Phân tích các bước hoạch định chiến lược và kèm ví dụ mình hóa cho mọi bước

Bất kể bạn là nhà lãnh đạo của một doanh nghiệp nhỏ hay một tập đoàn lớn, kỹ năng lên chiến lược là điều thiết yếu nếu bạn muốn doanh nghiệp của mình sống sót trên thương trường khốc liệt.

Base resources - Lên kế hoạch chiến lược (Strategic Planning) là một phần quan trọng trong kế hoạch tăng trưởng của công ty. Một bản kế hoạch chiến lược đầy đủ giúp nhà lãnh đạo có tầm nhìn thực tế cho tương lai của doanh nghiệp và đồng thời tối đa hóa tiềm năng phát triển của công ty.

Vậy, kế hoạch chiến lược là gì? Chính xác thì điều này có vai trò gì đối với một doanh nghiệp và làm thế nào để có thể tạo lập một kế hoạch chiến lược hiệu quả? Những câu hỏi đó sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây:

Yếu tố quyết định sự sống còn của một doanh nghiệp - Kế hoạch chiến lược

Nói một cách đơn giản, lập kế hoạch chiến lược là xác định những mục tiêu doanh nghiệp sẽ đạt được trong dài hạn và các phương án để thực hiện mục tiêu đó. Trọng tâm của kế hoạch chiến lược là làm thế nào để toàn bộ tổ chức cùng có tầm nhìn chung, cùng cố gắng để đạt được mục tiêu chung có lợi cho tất cả các bên.

Nhiều người tin rằng chỉ có một cách duy nhất để lập kế hoạch chiến lược. Đó là một suy nghĩ sai lầm. Có rất nhiều hình thức lập kế hoạch chiến lược khác nhau, ví dụ: lập kế hoạch dựa trên các vấn đề hiện tại tổ chức đang gặp phải hay dựa trên vấn đề muốn hướng tới trong tương lai. Tùy thuộc vào tình hình và quy mô doanh nghiệp mà nhà lãnh đạo sẽ chọn cách lên kế hoạch chiến lược phù hợp.

Đọc thêm: Quản lý dự án: 4 bước lên kế hoạch dự án hoàn hảo

Lên kế hoạch chiến lược để làm gì?

Kế hoạch chiến lược đóng vai trò như kim chỉ nam cho mọi hoạt động của tổ chức. Với kế hoạch này, toàn công ty sẽ cùng dốc sức đi theo một định hướng chung mang lại lợi ích cho toàn bộ cá nhân cho tổ chức và các bên liên quan. Một kế hoạch chiến lược hiệu quả sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và dưới đây là các ví dụ:

• Chỉ ra con đường cho doanh nghiệp: Một kế hoạch chiến lược giống như một lộ trình, dẫn đường cho tổ chức vượt qua mọi thách thức để đạt được mục tiêu. Bên cạnh đó, kế hoạch chiến lược còn giúp doanh nghiệp xác định các mục tiêu nhỏ hơn nhằm đảm bảo tiến độ hoàn thành mục tiêu lớn.

• Tăng sự tập trung nỗ lực: Kế hoạch chiến lược thiết lập hướng đi chung cho cả doanh nghiệp, do đó, mọi cá nhân sẽ tăng cường sự tập trung để đạt được điều đó.

• Cải thiện nhận thức về doanh nghiệp: Một khi thiết lập kế hoạch chiến lược toàn diện, những nhà lãnh đạo sẽ nhìn nhận doanh nghiệp trên nhiều khía cạnh về điểm mạnh, điểm yếu và vị trí trên thị trường. 

• Mang lại định hướng rõ ràng cho nhân viên: Với mục tiêu rõ ràng, nhiệm vụ cụ thể và những tiêu chí đánh giá minh bạch, nhân viên sẽ biết họ cần làm những gì, công việc của họ được đánh giá ra sao và từ đó họ sẽ có động lực hoàn thành nhiệm vụ.

5 bước xây dựng kế hoạch chiến lược hoàn hảo

5 bước xây dựng kế hoạch chiến lược hiệu quả

1. Xác định vị trí chiến lược

Biết được doanh nghiệp đang đứng ở đâu trên thương trường, bạn sẽ xác định được mục tiêu bạn muốn hướng đến và cách bạn đạt được điều đó. Hãy bắt đầu bằng các cuộc nói chuyện với các lãnh đạo cấp cao tại công ty để nắm bắt tình hình nội tại, sau đó làm một cuộc khảo sát để hiểu nhu cầu khách hàng. Thu thập dữ liệu về ngành và thị trường cũng là nhân tố bắt buộc cần có để tạo nên một cái nhìn toàn diện về vị trí của doanh nghiệp trên thị trường và trong tâm trí khách hàng.

