- Mô hình PDCA là gì?
- Ví dụ về mô hình PDCA
- Chu trình PDCA trong làm việc nhóm
- Bước 1: Lập kế hoạch [P – Plan]
- Bước 2: Thực hiện [D – Do]
- Bước 3: Kiểm tra [C – Check]
- Bước 4: Điều chỉnh [A – Act]
- Lợi ích của chu trình PDCA trong làm việc nhóm
Mô hình PDCA là gì?
Bạn đang muốn biết: Mô hình PDCA là gì? Chu trình PDCA là gì? Nó là thuật ngữ được ghép lại từ các từ có ý nghĩa như sau:
- P – Plan: Kế hoạch.
- D – Do: Thực hiện.
- C – Check: Kiểm tra.
- A – Act: Điều chỉnh, cải tiến.
Theo đó bạn có thể hiểu một cách đơn giản chu trình PDCA chính là mô hình giúp kiểm soát và cải tiến hoạt động nào đó của công ty, doanh nghiệp. Nhà quản lý sẽ dựa vào đó để theo dõi, thay đổi công việc, đề ra mục tiêu và áp dụng nó theo một vòng lặp nhất định cho sự phát triển của công ty.
Hiện nay, mô hình PDCA thường được các nhà quản lý áp dụng cho các vị trí công việc như: Nhân viên kế toán, nhân viên kinh doanh và nhân viên Marketing. Khi áp dụng nó không hề gây bất kỳ khó khăn và bất cập nào cả và cực dễ dàng đưa những phong bàn, đội nhóm này trong công ty đạt hiệu suất công việc cao nhất.
👉 Xem thêm: Workflow – Phương pháp xây dựng quy trình làm việc tối ưu
Ví dụ về mô hình PDCA
Để giúp bạn dễ dàng hiểu rõ hơn về mô hình PDCA, cùng đi vào một ví dụ cụ thể như sau:
“Bạn có dự định sẽ đi du lịch Singapore vào cuối năm nay. Để có thể thực hiện, bạn cần ít nhất 20 triệu đồng cho chuyến đi này. Khi áp dụng theo mô hình PDCA nó sẽ được triển khai theo chu trình sau:
- Từ thời điểm bạn có dự định, cách thời điểm bạn muốn đi hơn 10 tháng. Vì vậy mục tiêu bạn cần đặt ra cho bản thân là mỗi tháng phải tiết kiệm được ít nhất 2 triệu đồng cho chuyến đi. Để làm được điều đó, bạn phải giảm chi tiêu, giảm các khoản không cần thiết và có thể nhận thêm việc làm ngoài.
- Thực hiện quá trình tiết kiệm chi tiêu hoặc nhận thêm việc làm tại nhà như kế hoạch đã đặt ra trước đó.
- Sau một khoảng thời gian thực hiện kế hoạch, bạn cần kiểm tra xem khoản tiết kiệm của mình có đúng với dự định ban đầu không.
- Bạn xác định được vấn đề bản thân không tiết kiệm hiệu quả số tiền mong muốn, lúc này bạn cần có những hướng điều chỉnh để phù hợp hơn.
Sau đó bạn sẽ lặp đi lặp lại chu trình này trong suốt khoảng thời gian xác định để đạt được mục tiêu đề ra ban đầu là chuyến du lịch Singapore vào cuối năm.”
Chu trình PDCA trong làm việc nhóm
Chu trình PDCA trong sản xuất của một nhóm để tạo được hiệu quả sẽ triển khai theo các bước như sau:
Bước 1: Lập kế hoạch [P – Plan]
- Thiết lập nên những mục tiêu, mục đích mà bạn muốn nhóm phát triển theo.
- Mô tả chi tiết từng nhiệm vụ qua những thông tin cụ thể và rõ ràng.
- Thành lập nhóm thực hiện, kèm theo đó cần đặt ra thời gian hoàn thành nó.
- Ghi lại toàn bộ dữ liệu dự kiến sẽ được đưa vào dùng trong quá trình thực hiện.
- Lập kế hoạch thực hiện, rồi tiến hành phân tích người thực hiện phù hợp theo từng công việc, cách vận hành như thế nào cho hiệu quả và hướng triển khai ra sao,…
Bước 2: Thực hiện [D – Do]
- Tiến hành triển khai thực hiện các công việc theo kế hoạch đã đề ra.
- Thường xuyên cập nhật tiến độ công việc theo yêu cầu đề quản lý nắm được.
- Tuân thủ đúng với lịch trình công việc đặt ra, ghi lại những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện.
Bước 3: Kiểm tra [C – Check]
- Sau một khoảng thời gian thực hiện theo kế hoạch, nhà quản lý cần tiến hành kiểm tra kết quả. Thông qua đó đánh giá những gì đang làm có đúng với kế hoạch đã đề ra hay không.
- Ghi lại những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc và triển khai kế hoạch như: Các vấn đề về khó khăn, thách thức, các sai sót, thay đổi,…
- Xác định chính xác các nguyên nhân dẫn đến các vấn đề trong quá trình thực hiện kế hoạch.
Bước 4: Điều chỉnh [A – Act]
- Tiến hành sửa đổi kế hoạch cho phù hợp với thực tế.
- Xác định các phương án phòng tránh đối với những vấn đề có thể phát sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch.
- Lặp lại các bước P-D-C-A theo bản kế hoạch mới được đặt ra cho đến khi đạt được mục tiêu như đã đề ra ban đầu.
Vậy, yếu tố nào trong chu trình PDCA là quan trọng nhất? Đó chính là P – Kế hoạch. Toàn bộ các chu trình về sau thực hiện và triển khai như thế nào đều dựa trên kế hoạch được đề ra. Chính vì vậy mà nó là yếu tố ảnh hưởng đến toàn bộ mô hình PDCA.
👉 Xem thêm: Phương pháp xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban
Lợi ích của chu trình PDCA trong làm việc nhóm
Lợi ích khi nhóm áp dụng chu trình PDCA cho hoạt động sản xuất của mình như sau:
- Nó tạo nên mô hình được cải tiến liên tục, chính xác hơn và giúp nhóm sửa chữa các lỗi, vấn đề khi triển khai dự án.
- Khuyến khích công ty phát triển sự thay đổi mang tính đột phá và đảm bảo hiệu suất, chất lượng công việc tuyệt vời nhất.
- Nó giúp công ty quản lý chất lượng trong sản xuất, phân tích, đo lường và xác định được những yêu cầu cần thay đổi theo mong muốn của khách hàng.
- Giúp cho nhà quản lý duy trì được quyền hạn kiểm soát của mình đối với các nhân sự trong một dự án.
- Mô hình PDCA giúp công ty cải thiện hơn về năng suất làm việc. Đồng thời, nó hỗ trợ việc phối hợp với các quy trình làm việc khác để đẩy nhanh hoạt động kinh doanh và khả năng cạnh tranh trên thị trường.
👉 Xem thêm: Chức năng nhiệm vụ của phòng sản xuất trong doanh nghiệp
Như vậy, bài viết trên đã giúp bạn hiểu mô hình PDCA là gì rồi đúng không? Hy vọng nó không chỉ là thông tin hữu ích mà còn giúp nhà quản lý áp dụng cho nhóm làm việc của công ty hiệu quả nhất.