Hướng dẫn đăng nhập outlook 2023 Informational năm 2024

Outlook, một phần quan trọng của bộ Microsoft 365, không chỉ là một ứng dụng email mà còn là một trung tâm quản lý thông tin cá nhân và công việc hiệu quả. Với giao diện người dùng thân thiện và tích hợp mạnh mẽ với các ứng dụng Office khác, Outlook mang đến trải nghiệm làm việc liền mạch và đồng bộ trên nhiều thiết bị.

Với khả năng quản lý email hiệu quả, Outlook giúp bạn tổ chức hộp thư đến một cách dễ dàng, từ việc sắp xếp đến tìm kiếm nhanh chóng. Tính năng lịch trình tích hợp giúp bạn không chỉ lên kế hoạch cho công việc mà còn duy trì sự tổ chức trong lịch trình cá nhân.

Bắt đầu khám phá Outlook thôi nào!

Nội dung chính

Outlook là một ứng dụng email và quản lý thông tin cá nhân (Personal Information Management – PIM) phổ biến được phát triển bởi Microsoft. Được tích hợp sâu vào bộ ứng dụng Microsoft 365, Outlook không chỉ giúp người dùng gửi và nhận email, mà còn cung cấp nhiều tính năng quản lý thông tin và công việc.

Outlook có thể được sử dụng như một ứng dụng độc lập, hoặc có thể làm việc với các ứng dụng kết hợp khác cho nhiều người dùng trong một tổ chức, chẳng hạn như chia sẻ các hộp thư và lịch biểu, trao đổi thư mục công cộng, danh sách SharePoint và lịch trình cuộc họp.

Microsoft Outlook cung cấp cả hai phiên bản miễn phí và trả phí. Phiên bản trả phí có những tính năng nâng cao như: Lưu trữ email với hộp thư 15GB và địa chỉ miền email tùy chỉnh, Các phiên bản Outlook, Word, Excel, OneNote và PowerPoint trên web

2. Tính năng nâng cao của dịch vụ Email miễn phí Outlook

Outlook không chỉ mang đến cho bạn một ứng dụng mà cả một bộ công cụ tiên ích với những tính năng như:

2.1 Tốc độ xử lý nhanh

Khi sử dụng bất kì một bộ công cụ nào thì trải nghiệm người dùng là quan trọng nhất.

Mọt người yêu thích Outlook vì phần mềm này có tốc độ truy cập nhanh, không giới hạn không gian lưu trữ, email được sắp xếp theo dung lượng, thời gian nhận, thời gian gửi… dễ dàng tra cứu.

Hỗ trợ việc gửi mail đính kèm tập tin có dung lượng lớn kết hợp với OneDrive, Skype Drive và khôi phục email đã xóa (trong phạm vi và thời gian cho phép) ngay cả khi bạn đã hoàn tất thao tác xóa email trong thùng rác.

Đây là tính năng rất cần cho dịch vụ email của doanh nghiệp.

2.2 Bảo mật cao

Ngày nay dường như sống chung với spam nhưng với khả năng chống spam cao với các thao tác chặn email theo địa chỉ hoặc tên miền cụ thể.

Khởi tạo địa chỉ email chỉ dùng một lần (dùng cho các hoạt động gửi mail một lần hoặc Email Marketing) giúp bạn tránh khỏi các bộ máy spam mail.

\>>Xem ngay: 2FA là gì? Xác thực 2 bước an toàn bảo mật Outlook.

2.3 Hộp thư chính

Tính năng này cho phép tìm những email quan trọng và hiển thị lên đầu. Với những người bận rộn trong công việc nhận hàng chục thậm chí hàng trăm mail mỗi ngày thì tính năng này thật tuyệt vời. Tiết kiệm cho chúng ta rất nhiều thời gian.

Tuy nhiên nếu bạn không thích có thể tắt nó rất dễ dàng.

3. Hướng dẫn đăng ký Outlook Mail

Chúng ta bắt đầu tạo tài khoản và một số cách sử dụng Outlook để giải quyết công việc hiệu quả nhé.

