Cách lưu tài liệu trên drive

Cách lưu trữ dữ liệu trên Google Drive đã và đang là giải pháp được nhiều người áp dụng nhờ tính tiện ích cao. Không chỉ mang đến không gian lưu trữ rộng lớn, nền tảng này còn cho phép người dùng truy xuất dữ liệu mọi lúc, mọi nơi một cách nhanh chóng, đảm bảo tính an toàn.

Vậy, cách thức sử dụng thế nào để tối đa hóa tính năng trên Google Drive? Hãy cùng iCare Center điểm qua những thông tin hữu ích với bài viết sau nhé!

Những tiện ích nổi bật từ cách lưu trữ dữ liệu trên Google Drive 

Google Drive là ứng dụng lưu trữ dữ liệu được phát triển bởi "ông lớn" Google. Theo đó, chỉ cần có tài khoản từ Google, bạn đã có thể tiến hành lưu trữ, đồng bộ nhanh chóng trên nền tảng này mà không cần thực hiện đăng ký thêm bất kì tài khoản nào khác.

Về cơ bản, người dùng có thể tiến hành cách lưu trữ dữ liệu trên Google Drive, sắp xếp, đồng bộ hóa nguồn dữ liệu của mình trên đám mây.

Như vậy, dù bất cứ ở đâu, bất cứ khi nào cần thiết, chỉ cần truy cập vào tài khoản, bạn có thể truy xuất, xem, chỉnh sửa, tải về hoặc thiết lập quyền chia sẻ các tập tin của mình một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp nhất.

>> [THAM KHẢO] Cách lưu dữ liệu trên đám mây an toàn

Không chỉ tích hợp trên máy tính, Google Drive còn hỗ trợ trên các thiết bị smartphone, máy tính bảng. Qua đó, đảm bảo quá trình đồng bộ dữ liệu của người dùng được nhanh chóng, thuận tiện hơn cả.

Ngoài ra, điểm nổi bật hơn cả của Google Drive so với các nền tảng đám mây khác đó là hỗ trợ bộ công cụ văn phòng tiện ích, bao gồm Google Docs, Google Sheet và Google Slides, cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa nhanh chóng các tệp tin khi có nhu cầu.

Khả năng tìm kiếm, truy xuất dữ liệu siêu thông minh cũng là điểm mạnh không thể bỏ qua khi lưu trữ trên Google Drive. Đặc biệt, bên cạnh việc truy xuất từ máy tính, người dùng cũng có thể tìm kiếm nhanh thông qua điện thoại, máy tính bảng khi cần thiết.

Cách truy cập và tải Google Drive

Để lưu trữ trên Google Drive, người dùng có thể truy cập tại đây, đăng nhập tài khoản Google.

Ngoài ra, để thuận tiện, bạn cũng có thể cài đặt phần mềm Google Drive cho máy tính để thuận tiện cho quá trình tải lên, đồng bộ dữ liệu khi cần thiết.

Cách thức tải Google Drive cho máy tính như sau:

Bước 1: Truy cập tại đây, nhấn chọn đăng nhập vào tài khoản Google tương ứng

Bước 2: Nhấn chọn vào biểu tượng Bánh răng, click vào mục Tải xuống Drive

Bước 3: Tại giao diện tải về hiện ra, nhấn chọn Tải xuống Drive >> Chọn Mac và PC

Bước 4: Khi cửa sổ xác nhận cài đặt hiện ra, nhấn chọn Chấp nhận và cài đặt để tải file về

Bước 5: Khi file tải về hoàn tất, nhấn mở, chọn Run, thực hiện cài đặt như các ứng dụng thông thường để hoàn tất quá trình

Hướng dẫn cách lưu trữ dữ liệu trên Google Drive nhanh chóng

Sau khi đăng nhập vào tài khoản Google , người dùng hoàn toàn có thể tiến hành tải dữ liệu, sắp xếp, truy xuất dữ liệu theo nhu cầu. 

1/ Cách tải dữ liệu lên Google Drive

Để tiến hành cách lưu trữ dữ liệu trên Google Drive, có thể thực hiện tuần tự như sau:

Tại Drive của tôi (My Drive) nhấn vào nút dấu cộng (+), tại danh mục hiện ra, người dùng có thể:

• Chọn Tải tệp lên, trong cửa sổ hiện ra, kéo chọn 1 hoặc nhiều tệp >> Nhấn Open để tải các tệp ấy lên Google Drive
• Chọn Tải thư mục lên để tải toàn bộ 1 thư mục bất kì từ máy lên Google Drive

Tại góc dưới, bên phải màn hình sẽ có thông báo xác nhận việc tải lên hoàn tất khi các tệp, thư mục đã được tải lên thành công.