Phân tích dữ liệu thu thập được bằng mô hình SWOT hoặc PEST để hệ thống hóa thông tin thành các nhóm cụ thể. Những thông tin được phân chia sẽ hỗ trợ nhà lãnh đạo nhìn nhận toàn diện tình hình môi trường kinh doanh doanh nghiệp đang hoạt động cũng như xác định điểm mạnh, điểm yếu, những cơ hội và thách thức của chính doanh nghiệp.

Mô hình PEST và SWOT thường được sử dụng song song để hiểu rõ hơn về môi trường kinh doanh. Tuy nhiên, hai mô hình này lại áp dụng cho các cấp độ phân tích kinh doanh khác nhau.

Mô hình PEST tập trung vào bức tranh lớn và tác động đến toàn bộ hoạt động kinh doanh, thị trường hoặc một quyết định quan trọng. PEST được sử dụng tốt nhất cho nghiên cứu thị trường và phân tích rộng hơn về môi trường kinh doanh.

Mô hình PEST

Mặt khác, mô hình SWOT có phạm vi nhỏ hơn, tập trung vào chính tổ chức để xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của doanh nghiệp. Phân tích SWOT thường được tiến hành khi bắt đầu một dự án mới hoặc để đánh giá một dòng sản phẩm.

Mô hình SWOT có phạm vi trong nội bộ doanh nghiệp

Kết hợp hai mô hình phân tích cấp vĩ mô và vi mô về doanh nghiệp sẽ giúp bạn hiểu được bức tranh hoàn chỉnh về thị trường, xác định cơ hội cho doanh nghiệp, có phương án giảm thiểu rủi ro và lên kế hoạch hiệu quả cho tương lai.

Đọc thêm: 5 bước xử lý khủng hoảng trong quản lý dự án

2. Xác định các mục tiêu ưu tiên

Sau khi đã hiểu doanh nghiệp của bạn đang đứng ở đâu trên thị trường, giờ là lúc xác định các mục tiêu nhỏ (Objectives) để đạt được mục tiêu lớn (Goals). Lưu ý rằng các Objectives đặt ra cần phù hợp với sứ mệnh và tầm nhìn doanh nghiệp.

Hãy đặt ra càng nhiều mục tiêu càng tốt, nhưng sau đó, bạn nên xem xét và chọn ra những mục tiêu quan trọng, có sức ảnh hưởng rộng để ưu tiên thực hiện. Bạn có thể xác định những mục tiêu ưu tiên bằng cách đặt ra các câu hỏi như:

• Mục tiêu nào quan trọng hơn?
• Mục tiêu nào khi hoàn thành sẽ giúp nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thị trường?
• Làm thế nào để xác định những yếu tố hoàn thành mục tiêu?
• Mục tiêu nào đang là cấp bách nhất?

Các Objectives cần có thể đo lường được để dễ dàng theo dõi. Chỉ số thông dụng nhất dùng để đánh giá hiệu quả công việc, mục tiêu hiện đang là là KPI - Key Performance Indicator.

3. Xây dựng kế hoạch

Giờ đến bước quan trọng nhất, xây dựng kế hoạch chiến lược. Nhiệm vụ chính trong bước này là xây dựng các chiến thuật cụ thể và thiết lập timeline để theo dõi tiến độ và hiệu quả công việc. 

Bản đồ chiến lược là một công cụ hiệu quả để trực quan hóa toàn bộ kế hoạch của bạn. Một bản đồ chiến lược cần có các thành phần sau:

• 4 trụ cột: Tài chính, khách hàng, quy trình và con người

• Liệt kê mục tiêu nằm trong mỗi trụ cột bằng các hình khối (thường là hình tròn và hình chữ nhật). Các mục tiêu không nên quá nhiều, thường không vượt quá 20 mục tiêu.

• Các mục tiêu của từng bộ phận được sắp xếp theo chiều dọc và được kết nối với nhau

• Chú thích mối quan hệ nhân quả giữa các mục tiêu

Bản đồ chiến lược đơn giản

Đọc thêm: Bản đồ chiến lược: Mô hình tư duy chiến lược cho nhà lãnh đạo

4. Triển khai kế hoạch chiến lược

Tổ chức cuộc họp với sự góp mặt của các thành phần quan trọng là bước đầu tiên để khởi động kế hoạch chiến lược. Bên cạnh đó, công tác truyền thông nội bộ cũng cần được áp dụng để phổ biến cho toàn bộ nhân viên nắm được mục tiêu chiến lược nhằm định hướng toàn thể công ty đi theo một mục tiêu chung.