Cách tạo tài khoản Outlook

Bước 1: Trung cập vào trang chủ Outlook

Truy cập vào địa chỉ https://signup.live.com/, chọn “Get new email address” để tạo tài khoản mới

Ở phần New email bạn có 2 lựa chọn là Outlook và Hotmail, bạn chọn Outlook và chọn tên email mà mình muốn hiển thị, sau đó điền vào password và nhấn “Next”.

Trong đó:

User name: Tương tự như gmail điền tên gmail mà bạn muốn tạo. Create password: Mật khẩu lớn hơn 8 kí tự gồm cả chữ và số. Reenter password: Nhập lại mật khẩu bạn đã nhập ở trên.

Tạo tài khoản Outlook

Bước 2: Họ và tên

Ở trang tiếp theo, bạn điền First Name (Tên), Last Name (Họ) của bạn. Nhấn Next.

Bước 3: Nhập quê quán năm sinh

Bạn điền tiếp các thông tin về Quốc gia, ngày tháng năm sinh theo yêu cầu. Sau đó nhấn Next và nhập một mã captcha xác thực.

Đăng kí tài khoản outlook

Bước 4: Bắt đầu sử dụng

Làm xong tất cả các bước trên thì bạn đã hoàn thành các bước khởi tạo một tài khoản Outlook cho riêng mình. Ở bước này, bạn có thể thiết lập hộp thư dựa trên các tính năng mà Outlook cung cấp, đơn cử có thể kể đến:

Time zone: Khung giờ bạn mong muốn sử dụng

Theme: chọn theme phù hợp với email của bạn.

Signature: Thông tin cá nhân cuối mail.

Bước 5: Bắt đầu gởi thư

Giao diện hòm thư của Outlook sẽ hiện lên và bắt đầu từ bây giờ bạn đã có thể thực hiện các thao tác gửi, nhận mail, lưu trữ thông tin cơ bản, vô cùng tiện lợi.

\>> Xem thêm: Tính năng và bảng giá Google Workspace chi tiết 2023

Đăng nhập Outlook trên Website

Các bước đăng nhập tài khoản Outlook trên website vào trang đăng nhập Outlook > Nhập Email, mật khẩu > Chọn Đăng nhập.

Bước 1: Hãy vào trang chủ của Microsoft 365 tại đây, chọn đăng nhập.

Bước 2: Nhập email và mật khẩu của các bạn vào các ô tương ứng.

Đăng nhập Outlook

Bước 3: Chọn đăng nhập để sử dụng Outlook.

Đăng nhập Outlook trên máy tính

Tải ứng dụng Outlook về máy tính > Mở ứng dụng, chọn Outlook > Nhập tài khoản > Hoàn thành.

Bước 1: Đầu tiên, tải ứng dụng Outlook cho máy tính.

Bước 2: Sau khi tải về tiến hành cài đặt sau đó chọn ứng dụng Mail. Sau đó chọn đăng nhập Outlook để sử dụng tài khoản.

Đăng nhập Outlook

Bước 3: Một hộp thoại xuất hiện nhập User name và Pass để vào Outlook.

Bước 4: Sau khi đăng nhập, hiển thị thông báo xác nhận hoàn thành, nhấn vào Done. Vậy là bạn đã thành công đăng nhập vào Outlook trên máy tính.

Bắt đầu gửi email với Outlook

Bước 1: Mở ứng dụng Outlook trên máy tính của bạn.

Bước 2: Chọn Tạo Email Mới:

Ở góc trên bên trái, chọn nút “New Email” hoặc “Tạo Email Mới” tùy vào ngôn ngữ hiển thị.

Bước 3: Điền Thông Tin Người Nhận:

Trong ô “To” hoặc “Người nhận,” nhập địa chỉ email của người nhận. Nếu bạn muốn gửi email cho nhiều người, hãy sử dụng dấu chấm phẩy để phân tách các địa chỉ email.

Bước 4: Chủ Đề Email:

Nhập chủ đề email của bạn vào ô “Subject” hoặc “Chủ đề.”

Bước 5: Viết Nội Dung Email:

Di chuyển đến ô văn bản lớn để nhập nội dung của bạn. Đây là nơi bạn viết nội dung chính của email.

