Công văn trong tiếng anh là gì năm 2024
|
Nếu bạn đang làm việc trong môi trường văn phòng hành chính thì chắc hẳn cụm từ “công văn” đã quá quen thuộc đối với bạn rồi. Thế nhưng nếu sếp bạn yêu cầu soạn thảo công văn bằng tiếng Anh thì phải làm sao đây? Liệu bạn đã biết cách trình bày công văn bằng tiếng Anh đúng cách? Show
Trước tiên, hãy cùng tìm hiểu định nghĩa công văn là gì. Công văn là một loại văn bản hành chính được sử dụng trong các cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Đây được coi là phương tiện giao tiếp chính thức được cấp trên ban hành xuống cấp dưới để thông báo về một sự việc cụ thể. Có một số loại công văn phổ biến như công văn yêu cầu, công văn giải trình, công văn mời họp… Vậy Công văn tiếng Anh là gì? Trong tiếng Anh, công văn được gọi bằng thuật ngữ Official dispatch hoặc Documentary. Nội dung của một Official dispatch (hay Documentary) thường sẽ bao gồm thông báo, chỉ đạo, hướng dẫn hoặc phân công nhiệm vụ để các cá nhân, tổ chức nhận được công văn lên kế hoạch và thực hiện theo đúng những gì ghi trong văn bản. Ngoài cụm từ chung là Official dispatch hay Documentary một số loại công văn cụ thể cùng sẽ có tên gọi riêng trong tiếng Anh như: – Công văn hỏa tốc: Dispatch express – Công văn hướng dẫn: Instructive dispatch – Công văn chỉ đạo: Directive dispatch – Công văn đến: Incoming official dispatch – Công văn đi: Official dispatch travels
Cũng giống như trong tiếng Việt, một công văn bằng tiếng Anh có bố cục cơ bản gồm 3 phần: Mở đầu, nội dung và kết thúc. 2.1. Phần mở đầu công văn Đối với một công văn thì mở đầu phần bắt buộc phải có, đây là phần mà người soạn thảo phải đưa ra được vấn đề cần giải quyết. Ở phần mở đầu, người soạn thảo sẽ giới thiệu về nội dung tổng quát của văn bản bằng cách trình bày lí do vì sao công văn được ban hành, mục đích của công văn hướng tới là gì và đối tượng tiếp nhận là ai. Đây chính là phương thức để dẫn dắt người đọc tới nội dung chính của công văn ở phần sau. 2.2. Phần nội dung chính của công văn Phụ thuộc vào mục đích cụ thể khi ban hành công văn, người soạn thảo sẽ triển khai nội dung chính sao cho phù hợp với từng tình huống mà vẫn phải phát huy được hiệu quả cao nhất. Thông thường, phần nội dung của công văn phải tuân theo các yêu cụ thể như: – Đề cập tới ý kiến của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền liên quan đến những phương án giải quyết được nêu ra ở công văn. – Trình bày được các đề xuất theo trình tự, có logic, rõ ràng và tập trung vào chủ đề mà công văn hướng tới. – Sử dụng ngôn từ và văn phong theo phong cách hành chính, lịch sự và quan trọng là phải đảm bảo tính khách quan của công văn. 2.3. Phần kết thúc công văn Ở phần này, những nội dung chính của công văn cần được tóm gọn và nhấn mạnh lại một cách ngắn gọn, súc tích nhằm xác định rõ ràng trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức có liên quan. Ngoài ra, phần kết thúc của công văn cũng không được thiếu lời chào hoặc lời cảm ơn một cách lịch sự, chuyên nghiệp. 3. Những lưu ý khi soạn công văn tiếng Anh là gì? 3. 1. Về hình thức – Từ ngữ sử dụng trong công văn phải là từ vựng đúng chuyên ngành và câu văn phải đúng ngữ pháp. – Ngôn ngữ trong công văn phải mang tính khách quan, thể hiện sự tôn trọng một cách lịch sự và nghiêm túc. – Những đại từ xưng hô phải được sử dụng chính xác và phù hợp. Ví dụ, “Mr” dùng để gọi đối tượng là nam giới nói chung, “Miss” dành cho người phụ nữ chưa có gia đình hoặc “Mrs” khi muốn nhắc tới người phụ nữ đã có gia đình. – Xây dựng bố cục công văn một cách logic, rõ ràng để người nhận công văn dễ theo dõi và ghi nhớ. – Lưu ý đến những chi tiết nhỏ như căn chỉnh lề, quốc hiệu, tiêu chữ, số ký hiệu… trên công văn cũng phải đúng chuẩn theo quy định. – Lựa chọn loại công văn phù hợp vì mỗi mục đích sẽ phù hợp với một loại công văn khác nhau. 3.2. Về