Tự động kế bảng trong Google Sheet

Trong hướng dẫn này, Gitiho sẽ hướng dẫn các bạn cách đánh số hàng trong Google Sheets.

Việc lựa chọn cách đánh số hàng trong Google Sheets sẽ phụ thuộc vào cách dữ liệu của bạn được cấu trúc hoặc cách bạn muốn điều này hoạt động.

Sử dụng tính năng Fill Handle

Nếu bạn có bảng dữ liệu không có bất kỳ hàng trống nào, đây là cách dễ nhất để thêm số serial.

Giả sử bạn có bảng dữ liệu như hình dưới đây và muốn thêm số serial vào cột A.

Dưới đây là các bước để điền số Serial bằng tính năng Fill Handle:

Bước 1: Chèn một cột vào bên trái cột Name bằng cách, kích chuột phải vào bất kỳ ô nào trong cột A và chọn Insert trong menu hiển thị.

Bước 2: Đặt tiêu đề cho cột mới và định dạng nó giống như các cột khác.

Bước 3: Trong ô A2, nhập 1.

Bước 4: Trong ô A3, nhập 2.

Bước 5: Chọn cả hai ô.

Bước 6: Đặt con trỏ chuột ở góc dưới bên phải của vùng chọn. Con trỏ sẽ thay đổi thành biểu tượng dấu cộng (đây được gọi là tính năng Fill Handle).

Bước 7: Kích đúp bằng chuột (hoặc kích giữ chuột trái và kéo xuống cho đến số bạn muốn)

Các bước trên sẽ chèn số serial trong cột bổ sung mà bạn đã chèn. Sau đó, bạn có thể định dạng cột này để làm cho nó trông đẹp hơn.

Sử dụng hàm ROW để đánh số hàng

Bạn có thể sử dụng hàm ROW (bằng cách điều chỉnh một chút) để lấy số serial trong một cột.

Giả sử bạn có một bảng dữ liệu như hình dưới đây và muốn thêm số serial vào cột A. Dưới đây là các bước để thực hiện việc này:

Bước 1: Chèn một cột vào bên trái cột Name bằng cách, kích chuột phải vào bất kỳ ô nào trong cột A và chọn Insert trong menu hiển thị.

Bước 2: Đặt tiêu đề cho cột mới.

Bước 3: Trong ô A2, nhập công thức: =ROW()–1

Bước 4: Sao chép và dán tất cả các ô mà bạn muốn có số serial.

 Công thức trên sử dụng hàm ROW để lấy số hàng hiện tại và sau đó trừ đi 1 vì chúng ta đang bắt đầu từ hàng thứ hai trở đi. Trong trường hợp bạn đang bắt đầu từ hàng đầu tiên, bạn chỉ cần sử dụng chức năng ROW.

Trong trường hợp bạn chỉ muốn hiển thị số serial cho các bản ghi được điền, có thể sử dụng công thức dưới đây:

=IF(B2<>"",ROW()-1,"")

Bạn có thể sử dụng công thức này trên một số ô mở rộng trong cột (ngay cả khi không có bản ghi nào trong đó hiện tại). Ngay sau khi bạn thêm một bản ghi mới, số sẽ tự động xuất hiện.

Ở trên sử dụng hàm IF để kiểm tra xem có bất kỳ văn bản nào trong ô liền kề hay không. Trong trường hợp không có văn bản, nó trả về giá trị trống, nếu không nó trả về số hàng.

Ưu điểm khi sử dụng hàm ROW là trong trường hợp bạn xóa một hàng khỏi bảng dữ liệu này, hàm sẽ tự điều chỉnh để hiển thị số hàng chính xác.

Sử dụng hàm COUNTA để đánh số hàng

Một cách khác để bạn có thể đánh số hàng trong Google Sheets là sử dụng hàm COUNTA.

Hàm COUNTA sẽ đếm số lượng ô không trống các ô liền kề và chỉ trả về số serial khi hàng được lấp đầy (không giống như cách sử dụng hàm ROW ở trên vẫn cung cấp số serial nếu hàng trống).

Giả sử bạn có bảng dữ liệu như hình dưới đây và chỉ muốn gán số hàng (số serial) cho một hàng nếu hàng đó có nội dung.

Công thức dưới đây sẽ thực hiện điều này:

=IF(ISBLANK(B2),"",COUNTA($B$2:B2))

Trong công thức trên, hàm IF kiểm tra xem ô liền kề có trống hay không (sử dụng hàm ISBLANK). Nếu trống, công thức IF sẽ trả về một khoảng trống và nếu không, nó sẽ đếm tất cả các hàng đã điền trong phạm vi được chỉ định và đưa ra số đó.

Lưu ý trong công thức trên sử dụng $B$2:B2 làm phạm vi và đã khóa B2 đầu tiên chứ không phải ô thứ hai. Điều này cho phép mở rộng phạm vi khi tôi sao chép công thức này sang các ô khác. Ví dụ: nếu sao chép ô này sang ô B5, nó sẽ mở rộng và phạm vi sẽ trở thành $B$2:B5

Thêm 1 vào số serial trước đó

Đây là một cách nhanh chóng và đơn giản để thêm số serial vào một cột. Nó phù hợp nhất khi bạn không có hàng trống trong bảng dữ liệu.

Giả sử bạn có bảng dữ liệu như hình dưới đây và muốn chèn số serial vào cột A.

Dưới đây là các bước để thực hiện việc này:

Bước 1: Nhập 1 vào ô A2.

Bước 2: Trong ô A3, nhập công thức =A2+1.

Bước 3: Sao chép và dán công thức này cho tất cả các ô trong cột mà bạn muốn chèn số.

Công thức trên sẽ cộng thêm số 1 vào số trong ô phía trên nó

Mặc dù đây là một phương pháp đơn giản và dễ hiểu, nhưng có một số hạn chế bạn phải biết trước khi sử dụng phương pháp này:

- Điều này sẽ chỉ định một số bất kể có hàng trống hay không.

- Trong trường hợp bạn xóa một hàng, tất cả các giá trị bên dưới hàng đó sẽ trả về lỗi tham chiếu (#REF!).

- Khi bạn chèn một hàng mới, nó sẽ không tự động cập nhật số hàng. Bạn sẽ phải sao chép và dán công thức vào tất cả các ô trong hàng mới này và tất cả các ô bên dưới nó.

Trên đây Gitiho vừa giới thiệu với các bạn 4 cách để đánh số các hàng trong Google Sheets. Bạn có thể chọn một trong bất kỳ phương pháp nào ở trên dựa trên cách dữ liệu của bạn được cấu trúc. Trong trường hợp có các hàng trống trong bảng dữ liệu của mình, tốt nhất bạn nên sử dụng phương pháp COUNTA.

CÓ THỂ BẠN CŨNG QUAN TÂM

Hướng dẫn cách chèn ký hiệu độ (°) trong Google Sheets  
Hướng dẫn cách tự động hóa Google Sheets bằng Macro
Cách sắp xếp dữ liệu theo hàng ngang trong Google Sheets 

Cùng tham gia cộng đồng hỏi đáp về chủ đề Tin học văn phòng