Các bước hạch toán tạm ứng cho thầu phụ
Ngày 18/10/2019, Bộ Xây dựng đã có công văn 2458/BXD-KTXD gửi Ban QLDA Đầu tư xây dựng - UBND TP.Cần Thơ về việc hướng dẫn thanh toán, quyết toán cho nhà thầu phụ thi công xây dựng công trình. Show
Việc thanh toán, quyết toán hợp đồng xây dựng được thực hiện theo nội dung hợp đồng đã ký kết giữa các bên, phù hợp với hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu và quy định của pháp luật áp dụng cho hợp đồng đó. Tại khoản 3 Điều 9 Thông tư số 09/2016/TT-BXD ngày 10/03/2016 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng hướng dẫn hợp đồng thi công xây dựng công trình đã quy định: “Chủ đầu tư thanh toán trực tiếp cho nhà thầu phụ trên cơ sở đề xuất thanh toán của nhà thầu chính hoặc tổng thầu, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác”. Tại khoản 2 Điều 22 Nghị định số 37/2015/NĐ-CP ngày 22/4/2015 của Chính phủ quy định chi tiết về hợp đồng xây dựng đã quy định: “Hồ sơ quyết toán hợp đồng do bên nhận thầu lập phù hợp với từng loại hợp đồng và giá hợp đồng”. Tại điểm b khoản 3 Điều 3 Nghị định số 37/2015/NĐ-CP đã quy định: “Hợp đồng thầu phụ là hợp đồng xây dựng được ký kết giữa nhà thầu chính hoặc tổng thầu với nhà thầu phụ”. Như vậy, việc lập hồ sơ hoàn công, thanh toán, quyết toán hợp đồng thầu chính là trách nhiệm của thầu chính với chủ đầu tư. Việc lập hồ sơ thanh toán, quyết toán hợp đồng thầu phụ là công việc giữa thầu chính và thầu phụ. Hồ sơ thanh toán, quyết toán hợp đồng do bên nhận thầu lập phù hợp với từng loại hợp đồng và giá hợp đồng. Trường hợp chủ đầu tư thanh toán trực tiếp cho thầu phụ thì hồ sơ thanh toán của thầu phụ phải có sự xác nhận của thầu chính và thầu chính đề xuất thanh toán với chủ đầu tư. Để đảm bảo việc kiểm soát, phê duyệt và thanh toán khối lượng cho Nhà thầu phụ được chính xác, chặt chẽ và đúng thời hạn, FastWork hướng dẫn doanh nghiệp Xây dựng số hóa quy trình thanh toán khối lượng cho thầu phụ trên giấy lên phần mềm FastWork một cách đơn giản, nhanh chóng. 1. Quy trình thanh thanh toán khối lượng cho nhà thầu phụQuy trình này được áp dụng tại hầu hết các doanh nghiệp Xây dựng, nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch, không ảnh hưởng đến quyền lợi của Nhà thầu phụ và thiệt hại chi phí cho công ty. Đồng thời giúp quá trình thi công diễn ra thuận lợi theo đúng tiến độ đề ra. Các giai đoạn trong quy trình thanh toán khối lượngQuy trình thanh toán khối lượng bao gồm 3 giai đoạn chính: Đệ trình hồ sơ thanh toán, Phê duyệt & Tiếp nhận – kiểm tra hồ sơ từ phòng CCM. 1. Ở bước đệ trình hồ sơ thanh toán, phòng chi phí & hợp đồng (P.CCM) cần chuẩn bị hồ sơ thanh toán đầy đủ theo danh mục hợp đồng, sau đó đệ trình phê duyệt. 2. Ở bước phê duyệt, đòi hỏi bộ phận Kiểm soát khối lượng kiểm tra đúng theo biên bản nghiệm thu, nếu hồ sơ bị sai sót trả lại cho Nhà thầu phụ. Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, chuyển tiếp cho Chỉ huy trưởng hoặc Giám đốc dự án phê duyệt. 3. Ở bước Tiếp nhận & kiểm tra hồ sơ từ phòng CCM, nếu hồ sơ không đạt trả lại về phòng Kiểm soát khối lượng. Nếu đạt cần thực hiện các bước: Đệ trình chi phí -> Duyệt chi -> Chi tiền -> Lưu hồ sơ. Các thành viên tham gia vào quy trình thanh toán khối lượng cho thầu phụQuy trình cần sự tham gia, phối hợp của Ban Tổng giám đốc (BTGĐ), phòng Chi phí & Hợp đồng (P.CCM), phòng Tài chính Kế toán (P.TCKT), phòng Thương mại (P.TM ), Ban chỉ huy công trình (BCHCT). Nhiệm vụ và vai trò ở từng giai đoạn đã được chúng tôi liệt kê tại bảng mô tả quy trình thi công dưới đây: Bảng mô tả quy trình thanh toán khối lượng cho thầu phụ Giai đoạn Người thực hiện Công việc cần làm Đệ trình hồ sơ thanh toán P.CCM HSTT phải đầy đủ theo danh mục yêu cầu và ĐKHĐ, nếu thiếu thì trả về cho NTP và không ký nhận. Phê duyệt BCHCT, BTGĐ, P.TCKT
Phê duyệt BCHCT, P.TCKT
Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ từ phòng CCM PCCM
Đệ trình chi phí P.TCKT