Trong quá trình triển khai kế hoạch, tiêu chí KPI sẽ được sử dụng xuyên suốt như một cách truyền đạt trách nhiệm từ cấp trên xuống cấp dưới. 

5. Theo dõi và đánh giá chiến lược

Trên cơ sở hàng quý, hãy tổ chức những cuộc họp review lại tình hình đạt được KPI của các nhóm. Với các nhóm chưa đạt được KPI, hãy xem cách họ triển khai công việc và điều chỉnh lại những sai sót trong quá trình làm việc của những nhóm đó. Trên cơ sở hàng năm, doanh nghiệp nên dành thời gian đánh giá lại các ưu tiên và vị trí chiến lược để đảm bảo rằng tất cả hoạt động đang đi đúng hướng.

Kết luận

Doanh nghiệp không có kế hoạch chiến lược giống như chiếc thuyền không có la bàn. Không chỉ định hướng đúng đắn hướng đi cho doanh nghiệp, kế hoạch chiến lược còn là động lực thúc đẩy doanh nghiệp luôn tiến về phía trước, tạo ra những giá trị phục vụ xã hội và cho cả bản thân doanh nghiệp. Mặc dù lập kế hoạch chiến lược chiếm nhiều thời gian trong giai đoạn đầu nhưng đó là khoản thời gian tiêu tốn chính đáng để có thể tạo ra giá trị khổng lồ sau này.

Trong bối cảnh thị trường "VUCA" như hiện nay, có rất nhiều yếu tố có thể tác động bất ngờ tới kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp (như Covid-19). Bởi vậy, một kế hoạch chiến lược cần tính toán sẵn đến các rủi ro và "tính liên tục" - khả năng vận hành và kinh doanh một cách bình thường trong các điều kiện khó khăn.

Ví dụ: Trong điều kiện phải giãn cách xã hội do Covid-19, doanh nghiệp làm thế nào để chấm công nhân viên? Làm thế nào để ký tá giấy tờ? Làm thế nào để đảm bảo luồng quy trình không đứt gãy?

Tham khảo ngay Bộ giải pháp Kinh doanh không gián đoạn (Business Continuity) giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để bài toán này. Nhận ngay 01 Premium Ebook do Base.vn phối hợp cùng tập đoàn FPT thực hiện khi đăng ký trải nghiệm bộ giải pháp.

Trong quản trị chiến lược thường có 3 giai đoạn: hoạch định, thực thi và đánh giá chiến lược. Trong đó, hoạch định chính là bước đầu tiên vô cùng quan trọng định hướng toàn bộ công việc mà doanh nghiệp cần phải thực hiện để đạt được mục tiêu mà mình đề ra. Do đó, hoạch định chiến lược và lựa chọn công cụ hoạch định chiến lược là điều không thể thiếu và ảnh hưởng rất lớn đến các hoạt động của doanh nghiệp. Khi nhắc đến công cụ hoạch định chiến lược, bên cạnh những cái tên quen thuộc như SWOT và BCG thì hiện nay, BSC cũng dần trở thành một công cụ thường được các doanh nghiệp “điểm danh”.

Hoạch định chiến lược - bước đầu trong quản trị chiến lược

Dù ở ngành nào, làm về lĩnh vực đầu tư hay sản xuất, các doanh nghiệp đều có một mục tiêu chung là tồn tại và phát triển. Những thay đổi về môi trường xã hội, chính sách, khoa học – công nghệ, điều kiện kinh tế… có thể là nguy cơ nhưng cũng có thể là các cơ hội cho doanh nghiệp. Mấu chốt nằm ở khả năng thích nghi và đáp ứng được sự thay đổi này đến đâu. Chính vì vậy, hoạch định chiến lược là một công việc rất quan trọng, vì nó không chỉ đơn thuần là việc lập kế hoạch mà còn là quá trình không ngừng hoàn thiện và bổ sung chiến lược thích ứng với hoàn cảnh thực tiễn, kết hợp với quá trình thực thi và đánh giá chiến lược.

