áp dụng khi nào?
Thông tư 78/2021/TT-BTC có hướng dẫn Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh áp dụng hóa đơn điện tử kể từ ngày 1/7/2022.