Duyệt chi BTGĐ, P.HCNS
Chi tiền P.TCKT Bộ phận Ngân Quỹ thuộc phòng TCKT nhận được đề nghị thanh toán đã được phê duyệt từ Ban TGĐ sẽ tiến hành thủ tục chi tiền trong thời gian quy định. Lưu hồ sơ P.TCKT Phòng TCKT tổng hợp lưu HSTT theo đúng quy định và tiêu chuẩn ISO. Một số từ viết tắt:
Các biểu mẫu được sử dụng trong Quy trình thanh toán khối lượng cho Nhà thầu phụMột số lưu ý về biểu mẫu sử dụng trong Quy trình thanh toán khối lượng cho Nhà thầu phụ, bao gồm:
2. Hướng dẫn áp dụng FastWork quản lý toàn diện các vấn đề liên quan đến thầu phụĐiểm nổi bật của phần mềm FastWork là sở hữu module Quản lý dự án xây dựng chuyên sâu so với các phần mềm quản lý dự án thông thường khác trên thị trường. Với phần mềm FastWork, CEO có thể tổ chức dự án, quản lý xuyên suốt các vấn đề liên quan tới thầu phụ bao gồm: hợp đồng thầu phụ – bảng khối lượng giao thầu – tiến độ của thầu phụ – khối lượng nghiệm thu – thanh toán & công nợ với thầu phụ … Dưới đây là hướng dẫn áp dụng phần mềm FastWork để số hóa trọn vẹn quy trình thanh toán khối lượng cho thầu phụ. 2.1 Quản lý bảng khối lượng giao thầu FastWork hỗ trợ quản lý danh sách đối tác, thầu phụ kèm theo đó là các hợp đồng giao thầu. Trong hợp đồng giao thầu bao gồm các hạng mục giao thầu, kèm khối lượng giao khoán chi tiết cho thầu phụ đã được ký kết. Tự động thành tiền dự toán theo hợp đồng. 2.2 Quản lý các đợt nghiệm thu FastWork giúp quản lý chi tiết các lần nghiệm thu tương ứng với từng nhà thầu phụ, từng kỳ thanh toán & tiến độ giải ngân. Trước quy trình thanh toán khối lượng cho nhà thầu phụ, cần phải thực hiện quy trình nghiệm thu: Ký kết hợp đồng giao thầu -> thống nhất bảng khối lượng -> thầu phụ tiến hành thi công -> nghiệm thu theo đợt -> cán bộ QS làm nghiệm thu -> Đề nghị thanh toán. 2.3 Quản lý các đợt thanh toán Giai đoạn Tính năng sử dụng Hướng dẫn cơ bản Đệ trình hồ sơ thanh toán
Phê duyệt Sử dụng FastWork số hóa đề xuất thay cho văn bản giấy & phê duyệt online:
Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ từ phòng CCM – Thiết lập các hạng mục công việc con trong giai đoạn:
Mẫu quy trình thanh toán khối lượng cho nhà thầu phụ sau khi số hóa lên phần mềm FastWork3. Case-Study: VINADUY ứng dụng FastWork đơn giản hóa công tác quản lý thi công, điều hành dự án từ xaSau 6 tháng triển khai ứng dụng FastCons thuộc FastWork Platform, anh Nguyễn Văn Hinh – Chủ tịch HĐQT công ty cổ phần VINADUY đã có những chia sẻ ngắn gọn về những lợi ích FastCons mang lại cho doanh nghiệp. “Công ty chúng tôi có rất nhiều công trình rải rác khắp cả nước, gặp rất nhiều khó khăn về quản lý thi công, quản lý kỹ thuật hiện trường, quản lý thu chi, tiến độ & kế hoạch thi công. Trên hành trình tìm kiếm một công cụ công nghệ có khả năng đáp ứng trọn vẹn nhu cầu và khắc phục những vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải, chúng tôi biết đến FastCons. Sau 1 thời gian ngắn triển khai, những lợi ích vượt trội FastCons mang lại cho VINADUY có thể kể đến việc đơn giản hóa công tác quản lý thi công, hạch toán thu chi, điều hành dự án tại các tỉnh trực tuyến, đảm bảo công tác vận hành mà không xảy ra mất mát & tổn thất vật tư” Mời bạn theo dõi thêm chia sẻ của anh Nguyễn Văn Hinh qua phóng sự ngắn dưới đây. SCTV8 – VITV | FastCons – Số hóa hoạt động quản lý thi công phức tạp tại Doanh nghiệp Xây dựng FastCons thuộc FastWork Platform – Giải pháp quản lý dự án thi công chuyên sâu là lựa chọn hàng đầu cho DN Xây dựng
Để đảm bảo luồng thông tin xuyên suốt, FastCons cung cấp phiên bản Mobile hỗ trợ chỉ huy công trường cập nhật thông tin nhanh chóng về văn phòng: nhật ký thi công, xuất nhập vật tư, các vấn đề, chi phí phát sinh tại công trường. Báo cáo có thể cập nhật hàng ngày, hàng tuần realtime mà không cần đợi các bộ phận khác tổng hợp. Để được tư vấn chi tiết về giải pháp FastCons chuyên sâu cho doanh nghiệp Xây dựng, vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin đăng ký vào Form bên dưới! |