Hoạch định chiến lược là việc đưa ra những quyết định và hành động mang tính định hướng và dẫn dắt để doanh nghiệp trở thành “cái gì”, “làm gì”, “làm như thế nào” và “tại sao cần làm như vậy”. Thế nên việc hoạch định gắn với sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp. Về cơ bản, hoạch định chiến lược gồm các bước phân tích môi trường kinh doanh, xác định mục tiêu chiến lược, xác định các phương án lựa chọn chiến lược và quyết định chiến lược. Trong đó việc phân tích môi trường kinh doanh có thể kết hợp với các công cụ hoạch định chiến lược như SWOT hay BCG. Việc hoạch định không chỉ chỉ rõ đích đến và cách thức để doanh nghiệp đi đến đích mà còn nêu rõ cách thức đo lường mức độ thành công.

Hoạch định chiến lược là quá trình phân tích, đánh giá nhằm đưa ra những quyết định mang tính chất định hướng và dài hạn nhằm hướng đến tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp.

​SWOT – Công cụ hoạch định chiến lược hướng vào doanh nghiệp

SWOT là từ viết tắt của bốn từ: - Strengths (Điểm mạnh) -Weaknesses (Điểm yếu) - Opportunities (Cơ hội) - Threats (Nguy cơ)

Đây là một công cụ rất hữu dụng giúp doanh nghiệp hiểu rõ chính mình, đặc biệt là về các lợi thế cạnh tranh cũng như những điểm yếu cần khắc phục. Thông qua việc phân tích điểm mạnh, điểm yếu, SWOT hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra các chiến lược bằng cách kết hợp các yếu tố, như dùng điểm mạnh (S) để nắm bắt cơ hội (O), dùng điểm mạnh (S) để đối phó nguy cơ (T), khắc phục điểm yếu (W) để tận dụng cơ hội (O) hoặc tận dụng cơ hội để khắc phục điểm yếu và khắc phục điểm yếu (W) để hạn chế nguy cơ (T). Ngoài ra, còn có một cách kết hợp cả 4 yếu tố S-W-O-T là sử dụng điểm mạnh để khai thác cơ hội, khắc phục điểm yếu và giảm thiểu nguy cơ. Sự kết hợp các yếu tố này còn được gọi là ma trận SWOT, được các nhà quản trị thực hiện trong quá trình ứng dụng công cụ hoạch định chiến lược.

Bảng phân tích SWOT sẽ giúp doanh nghiệp có được những thông tin hữu ích để kết nối các nguồn lực và khả năng của công ty với môi trường cạnh tranh mà công ty đang hoạt động. Đây là một trong những yếu tố quan trọng giúp việc hoạch định chiến lược cụ thể và hiệu quả.

Khi phân tích công cụ SWOT, các yếu tố điểm mạnh, điểm yếu là những yếu tố thuộc về doanh nghiệp, cơ hội và nguy cơ là yếu tố từ môi trường bên ngoài. Song, cốt lõi của SWOT vẫn là việc phân tích lợi thế và hạn chế của chính doanh nghiệp để từ đó đưa ra những chiến lược phù hợp nên SWOT là công cụ hoạch định chiến lược có xu hướng tập trung vào nội lực doanh nghiệp.

​

Công cụ SWOT tập trung vào việc phân tích thế mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp, kết hợp với những cơ hội và nguy cơ từ môi trường bên ngoài để đưa ra những chiến lược phù hợp cho doanh nghiệp lựa chọn.

BCG – Công cụ hoạch định chiến lược hướng ra thị trường

Nếu như công cụ SWOT có xu hướng tập trung phân tích nội lực doanh nghiệp để ứng phó với những thách thức và cơ hội từ môi trường bên ngoài thì BCG lại tập trung trực tiếp vào thị trường mà doanh nghiệp hướng đến. Thông qua việc phân tích SBU trong BCG, các nhà quản trị cũng sẽ đánh giá được vị thế cạnh tranh và tiềm lực phát triển của các loại sản phẩm, từ đó đưa ra những chiến lược phát triển cho doanh nghiệp chủ yếu trên khía cạnh thị phần và lợi nhuận. BCG là từ viết tắt của Boston Consulting Group, được xây dựng để giúp doanh nghiệp định hướng chiến lược thị phần của mình bằng cách phân chia sản phẩm vào các nhóm khác nhau. Cấu trúc của BCG gốm bốn phần: Dấu hỏi chấm, Ngôi sao, Bò sữa và Chó mực. ​ Dấu hỏi chấm là nhóm sản phẩm có vị thế cạnh tranh và thị phần thấp nhưng lại là có tăng trưởng cao và triển vọng trong việc phát triển. Nếu nhóm này được chú ý đầu tư có thể sẽ trở thành Ngôi sao. Ngôi sao là nhóm sản phẩm có sự tăng trưởng cao, có lợi thế cạnh tranh và nhiều cơ hội để phát triển lợi nhuận và tăng trưởng dài hạn. Bò sữa là nhóm những sản phẩm có sự tăng trưởng thấp nhưng thị phần cao, có khả năng sinh lợi nhưng không có cơ hội phát triển. Và nhóm Chó mực là những sản phẩm có sự cạnh tranh yếu và thị phần thấp, tốc độ tăng trưởng chậm, là những sản phẩm nên hạn chế đầu tư và dần loại bỏ.

