Cách làm văn bản báo cáo
Trong công việc của bạn thường xuyên phải làm báo cáo. Hãy tham khảo cách trình bày báo cáo dưới đây nhé!
CÁCH TRÌNH BÀY MỘT BẢN BÁO CÁO - Phải xác định đựơc mục đích yêu cầu của bản báo cáo, báo cáo thường kỳ hay báo cáo chuyên đề, từ đó mới có cơ sở để xây dựng đề cương báo cáo. - Xây dựng đề cương khái quát. - Tùy theo mỗi loại báo cáo mà người soạn thảo lựa chọn một bố cục cho thích hợp, ngoài những phần tiêu đề, tên cơ quan, tên báo cáo phần nội dung thường có 3 phần nhỏ: Phần 1: - Đánh giá tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra. Phần 2: - Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết. Phần 3: - Nêu những phương hướng, nhiệm vụ chính để tiếp tục giải quyết các biện pháp tổ chức thực hiện, những tồn tại đang cần giải quyết, những nhiệm vụ tiếp tục đặt ra. - Thu thập tài liệu, số liệu để đưa vào báo cáo. - Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo. - Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát. - Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên. Xây dựng dàn bài: - Mở đầu: Có thể nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức về chủ trương, công tác do cấp trên định hướng xuống. Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện các chủ trương và nhiệm vụ trên. - Nội dung chính: + Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành. + Những ưu khuyết điểm của quá trình thực hiện. + Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm. Lưu ý: Có thể đánh giá những công việc chủ yếu của đơn vị theo từng nội dung công việc. Nếu là báo cáo tổng hợp, có thể kiểm điểm riêng từng nội dung, nhiệm vụ gồm kiểm điểm công việc đã làm và chưa làm đựơc, đánh giá ưu khuyết điểm và tìm nguyên nhân tồn tại riêng đối với từng lĩnh vực công tác, từng nhiệm vụ được giao. - Kết luận báo cáo: + Phương hướng, mục tiêu phấn đấu tiếp tục. + Nhiệm vụ cụ thể khắc phục các tồn tại, khuyết điểm. - Các biện pháp tổ chức thực hiện: + Những kiến nghị với cấp trên. + Nhận định những triển vọng. Viết dự thảo báo cáo: - Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ phổ thông, nêu các sự kiện, nhận định, đánh giá, có thể dùng chữ số để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ và các bản đối chiếu nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn hơn. - Nên dùng cách hành văn rõ ràng, mạch lạc, thiết thực, không nên dùng lối hành văn cầu kỳ. Khi đánh giá tình hình, cần dùng các sự kiện, số liệu khách quan và công bằng. Không nên dùng từ ngữ thể hiện tính chủ quan một chiều họăc quá khoa trương mà không có căn cứ sẽ làm cho người đọc thiếu tin tưởng. Đối với các báo cáo chuyên đề, có thể dùng bảng phụ lục để tổng hợp các số liệu liên quan đến nội dung báo cáo, có thể lập bảng thống kê các biểu mẫu so sánh, các tài liệu tham khảo trong phần phụ lục. Đối với các báo cáo quan trọng: - Cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến đóng góp, bổ sung, sửa đổi bản dự thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn. Trình lãnh đạo thông qua: - Đối với bản báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trước hội nghị, báo cáo chuyên đề cần phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi nhằm thống nhất với các quyết định quản lý và các thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hội nghị. - Cuối cùng là việc ký, đóng dấu và gửi báo cáo đi, nếu là báo cáo khoa học thì tên tác giả phải ghi ở đầu sau tên báo cáo và không điền các mục khác ở phần tiêu đề như các báo cáo thông thường. Việc gửi báo cáo trình cấp trên hoặc chuyển cho cơ quan khác thì phải có công văn hay thư riêng gửi kèm theo. MỜI BẠN THAM KHẢO THÊM: Hướng dẫn cách trình bày Báo cáo thực tập
8. Trích dẫn tài liệu tham khảo Cách trích dẫn tài liệu tham khảo được thực hiện theo cuốn Sổ tay Xuất bản, xuất bản lần thứ 4 của Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ (American Psychological Association - APA).Các trích dẫn ngay trong nội dung báo cáo nên liệt kê tên tác giả (đối với tác giả Việt Nam và họ - đối với tác giả nước ngoài), dầu phẩy, ngày xuất bản và tất cả đặt trong dấu ngoặc đơn.
Trong trường hợp tên tác giả được sử dụng trong câu, không cần phải nhắc lại tên tác giả trong phần trích dẫn, chỉ cần nêu năm xuất bản trong ngoặc đơn.
Nếu một trang hoặc một tiểu đoạn, hoặc công thức được trích dẫn, sinh viên cũng cần đặt những trích dẫn này trong ngoặc đơn, ví dụ như (Kaynak, 1989, p.168). Lưu ý rằng ký hiệu và (&) chỉ được sử dụng khi tài liệu trích dẫn là của nhiều tác giả và chỉ khi xuất hiện trong ngoặc đơn.
Phần Tài liệu tham khảo phải bao gồm tất cả các tài liệu đã được trích dẫn trong báo cáo.Cụm từ Tài kiệu tham khảo được đặt ngay trên dòng đầu tiên của phần này, và là đề mục cấp 1.
Các tài liệu tham khảo bằng các thứ tiếng khác nhau được xếp riêng theo từng thứ tiếng (Việt, Nga, Anh, Pháp, Đức, v.v.). Tài liệu tham khảo giữ nguyên văn, không dịch, không phiên âm.
Các tài liệu tham khảo được liệt kê theo thứ tự A, B, C theo tên (đối với tác giả Việt Nam) và theo họ đối với tác giả nước ngoài. Những tài liệu của cùng tác giả thì sắp xếp theo thời gian xuất bản từ mới đến cũ. Xem ví dụ cụ thể cho từng loại tài liệu tham khảo (tạp chí, bài báo trong kỷ yếu, sách v.v.) ở phần sau.
9. Phụ lục
Các phụ lục, nếu sử dụng, cần phải làm giống như các tài liệu tham khảo. Từ Phụ lục được đặt ở phía trên, với đề mục cấp 1. Nếu có nhiều phụ lục, các phụ lục phải được đánh số liên tục.
10. Đánh số trang
Các trang của báo cáo được đánh số ở phía dưới, bên phải của mỗi trang.
Ví dụ: Nguyễn Văn A, 2011, Bàn về chính sách cạnh tranh, Tạp chí Nghiên cứu Kinh tế, số.....tháng...., 55-60. Jaffe, J. and Westerfield R., 1985, The impact of, Journal of Finance 40, 25-34. + Tài liệu than khảo từ Sách hoặc Đề tài nghiên cứu: Tên tác giả hoặc cơ quan ban hành, Năm xuất bản, Tên tài liệu tham khảo (in nghiêng), Số/mã nghiên cứu (nếu có), Nơi xuất bản. Ví dụ: Từ Thúy Anh, 2011, Giáo trình Kinh tế học quốc tế, NXB Tài chính, Hà Nội. + Nếu một tác giả có nhiều tài liệu cùng xuất bản trong một năm thì sẽ đặt thứ tự a, b, c Ví dụ: Brander, J., 1985a, ..., Journal of International Economics 18, 83-100. Brander, J., 1985b, .............. 4. Số lượng bản nộp - Bản cứng: 02 bản được đóng bìa màu xanh da trời (có bóng kính), trong đó nộp 01 bản trực tiếp cho GVHD và 01 bản tại Văn phòng Khoa trong thời hạn quy định. |