Khách hàng: Kính thưa Luật sư Minh Khuê, thể chế quản lý hành chính là gì? Bản chất của thể chế hành chính và những đặc trưng của thể chế quản lý hành chính theo ông Weber là gì?
Cảm ơn!
Trả lời:
1. Khái niệm thể chế hành chính
- Nhà nước được hiểu theo nghĩa pháp luật thì tương đương với một quốc gia, là một tổ chức xã hội đặc biệt của quyền lực chính trị được giai cấp thống trị thành lập nhằm thực hiện quyền lực chính trị của mình. Nhà nước vì thế mang bản chất giai cấp. Nhà nước xuất hiện kể từ khi xã hội loài người bị phân chia thành những lực lượng giai cấp đối kháng nhau; nhà nước là bộ máy do lực lượng nắm quyền thống trị thành lập nên nhằm mục đích điều khiển, chỉ huy toàn bộ hoạt động của xã hội trong một quốc gia do vậy nhà nước mang vai trò xã hội, trong đó chủ yếu để bảo vệ các quyền lợi của lực lượng thống trị. Nhà nước xuất hiện khi có chế độ tư hữu về tư liệu sản xuất và xuất hiện những giai cấp đối kháng nhau do vậy mà nó cần một tổ chức chính trị đứng ra để điều hòa những mâu thuẫn ấy và để quản lí xã hội.
- Thể chế được hiểu là tập hợp những quy tắc chính thức, các quy định không chính thức hay những nhận thức chung có tác động kìm hãm, định hướng hoặc chi phối sự tương tác của các chủ thể chính trị với nhau trong những lĩnh vực nhất định. Các thể chế được tạo ra và đảm bảo thực hiện bởi cả nhà nước và các tác nhân phi nhà nước [như các tổ chức nghề nghiệp hoặc các cơ quan kiểm định].
Hành chính là hoạt động dưới sự lãnh đạo của bộ máy nhà nước cao nhất là chính phủ để tổ chức thi hành pháp luật, bảo đảm hoạt động thường xuyên, liên tục của các cơ quan nhà nước. Thi hành pháp luật hành chính, nội quy, quy chế của cơ quan, đơn vị nhằm quản lí, bảo đảm hoạt động thường xuyên, liên tục của cơ quan, đơn vị.
=> Như vậy, thể chế hành chính nhà nước được hiểu là một hệ thống các bộ luật, các văn bản pháp lý dưới dạng luật từ đó tạo thành một khuôn khổ chuẩn mực của một nhà nước được gọi chung là pháp lý cho các cơ quan hành chính nhà nước thực hiện. Các cơ quan hành chính nhà nước ngoài việc thực chức năng điều hành, quản lý trong các lĩnh vực khác nhau của xã hội với các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật, thì thể chế hành chính nhà nước còn là các quy định trong mối quan hệ với các hoạt động kinh tế xã hội hiện nay, mối quan hệ nối bộ và mối quan hệ trong các cơ quan hành chính nhà nước với nhau.
Thế chế hành chính nhà nước là một trong các yếu tố quan trọng trong việc cấu thành nền hành chính nhà nước, và thông qua thể chế hành chính nhà nước giúp hoạt động quản lý của bộ máy hành chính nhà nước được hiệu quả nhất, đạt được các mục tiêu của quốc gia đặt ra.
Thể chế hành chính nhà nước là bao quát toàn bộ những hoạt động quản lý nhà nước của tất cả các cơ quan nằm trong bộ máy hành chính của nước ta hiện nay. Thế chế hành chính nhà nước bao quát rộng khắp cả nước với nội dung phục tạp và số lượng các đơn vị hành chính nhà nước cần thực hiện theo thể chế là rất lớn hiện nay.
2. Bản chất thể chế hành chính
Theo ông Weber, thế chế quản lý hành chính trong lý tưởng là thể chế quan liêu. Đó là một thê chế quản lý không dựa vào sức mạnh truyền thống, cũng không dựa vào một quyền lực thiêng liêng được thiết lập bằng sự ngưỡng mộ thần bí của người phục tùng mà là một thế chế quản lý dựa vào tính hợp lý, hợp pháp của quyền lực.
Những yếu tô cấu thành hoặc những đặc trưng của thể chế quản lý hành chính theo ông Weber gồm những đặc trưng chúng ta cùng tìm hiểu dưới đây.
3. Thiết lập sự phân công rõ ràng theo chức năng
Đó là sự phân công về chuyên môn theo chức năng đối với toàn bộ hoạt động của tổ chức và căn cứ vào sự phân công đó để xác định chức vị quản lý cũng như phạm vi quyền lực và trách nhiệm của các chức vị đó.
Quy định này thích hợp với tất cả những người giữ chức vị quản lý. Tất cả nhân viên trong tổ chức đều phải đảm nhiệm một chức vụ.
