Ví dụ về lập kế hoạch theo phương pháp 5W1H2C5M
|
 Hình ảnh [Kỹ năng mềm] – LẬP KẾ HOẠCH (5W1H2C5M) LẬP KẾ HOẠCH (5W1H2C5M) Có thể, bạn đã có 1 hoặc nhiều mục tiêu trong học tập. Tuy nhiên, nếu chỉ có mục tiêu và…để đó, thì không bao giờ bạn có thể hoàn thành mục tiêu đã đề ra. Vì vậy, bạn cần có kế hoạch và hành động, thực hiện theo kế hoạch mà bạn đã xây dựng. Có nhiều cách để lập kế hoạch và bạn cũng có thể hình dung bạn cần phải làm gì, làm như thế nào. Bạn cũng có thể dùng sơ đồ tư duy để viết ra những ý chính và thực hiện. Và, tốt hơn, bạn nên theo công thức 5W1H2C5M để có kế hoạch rõ ràng, cụ thể. Why? (Tại sao?): Bạn hãy tự trả lời, tại sao bạn cần phải lập kế hoạch này. Mỗi công việc đều nên cần có kế hoạch, bạn nhé. Và, bạn cần thấy được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch này. Who? (Ai?): Ai sẽ là người cùng bạn thực hiện kế hoạch hay chỉ riêng bạn? Ai tham gia vào kế hoạch của bạn? What? (Cái gì?): Kế hoạch của bạn để thực hiện công việc cụ thể là gì? Kế hoạch của bạn nhằm giải quyết vấn đề gì? When? (Khi nào?): Khi nào bạn bắt tay vào để thực hiện kế hoạch? Bạn cần có thời gian cụ thể nhé, vì một ngày, bạn chỉ có 24 giờ mà thôi. Where? (Ở đâu?): Bạn thực hiện kế hoạch ở đâu? Kế hoạch diễn ra ở đâu? Địa điểm để bạn thực hiện kế hoạch không kém phần quan trọng nhé. How? (Như thế nào?): Kế hoạch đã có và bạn thực hiện như thế nào? Bằng cách nào để bạn có thể bắt tay ngay vào thực hiện kế hoạch? Check (Kiểm tra): Kế hoạch đã có, nhưng khi bạn thực hiện, ai sẽ kiểm tra bạn và kế hoạch mà bạn đề ra? Thực hiện cần đi đôi với kiểm tra, bạn nhé. Control (Kiểm soát): Việc thực hiện kế hoạch của bạn cũng cần phải có sự kiểm soát. Vậy, ai làm việc này, hay cũng chính là bạn? Money (Tài chính): Nguồn tiền nào để bạn thực hiện kế hoạch? Rất nhiều việc, khi bạn thực hiện, bạn phải tính toán cả vấn đề tài chính. Man (Nguồn nhân lực): Ai sẽ cùng bạn thực hiện kế hoạch và ai sẽ là người hỗ trợ bạn để thực hiện kế hoạch? Method (Phương pháp): Để thực hiện kế hoạch này, cần tiến hành theo những phương pháp nào? Material (Nguyên vật liệu): Khi thực hiện kế hoạch của bạn, bạn có cần đến nguyên vật liệu hay không? Machine (Máy móc): Kế hoạch của bạn, có cần đến máy móc, trang thiết bị hay không? ————— 📍Website: https://www.camnanghocnghe.info/ 📍Trang cộng đồng: https://www.facebook.com/camnanghocnghe 📍Tác giả: Nguyễn Quốc Vỹ – Trường Cao đẳng Kỹ thuật Công nghệ Quy Nhơn 📍Email: / 📍Điện thoại: 0983.07.07.77 (Zalo) ————— HỌC NGHỀ – KHÔNG LO THẤT NGHIỆP (Nguyễn Quốc Vỹ)
Kỹ năng lập kế hoạch vô cùng quan trọng, giúp ta xác định được ‘‘đường đi nước bước’’ trong học tập, công việc hay bất cứ lĩnh vực nào. Một kế hoạch được chuẩn bị kĩ lưỡng và được cập nhật, chỉnh sửa thường xuyên sẽ giúp bạn có những bước đi cụ thể và đánh giá được chất lượng của các công việc mình làm trên đường thực hiện dự án của mình. Phương pháp xác định nội dung công việc 5W1H2C5M • Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc – 1W (why) • Xác định nội dung công việc – 1W (what) • Xác định 3W (where, when, who) • Xác định cách thức thực hiện 1H (how) • Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control) • Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check) • Xác định nguồn lực thực hiện 5M (man, money, material, machine, method) 1. Xác định mục tiêu, yêu cầu (1W) Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn cần quan tâm là: Tại sao bạn phải làm công việc này? Nó có ý nghĩa gì? Hâu quả nếu bạn không thực hiện chúng? Trả lời cho 1W – Why (tại sao?) sẽ giúp bạn hướng trọng tâm công việc theo mục tiêu, yêu cầu bạn đã đề ra. 2. Xác định nội dung công việc (1W) 3. Xác định 3W 4. Xác định phương pháp 1H 5. Xác định phương pháp kiểm soát 1C 6. Xác định phương pháp kiểm tra 1C 7. Xác định nguồn lực 5M Lời kết Quỳnh Nga