2/ Cách tải tệp, thư mục từ Google Drive về thiết bị

Tương tự quá trình tải lên, việc tải các tệp, thư mục từ Google Drive về máy tính phục vụ cho những mục đích cá nhân cũng có thể tiến hành nhanh chóng như sau:

Bước 1: Truy cập đến vị trí thư mục trên Google Drive chứa nội dung mà bạn cần tải về. Để nhanh chóng hơn, bạn có thể gõ tìm kiếm trên thanh tìm kiếm của nền tảng này.

Bước 2: Nhấn chọn tệp, thư mục cần tải xuống >> Click chuột phải >> Nhấn Tải xuống >> Chọn vị trí lưu tệp, thư mục mong muốn trên máy tính (nếu không đặt vị trí lưu trữ mặc định). Hệ thống theo đó sẽ thực hiện việc tải xuống nhanh chóng.

3/ Cách tạo mới 1 tập tin

Người dùng cũng có thể tạo mới một tập tin, tài liệu trên Google Drive dưới định dạng Google Docs, Google  Sheet hoặc Google Slides.

Để tạo mới và tiến hành cách lưu trữ dữ liệu trên Google Drive, người dùng tiến hành như sau:

Bước 1: Nhấn vào biểu tượng dấu cộng trên giao diện chính của Google Drive >> Nhấn chọn các định dạng tài liệu cần tạo mới tương ứng - có thể là Google Docs (Google Tài liệu), Google  Sheet (Google Trang tính) hoặc Google Slides (Google Trang trình bày).

Bước 2: Nhập thông tin, dữ liệu, trình bày, định dạng theo mục đích cá nhân. Các nội dung này sẽ được cập nhật, lưu trữ lại liên tục trên hệ thống mà bạn không cần nhấn nút Save như tại các văn bản Word, Excel thông thường.

4/ Cách thiết lập quyền chia sẻ thư mục, tệp tin

Ngoài việc cách lưu trữ dữ liệu trên Google Drive, sắp xếp các dữ liệu ấy, người dùng còn có thể thiết lập quyền chia sẻ đến các đối tượng người dùng khác. Cách thức thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập đến vị trí thư mục, tệp tin cần thiết lập quyền chia sẻ, nhấn chọn vào thư mục, tệp tin đó >> Click chuột phải >> Chọn Chia sẻ

Bước 2: Tại cửa sổ thiết lập quyền chia sẻ hiện ra, người dùng có thể chọn các chế độ như:

Nhận liên kết có thể chia sẻ được: Điều này tương ứng với việc bất kì ai khi có link của tài liệu, thư mục, tệp tin này đều có quyền truy cập vào mà không bị giới hạn

Bị hạn chế: Tức tệp tin, thư mục này chỉ được chia sẻ với những tài khoản mà bạn cho phép. Việc cấp quyền thực hiện thông qua tài khoản email của người dùng.

Ngoài ra, trong thiết lập quyền chia sẻ, bạn cung cấp quyền cho người xem gồm: Có thể xem - Có thể nhận xét hoặc Có thể sửa tùy từng trường hợp khác nhau.

1 số lưu ý khi lưu trữ trên Google Drive có thể bạn chưa biết

Google Drive chỉ hỗ trợ không gian lưu trữ miễn phí giới hạn trong 15GB dữ liệu. Do đó, nếu có nhu cầu sử dụng lưu trữ nhiều hơn, người dùng có thể đăng ký mua thêm gói dung lượng theo tháng hoặc theo năm. 

Trong đó, gói dung lượng mua thêm hỗ trợ từ 100GB – 30TB, đáp ứng hầu hết mọi nhu cầu sử dụng của người dùng, từ cá nhân đến các tổ chức, doanh nghiệp vừa và nhỏ.

>> Tham khảo thêm: Onedrive dùng để làm gì? Cách đồng bộ dữ liệu lên OneDrive

Trong trường hợp không tải lên được các tệp tin dù dung lượng lưu trữ của tài khoản vẫn còn thì đó có thể là do dữ liệu của bạn đã vượt giới hạn cho phép tải lên từ nền tảng này. Theo đó:

• Trên Google Drive sẽ giới hạn tải lên với các file từ 5TB trở lên
• Trên Google Docs sẽ giới hạn tải lên với các file từ 50MB trở lên, cùng với đó là các file chứa hơn 1.024.000 ký tự
• Trên Google Sheets sẽ giới hạn tải lên với các file từ 2.000.000 cells 
• Trên Google Slides sẽ giới hạn tải lên với các file từ 100MB trở lên

Trên đây là những thông tin giúp người dùng hiểu hơn về cách lưu trữ dữ liệu trên Google Drive, giúp tối ưu hóa được các tính năng tiện ích ngay trên nền tảng này. Hãy tham khảo, ứng dụng, giúp việc lưu trữ trên Google Drive được thuận tiện, đảm bảo quá trình truy xuất khi cần thiết được nhanh chóng, chuẩn xác nhất nhé!