Ngoài một số chức vị do bầu cử sản sinh, những chức vị khác không phải do bầu cử sản sinh mà là do bổ nhiệm; tất cả các nhân viên quản lý đều không giữ chức vị đó suốt đời mà có thể miễn nhiệm, thay đổi.
4. Thiết lập chế độ cấp bậc rõ ràng
Các chức vị trong tổ chức đều được sắp xếp có thứ tự từ trên xuống dưới theo nguyên tắc cấp bậc và đều phục tùng một trung tâm chỉ huy quyết sách, hình thành một cấp bậc quản lý hành chính chặt chẽ.
Trong hệ thống cấp bậc ấy, mỗi thành viên đều chịu trách nhiệm trước cấp trên của mình về những quyết định và hành động của họ, đồng thời chịu trách nhiệm về nhũng quyết định và hành động của cấp dưới.
Do đó, cấp dưới phải phục tùng cấp trên, chịu sự điều khiển, giám sát, đốn đốc của cấp trên. Mật khác, để cho mỗi nhân viên quản lý có thể hoàn thành nhiệm vụ, tổ chức phải trao cho họ những quyền lực tương xứng để họ có quyền ra lệnh cho cấp dưới. Như vậy, mới có thể duy trì sự ổn định của tổ chức, bảo đảm sức mạnh của tổ chức.
5. Thiết lập những quy định pháp luật và quy chế về chức quyền, chức trách
Thiết lập những quy định pháp luật và quy chế về chức quyền, chức trách có nghĩa là phải đưa sự vận hành nghiệp vụ của tổ chức vào các quy định pháp luật và quy chế, đồng thời yêu cầu mỗi thành viên của tổ chức tiến hành hoạt động nghiệp vụ theo những quy định của pháp luật và quy chế ấy, chịu sự ràng buộc của những quy định pháp luật và quy chế thống nhất ấy. Nói cách khác là phải quy phạm những hành vi chức vụ của tất cả nhân viên của tổ chức.
Như vậy, sẽ có thể loại trừ những việc làm tùy tiện của cá nhân trong các hoạt động nghiệp vụ; bảo đảm tính thống nhất, tính tổng thể trong khi xử lý công việc, loại trừ tình trạng không nhất trí và không liên lục trong các hoạt động nghiệp vụ, bảo đảm tính nhất quán khi xử lý công việc vào những thời điểm và địa điếm khác nhau.
6. Việc xử lý và truyền đạt công việc đều phải dùng hình thức viết
Theo ông Weber, gay cả những hoạt động nghiệp vụ có thế liên hệ bằng miệng, cũng không thể dùng phương thức liên hệ bằng miệng giữa cá nhân với nhau để thể hiện sự xử lý cuối cùng mà phải dùng các hình thức văn bản phù hợp quy phạm để xử lý như chỉ thị, thông tri, đơn xin phép, báo cáo.
Như vậy, sẽ có thể bảo đảm sự chuẩn xác trong việc xử lý công việc, tạo điều kiện để sự xứ lý đó được xác nhận một cách chính thức và có thể in thành nhiều bản, có thể truyền đạt, lưu trữ. Đồng thời cách làm như vậy có thế ngăn ngừa sự tùy tiện và mò mẫm có thể xảy ra của một số cá nhân trong lúc xử lý công việc, đảm bảo tính quy phạm của các hoạt động nghiệp vụ của tổ chức.
7. Về vấn đề chức vụ trong tổ chức
Đối với tất cả các chức vụ trong tổ chức đều phải do những người đã được đào tạo về mặt chuyên môn đảm nhiệm. Việc tuyển chọn và đề bạt họ cũng phải căn cứ vào năng lực chuyên môn.
Do tất cả các chức vị trong tổ chức đều được xác định bởi nguyên tắc phân công theo chức năng nên mỗi người giữ chức vị nào đó đều phải có năng lực chuyên môn tương xứng.
Vì vậy, phải thông qua việc thi tuyển công khai để sử dụng nhân viên, lấy năng lực chuyên môn làm tiêu chuẩn khách quan trong việc tuyển chọn và sử dụng nhân viên. Do phân công rõ ràng, hợp lý và bố trí những người được đào tạo đảm nhiệm chức vụ nên các hoạt động nghiệp vụ của tổ chức có thổ thường xuyên tiến hành một cách chuẩn xác, nhịp nhàng, hiệu quả cao.
8. Về sự tuyển dụng nhân viên
Đối với nhân viên, theo ông Weber, nhân viên quản lý tất cả các ngành đều đựơc tuyển dụng theo tiêu chuẩn nhất định. Tổ chức có trách nhiệm trả lương cố định, đảm bảo các quyền lợi khác cho nhân viên quản lý, đồng thời có quyền sa thải họ bất cứ lúc nào. Như vậy mới có thể kích thích họ tập trung làm việc, bồi dưỡng tinh thần tập thể của họ, thúc đẩy họ đóng góp cho sự phát triển của tập thê và lợi ích của tổ chức.
