Chương trình 5s là gì

5S là gì? – Một chương trình được xây dựng xuất phát từ triết lý “con người là trung tâm của mọi sự phát triển”. 5S là một công cụ đơn giản để tổ chức môi trường làm việc khoa học, sạch sẽ, hiệu quả và an toàn để nâng cao năng suất, quản lý trực quan và để đảm bảo tiêu chuẩn làm việc. 5S giúp cho tổ chức/doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, đem lại niềm tin cho khách hàng.

Tiêu chuẩn 5S ra đời dựa trên tiêu chuẩn tiên tiến của người Nhật, bao gồm:

• Seiri
• Seiton
• Seiso
• Seiketsu
• Shitsuke

Khi dịch sang tiếng Việt thì cũng tạo được 5 chữ S, đó là:

• Sàng lọc [Seiri]: có nghĩa là phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự. Đây chính là bước đầu tiên doanh nghiệp cần làm trong thực hành 5S. Nội dung chính của S1 là phân loại, di dời những thứ không cần thiết, có thể bán đi hoặc tái sử dụng.
• Sắp xếp [Seiton]: Đây là S2. Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại.
• Sạch sẽ [Seiso]: Thường xuyên vệ sinh,giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và tổ chức vệ sinh hàng ngày máy móc vật dụng và khu làm việc. S3 hướng tới cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn đồng thời nâng cao tính chính xác của máy móc thiết bị [do ảnh hưởng của bụi bẩn].
• Săn sóc [Seiketsu]: Luôn luôn kiểm tra, duy trì 3S ở trên. Bằng việc phát triển S4, các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần dựa theo tiêu chuẩn đã đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp.
• Sẵn sàng [Shitsuke]: Nghĩa là rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong thực hiện 5S.

Tại sao nên thực hiện chương trình 5S tại nơi làm việc?

Thực hiện 5S tại nơi làm việc đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người trong công ty. Đây là một phương pháp hiệu quả trong việc nâng cao hiệu suất làm việc của từng cá nhân trong công việc văn phòng. Nguyên tắc của việc thực hiện 5S là hết sức đơn giản. Việc áp dụng triệt để và thành công việc thực hiện 5s sẽ mang lại một số hiệu quả to lớn như sau:

• Xây dựng môi trường làm việc ngăn nắp sạch sẽ, mọi người thoải mái khi làm việc và sử dụng các thiết bị văn phòng.
• Tăng cường việc cải tiến văn phòng, cải tiến 5s trong văn phòng.
• Nâng cao ý thức việc thực hiện và duy trì tiêu chuẩn 5s trong khi làm việc.
• Xây dựng hình ảnh đẹp cho văn phòng và cho công ty.

Sự thành công của bất cứ hệ thống nào cũng dựa trên các yếu tố về con người, 5S cũng không ngoại lệ. 4 yếu tố cơ bản cho hoạt động 5S công ty thành công:

Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện

Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình. Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S.

Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người.

Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý.

• Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết theo một tiêu chuẩn đề ra.
• Loại bỏ những thứ không cần thiết, chỉ giữ lại thứ cần thiết và những thứ không chắc chắn là cần thiết hay không.
• Xác định số lượng đúng và đủ cho nhu cầu sử dụng.

Bước 1: Cùng đồng nghiệp quan sát khu vực làm việc, bàn làm việc, tủ…
Bước 2: Xác định những thứ cần thiết, những thứ không cần thiết và những thứ không biết là cần thiết hay không.
Bước 3: Hành động:

• Đối với thứ không cần thiết => Loại bỏ khỏi khu vực làm việc.
• Đối với thứ không biết là cần hay không => dán thẻ màu vàng. Nếu trong thời gian quy định [có thể 1 tuần, 1 tháng] mà không sử dụng đến thì tiến hành loại bỏ, hoặc cất vô tủ đồ.
• Đối với thứ cần thiết=>sẽ tiến hành sắp xếp ở S2

• Giảm diện tích cất giữ, khu vực làm việc
• Giảm tủ đựng hồ sơ và các tủ khác
• Giảm các dụng cụ không cần thiết
• Giảm chi phí văn phòng
• Giảm số lượng các dụng cụ
• Giảm chi phí văn phòng

Là sắp xếp các vật dụng một cách gọn gàng và dễ cho việc sử dụng.