nội dung – Lựa chọn chủ đề thích hợp và thống nhất nội dung của toàn bộ công văn dựa theo chủ đề ấy, không lan man sang những chủ đề khác gây khó hiểu cho người tiếp nhận. – Nội dung của công văn phải đảm bảo được các tiêu chí: ngắn gọn, súc tích, bám sát chủ đề và hướng tới mục đích ban hành công văn ấy. – Các nội dung trong công văn phải được lập luận chặt chẽ, mang tính xác thực. Ngoài ra, tính khách quan và rõ nghĩa cũng là một yếu tố quan trọng mà người soạn thảo công văn phải chú ý. Như vậy, bài viết trên đây đã giải đáp cho câu hỏi công văn tiếng Anh là gì đồng thời hướng dẫn bạn đọc cách để trình bày, soạn thảo cũng như lựa chọn loại công văn phù hợp với mục đích. Hy vọng bạn có thể áp dụng những kiến thức trên vào thực tiễn một cách khoa học và hiệu quả. Công văn là hình thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong hoạt động của các tổ chức, cơ quan nhà nước, đơn vị hành chính sự nghiệp công lập, doanh nghiệp. Trong hoạt động hàng ngày của cơ quan nhà nước thì công văn được xem là phương tiện giao tiếp chính thức giữa cấp trên-cấp dưới-công dân như công văn hướng dẫn, công văn chỉ đạo, công văn giải trình, công văn yêu cầu, công văn trả lời, công văn hỏa tốc, công văn hướng dẫn thực hiện…. Công văn tiếng Anh là gì?Công văn tiếng Anh là Documentary/ Official dispatch và được định nghĩa Official dispatch is a form of administrative document commonly used in activities of organizations, state agencies, public administrative and non-business units. Các lưu ý khi soạn công văn hành chínhMẫu công văn gửi đến cá nhân hay tập thể bao gồm đầy đủ thông tin về nơi nhận, nơi gửi, trích yếu nội dung của công văn, nội dung công văn,… Trong nội dung công văn thường có 3 phần là: – Mở đầu vấn đề – Giải quyết vấn đề – Kết luận vấn đề Cách viết phần mở đầu vấn đề:Phần này phải nêu rõ lý do tại sao viết công văn hay cơ sở nào để viết công văn: có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề nêu ra. Ví dụ: “Dựa trên Hợp đồng số ……… được ký kết giữa Công ty ……….. và Công ty …………. nagyf/tháng/năm, về vấn đề ………….. Theo nội dung thỏa thuận tại Điều……….. tuy nhiên, hiện tại …………… “ Các viết phần nội dung chính nhằm giải quyết vấn đề đã nêu:Tùy theo từng loại chủ đề công văn mà lựa chọn cách viết, nhưng cần phải: – Xin ý kiến lãnh đạo cơ quan về hướng giải quyết. Ví dụ: Theo đơn đề nghị của tập thể người dân tại ……….. về vấn đề ……………, UBND xã/phường xin ý kiến chỉ đạo của ……….. về việc ……………” – Sắp xếp ý nào cần viết trường, ý nào cần viết sau, để làm nổi bật được chủ đề cần giải quyết. Phải sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại công văn, có lập luận chặt chẽ cho các quan điểm đưa ra. Cần quán triệt các nguyên tắc: + Công văn đề xuất thì phải nêu rõ lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị. + Công văn tiếp thu ý kiến phê bình dù đúng hay sai cũng phải mềm dẻo, khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện thật khách quan, có sự đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ đề khác. + Công văn từ chối thì phải dùng từ ngữ lịch sự và có sự động viên, an ủi. + Công văn đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lý do kích thích sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc không hoàn thành kịp thời. + Công văn thăm hỏi thì trong ngôn ngữ phải thể hiện sự quan tâm chân tình, không chiếu lệ, sáo rỗng. Cách viết phần kết thúc công văn:Phần này cần viết ngắn gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có) và lưu ý: Viết lời chào chân thành, lịch sự trước khi kết thúc (có thể là một lời cám ơn nếu có nhu cầu nhờ họ việc gì). Công văn chỉ sử dụng vào công cụ của các cơ quan tổ chức và doanh nghiệp, vì vậy nội dung của công văn chỉ nói đến công cụ, không nên dùng ngôn từ mang màu sắc tình cảm cá nhân hoặc dùng công văn để trao đổi việc riêng giữa giữa các cá