Việc thăng cấp và đãi ngộ đối với nhân viên quản lý phải được quyết định bằng văn bản, lấy thành tích công tác và thâm niên cóng lác của họ làm tiêu chuẩn. Việc đánh giá thành tích công tác của họ và việc thãng cấp hay không là do cấp trên quyết định hoàn toàn, nhân viên cấp dưới không được thể hiện ý kiến bất đồng về việc đó. Như vậy là để bảo đảm cho hệ thống chỉ huy của tổ chức không bị phá hoại.
9. Trách nhiệm của thành viên trong tổ chức
Trong tổ chức, mỗi nhân viên quản lý đều phải loại trừ sự quấy nhiễu của tình cảm cá nhân, xử lý công việc một cách công minh, trầm tĩnh để bảo đảm cho quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức là quan hệ vì nhiệm vụ chứ không phải là quan hệ riêng tư giữa các cá nhân với nhau. Nếu một tổ chức xây dựng được một quan hệ như vậy giữa người với người thì sẽ bảo đảm cho mọi hành vi của các thành viên phục tùng một chuẩn mực lý trí thống nhất, để có thể phán xét đúng, sai, quyết định vấn đề một cách khách quan, hợp lý.
Ông Weber rất tự tin về thể chế tổ chức hành chính trong lý tưởng mà ông đưa ra. Ông nói, thể chế này, xét về mặt kỹ thuật thuần túy, có thể đạt được hiệu quả cao nhất. Trên ý nghĩa đó, một tổ chức như vậy là phương tiện hợp lý nhất để thực hiện sự điều khiển tuyệt đối cần thiết đối với con người. Đó là hình thức tổ chức ưu việt hơn tất cả các hình thức tổ chức khác về tính chính xác, tính ổn định, tính kỷ luật và độ tin cậy. Nó làm cho người phụ trách tổ chức và những người có liên quan với tổ chức có thể dự đoán một cách chuẩn xác kết quả của công việc. Tóm lại, loại hình tổ chức này, xét về mặt hiệu quả và phạm vi hoạt động đều tương đối ưu việt và có thể ứng dụng chính thức vào các nhiệm vụ quản lý hành chính.
Ông Weber cho rằng, sự hình thành ý tưởng về hệ thống tổ chức này không phải là ngẫu nhiên. Tiền đề của nó là sự phát triển của chủ nghĩa tư bản. Lúc đó, những tổ chức quy mô lớn đã phát triển mạnh trong giáo hội, nhà nước, quân đội, chính đảng, xí nghiệp và các đoàn thể nên nảy sinh yêu cầu khách quan, bức thiết về hợp lý hóa quản lý, đòi hỏi một hình thức quản lý mang tính nghề nghiệp ổn định, chặt chẽ, hữu hiệu, chính xác để thay thế phương thức quản lý cha truyền con nối, quy mô nhỏ, kiểu phong kiến, dựa trên cơ sở gia đình. Nhu cầu khách quan đó đã thúc đẩy sự phát triển của hệ thống tổ chức hành chính và khiến nó có vai trò quan trọng trong các tổ chức quy mô lớn.
Ông Weber là một con người của lịch sử. Ông sống trong thời đại mà hệ thống xí nghiệp cũ lấy gia đình làm cơ sở đang tan rã và các xí nghiệp công nghiệp lớn đang phát triển. Tư tưởng của ông thích ứng với các trào lưu của thời đại. Phản ứng của ông trước sự tan rã của xã hội truyền thống cũ là hợp lý hóa tổ chức, đưa ra cho các nước tư bản chủ nghĩa mới phát triển một hệ thống tổ chức hữu hiệu.
-Sơ đồ hệ thống tổ chức hành chính của Weber:
Người phụ trách chính [chức năng chủ yếu là quyết sách]
Quan chức hành chính [chức năng chủ yếu là quán triệt quyết sách của cấp trên]
Nhân viên công tác bình thường [chức năng chủ yếu là làm công việc thực tế]
Từ cơ cấu của hệ thống tổ chức hành chính trong lý tưởng, chúng ta có thể thấy ảnh hưởng của tư tưởng Weber đối với xí nghiệp hiện đại. Cơ cấu của hệ thống tổ chức hành chính trong lý tưởng là một hình kim tự tháp do các cấp quyền lực cấu thành. Sơ đồ trên đây chủ yếu gồm 3 cấp: cấp quản lý trên cao, cấp quản lý ở giữa và cấp quản lý cơ sở. Đó là sơ đồ quản lý đang được áp dụng phổ biến trong các xí nghiệp hiện đại.
Trên đây là nội dung Luật Minh Khuê sưu tầm và biên soạn. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900.6162 để được giải đáp.
Rất mong nhận được sự hợp tác!
Trân trọng./.
Luật Minh Khuê [Sưu tầm và Biên soạn]