Tin học văn phòng hiện đang là kỹ năng vô cùng quan trọng trong công việc và nhiều ngành nghề lĩnh vực. Để thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng, bạn cần nắm vững các thao tác nền tảng trên máy tính và bổ sung kiến thức chuyên môn về sử dụng bộ phần mềm. Vậy kỹ năng tin học văn phòng là gì? Nhân tố nào ảnh hưởng trực tiếp đến việc phát triển kỹ năng này? Hãy cùng Hướng nghiệp GPO khám phá về kỹ năng này nhé!
1. Kỹ năng tin học văn phòng là gì?
Kỹ năng tin học văn phòng [Office Information Skills] là khả năng đánh máy, soạn thảo văn bản, nhập dữ liệu, giải nén file,... Sử dụng thành thạo các tính năng, hệ điều hành window, các ứng dụng như tin học văn phòng Excel, Word, Powerpoint,... Sử dụng Internet để tìm kiếm thông tin, nghe nhạc, xem phim, làm việc,...
2. Tầm quan trọng của kỹ năng tin học văn phòng là gì?
Hầu hết các doanh nghiệp đều yêu cầu nhân viên của mình phải thành thạo các kỹ năng mềm về tin học nói chung và học tin học văn phòng nói riêng để có thể hoàn thành trôi chảy các công việc văn phòng như là: hoạt động giao dịch bằng giấy tờ, văn bản; hoạt động kế toán – kiểm toán hay hoạt động liên quan đến quản lý hành chính – nhân sự; việc làm nhân viên hành chính văn phòng,…Bạn có thể thấy thì hầu hết các vị trí tuyển dụng của các cơ quan và doanh nghiệp đều có yêu cầu tối thiểu nhất đó là thành thạo và có chứng chỉ tin học văn phòng. Đây là kỹ năng mềm mà bạn có thể dễ dàng có ngay từ khi bạn còn ngồi trên ghế nhà trường và nếu các bạn thực sự có ý thức thực hành và tập luyện.
3. Cách rèn luyện kỹ năng tin học văn phòng?
• Kỹ năng Word: Microsoft Word là công cụ soạn thảo văn bản phổ biến nhất hiện nay, nó cho phép người dùng tạo văn bản bằng chữ, trình bày trang trí về phông chữ, màu sắc, đồ họa, hiệu ứng âm thanh, video,... Bên cạnh nó còn có công cụ kiểm tra chính tả, ngữ pháp nhiều ngôn ngữ để hỗ trợ người dùng. Word có nhiều bản theo các năm cập nhật, nó lưu tệp tin với đuôi .doc.
• Kỹ năng Excel: Microsoft Excel là công cụ xử lý bảng tính, tạo lập bởi các dòng, cột, để nhập dữ liệu, công thức tính toán. Excel có giao diện thân thiện, tính năng ưu việt để thiết lập, xử lý bảng và tính toán theo các hàm excel thường dùng trong văn phòng, công thức sẵn có.
• Kỹ năng PowerPoint: Powerpoint là công cụ trình chiếu văn bản, video, hình ảnh đã soạn. Học tin học cơ bản là học cách biết sử dụng thành thạo phần mềm này.
• Ngoài ra cần có những kỹ năng cơ bản không thể thiếu trong tin học văn phòng: Đánh văn bản bằng 10 ngón tay, Sử dụng các phím tắt trên máy tính, Sao lưu dữ diệu,...
Lời kết
Hướng nghiệp GPO hy vọng bài viết đã đem lại cho các bạn những thông tin hữu ích. Nếu các bạn có bất cứ thắc mắc hay cần hỗ trợ tư vấn Hướng nghiệp, vui lòng đăng ký thông tin tại đây hoặc để lại bình luận ở dưới bài viết này nhé!
Phan Ngọc
Theo 123job.vn
Xem thêm bài viết tại:
Kỹ năng giao tiếp là gì? Làm thế nào để có kỹ năng giao tiếp tốt?
Kỹ năng học tập là gì? Làm thế nào để có kỹ năng học tập tốt?
Kỹ năng đặt mục tiêu là gì? Làm thế nào để có kỹ năng đặt mục tiêu tốt?
Kỹ năng đặt câu hỏi là gì? Làm thế nào để có kỹ năng đặt câu hỏi tốt?
Kỹ năng sử dụng thiết bị văn phòng là gì? Làm thế nào để có kỹ năng sử dụng thiết bị văn phòng tốt?