Xác Định Mục Tiêu, Yêu Cầu (Why)Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn cần phải tự hỏi mình là: – Tại sao tôi phải làm công việc này? – Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của tôi? – Hậu quả gì nếu tôi không thực hiện chúng? Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chín là why với nội dung như trên. Khi xác định được yêu cầu, mục tiêu thì bạn sẽ luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng. Xác Định Nội Dung Công Việc (What)– WHAT: (cái gì?) Nội dung công việc đó là gì? – Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc đó. – Bạn hãy chắc rằng, bước sau là sự phát triển của bước trước. Xác Định 3W– Where: (ở đâu?) có thể bao gồm các câu hỏi sau: + Công việc đó thực hiện tại đâu? + Giao hàng tại địa điểm nào? + Kiểm tra tại bộ phận nào? + Thử nghiệm những công đoạn nào? v.v… – When: (khi nào?) Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc… + Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc. – Who: (ai?) bao gồm các khía cạnh sau: + Ai làm việc đó + Ai kiểm tra + Ai hỗ trợ + Ai chịu trách nhiệm,… Xác Định Cách Thức Thực Hiện (How)How: (như thế nào?) nó bao gồm các nội dung: – Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)? – Tiêu chuẩn là gì? – Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào? MÔ HÌNH 5W2H
Nguyên tắc này, tất cả đều giống nguyên tắc đầu – 5W1H, chỉ khác là có thêm một chữ H – How much, how many. Xác Định Cần Bao Nhiêu Tiền (Chi Phí) Để Làm Công Việc NàyCâu hỏi này không khó nhưng lại là vấn đề nhạy cảm. Cần phải có một dự toán kĩ lưỡng và rõ ràng, như vậy khi có những sự chênh lệch xảy ra thì sẽ dễ dàng để rà soát hơn, đồng thời cũng cần tìm hiểu kĩ về chi phí trên thị trường để tránh giá quá cao so với mặt bằng chung. MÔ HÌNH 5W1H2C5M
Xác Định Phương Pháp Kiểm Soát (Control)Cách thức kiểm soát (Control) sẽ liên quan đến: – Công việc đó có đặc tính gì? – Làm thế nào để đo lường đặc tính đó? – Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào? – Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu. Xác Định Phương Pháp Kiểm Tra (Check)Phương pháp kiểm tra (Check) liên quan đến các nội dung sau: – Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra. – Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?). – Ai tiến hành kiểm tra? – Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu? – Trong tổ chức của bạn không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu. – Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20% số lượng nhưng chiếm đến 80% khối lượng sai sót. Xác Định Nguồn Lực (5M)Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi. Nguồn lực bao gồm các yếu tố: + Man = nguồn nhân lực – Man, bao gồm các nội dung: + Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp? + Ai hỗ trợ? + Ai kiểm tra? + Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không? – Material: nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm các yếu tố: + Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu + Tiêu chuẩn nhà cung ứng + Xác định phương pháp giao hàng + Thời hạn giao hàng
|
