Bất kì hoạt động kinh doanh nào đều tuân theo một mô hình tuần hoàn. Các dịch vụ và sản phẩm hàng hóa sẽ đi từ giai đoạn triển khai, tăng trưởng, bão hòa và cuối cùng là suy thoái. Chính vì thế đòi hỏi doanh nghiệp phải liên tục cải thiện, đầu tư vào nghiên cứu và phát triển để cải tiến những sản phẩm hiện có và đưa ra các ý tưởng mới.
Và tất cả những giai đoạn trên đều cần vốn. Thường xảy ra hơn mọi người vẫn nghĩ, các dự án đầu tư có thể dễ dàng được nắm bắt với một mức giá hời chỉ cần có sẵn tiền trong tay đúng thời điểm. Khi có sẵn vốn, một bên có thể chiếm được thế thượng phong khi thương lượng mức giá đầu tư bởi vì họ có khả năng thanh toán ngay lập tức. Có sẵn tiền mặt cũng sẽ cho phép doanh nghiệp phát triển những sản phẩm mới hoặc cải tiến những sản phẩm hiện có mà không cần phải đi vay.
Khả năng thanh toán tiền sẽ mang lại trụ cột tài chính vững chắc đảm bảo cho việc chia lợi nhuận cho các cổ đông dưới dạng cổ tức và mua lại cổ phần. Điều này sẽ tạo sự tin tưởng cho các cổ đông và từ đó khiến hoạt động kinh doanh “dễ thở” hơn.
Tiền mặt cũng cho phép doanh nghiệp đối phó với những khoản chi phí ngoài dự tính, ví dụ như các chi phí pháp lý và tổn thất gây ra bởi thiên tai.
Chuyện gì sẽ xảy ra nếu doanh nghiệp không có tiền dự trữ?
Thiếu hụt tiền mặt có thể đe dọa tới tình trạng thanh khoản của doanh nghiệp, hạn chế khả năng thanh toán cho các chủ nợ. Nếu một doanh nghiệp có dấu hiệu có vấn đề về tiền mặt, khả năng vay tiền sẽ thu hẹp dần do các bên cho vay sẽ nghi ngờ khả năng thanh toán nợ của doanh nghiệp đó. Điều này có thể sẽ làm tăng chi phí sử dụng vốn và đẩy doanh nghiệp tới bờ vực phá sản.
Hơn nữa, dòng tiền bị thiếu hụt có thể tiềm ẩn những nguy cơ đáng lo ngại cho doanh nghiệp khi hoạt động trong một thị trường không ổn định hoặc trong thời điểm nền kinh tế có nhiều bất ổn.
Các chiến lược dự trữ tiền mặt cho doanh nghiệp SME
Đối với những doanh nghiệp SME dễ chịu sự tác động của thị trường không ổn định và những ảnh hưởng từ thiếu hụt tài chính, việc áp dụng những chiến lược tiết kiệm để duy trì khả năng thanh toán là vô cùng quan trọng.
1. Xác định tiền mặt rò rỉ ở đâu và tăng lượng tiền mặt
Quy tắc đầu tiên của việc dự trữ tiền mặt là giới hạn mức chi tiêu tiền. Thực hiện kiểm toán tất cả các chi tiêu cho hoạt động kinh doanh và xác định những khoản chi tiêu đang rò rỉ tiền mặt. Đưa ra các phương án giải quyết những vấn đề của kết quả kiểm toán và những khoản chi phí không cần thiết phải bị loại bỏ ngay lập tức.
Khi cần phải huy động vốn từ bên ngoài, việc lựa chọn phương thức tài trợ vốn phù hợp nhất với mục tiêu kinh doanh, nhu cầu và tình trạng tài chính là hết sức quan trọng. Doanh nghiệp nên cân nhắc các phương thức huy động vốn thay thế chằng hạn như phương thức tài trợ hóa đơn, thay vì đi vay từ ngân hàng theo cách truyền thống và phải trả những khoản lãi chồng chất trong khoản vài tháng.