Thông qua công cụ BCG, các nhà quản trị có thể hoạch định chiến lược và tập trung nguồn lực một cách chính xác, giúp doanh nghiệp tận dụng lợi thế cạnh tranh, đáp ứng được nhu cầu và xu hướng của thị trường.

Công cụ BCG tập trung phân tích thị trường, đánh giá vị thế cạnh tranh và tiềm lực phát triển của các sản phẩm, từ đó hoạch định chiến lược cho doanh nghiệp chủ yếu trên khía cạnh thị phần và lợi nhuận.

BSC – Công cụ hướng đến sự phát triển cân bằng

BSC (Balance Score Card) hay còn gọi là Thẻ điểm cân bằng, thực chất là một mô hình quản trị chiến lược được rất nhiều doanh nghiệp ứng dụng. Vậy tại sao BSC lại được một số doanh nghiệp xem như một công cụ hoạch định chiến lược?
Bởi là một công cụ quản trị chiến lược điển hình, đương nhiên BSC không thể không có những bước hoạch định. Do đó, các doanh nghiệp xem BSC là một công cụ hoạch định chiến lược cũng không sai. Bước đầu tiên trong quá trình ứng dụng BSC vào quản trị doanh nghiệp là việc phân tích và đánh giá thực trạng tổng thể của doanh nghiệp, bao gồm tầm nhìn, sứ mệnh, con người, văn hóa… Tiếp đến là xác định thế mạnh, điểm yếu của công ty thông qua phân tích ma trận SWOT rồi từ đó xây dựng chiến lược và lựa chọn chiến lược phù hợp. Đó cũng chính là những bước cơ bản trong hoạch định chiến lược. Điểm đặc biệt của công cụ BSC là tính cân bằng vì nền tảng chiến lược của BSC luôn được xây dựng trên bốn yếu tố: tài chính, khách hàng, quy trình và con người. Nếu như SWOT tập trung vào doanh nghiệp, BCG hướng ra thị trường thì BSC hoạch định chiến lược dựa trên cả hai nguồn nội – ngoại lực. Sự cân bằng đem lại cho doanh nghiệp một thế phát triển ổn định và vững chắc vì một doanh nghiệp không thể chỉ tập trung vào tài chính hay khách hàng. Sau tám đến mười năm, các doanh nghiệp không gặp khó khăn về tài chính, cũng đã vượt qua được trở ngại về khách hàng, nhưng họ lại đứng trước nguy cơ về quy trình và con người không theo kịp chiến lược. Nếu ngay từ bước hoạch định chiến lược chúng ta xem nhẹ hai yếu tố này thì không sớm cũng muộn, doanh nghiệp sẽ phải đối diện với khủng hoảng.

Bên cạnh đó, BSC không dừng lại ở công cụ hoạch định chiến lược mà còn bao hàm cả phần thực thi và đánh giá chiến lược. Do đó, nó trở thành công cụ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để có sự thống nhất và thuận tiện trong việc quản trị.

BSC là một công cụ quản trị chiến lược với phần hoạch định dựa trên bốn yếu tố tài chính, khách hàng, quy trình và con người mang lại tính cân bằng khi xây dựng và lựa chọn chiến lược, giúp doanh nghiệp phát triển ổn định và vững bền.

Trên đây là 3 công cụ hoạch định chiến lược thường được các doanh nghiệp “điểm danh” và ứng dụng trong quản trị chiến lược. Mỗi công cụ đều tập trung vào những khía cạnh và đối tượng khác nhau tạo nên lợi thế riêng cho mỗi công cụ. Tùy thuộc vào nhu cầu và nền tảng của mình mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn các công cụ phù hợp hỗ trợ cho việc hoạch định chiến lược.