Hướng dẫn sử dụng microsoft access 2010 năm 2024
Bài viết này mô tả các thành phần giao diện người dùng Access và cung cấp các nối kết đến thông tin thêm về các thành phần này và cách tùy chỉnh trải nghiệm của bạn. Show
Trong bài viết nàyTổng quanBa thành phần chính của giao diện người dùng Access là:
Ba yếu tố này cung cấp môi trường mà bạn tạo và sử dụng cơ sở dữ liệu. RibbonRibbon là thay thế chính cho menu và thanh công cụ. Nó chủ yếu bao gồm các tab có nhóm các nút. Ribbon có các tab chính mà nhóm các lệnh thường dùng liên quan, các tab ngữ cảnh chỉ xuất hiện khi bạn có thể sử dụng chúng và thanh công cụ truy nhập nhanh, một thanh công cụ nhỏ mà bạn có thể tùy chỉnh các lệnh yêu thích của mình. Trên tab ruy-băng, một số nút cung cấp cho bạn một bộ sưu tập các lựa chọn, trong khi những người khác khởi động một lệnh. Dạng xem BackstageDạng xem Backstage chứa các lệnh và thông tin áp dụng cho toàn bộ cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như nén và sửa chữa, cũng như các lệnh trên menu tệp trong các phiên bản cũ hơn, chẳng hạn như in. Ngăn Dẫn hướngNgăn dẫn hướng giúp bạn tổ chức các đối tượng cơ sở dữ liệu của bạn và là phương tiện chính của việc mở hoặc thay đổi thiết kế của đối tượng cơ sở dữ liệu. Ngăn dẫn hướng được sắp xếp theo thể loại và nhóm. Bạn có thể chọn từ nhiều tùy chọn tổ chức và cũng có thể tạo sơ đồ tổ chức tùy chỉnh của riêng bạn trong ngăn dẫn hướng. Theo mặc định, cơ sở dữ liệu mới dùng thể loại kiểu đối tượng, trong đó có các nhóm tương ứng với các loại đối tượng cơ sở dữ liệu khác nhau. Thể loại kiểu đối tượng tổ chức các đối tượng cơ sở dữ liệu trong một thời trang tương tự như hiển thị cơ sở dữ liệu mặc định từ các phiên bản trước đó. Bạn có thể thu nhỏ cực tiểu ngăn dẫn hướng và bạn cũng có thể ẩn nó nhưng bạn không thể che khuất ngăn dẫn hướng bằng cách mở các đối tượng cơ sở dữ liệu ở phía trước. Dạng xem BackstageDạng xem Backstage chiếm tab tệp trên dải băng và chứa nhiều lệnh. Dạng xem Backstage cũng chứa các lệnh khác áp dụng cho toàn bộ tệp cơ sở dữ liệu. Khi bạn mở Access nhưng không mở một cơ sở dữ liệu (ví dụ, bạn mở quyền truy nhập từ menu bắt đầu của Windows), bạn sẽ thấy dạng xem Backstage. Trong dạng xem Backstage, bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu mới, mở một cơ sở dữ liệu hiện có và thực hiện nhiều tác vụ bảo trì tệp và cơ sở dữ liệu. Tạo cơ sở dữ liệu trống mới
Access cung cấp một số mẫu có sản phẩm và bạn có thể tải xuống thêm từ Office.com. Một mẫu Access là cơ sở dữ liệu được thiết kế sẵn hoàn chỉnh với các bảng, biểu mẫu và báo cáo được thiết kế chuyên nghiệp. Mẫu cho bạn một đầu lớn bắt đầu khi bạn tạo cơ sở dữ liệu mới. Tạo cơ sở dữ liệu mới từ mẫu mẫu
Bạn có thể tải xuống các mẫu truy nhập bổ sung từ office.com trực tiếp từ dạng xem Backstage. Tạo cơ sở dữ liệu mới từ mẫu Office.com
Khi bạn mở (hoặc tạo và mở) một cơ sở dữ liệu, Access sẽ thêm tên tệp và vị trí của cơ sở dữ liệu vào danh sách nội bộ của các tài liệu được sử dụng gần đây nhất. Danh sách này được hiển thị trên tab gần đây của dạng xem Backstage để bạn có thể dễ dàng mở cơ sở dữ liệu được sử dụng gần đây nhất của bạn. Mở cơ sở dữ liệu được sử dụng gần đây
Mở một cơ sở dữ liệu từ dạng xem Backstage
