Làm việc nhóm là một trong những nhân tố quyết định sự thành công của dự án và việc phát triển nhóm dự án hiệu quả là một trong những trách nhiệm hàng đầu của nhà quản trị dự án.
Lợi ích khi có một nhóm làm việc hiệu quả
- Rút ngắn thời gian thực hiện và nâng cao chất lượng thực hiện công việc
- Tạo ra môi trường làm việc mà các kiến thức và kinh nghiệm của các cá nhân bổ trợ cho nhau, các quyết định đưa ra toàn diện và phù hợp hơn
- Chúng ta có đủ khả năng hoàn thành một dự án hoàn chỉnh trong khi mỗi cá nhân chỉ có thể hoàn thành một phần việc
- Tạo cơ hội cho các thành viên tự học hỏi lẫn nhau, cải thiện thái độ và cách cư xử của mình
- Giúp phá bỏ bức tường ngăn cách, tăng cường cơ hội trao đổi và tạo sự thân thiện, cởi mở giữa các thành viên
5 Giai đoạn phát triển nhóm trong một dự án và Vai trò của lãnh đạo nhóm/nhà quản trị dự án
Quá trình xây dựng và phát triển một đội nhóm thường trải qua 5 giai đoạn. Thực tế, khi tham gia vào một nhóm để thực hiện một dự án, chúng ta cũng đã từng trải qua những giai đoạn này, một cách vô thức mà chúng ta không nhận ra. Có những lúc cảm thấy cẳng thẳng, chống đối và bất hoà với các thành viên khác trong nhóm, hay cảm thấy mù mờ về phương hướng mà bạn đang đi, đọc tiếp 5 giai đoạn phát triển nhóm dưới đây, chúng ta sẽ hiểu đó là những điều hiển nhiên sẽ trải qua để hoàn thành mục tiêu/dự án chung.
1. Giai đoạn hình thành
Trong giai đoạn này, nhóm được thành lập. Các thành viên được thêm vào nhóm sẽ có tâm lý băn khoăn về cách họ phù hợp với những người khác, khả năng và kỹ năng của họ so với người khác như thế nào. Họ tìm kiếm ở người lãnh đạo nhóm/quản trị dự án sự rõ ràng và chỉ đạo.
Lúc này, vai trò của người lãnh đạo nhóm/quản trị dự án sẽ cần:
- Giúp các thành viên nắm rõ mục đích của nhóm và xác lập các mục tiêu cụ thể.
- Thống nhất các quy tắc chung đảm bảo hoạt động nhóm.
- Quan sát, đánh giá các thành viên và có sự phân công nhiệm vụ phù hợp. Phân tích nhân sự, giao việc và xác định mức độ cân bằng.
2. Giai đoạn xung đột
Đây là giai đoạn đối mặt với những xung đột trong nội bộ nhóm.
Mâu thuẫn xuất phát từ sự khác biệt về phong cách làm việc, cách cư xử, quan điểm, văn hóa... hoặc sự lo lắng của các thành viên nhóm khi không thấy sự tiến triển của công việc. Dẫn đến, nhóm khó đi đến các quyết định dựa trên sự đồng thuận, đổ lỗi lẫn nhau,vv...
Các thành viên thường không thể tập trung vào công việc hướng đến mục đích chung, tuy nhiên họ cũng bắt đầu hiểu nhau hơn.
Vai trò của người lãnh đạo nhóm/quản trị dự án: Giúp nhóm vượt qua giai đoạn này bằng cách đảm bảo mọi người lắng nghe nhau, hiểu quan điểm của nhau và tôn trọng sự khác biệt của nhau. Tất cả đều mang lại một quan điểm độc đáo cho dự án và tất cả sẽ có ý tưởng để chia sẻ. Tạo điều kiện cho các cuộc trao đổi trong các cuộc họp nhóm để giữ cho nhóm đi đúng hướng.