2. Các khoản chi tiêu cần được tập trung vào các lĩnh vực tạo ra lợi nhuận.
Các hoạt động kinh doanh cần được đánh giá và dòng tiền mặt phải được theo dõi. Mỗi đồng bỏ ra phải mang về lợi nhuận. Khi nói tới chi tiêu, cần phải chú ý tới tỷ suất hoàn vốn [ROI] và các chi phí không thu về lợi nhuận cần bị loại bỏ. Trong khoảng thời gian dài, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một khoản tiền không hề nhỏ thông qua việc lược bỏ những khoản chi tiêu không có lợi nhuận.
Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp của bạn có một đội ngũ marketing, bạn phải đặt ra những thước đo cụ thể để đánh giá ROI của họ, đó là số lượng khách hàng tiềm năng mà một chiến dịch quảng cáo đem về cho công ty hay số lượng khách hàng tiềm năng đã chuyển thành khách hàng của công ty. Nếu lợi nhuận từ tăng trưởng bán hàng không lớn hơn chi phí quảng cáo thì những chi tiêu cho marketing cần phải được cắt giảm hoặc thay thế đội ngũ marketing nội bộ bằng việc thuê ngoài.
Cần phải tránh bị cám dỗ bởi việc mở rộng không gian làm việc, những phần mềm đắt đỏ và nội thất “sang chảnh”. Những khoản chi tiêu này không mang lại lợi nhuận trực tiếp.Trong một doanh nghiệp đang trên đà phát triển, tiền mặt nên được sử dụng vào những mục đích tốt hơn, như là đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên môn về IT để tăng hiệu suất làm việc.
3. Thân thiện với môi trường hơn
Sử dụng những giải pháp thân thiện với môi trường và thích nghi với các công nghệ mới có thể giúp tiết kiệm tiền mặt. Ví dụ, những bản in báo cáo cho quản lý dự án hay các cuộc họp có thể được loại bỏ thông qua việc sử dụng những phần mềm miễn phí online, như Google Drive, Slack và Trello. Điều này sẽ tiết kiệm chi phí lưu trữ tài liệu và kho chứa tài liệu, chưa kể đến chi phí mua giấy in, dập ghim, kẹp tài liệu và mực in.
Doanh nghiệp thậm chí nên khuyến khích thói quen làm việc tiết kiệm năng lượng bằng cách cắm các thiết bị điện vào ổ cắm dài và tắt hết đèn khi đi ra ngoài để giảm bớt chi phí tiền điện.
Hơn nữa, doanh nghiệp có thể chọn sử dụng một hệ thống điện toán đám mây thay vì hệ thống máy tính cục bộ để tránh phải chi tiêu cho các phần mềm nội bộ để hoạt động. Doanh nghiệp còn có thể đăng kí sử dụng phần mềm mã nguồn mở để thực hiện hoạt động kế toán, lập hóa đơn, lập hồ sơ và quy trình quản lí dự án, trên đây chỉ là 1 vài trong nhiều ví dụ.
4. Tận dụng nguồn nhân lực thực tập sinh
Một cách khác để tiết kiệm tiền mặt là tận dụng nguồn nhân lực thực tập sinh. Thay vì thuê nhân viên toàn thời gian, doanh nghiệp có thể tuyển thực tập sinh. Với mức lương của một nhân viên có kinh nghiệm làm toàn thời gian, doanh nghiệp có thể tuyển dụng một vài thực tập sinh. Thực tập sinh có thể được tuyển dựa trên chuyên môn để mang lại chất lượng công việc tốt nhất và chỉ cần phải trả lương một lần cho quãng thời gian làm việc ngắn của thực tập sinh.
Thực tập sinh sẽ chỉ phục vụ cho doanh nghiệp tạm thời, vì vậy doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được những khoản thưởng cuối năm, những khoản đóng góp mà sẽ phải nộp cho nhân viên toàn thời gian như Quỹ hưu trí bắt buộc và bảo hiểm.