RibbonRibbon là thay thế chính cho menu và thanh công cụ và cung cấp giao diện lệnh chính trong Access. Một trong những lợi thế chính của Ribbon là nó hợp nhất, ở một nơi, những nhiệm vụ hoặc điểm nhập được dùng để yêu cầu menu, thanh công cụ, ngăn tác vụ và các thành phần giao diện người dùng khác để hiển thị. Bằng cách này, bạn có một nơi để tìm kiếm các lệnh, thay vì vô số vị trí. Khi bạn mở một cơ sở dữ liệu, dải băng xuất hiện ở phía trên cùng của cửa sổ truy nhập chính, nơi hiển thị các lệnh trong tab lệnh hiện hoạt. Dải băng chứa một chuỗi các tab lệnh chứa các lệnh. Trong Access, các tab lệnh chính là tệp, trang chủ, tạo, dữ liệu bên ngoàivà công cụ cơ sở dữliệu. Mỗi tab chứa các nhóm các lệnh liên quan và các nhóm này bề mặt một vài thành phần của giao diện người dùng mới, chẳng hạn như bộ sưu tập, là một loại điều khiển mới mà trình bày các lựa chọn trực quan. Các lệnh sẵn dùng trên dải băng cũng phản ánh đối tượng hiện hoạt hiện tại. Ví dụ, nếu bạn có bảng được mở trong dạng xem biểu dữ liệu và bấm vào biểu mẫu trên tab tạo , trong nhóm biểu mẫu , Access sẽ tạo ra biểu mẫu, dựa trên bảng hiện hoạt. Tức là tên của bảng hiện hoạt được nhập vào thuộc tính RecordSource của biểu mẫu mới. Hơn thế nữa, một số tab Ribbon chỉ xuất hiện trong một số ngữ cảnh nhất định. Ví dụ, tab thiết kế chỉ xuất hiện khi bạn có một đối tượng đang mở trong dạng xem thiết kế. Bạn có thể sử dụng phím tắt với Ribbon. Tất cả các lối tắt bàn phím từ phiên bản Access cũ hơn vẫn tiếp tục hoạt động. Hệ thống truy nhập bàn phím thay thế việc tăng tốc menu từ các phiên bản truy nhập trước đó. Hệ thống này sử dụng các chỉ báo nhỏ với một chữ cái hoặc tổ hợp các chữ cái xuất hiện trên dải băng khi bạn nhấn phím ALT. Những chỉ báo này hiển thị lối tắt bàn phím nào điều khiển bên dưới. Khi bạn đã chọn một tab lệnh, bạn có thể duyệt các lệnh sẵn dùng trong tab đó. Chọn tab lệnh
-hoặc-
Bạn có thể thực thi lệnh một số cách khác nhau. Định tuyến nhanh nhất và trực tiếp nhất là sử dụng lối tắt bàn phím được liên kết với lệnh. Để biết thêm thông tin về các lối tắt bàn phím, hãy xem lối tắt bàn phím để truy nhập. Thực thi lệnh
Tab lệnh Những điều phổ biến mà bạn có thể thực hiện Phím Home Chọn một dạng xem khác. Sao chép và dán từ bảng tạm. Đặt đặc điểm phông hiện tại. Đặt căn chỉnh phông chữ hiện tại. Áp dụng định dạng văn bản phong phú cho trường bản ghi nhớ. Làm việc với các bản ghi (làm mới, mới, lưu, xóa, tổng, chính tả, khác). Sắp xếp và lọc bản ghi. Tìm bản ghi. Tạo Tạo bảng trống mới. Tạo một bảng mới bằng cách sử dụng mẫu bảng. Tạo danh sách trên trang SharePoint và một bảng trong cơ sở dữ liệu hiện tại nối kết đến danh sách mới được tạo. Tạo bảng trống mới trong dạng xem thiết kế. Tạo một biểu mẫu mới dựa trên bảng hiện hoạt hoặc truy vấn. Tạo bảng pivot hoặc biểu đồ mới. Tạo một báo cáo mới dựa trên bảng hiện hoạt hoặc truy vấn. Tạo mô-đun truy vấn, macro, mô-đun hoặc lớp học mới. Dữ liệu Ngoài Nhập hoặc liên kết đến dữ liệu ngoài. Xuất dữ liệu. Thu thập và cập nhật dữ liệu qua email. Tạo nhập và xuất đã lưu. Chạy trình quản lý bảng được liên kết. Công cụ cơ sở dữ liệu Di chuyển một số hoặc tất cả các phần của một cơ sở dữ liệu sang một site SharePoint mới hoặc hiện có. Khởi động trình soạn thảo Visual Basic hoặc chạy macro. Tạo và xem các mối quan hệ bảng. Hiển thị/ẩn phụ thuộc đối tượng. Chạy hiệu suất phân tích cơ sở dữ liệu. Di chuyển dữ liệu sang Microsoft SQL Server hoặc đến một cơ sở dữ liệu Access (chỉ dành cho bảng). Quản lý các phần bổ trợ truy nhập. Tạo hoặc chỉnh sửa mô-đun Visual Basic for Applications (VBA).