3. Giai đoạn bình thường hoá
Giai đoạn ổn định bắt đầu khi tập thể hóa giải được những xung đột, đạt được sự đồng nhất trong quan điểm. Đây là giai đoạn hình thành chuẩn mực trên cơ sở tin tưởng và gia tăng sự hợp tác, gắn bó giữa các thành viên. Các cuộc đối thoại, tranh luận sẽ cởi mở và hướng đến công việc nhiều hơn, tiến tới sự tự ý thức của từng cá nhân về vai trò của mình trong đội. Đồng thời nhóm thống nhất được những nguyên tắc và chuẩn mực chung trong cách thức tổ chức đội, phương pháp và quy trình làm việc [thay vì chỉ định một chiều từ trưởng nhóm].
Các hành vi thường gặp trong Giai đoạn bình thường hóa:
- Chấp nhận tư cách thành viên trong đội
- Thân thiện, tin tưởng lẫn nhau, chia sẻ những chuyện riêng tư
- Có khả năng đưa ra những phê bình mang tính xây dựng
- Cố gắng đạt được sự hoà hợp trong đội bằng việc tránh những xung đột
- Hình thành và duy trì những quy tắc cơ bản cũng như những ranh giới của đội
- Có cảm giác gắn kết, hoà mình, đồng thời có mục tiêu chung với đội
4. Giai đoạn trôi chảy
Đội ổn định thành một hệ thống có tổ chức, hoạt động hiệu quả trên cơ sở trao đổi ý kiến một cách tự do và thẳng thắn. Các thành viên làm việc nhiệt tình, chủ động và tích cực vì thành công chung của cả đội. Tinh thần đồng đội mới được bộc lộ rõ nét và sâu sắc nhất: phối hợp với nhau nhịp nhàng, mỗi thành viên biết mình phải làm gì và được người khác kỳ vọng ra sao... Dự án được hoàn thành chất lượng, đúng thời gian cam kết.
Các hành vi thường gặp trong giai đoạn trôi chảy:
- Các thành viên hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của nhau
- Tự thay đổi có tính xây dựng
- Khả năng đương đầu hay giải quyết vấn đề của đội
- Có sự gắn bó chặt chẽ với đội
Là lãnh đạo, bạn có thể:
- Giao phó nhiều nhiệm vụ nhất cho các thành viên nhóm
- Tập trung vào việc phát triển thành viên trong đội ngũ
5. Giai đoạn ngưng lại
Các nhóm dự án tồn tại chỉ trong một thời gian nhất định và sẽ kết thúc sau khi dự án đã hoàn thành. Tuy nhiên, các thành viên trong nhóm có thể cảm giác mất man, hụt hẫng vì:
- Họ thích những thói quen
- Họ đã phát triển các mối quan hệ làm việc chặt chẽ với các đồng nghiệp
- Họ thấy tương lai không chắc chắn
Đây là giai đoạn để các đội nhóm ghi nhận/ăn mừng những thành công đã đạt được, chia sẻ và nắm bắt các thực tiễn tốt nhất cho các dự án trong tương lai.
Tìm hiểu cách sử dụng mô hình đơn giản của Bruce Tuckman để giúp nhóm mới của bạn trở nên hiệu quả một cách nhanh chóng.
Bạn không thể mong đợi một nhóm mới hoạt động tốt khi các thành viên trong nhóm lần đầu tiên làm việc với nhau.
Việc hình thành một nhóm cần có thời gian và các thành viên thường xuyên trải qua các giai đoạn dễ nhận biết khi họ thay đổi từ việc trở thành một tập hợp những người lạ thành một nhóm thống nhất với các mục tiêu chung. Mô hình hình thành, sóng gió, ổn định và hoạt động hiệu quả của Bruce Tuckman mô tả các giai đoạn này. Khi bạn hiểu nó, bạn có thể giúp nhóm mới của bạn trở nên hiệu quả nhanh hơn.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét cách sử dụng mô hình này để xây dựng một nhóm có năng suất cao.