5. Thanh toán bằng thẻ tín dụng hoàn tiền
Mua sắm là một hoạt động thường ngày của bất kì công việc kinh doanh nào, vì vậy chẳng dại gì mà lại không tận dụng điều này làm một phần của chiến lược dự trữ tiền. Thay vì sử dụng tiền mặt hay thẻ tín dụng để thanh toán, doanh nghiệp có thể sử dụng thẻ tín dụng kinh doanh với tùy chọn hoàn tiền tối đa.
Sử dụng thẻ tín dụng sẽ giúp quản lí luồng tiền dễ dàng hơn và nhận về số tiền được hoàn lại trên chi phí tiêu chuẩn.
6. Thuê nhân viên giỏi nhưng ít kinh nghiệm
Khi quảng cáo tuyển dụng có kèm điều kiện về kinh nghiệm làm việc thì khoản chi phí cho lương nhân viên chắc chắn sẽ lớn thêm vài số 0. Một người có kinh nghiệm không phải lúc nào cũng sẽ mang lại được nhiều giá trị nhất cho doanh nghiệp so với số tiền doanh nghiệp bỏ ra.
Sinh viên mới ra trường sẽ chấp nhận làm việc với mức lương thấp và sẽ làm việc siêng năng hơn các nhân viên khác để thể hiện giá trị của họ đối với công ty. Họ sẽ mang đến những ý tưởng mới và góc nhìn của họ về những công nghệ mới nhất và có thể dễ dàng hòa nhập vào khuôn khổ công ty với một mức lương thấp hơn. Ví dụ, nếu doanh nghiệp cần ai đó sáng tạo để quản lí một dự án marketing, những sinh viên mới ra trường có thể đưa ra các ý tưởng thu hút giới trẻ. Nếu chuyên ngành của họ là về mã hoá và lập trình thì họ đã học những công nghệ mới nhất có thể giúp ích trong việc phát triển các ứng dụng mới để bán sản phẩm một cách nhanh và hiệu quả hơn.
7. Thương lượng chi phí định kỳ
Với một doanh nghiệp hoạt động nhiều năm họ sẽ có những chi phí định kì. Những chi phí này nên được liệt kê chi tiết mỗi tháng, mỗi năm và mỗi 5 năm. Doanh nghiệp nên xác định những khoản chi phí định kì cho những dịch vụ ít sử dụng và dừng sử dụng hẳn những dịch vụ như vậy.
Tiếp theo, những khoản chi phí định kì cần được thương lại ở một mức thấp hơn với các nhà cung cấp. Có khả năng cao họ sẽ giảm giá bởi vì doanh nghiệp là một khách hàng lâu năm với họ. Mức giá thương lượng lại này sẽ cải thiện đáng kể dòng tiền cho doanh nghiệp.
Xây dựng thói quen tiết kiệm tiền
Dù là doanh nghiệp nhỏ hay vừa bạn có thể tiết kiệm tiền mặt thông qua quản lý hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả. Mặc dù những chiến lược được liệt kê ở đây có vẻ là những kiến thức cơ bản nhưng các doanh nghiệp vẫn thất bại trong việc áp dụng nó thường xuyên và xây dựng thói quen tiết kiệm tiền.
Các doanh nghiệp không nên nản lòng nếu chưa thấy tiền mặt dữ trữ tăng lên nhiều ngay lập tức sau khi áp dụng các chiến lược. Cứ dần dần và thường xuyên tiết kiệm tiền, doanh nghiệp sẽ dần ổn định về mặt tài chính.
Bài toán chi phí luôn là một vấn đề được quan tâm hàng đầu khi bất kỳ chủ thể, tổ chức hay doanh nghiệp nào điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh. Vì vậy, việc tối ưu quy trình quản lý chi phí được coi là yếu tố vô cùng quan trọng quyết định đến thành công của doanh nghiệp. Trong đó, nghiệp vụ kế toán quản trị chi phí đóng vai trò hoạch định và kiểm soát thông tin chi phí doanh nghiệp gồm những gì. Nhờ đó, độ chính xác và tính hiệu quả trong quản trị chi phí được đảm bảo, góp phần gia tăng giá trị và đẩy mạnh lợi thế kinh doanh cho công ty.