Tab lệnh ngữ cảnhNgoài các tab lệnh chuẩn, Access cũng có các tab lệnh ngữ cảnh. Tùy theo ngữ cảnh của bạn (có nghĩa là đối tượng mà bạn đang làm việc và những gì bạn đang làm), một hoặc nhiều tab lệnh ngữ cảnh có thể xuất hiện bên cạnh các tab lệnh chuẩn. Kích hoạt một tab lệnh ngữ cảnh
-hoặc-
Tab lệnh ngữ cảnh chứa các lệnh và tính năng mà bạn cần làm việc trong một ngữ cảnh cụ thể. Ví dụ, khi bạn mở một bảng trong dạng xem thiết kế, các tab ngữ cảnh chứa các lệnh chỉ áp dụng khi bạn đang làm việc với một bảng trong dạng xem đó. Ví dụ khác, khi bạn mở một bảng trong dạng xem thiết kế, tab lệnh theo ngữ cảnh có tên thiết kế sẽ xuất hiện bên cạnh tab công cụ nâng cao . Khi bạn bấm vào tab thiết kế , dải băng Hiển thị các lệnh sẵn dùng cho bạn chỉ khi đối tượng ở dạng xem thiết kế. Viện Ruy-băng cũng sử dụng một loại điều khiển có tên là bộ sưu tập. Điều khiển bộ sưu tập được thiết kế để tập trung vào sự chú ý của bạn khi nhận được kết quả mong muốn. Thay vì chỉ hiển thị các lệnh, điều khiển bộ sưu tập Hiển thị kết quả của việc sử dụng các lệnh đó. Ý tưởng là cung cấp một cách trực quan để bạn duyệt và xem những gì Access 2010 có thể thực hiện, với tiêu điểm trên kết quả, chứ không phải chỉ tập trung vào các lệnh. Bộ sưu tập đi kèm với các hình dạng và kích cỡ khác nhau. Có một bố trí lưới, một biểu diễn giống như menu giảm xuống, và thậm chí cả một bố trí trên Ribbon đặt nội dung của bộ sưu tập đó trên dải băng. Ẩn dải băngĐôi khi, bạn có thể cần thêm một chút dung lượng để cống hiến cho khu vực làm việc của mình. Vì lý do đó, Ribbon có thể được thu gọn để chỉ thanh đó với các tab lệnh vẫn còn. Để ẩn dải băng, hãy bấm đúp vào tab lệnh hiện hoạt. Để hiển thị lại, hãy bấm đúp vào tab lệnh hiện hoạt. Ẩn và khôi phục dải băng
Thanh công cụ truy nhập nhanh (QAT)Thanh công cụ truy nhập nhanh là một thanh công cụ liền kề với dải băng cho phép truy nhập bằng một lần bấm vào các lệnh. Bộ lệnh mặc định bao gồm lưu, hoàn tácvà làm lại và bạncó thể tùy chỉnh thanh công cụ truy nhập nhanh để bao gồm các lệnh khác mà bạn sử dụng thường xuyên. Bạn cũng có thể sửa đổi vị trí của thanh công cụ và thay đổi nó từ kích cỡ nhỏ mặc định thành kích cỡ lớn. Thanh công cụ nhỏ xuất hiện bên cạnh các tab lệnh trên ruy-băng. Khi bạn chuyển sang kích cỡ lớn, thanh công cụ sẽ xuất hiện bên dưới dải băng và mở rộng độ rộng đầy đủ của nó. Tùy chỉnh Thanh công cụ Truy nhập Nhanh
Ngăn Dẫn hướngKhi bạn mở một cơ sở dữ liệu hoặc tạo mới, tên của các đối tượng cơ sở dữ liệu của bạn xuất hiện trong ngăn dẫn hướng. Các đối tượng cơ sở dữ liệu bao gồm các bảng, biểu mẫu, báo cáo, trang, macro và mô-đun của bạn. Để mở một đối tượng cơ sở dữ liệu hoặc áp dụng lệnh cho đối tượng cơ sở dữ liệu, hãy bấm chuột phải vào đối tượng và chọn một mục menu từ menu ngữ cảnh. Các lệnh trên menu ngữ cảnh khác nhau tùy theo kiểu đối tượng. Mở một đối tượng cơ sở dữ liệu, chẳng hạn như bảng, biểu mẫu hoặc báo cáo