Về mô hình
Nhà tâm lý học Bruce Tuckman lần đầu tiên đưa ra cụm từ đáng nhớ “hình thành, sóng gió, ổn định, hoạt động hiệu quả” trong bài báo năm 1965 của ông: “Developmental Sequence in Small Groups“. Ông đã sử dụng nó để mô tả con đường mà hầu hết các đội đều đi theo trên đường đến hiệu suất cao. Sau đó, ông đã thêm một giai đoạn thứ năm: thoái trào.
Hãy xem xét từng giai đoạn chi tiết hơn.
Hình thành
Trong giai đoạn này, hầu hết các thành viên trong nhóm đều tích cực và lịch sự. Một số người lo lắng, vì họ chưa hiểu đầy đủ về công việc của đội. Những người khác chỉ đơn giản là vui mừng về nhiệm vụ phía trước.
Là nhà lãnh đạo, bạn đóng một vai trò thống trị ở giai đoạn này, bởi vì vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong nhóm chưa rõ ràng.
Giai đoạn này có thể kéo dài trong một thời gian, khi mọi người bắt đầu làm việc cùng nhau và khi họ cố gắng tìm hiểu các đồng nghiệp mới của họ.
Sóng gió
Tiếp theo, nhóm nghiên cứu chuyển sang giai đoạn sóng gió, nơi mọi người bắt đầu đẩy lùi các ranh giới được thiết lập trong giai đoạn hình thành. Đây là giai đoạn dẫn tới nhiều thất bại.
Sóng gió thường bắt đầu khi có xung đột giữa phong cách làm việc tự nhiên của các thành viên trong nhóm. Mọi người có thể làm việc theo nhiều cách khác nhau cho tất cả các loại lý do nhưng, nếu các kiểu làm việc khác nhau gây ra các vấn đề không lường trước được, chúng có thể trở nên nghiêm trọng.
Sóng gió cũng có thể xảy ra trong các tình huống khác. Ví dụ, các thành viên trong nhóm có thể thách thức thẩm quyền của bạn. Hoặc, nếu bạn chưa xác định rõ cách thức hoạt động của nhóm, mọi người có thể cảm thấy bị choáng ngợp bởi khối lượng công việc hoặc họ có thể không thoải mái với cách tiếp cận bạn đang sử dụng.
Một số có thể đặt câu hỏi về giá trị của mục tiêu của đội, và họ có thể chống lại việc thực hiện nhiệm vụ.
Các thành viên trong nhóm, những người gắn bó với nhiệm vụ trong tầm tay có thể bị căng thẳng, đặc biệt là khi họ không có sự hỗ trợ của các quy trình được thiết lập, hoặc mối quan hệ mạnh mẽ với các đồng nghiệp của họ.
Ổn định
Dần dần, nhóm chuyển sang giai đoạn ổn định. Đây là khi mọi người bắt đầu giải quyết sự khác biệt của họ, đánh giá cao điểm mạnh của đồng nghiệp và tôn trọng quyền lực của bạn với tư cách là một nhà lãnh đạo.
Bây giờ các thành viên trong nhóm hiểu nhau hơn, họ có thể giao tiếp với nhau, và họ có thể yêu cầu nhau giúp đỡ và cung cấp phản hồi mang tính xây dựng. Mọi người phát triển một cam kết mạnh mẽ hơn cho mục tiêu của nhóm, và bạn bắt đầu thấy sự tiến bộ tốt đẹp đối với nhóm.
Thường có sự chồng chéo kéo dài giữa giai đoạn sóng gió và ổn định, bởi vì, khi các nhiệm vụ mới xuất hiện, nhóm có thể sẽ trở lại hành vi từ giai đoạn sóng gió.
Hoạt động hiệu quả
Nhóm đạt đến giai đoạn hoạt động hiệu quả, khi làm việc chăm chỉ không có sự va chạm, xích mích, để đạt được mục tiêu của đội. Các cấu trúc và quy trình mà bạn đã thiết lập hỗ trợ tốt.