Bước 6: Đính Kèm File (Nếu Cần):

Nếu bạn muốn đính kèm tệp tin, hình ảnh hoặc tài liệu khác, bạn có thể sử dụng nút “Attach” hoặc “Đính kèm” để thêm các tệp tin vào email.

Bước 7: Chọn Định dạng và Màu Sắc (Tùy chọn):

Bạn có thể chọn định dạng văn bản và màu sắc cho email của mình thông qua thanh công cụ trên thanh menu.

Bước 8: Kiểm Tra và Gửi:

Trước khi gửi, hãy kiểm tra lại tất cả thông tin. Nếu mọi thứ đã đúng, bạn có thể nhấn nút “Send” hoặc “Gửi” để chuyển email đi.

\>>Xem thêm: OneDrive bộ công cụ lưu trữ di động của bạn.

4. So sánh Gmail của Google và Outlook Microsoft

4.1 Dung lượng lưu trữ

Gmail:

Dung lượng lưu trữ 15 GB miễn phí. Giới hạn lưu trữ được chia sẻ giữa Google Drive, Gmail và Google hình ảnh. Nếu bạn đã đạt đến giới hạn, bạn có thể mua thêm lưu lượng.

Outlook:

Giới hạn thực tế là không rõ ràng, nó hiển thị bạn bắt đầu với 15 GB dung lượng lưu trữ và số này tăng theo thời gian. Tài khoản Microsoft cũng có lưu trữ dựa trên đám mây là OneDrive.

4.2 Khả năng tìm kiếm

Gmail cho phép tìm kiếm tính năng nâng cao: Nhãn, thẻ, hoặc danh mục,From, to, subject, từ khóa, nội dung,đính kèm, chát, kích thước thư, ngày

Outlook.com tìm kiếm đơn giản hơn. Tất cả các thư mục, hộp thư đến hoặc thư nháp, from, tùy chọn Ngày bao gồm tất cả, trong tuần này, tuần trước, tháng này, Về trước.

4.3 Khả năng bảo mật

Cả hai đều có tính bảo mật cao xác thực 2 lớp.

Gmail: Bạn có thể kích hoạt một biểu tượng xác minh cho email từ người gửi thông qua Google Labs.

Outlook: Sử dụng biểu tượng người gửi tin cậy cho email từ những người gửi đáng tin cậy. Những tin thư spam xuất hiện với màu đỏ hoặc màu vàng an toàn ở thanh trên cùng của thư.

\>>Xem thêm: Office 365 E5 giải pháp lưu trữ dành cho doanh nghiệp.

4.4 Quản lý hộp thư (Inbox Organization)

Gmail mặc định quản lý dựa trên nhãn và tối đa 5 thẻ. Gán màu sắc cho nhãn và sử dụng các ngôi sao và các ký hiệu khác để gắn cờ thư quan trọng. Ngoài ra, bạn có thể chuyển đổi hộp thư của bạn tới một hộp thư đến cổ điển hoặc một hộp thư đến ưu tiên.

Outlook mặc định quản lý dựa trên danh mục, thư mục và thư mục con. Gắn cờ thư quan trọng hoặc pin chúng để lên phía trên cùng của thư mục.

4.5 Nhắn tin tức thời (Instant Messaging)

Gmail sử dụng chức năng trò chuyện tin nhắn tức thì. Bạn có thể tìm thấy biểu tượng trò chuyện ở phía dưới cùng của hộp thư Gmail ở bên trái.

Outlook sử dụng Skype để nhắn tin tức thì. Bạn có thể tìm thấy biểu tượng Skype ở góc trên bên phải của hộp thư.

4.6 Quản lý liên hệ (Contact Management)

Nhập liên hệ từ một loạt các nhà cung cấp email khác bao gồm: Yahoo, Outlook.com, AOL, Nhập một tệp CSV hoặc vCard, Nhập danh bạ từ tài khoản mạng xã hội Google+.

Nhập danh bạ từ các nguồn khác, bao gồm: Gmail, Outlook 2010, 2013 hoặc năm 2016, Yahoo! Mail, Windows Live Mail

4.7 Quảng cáo (Advertisements)

Quảng cáo xuất hiện dưới dạng email ở phía trên của tab hộp thư đến của bạn. Từ “Quảng cáo” xuất hiện trong một hộp màu vàng bên trái của dòng chủ đề.