Khái quát về kế toán quản trị chi phí
Chi phí doanh nghiệp là gì?
Chi phí doanh nghiệp là các khoản mà doanh nghiệp phải bỏ ra để vận hành, phát triển và đáp ứng tất cả các nhu cầu sản xuất, kinh doanh của mình. Các ví dụ về chi phí doanh nghiệp bao gồm:
- Chi phí thuê địa điểm làm việc.
- Chi phí sản xuất.
- Các dịch vụ mua hoặc thuê ngoài cho công tác quản lý: điện, nước, sửa chữa và bảo hành cơ sở vật chất, tài sản cố định.
- Các khoản tiền thuế và lệ phí phải nộp cho Nhà nước: thuế môn bài, thuế đất, v.v.
- Chi phí công tác, hội họp.
- Chi phí tiền lương, phụ cấp và các khoản trích theo tiền lương phải trả cho nhân viên.
Tất cả các thông tin chi phí đều cần phải được tổng hợp và phân tích đầy đủ, thường xuyên để nhà quản trị doanh nghiệp dễ dàng đưa ra các quy định có tính chất quan trọng như phân tích điểm hòa vốn, lên chiến thuật về giá, lập kế hoạch tăng lợi nhuận, kiểm soát và dự báo chi phí. Do đó, quy trình quản lý chi phí doanh nghiệp cần được xây dựng và tính toán kỹ lưỡng để không xảy ra sai sót gây lãng phí cho doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Gồm những gì? Quy định thế nào?
Kế toán quản trị chi phí là gì?
Bản chất kế toán quản trị chi phí là một bộ phận cấu thành không thể thiếu trong hệ thống kế toán quản trị. Đây là một kênh thông tin quan trọng, có nhiệm vụ cung cấp thông tin về chi phí quản trị doanh nghiệp để phục vụ cho việc đánh giá, kiểm soát tài chính và đưa ra các quyết định tối ưu ở cấp quản lý.
Nội dung của kế toán quản trị chi phí bao gồm các hạng mục cơ bản dưới đây:
- Ghi nhận, phân loại chi phí
- Thiết lập định mức, dự toán chi phí
- Hạch toán chi phí hoạt động, tính toán giá sản phẩm
- Theo dõi, phân tích thông tin biến động chi phí
- Xây dựng báo cáo kế toán quản trị chi phí
Mục tiêu của kế toán quản trị chi phí
Mục tiêu của kế toán quản trị chi phí và giá thành là để xác định các khoản chi phí doanh nghiệp cần sử dụng để vận hành cũng như nghiên cứu chiến lược giá của các sản phẩm, dịch vụ nhằm cung cấp thông tin nội bộ phục vụ mục đích quản lý. Do đó, kế toán quản trị chi phí là cơ sở quan trọng giúp người quản trị doanh nghiệp đưa ra những quyết định chính xác, hợp lý.
Tuy là một bộ phận có vai trò quan trọng trong vận hành, vẫn tồn tại một số vấn đề hạn chế của kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp như sau:
- Công tác kế toán quản trị chi phí nói chung và quy trình thiết lập mô hình kế toán quản trị chi phí nói riêng chưa được các doanh nghiệp thực sự quan tâm. Tầm quan trọng của kế toán quản trị chưa được đề cao, dẫn đến các chiến lược quản lý kinh doanh và điều hành doanh nghiệp chưa hiệu quả.
- Việc áp dụng kế toán quản trị chi phí mới chỉ dừng ở bước sơ khai. Nói cách khác, mới chỉ đơn giản là liên kết giữa nghiệp vụ kế toán tài chính và kế toán quản trị.
- Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp mới chỉ tổ chức bộ máy kế toán tài chính, còn bộ máy kế toán quản trị, cụ thể là kế toán quản trị chi phí chưa thực sự được đầu tư.