Là người lãnh đạo, bạn có thể ủy thác nhiều công việc của mình, và bạn có thể tập trung vào việc phát triển các thành viên trong nhóm.
Bạn cảm thấy dễ dàng là một phần của đội ở giai đoạn này và những người tham gia hoặc rời đi sẽ không làm gián đoạn hiệu suất.
Thoái trào
Nhiều đội sẽ đạt đến giai đoạn này cuối cùng. Ví dụ, các nhóm dự án tồn tại chỉ trong một khoảng thời gian cố định, và thậm chí các đội cố định có thể được giải tán thông qua việc tái cơ cấu tổ chức.
Các thành viên nhóm như thường lệ, hoặc những người đã phát triển mối quan hệ làm việc chặt chẽ với các đồng nghiệp, có thể thấy giai đoạn này khó khăn, đặc biệt là nếu tương lai của họ bây giờ trông không chắc chắn.
Sử dụng công cụ
Là một nhà lãnh đạo nhóm, mục tiêu của bạn là giúp thành viên trong nhóm của bạn hoạt động tốt, nhanh nhưng khả thi. Để làm điều này, bạn sẽ cần phải thay đổi cách tiếp cận ở từng giai đoạn. Thực hiện theo các bước bên dưới để đảm bảo rằng bạn đang làm đúng việc vào đúng thời điểm:
- Xác định giai đoạn phát triển nhóm mà nhóm của bạn có được từ các mô tả ở trên.
- Xem xét những gì bạn cần làm để di chuyển về giai đoạn hoạt động hiệu quả. Hình bên dưới sẽ giúp bạn hiểu vai trò của mình và suy nghĩ về cách bạn có thể “di chuyển” nhóm.
- Đánh giá thường xuyên về đội nhóm, và điều chỉnh hành vi, cách tiếp cận và phong cách lãnh đạo thích hợp.
Các hoạt động lãnh đạo ở các giai đoạn hình thành nhóm khác nhau
| Giai đoạn | Hoạt động |
| Hình thành | Chỉ đạo nhóm và thiết lập các mục tiêu rõ ràng, cả cho cả nhóm và cho từng thành viên trong nhóm. |
| Sóng gió | – Thiết lập quy trình và cơ cấu nhóm. – Xây dựng niềm tin và mối quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên trong nhóm. – Giải quyết xung đột nhanh chóng nếu chúng xảy ra. Cung cấp hỗ trợ, đặc biệt là cho những thành viên yếu trong nhóm. – Duy trì tích cực và vững chắc khi đối mặt với những thách thức đối với sự lãnh đạo của bạn, hoặc với mục tiêu của đội. – Giải thích ý tưởng “hình thành, sóng gió, ổn định và hoạt động hiệu quả ” để mọi người hiểu tại sao các vấn đề đang xảy ra và để họ thấy rằng mọi thứ sẽ tốt hơn trong tương lai. Huấn luyện các thành viên trong đội nhóm trong các kỹ năng quyết đoán và giải quyết xung đột, nếu cần thiết. – Sử dụng các chỉ số tâm lý học như Myers-Briggs và Hồ sơ quản lý Team Margerison-McCann để giúp mọi người tìm hiểu về các phong cách làm việc và thế mạnh khác nhau. |
| Ổn định | Bước lùi lại và giúp các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm về quá trình hướng tới mục tiêu. [Đây là thời điểm tốt để sắp xếp các sự kiện xây dựng nhóm.] |
| Hoạt động hiệu quả | Ủy thác các nhiệm vụ và dự án càng xa càng tốt. Khi nhóm đang đạt được thành tích tốt, bạn nên dần ủy thác công việc từ mức độ nhẹ nhất có thể. Sau đó, bạn sẽ có thể bắt đầu tập trung vào các mục tiêu và lĩnh vực công việc khác. |
| Thoái trào | Dành thời gian để kỷ niệm những thành tựu của nhóm – bạn có thể làm việc với một số người của bạn một lần nữa, và điều này sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu mọi người xem kinh nghiệm quá khứ một cách tích cực. |