Hướng dẫn gửi mail bằng google drive năm 2024
|
Bạn có một tập tin quan trọng cần gửi mail cho đối tác hoặc khách hàng, nhưng dung lượng nó lại vượt quá mức cho phép đính kèm của Gmail là 25MB. Bạn lo âu vì nó ảnh hưởng đến công việc? Bạn bối rối vì không biết phải làm như thế nào? An tâm đi, bài viết này sẽ giới thiệu với bạn cách sử dụng Google Drive (phần mềm lưu trữ trực tuyến của Google) để hỗ trợ gửi những tập tin dung lượng lớn qua Gmail, vậy là vấn đề của bạn sẽ được giải quyết một cách thật đơn giản. Show 1. Đưa tập tin lên Google Drive và gửi qua Email: Đầu tiên bạn cần truy cập vào Google Drive qua đường dẫn: https://drive.google.com/ (bạn phải đăng nhập vào Gmail trước để Google nhận diện tài khoản Google Drive của bạn). Trong màn hình trang chủ của Google Drive, chọn New -> File Upload để chuẩn bị tải lên hệ thống tập tin mà bạn định chia sẻ. Cửa sổ lựa chọn sẽ hiện lên, bạn chọn một tập tin tương ứng trên máy tính của bạn (bạn nên tải lên tập tin dưới dạng nén) và nhấn nút Open để xác nhận tập tin đã chọn Lúc này Google Drive sẽ tự động tải lên tập tin mà bạn mong muốn vào hệ thống máy chủ của Google, tùy vào dung lượng của tập tin mà thời gian tải nhanh hay chậm, bạn cần chờ một vài phút cho công đoạn này. Sau khi hoàn thành việc tải tập tin, một hộp thoại thông báo sẽ hiển thị bên góc phải ở dưới màn hình. Tuy nhiên lúc này chỉ mới là file đã được upload lên hệ thống lưu trữ của Google Drive, để có thể gửi mail file này đi bạn chọn tiếp vào nút Share. Lúc này một cửa sổ mới sẽ mở lên, bạn chỉ cần đánh thông tin người nhận vào ô “Enter names or email addresses…” (Google sẽ tự động nhận diện dựa trên danh sách Gmail Contact của bạn). Sau khi nhập thông tin người nhận xong, bạn sẽ thấy một ô “Add a note” mở lên, đây là nơi để bạn nhập nội dung email mong muốn vào. Và cuối cùng bạn chỉ cần đơn giản là nhấn nút Send để gửi email đi. 2. Nhận và tải về tập tin được gửi: Với những nội dung đã giới thiệu ở trên, bạn đã biết cách gửi tập tin dung lượng lớn qua Gmail. Tuy nhiên bạn cũng cần biết thêm cách nhận và tải về tập tin đươc gửi để hướng dẫn cho người nhận email. Đây là nội dung email mà người nhận sẽ nhận được, để mở link tập tin được gửi, người nhận chỉ cần đơn giản chọn vào nút Open. Trang lưu trữ tập tin sẽ được mở ra, tuy nhiên do việc nén file của bạn có thể hạn chế một số tính năng của Google Drive nên nó có thể hiện ra thông báo thông báo “Whoops! There is a Problem with the preview”, nhưng đừng bận tâm về nó, bạn chỉ cần đơn giản là nhấn nút Download để tải tập tin về máy của mình. Với những file dung lượng lớn Google Drive sẽ không thể quét Virus cho file được, dù vậy vì email được gửi từ một người đáng tin cậy nên bạn hãy bỏ qua nỗi lo về virus và nhấn nút Download Anyway để tải về máy và bắt đầu công việc với tập tin của mình. Nếu bạn đang cần gửi mail hàng loạt mà không muốn sử dụng công cụ email marketing thì tiện ích Mail Merge gửi mail hàng loạt bằng Google Driver là “trợ thủ đắc lực” dành cho bạn. Đây là một tiện ích mở rộng của Google Sheets, cho phép gửi thư tự động đến nhiều cùng một thời điểm chỉ khác nhau ở một số trường thông tin như người nhận, địa điểm, thời gian,... Bài viết sau, Bizfly sẽ hướng dẫn chi tiết cách gửi mail hàng loạt bằng Google Drive. Cùng tham khảo nhé! Cách gửi mail hàng loạt bằng Google DriveChuẩn bị nội dung thư cần phải gửi
Tại bước này, bạn soạn thư mới với đầy đủ: tiêu đề, nội dung chi tiết đính kèm hình ảnh hay tệp tin nếu cần còn ô nhập địa chỉ người nhận bạn để trống. VD:
Tiếp theo, bạn ấn dấu “X” để nội dung thư của bạn vừa soạn sẽ nằm ở mục thư nháp. Cách gửi email hàng loạt bằng google Drive \>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn cách gửi Email hàng loạt không bị vào spam Email Sử dụng công cụ gửi mail hàng loạtGửi email bằng cách tạo file Excel
Bạn chỉ cần cài đặt công cụ này một lần là có thể áp dụng cho những lần sau. Đầu tiên, bạn chọn "Tiện ích bổ sung" rồi click "Tải tiện ích bổ sung" Sau đó, kho ứng dụng hiện ra bạn chọn biểu tượng như hình và có tên : Yet another mail merge Cách cài đặt công cụ Yet another mail merge Tiếp theo, click vào "Miễn phí" Tiếp theo, bạn cần đăng nhập mail mà bạn cần cài ứng dụng vào Tiếp tục, bạn click vào "cho phép" để Yet Another Mail Merge truy cập vào Tài khoản Google của bạn Vậy là, bạn đã cài đặt xong tính năng gửi mail hàng loạt bằng Google Driver. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có những thông tin hữu ích. Tuy nhiên, gửi mail tự động hàng loạt bằng cách trên chỉ là giải pháp tạm thời. Bởi nếu bạn muốn thực hiện nhiều thao tác hơn như gửi A/B test, phân loại khách hàng để gửi đúng thông điệp hay cảnh báo Spam thì bạn cần sử dụng những công cụ Email Marketing chuyên nghiệp hơn nữa. |