Outlook.com sử dụng hiển thị các quảng cáo xuất hiện ở bên phải của hộp thư. Chúng mất khá nhiều không gian trên màn hình.

4.8 Các công cụ liên quan

Google Drive office suite, bao gồm: Docs, Sheets, Slides, Photos, Forms, Drawings, Calendar.

Microsoft cung cấp một phiên bản ảo là Microsoft office suite bao gồm: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Sway, Docs.com.

5. Đánh giá mail Outlook miễn phí góc nhìn người dùng

5.1 Giao diện đơn giản và đẹp

Mình dành rất nhiều thời gian để xử lý công việc nên giao diện đơn giản là cái mình cần nhất ở bất kì ứng dụng email nào. Giao diện phức tạp hay xấu thì cảm giác rất khó chịu. Ngoài ra giao diện phức tạp làm cho công việc bị chậm đi.

Mailbox làm mình yêu thích vì chỉ có email và nội dung. Outlook được thiết kế theo phong cách trẻ trung, đơn giản, sáng sủa.

có thể nói Outlook với bố cục cỡ chữ hợp lý, tiêu đền, người gởi nhìn phân biệt rõ ràng đẹp mắt.

Gmail thì mình hơi khí chịu tên người gởi in đậm và phóng to nên mất cân đối. In đậm cũng là cách mà Gmail nói cho mình biết rằng đó là thư chưa đọc. Trong khi đó Outlook và hầu hết những app email khác thì dùng một dấu chấm xanh để phân biệt.

5.2 Hai hộp thư chính: Focus và Other

Outlook chi hộp thư thành 2 phần chính.

Focus là nơi Outlook chứa những thư quan trọng. Other là nơi chứa tất cả những thứ còn lại.

Đây là sự sáng tạo tuyệt vời giảm rất nhiều thời gian cho mình.

Những thư quan trọng như ví dụ như thư nhắc tính tiền, thư do bạn bè, đối tác hay đồng nghiệp gởi với nghiệp. Đây là tính năng mà dịch vụ Mail khác không có.

5.3 Tốc độ sync rất nhanh

Tốc độ hiển thị khi có email mới của Outlook rất nhanh, hoàn toàn có thể ngan với Gmail. Email tới một phát là từ máy tính đến điện thoại và máy tính bảng đều báo lên đồng thời, thậm chí Outlook còn báo sớm hơn cả Gmail.

Đây là điều quan trọng vì thôn tin luôn được đảm bảo mình luôn cập nhật những thôn tin mới nhất, kịp thời nhất. Đây là ưu điểm vượt trội của Outlook với những mail khác.

5.4 Tìm kiếm file nâng cao

Khi sử dụng các dịch vụ mail trước đây, nếu muốn tìm một file đính kèm nào đó thì phải chịu khó nhớ tiêu đề email hoặc người gởi, sau đó nhập vào tìm kiếm. Đôi khi trả về kết quả không mong muốn.

Còn Outlook tổng hợp tất cả mọi file vào một nơi duy nhất, khi cần tìm kiếm một file nào đó chỉ cần bấm vào là xong. Nó giúp tiết kiệm nhiều thời gian cho mình.

Và trong chính giao diện này nếu bạn thích có thể bấm nút mở file đó ra bằng những app khác. Đây là ưu điểm vượt trội của Outlook so với Gmail về tính năng.

5.5 Tất cả trong một

Cuối cùng, Outlook cho phép mình quản lý tất cả mọi hộp thư của mình trong một giao diện duy nhất, xem thư mới trong một giao diện duy nhất, và thông báo đến cũng từ một giao diện mà thôi.

Gmail, Yahoo, Outlook lẫn iCloud, tất cả đều chỉ cần quản lý bằng Outlook là đủ.

Tất nhiên, lúc bạn soạn thư mới thì bạn được quyền chọn lựa hộp thư nào sẽ gửi đi, giống như nhiều ứng dụng email khác vậy thôi.