nhân. Một số từ ngữ liên quan đến công văn tiếng Anh?Trong giao tiếp hàng ngày, hay trong nhiệm vụ công việc, chúng ta thường thấy khi nhắc đến Công văn tiếng Anh mọi người sẽ hay nhắc đến các từ, cụm từ liên quan như: + Suggestions Được dịch sang tiếng Việt nghĩa là: đề nghị + Request Được dịch sang tiếng Việt nghĩa là: yêu cầu + Tutorial Được dịch sang tiếng Việt nghĩa là: hướng dẫn + Command Được dịch sang tiếng Việt nghĩa là: chỉ đạo + Mission Được dịch sang tiếng Việt nghĩa là: nhiệm vụ + Propaganda Được dịch sang tiếng Việt nghĩa là: tuyên truyền + Editor Được dịch sang tiếng Việt nghĩa là: soạn thảo + Formula Được dịch sang tiếng Việt nghĩa là: thể thức + Administration Được dịch sang tiếng Việt nghĩa là: hành chính + Organ Được dịch sang tiếng Việt nghĩa là: cơ quan + Regulations Được dịch sang tiếng Việt nghĩa là: quy định + Offer Được dịch sang tiếng Việt nghĩa là: đề xuất + Incoming official dispatch Được dịch sang tiếng Việt nghĩa là: công văn đến + Official dispatch travels Được dịch sang tiếng Việt nghĩa là: công văn đi + Dispatch express Được dịch sang tiếng Việt nghĩa là: công văn hỏa tốc + According to note number Được dịch sang tiếng Việt nghĩa là: theo công văn số + Document Được dịch sang tiếng Việt nghĩa là: văn bản Ví dụ về công văn tiếng AnhDưới đây chúng tôi sẽ đưa ra một số ví dụ về Công văn tiếng Anh để Khách hàng có thể tham khảo: Example 1: After Hoa Long Trading Joint Stock Company receives a written notice from the Tax Department of Thanh Xuan district, Hanoi city about the delay in submission of value-added tax returns in the second quarter of 2020, the company Hoa Long must have a written explanation sent to the tax office, clearly stating the reason why it is so late in filing the declaration as prescribed by law. Được dịch sang tiếng Việt nghĩa là: Ví dụ 1: Sau khi công ty cổ phần thương mại Hoa Long nhận được công văn thông báo của Chi cục thuế quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội về việc chậm nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng quý II/2020 thì công ty Hoa Long phải có công văn giải trình gửi đến chi cục thuế, trình bày rõ lý do vì sao lại thực hiện chậm nộp tờ khai theo quy định pháp luật. Example 2: Before a state of increasing risk of epidemics, the social insurance has issued official letter No.: 860 / BHXH-BT to request for temporary suspension of contribution to the retirement and survivorship fund for objects affected by Covid-19. Được dịch sang tiếng Việt nghĩa là: Ví dụ 2: Trước tình trạng nguy cơ dịch bệnh ngày càng tăng cao thì bảo hiểm xã hội đã ban hành công văn Số: 860/BHXH-BT để yêu cầu về việc tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất đối với đối tượng bị ảnh hưởng bởi dịch Covid-19. Công văn nhà nước tiếng Anh là gì?Trong tiếng Anh, công văn được gọi bằng thuật ngữ Official dispatch hoặc Documentary. Các từ này dùng để chỉ loại hình văn bản hành chính được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nơi ban hành công văn thường là nhà nước, cơ quan pháp luật hoặc lãnh đạo cấp cao của một doanh nghiệp. Công văn thông báo tiếng Anh là gì?Trong tiếng anh công văn có nghĩa là Official dispatch, Official correspondence hay Official request. Ngoài ra có một số từ đồng nghĩa cũng mang nghĩa là công văn như letter, records… Văn bản bằng tiếng Anh là gì?- Văn bản (text) là một loại hình phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng ký hiệu gọi là chữ viết. Ví dụ: The text has been quite radically revised. (Văn bản đã được kiểm tra toàn bộ.) Biên bản dịch sang tiếng Anh là gì?- memorandum (biên bản): This is in direct violation of the spirit of our memorandum. (Điều này vi phạm trực tiếp đến tinh thần của biên bản của chúng tôi.) - record (hồ sơ) His crime record blew everyone's mind: he was accused for way too many violations. |