Hướng dẫn kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp
Các phương pháp kế toán quản trị chi phí
Phương pháp kế toán quản trị chi phí mục tiêu
Kế toán quản trị chi phí mục tiêu là tập hợp các phương pháp và công cụ quản trị để đạt được mục tiêu chi phí và hoạt động từ giai đoạn kế hoạch hóa và thiết kế sản phẩm mới. Phương pháp này cung cấp cơ sở để kiểm soát quy trình sản xuất và bảo đảm đạt được mục tiêu lợi nhuận đã đặt ra phù hợp với vòng đời sản phẩm. Đây là công cụ quản trị chi phí nhằm mục tiêu cắt giảm tổng chi phí sản xuất trong suốt vòng đời sản phẩm, nhờ sự tương hỗ của các bộ phận chế tạo, sản xuất, nghiên cứu phát triển thiết kế, marketing và kế toán. Tóm lại, kế toán quản trị chi phí mục tiêu là kỹ thuật được sử dụng để tính toán chi phí sản xuất và bán hàng bằng cách lấy đi lợi nhuận kỳ vọng từ giá cả ước tính.
Lợi ích của phương pháp kế toán quản trị chi phí mục tiêu có những lợi ích như sau đối với hệ thống quản lý doanh nghiệp:
- Tối ưu hóa chi phí: Hỗ trợ quản lý doanh nghiệp phân tích hiệu quả cách để sản xuất hoặc mua vào sản phẩm với chi phí thấp nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể linh hoạt hơn về tài chính và tập trung để đạt được lợi nhuận cao hoặc đề ra các chiến lược giá cạnh tranh trên thị trường nhằm thu hút nhiều khách hàng hơn.
- Tối ưu hóa chu kỳ sản phẩm: Thời gian chu kỳ sản phẩm là khoảng thời gian tính từ giai đoạn thiết kế đến khi sản phẩm sẵn sàng để đưa vào thị trường. Giảm chu kỳ sản phẩm có nghĩa là nhà quản lý sẽ giảm lãng phí thời gian không cần thiết và không làm tăng giá trị khi tới giai đoạn cuối cúng là đưa sản phẩm đến tay khách hàng. Đây chính là một lợi thế cạnh tranh tốt cho doanh nghiệp.
- Tăng khả năng sinh lời: Sử dụng phương pháp chi phí mục tiêu hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tăng khả năng sinh lợi một cách hiệu quả hơn. Hai yếu tố chính trong lợi nhuận bao gồm giá cả và chi phí. Kế toán quản trị chi phí mục tiêu sẽ giúp doanh nghiệp phát triển sản phẩm và định giá dựa trên chi phí cơ bản và giá cả thị thường, đảm bảo doanh nghiệp sẽ đưa ra sản phẩm có giá trị đối với khách hàng trên thị trường.
Phương pháp kế toán quản trị chi phí Kaizen
Phương pháp kế toán quản trị chi phí Kaizen tập trung vào việc giảm thiểu chi phí. Khi dịch từ tiếng Nhật, thuật ngữ Kaizen có thể được hiểu là “cải tiến” hay “thay đổi để tốt hơn”. Nếu phương pháp kế toán quản trị chi phí mục tiêu có mục đích là đáp ứng yêu cầu khách hàng, thì Kaizen hướng tới mục tiêu đáp ứng yêu cầu lợi nhuận của mỗi giai đoạn kinh doanh mà chủ doanh nghiệp đặt ra. Do đó, phương pháp này tập trung vào toàn bộ quá trình sản xuất, chứ không chỉ đơn thuần tập trung về sản phẩm.
Lợi ích của phương pháp kế toán quản trị chi phí Kaizen bao gồm:
- Khuyến khích cải tiến, thay đổi: Mục tiêu chính của phương pháp Kaizen là doanh nghiệp phải liên tục tìm cách cắt giảm chi phí. Để làm điều đó, các chủ doanh nghiệp phải chia nhỏ các mục tiêu để dễ thực hiện, ví dụ như tăng năng suất lao động, hạn chế hao hụt, lãng phí nguyên vật liệu. Nhờ đó, dễ dàng phân tích những thay đổi chi phí thực tế và quy trình sản xuất để tối ưu và cắt giảm chi phí nhân công và nguyên vật liệu.