Trong quá trình tìm việc tại Nhật, các bạn sẽ thấy trên thông tin tuyển dụng có ghi điều kiện ứng tuyển về kỹ năng máy tính như “Yêu cầu sử dụng được kỹ năng máy tính cơ bản [PC基本操作] ” . Kỹ năng máy tính cơ bản ở đây có thể hiểu là việc sử dụng được các phần mềm Excel, Word, Powerpoint hay phần mềm gửi mail Outlook. Tuy nhiên, sử dụng mức độ như thế nào thì có thể gọi là có “Kỹ năng máy tính cơ bản”? PR về khả năng máy tính như thế nào khi nộp hồ sơ hay khi phỏng vấn? Trong bài viết dưới đây, Tomoni sẽ cùng các bạn tìm hiểu kỹ về các vấn đề trên nhé.
Để các bạn chuẩn bị xin việc dễ hình dung về mức độ sử dụng các phần mềm office như thế nào được coi là cơ bản cũng như sử dụng được ở mức độ nào có thể đưa ra làm lợi thế cho bản thân khi ứng tuyển, Tomoni xin giới thiệu các kỹ năng hay dùng trong công việc của từng phần mềm cụ thể như dưới đây.
Mức độ sử dụng Excel
| Các task mức độ cơ bản |
|
| Các task mức độ trung cấp |
|
Mức độ sử dụng Word
| Các task mức độ cơ bản |
|
| Các task mức độ trung cấp |
|
Mức độ sử dụng Powerpoint
Với Powerpoint, việc nắm được kỹ năng trình bày để đối phương hiểu rõ điều bạn muốn truyền đạt quan trọng hơn việc học các chức năng của phần mềm này. Cụ thể, bạn sẽ soạn thảo tài liệu tốt hơn nếu nắm được cách lựa chọn loại bảng phù hợp với nội dung, hay cách lựa chọn cỡ chữ, cách phối màu.
Mức độ sử dụng Outlook
Với phần mềm gửi/nhận mail, chỉ yêu cầu nắm được 3 nội dung căn bản dưới đây:
- Đính kèm file
- Phân biệt và sử dụng đúng cc/bcc
- Nội dung quan trọng cần được thể hiện trong tiêu đề của mail
Kỹ năng máy tính cơ bản đã được giải thích chi tiết ở nội dung trên. Tuy nhiên, nếu chỉ trình bày theo đúng những gì các bạn có thể sử dụng được, ví dụ như “Tôi có thể dùng được Macro trong Excel” cũng không làm tăng cơ hội nhận Naitei. Lý do bởi nhiều trường hợp người phỏng vấn cũng không nắm rõ về kỹ năng máy tính, cũng như điều người phỏng vấn muốn biết không phải là “Bạn có kỹ năng máy tính gì”, mà là “Bạn có những kỹ năng nào để xử lý tốt công việc”. Ngoài ra, tuỳ thuộc vào ngành nghề ứng tuyển mà bạn cần thay đổi cách trình bày để gây ấn tượng cho nhà tuyển dụng, mà điều đầu tiên là việc đọc thật kỹ thông tin tuyển dụng cũng như thông tin về doanh nghiệp để hiểu kỹ năng mà doanh nghiệp mong muốn. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về cách trình bày trong giấy tờ ứng tuyển, cũng như khi phỏng vấn để tăng cơ hội nhận Naitei.
Với CV/ Bản tường thuật chi tiết kinh nghiệm làm việc
Cùng xem xét lỗi cơ bản về cách ghi liên quan đến kỹ năng máy tính dưới đây:
VD 「Word、Excelは、業務上支障なく使用できます」[Tôi có thể sử dụng Word, Excel không gặp trở ngại gì trong công việc]
→ “Không gặp trở ngại gì trong công việc” chỉ có thể khẳng định với công việc trước đây của bạn. Bởi vậy, các nội dung như “Sử dụng được ở mức độ nào”, hay “Sử dụng Word/Excel để soạn thảo các tài liệu như thế nào” sẽ cụ thể và giúp nhà tuyển dụng hình dung rõ hơn về khả năng của bạn.