Lưu ý rằng bạn có thể đặt tùy chọn để mở đối tượng với một cú bấm chuột duy nhất trong hộp thoại tùy chọn dẫn hướng . Ngăn dẫn hướng chia các đối tượng cơ sở dữ liệu của bạn thành các thể loại và các thể loại này chứa các nhóm. Một số thể loại được xác định trước cho bạn, và bạn cũng có thể tạo nhóm tùy chỉnh của riêng bạn. Theo mặc định, ngăn dẫn hướng xuất hiện khi bạn mở cơ sở dữ liệu, bao gồm cơ sở dữ liệu được tạo trong các phiên bản Access trước đó. Bạn có thể ngăn không cho ngăn dẫn hướng xuất hiện theo mặc định bằng cách đặt tùy chọn chương trình. Các bước sau đây giải thích cách thực hiện từng thao tác. Để hiện hoặc ẩn ngăn dẫn hướng
Ngăn không cho ngăn dẫn hướng xuất hiện theo mặc định
Để biết thêm thông tin về ngăn dẫn hướng, hãy xem dạng xem bài viết và quản lý đối tượng bằng cách sử dụng ngăn dẫn hướng. Tài liệu theo tabĐối với việc sử dụng tương tác hàng ngày, bạn có thể thích giao diện tài liệu theo tab. Bạn có thể bật hoặc tắt tài liệu theo tab bằng cách đặt các tùy chọn truy nhập của bạn (xem , ở phần sau trong bài viết này). Tuy nhiên, nếu bạn thay đổi thiết đặt tài liệu theo thẻ, bạn phải đóng và mở lại cơ sở dữ liệu của mình để có hiệu lực mới. Hiển thị hoặc ẩn các tab Tài liệu
Thanh trạng tháiBạn có thể hiển thị thanh trạng thái ở cuối cửa sổ. Yếu tố giao diện người dùng chuẩn này tiếp tục là nơi để tìm kiếm thông điệp trạng thái, gợi ý thuộc tính, chỉ báo tiến độ, v.v. Thanh trạng thái cũng sẽ mất hai hàm chuẩn mà bạn cũng sẽ nhìn thấy trong thanh trạng thái của các chương trình Office khác: chuyển đổi xem/cửa sổ và thu phóng. Bạn có thể nhanh chóng chuyển cửa sổ hiện hoạt giữa một trong các dạng xem có sẵn bằng cách sử dụng các điều khiển sẵn dùng trên thanh trạng thái. Nếu bạn đang xem một đối tượng có hỗ trợ thu phóng biến, bạn có thể điều chỉnh mức thu phóng để phóng to hoặc thu nhỏ bằng cách sử dụng con trượt trên thanh trạng thái. Thanh trạng thái có thể được bật hoặc tắt trong hộp thoại tùy chọn Access . Hiển thị hoặc ẩn thanh trạng thái
Thanh công cụ MiniYyou có thể định dạng văn bản dễ dàng hơn bằng cách sử dụng thanh công cụ mini. Khi bạn chọn văn bản để định dạng, thanh công cụ mini sẽ tự động xuất hiện ở phía trên văn bản đã chọn. Nếu bạn di chuyển con trỏ chuột gần hơn với thanh công cụ mini, thanh công cụ mini sẽ mất dần và bạn có thể dùng nó để áp dụng in đậm, nghiêng, kích cỡ phông, màu, v.v. Khi bạn di chuyển con trỏ ra khỏi thanh công cụ mini, thanh công cụ mini mất dần đi vắng. Nếu bạn không muốn sử dụng thanh công cụ mini để áp dụng định dạng văn bản thành một vùng chọn, chỉ cần di chuyển con trỏ của bạn một vài điểm ảnh đi và thanh công cụ mini biến mất. |