- Tiết kiệm tối đa chi phí: Phương pháp Kaizen có chức năng giống như hệ thống kiểm soát ngân sách trong kế toán quản trị chi phí. Thông qua các hoạt động cải tiến liên tiếp, Kaizen giúp tiết kiệm chi phí theo nhiều cách thức và quy định cho từng bộ phận khác nhau.
- Tiết kiệm toàn diện hơn: Kết hợp phương pháp kế toán quản trị chi phí mục tiêu và Kaizen, doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí cho cả chu kỳ, đầy đủ từ giai đoạn thiết kế đến phát triển và sản xuất sản phẩm.
Phương pháp kế toán quản trị chi phí định mức
Đây là phương pháp tính toán giá thành sản phẩm dành cho các doanh nghiệp đã có quy trình sản xuất được xây dựng ổn định và có thể quản lý định mức, tổng hợp chi phí sản xuất và trình độ tổ chức, bao gồm:
- Định mức lý tưởng: Định mức chỉ có thể đạt được trong điều kiện hoàn hảo [không cho phép sự hư hỏng của máy móc, hoặc bất kỳ một sự gián đoạn sản xuất nào].
- Định mức thực tế: Định mức có thể đạt được nếu có sự cố gắng [cho phép thời gian ngừng máy hợp lý, hoặc thời gian nghỉ ngơi của nhân viên].
Lợi ích của phương pháp kế toán quản trị chi phí định mức:
- Cung cấp chuẩn mực để người quản lý đối chiếu, so sánh với chi phí thực tế.
- Tạo động lực thúc đẩy người lao động tiết kiệm chi phí trong sản xuất.
- Số liệu về chi phí, giá thành ổn định hơn.
- So với hệ thống chi phí thực tế, hệ thống kế toán đơn giản hơn.
Những lưu ý khi xây dựng kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp
Để doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định phù hợp trong ngắn hạn và hoạch định chiến lược kinh doanh dài hạn sáng suốt, hiệu quả, điều đó đòi hỏi mô hình kế toán quản trị chi phí phải phản ánh thông tin chính xác và tối ưu. Vì vậy, xây dựng kế toán quản trị chi phí trong doanh nghiệp phải đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau:
- Đảm bảo tính khái quát: Mô hình kế toán quản trị chi phí cần phản ánh đầy đủ những nội dung cơ bản thể hiện vai trò của quản trị chi phí [nhận diện, kiểm soát được chi phí sản xuất và kinh doanh]. Ngoài ra, mô hình cần phải đảm bảo cung cấp thông tin đảm bảo một cách trung thực, hợp lý và kịp thời.
- Đảm bảo tính đơn giản: Trong đó, trình độ nghiệp vụ kế toán và năng lực của nhân sự và nhà quản trị doanh nghiệp là yếu tố quan trọng hàng đầu. Bên cạnh đó, quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cũng cần được tinh gọn và tối ưu chi phí để hạn chế phức tạp hóa mô hình kế toán quản trị.
- Đáp ứng yêu cầu thông tin của nhà quản trị: Mô hình phải đảm bảo cung cấp được các thông tin tổng hợp và chi tiết theo nhu cầu của doanh nghiệp trong suốt chu trình khép kín từ khâu lập kế hoạch, thực thi và quản lý, kiểm tra, đánh giá.
Tổng kết
Trên đây là tổng hợp những nội dung khái quát về kế toán quản trị chi phí sản xuất chung. Hy vọng, bài viết đã đem lại những kiến thức bổ ích về quản lý chi phí trong doanh nghiệp. Hiện nay, công việc này có thể trở nên dễ dàng hơn với sự hỗ trợ của các phần mềm kế toán giúp thu thập thông tin, số liệu và xử lý chi phí đầu ra, đầu vào một cách chính xác, hiệu quả. Nếu bạn cần được tư vấn thêm thông tin về cách thức và chi phí triển khai giải pháp phần mềm kế toán với SimERP, hãy liên hệ ngay với chúng tôi tại đây nhé!