Dưới đây, Tomoni sẽ hướng dẫn cách ghi Bản tường thuật chi tiết kinh nghiệm làm việc phù hợp với ngành nghề ứng tuyển.
| Ngành nghề | Nội dung công việc | Hướng dẫn cách ghi |
| 事務総務 [Văn phòng, tổng vụ] |
Công việc văn phòng, tổng vụ tuỳ doanh nghiệp sẽ bao gồm nghiệp vụ chính là nghe/trả lời điện thoại và tiếp đón khách đến doanh nghiệp. Với các doanh nghiệp yêu cầu kỹ năng máy tính cho ngành nghề này, hầu hết sẽ yêu cầu kỹ năng soạn thảo văn bản với Word và sử dụng các hàm cơ bản với Excel. |
|
| 経理 [Kế toán] |
Công việc kế toán là liên quan đến các nghiệp vụ tính lương cho nhân viên cũng như các nghiệp vụ liên quan đến điều hành của công ty, bởi vậy công việc không chỉ đòi hỏi kỹ năng máy tính mà còn yêu cầu khả năng xử lý nghiệp vụ văn phòng một cách chính xác. |
|
| 人事 [Nhân sự] |
Bộ phận nhân sự của doanh nghiệp thường sử dụng format văn bản có sẵn. Tuy nhiên bạn sẽ được đánh giá cao nếu có thể tự lập format các loại văn bản khác nhau. Ngoài ra, khả năng tổng hợp thông tin và trình bày trên Powerpoint cũng là kỹ năng cần thiết khi thực hiện các buổi giới thiệu về công ty hay các tài liệu đào tạo trong công ty. |
|
Trong phỏng vấn xin việc
Ngoài cách trình bày trong Bản tường thuật chi tiết kinh nghiệm làm việc（職務経歴書）như được giới thiệu ở trên, bạn có thể gây ấn tượng với nhà tuyển dụng về kỹ năng máy tính của bản thân trong quá trình phỏng vấn.
Tuy nhiên, lưu ý nhà phỏng vấn không muốn biết cụ thể về kỹ năng máy tính của bạn, mà muốn biết về bạn có khả năng cụ thể gì để thực hiện công việc. Cụ thể, chúng ta hãy xem xét hai cách trình bày dưới đây:
Bạn A: 「エクセルマクロやピボットテーブルを使えます」[Tôi có thể sử dụng Macro và bảng Pivot Table trong Excel]
Bạn B: 「マクロを使って年間100時間以上の業務効率化をしてきました」[Tôi sử dụng công cụ Macro để tối ưu hóa công việc, ước tính giảm hơn 100 tiếng/ năm với kỹ năng này]
Giữa hai cách nói trên, rõ ràng cách trình bày của B sẽ khiến B có khả năng nhận được Naitei cao hơn so với A, vì thể hiện rõ thực lực của mình qua con số một cách dễ hiểu. Bằng cách sử dụng con số để cụ thể hoá về khả năng máy tính của bản thân, bạn sẽ khiến những nhà tuyển dụng không hiểu rõ về kỹ năng máy tính, hay không có nhiều quan tâm cũng sẽ ấn tượng hơn về bạn. Nắm rõ cách trình bày này, bạn có thể học/tìm hiểu kỹ năng máy tính với mục tiêu đưa ra được các con số/ kết quả cụ thể.
Có ba cách để tự học nâng cao kỹ năng máy tính là: 1- qua sách tham khảo, 2- tự tra cứu trên mạng và đăng ký khoá học online. Với mục đích học để nâng cao kỹ năng máy tính để làm căn cứ cho những nội dung viết trong CV/ Bản kê khai chi tiết về kinh nghiệm làm việc, các bạn có thể tìm kiếm cách tự học dựa trên các từ khoá được giới thiệu ở trên.
Cụ thể, có thể tìm sách tham khảo/tra cứu trang web với từ khoá ビジネス書類テンプレート hay là Word テンプレート/ Excel テンプレート/ Powerpoint テンプレート. Các bạn cũng có thể dùng từ khoá cụ thể hơn như 企画書/報告書テンプレート để nắm rõ về format/ nội dung cần có cho từng loại văn bản, từ đó tự luyện tập để lập mẫu văn bản từ đầu.
Một vài đầu sách bạn có thể tham khảo:
Website tham khảm:
Tìm hiểu về nội dung cơ bản liên quan đến các loại tài liệu trong công ty:
Tìm hiểu các văn bản thường dùng trong nội bộ công ty Nhật
Kiến thức cơ bản về sử dụng font chữ tiếng Nhật trong văn bản business
Xin vui lòng liên hệ trước khi đăng lại hoặc trích dẫn nội dung và hình ảnh từ Tomoni.
Xem bình luận và phản hồi