Việc sắp xếp tuân thủ các quy tắc sau đây:

• Vật dụng thường xuyên sử dụng để gần trong tầm với của tay.
• Vật dụng ít sử dụng hơn sẽ để xa hơn tầm với của tay.
• Vật lâu lâu mới sử dụng sẽ cất vô tủ đựng.
• Sắp xếp các vật dụng theo nhóm.
• Quy định vị trí để vật dụng cụ thể.
• Lập danh mục các dụng cụ.

• Giảm thời gian làm việc
• Giảm thời gian kiểm tra các vật dụng
• Giảm thiểu sự mất mát
• Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn

Là vệ sinh sạch sẽ các thiết bị dụng cụ trong văn phòng bao gồm cả việc sạch sẽ cả thân thể lẫn tâm hồn người thực hiện.

Bước 1: Phân chia khu vực chịu trách nhiệm cho từng cá nhân trong phòng ban.
Bước 2: Tiến hành vệ sinh các thiết bị, dụng cụ.
Bước 3: Tiến hành các cải tiến.
Bước 4: Lập tiêu chuẩn cho từng thiết bị, dụng cụ.

• Giảm các hư hỏng cho các thiết bị và dụng cụ.
• Tạo môi trường làm việc trong lành, sạch sẽ.
• Tạo sự thoải mái cho người sử dụng.
• Tạo hình ảnh đẹp cho nhà máy, công ty.

Duy trì 3S đầu tiên một cách hiệu quả.

• Lập tiêu chuẩn các hoạt động
• Lập kế hoạch thực hiện theo tiêu chuẩn
• Tiến hành đánh giá định kỳ hoạt động 5S
• Xây dựng nền văn hóa thực hiện thông qua các hoạt động thúc đẩy

Các tiêu chuẩn S1 đến S3 sẽ được tiêu chuẩn hóa và hình thành các tài liệu hướng dẫn để đi tới S5

Thực hiện đào tạo tiêu chuẩn thực hiện cho tất cả các cá nhân, thành viên trong phòng. Từ đó tạo nên thói quen, quy định nguyên tắc thực hiện.

• Lên kế hoạch đào tạo
• Chuẩn bị các tư liệu đào tạo
• Tiến hành đào tạo
• Đánh giá sau đào tạo

Tạo thói quen, sự tự giác trong việc thực hiện 5S.

Tuy nhiên, một điều quan trọng khi thực hiện hoạt động 5S là phải hiểu được những ý chính [Key point] để thực hiện một cách chính xác, phù hợp với mục tiêu của cá nhân, tổ chức khi thực hiện hoạt động 5S trong văn phòng và nơi làm việc.

 Một cuốn sách nói về quá trình áp dụng 5S tại một bệnh viện của tác giả Nguyễn Thế Anh nhà xuất bản Văn Hóa- Văn nghệ. Các bạn có thể tham khảo tại đây.

Tôi có thấy nhiều cá nhân tới xin được tư vấn thành lập công ty có nhắc đến cách quản lý doanh nghiệp của Nhật Bản đó là 5S. Vậy 5s là cái gì ?

5S được bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 80 của thế kỷ 20 và đã được áp dụng rộng rãi tại các quốc gia, trong đó có Việt Nam.

5S là công cụ nâng cao năng suất chất lượng thông qua việc đảm bảo môi trường làm việc gọn gàng, sạch đẹp, thoáng đãng và tiện lợi và là 5 từ có chữ cái đầu bằng S của các từ tiếng Nhật” SEIRI”, “SEITON”, ” SEISO”, “SEIKETSU” và “SHITSUKE”, dịch sang tiếng Việt là ” SÀNG LỌC”, ” SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, ” SĂN SÓC” và “SẴN SÀNG”.

SERI [sàng lọc]: Là một hành động xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc.

SEITON [sắp xếp]: Là một hành động bố trí, sắp xếp những thứ cần thiết theo đúng thứ tự.

SEISO [sạch sẽ]: Là một hành động giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc.

SEIKETSU [săn sóc]: Là một điều kiện ở đó phải liên tục duy trì, cải tiến để không có bất kỳ bụi bẩn nào tại nơi làm việc.

SHITSUKE [sẵn sàng]: Là một điều kiện ở đó các thành viên tham gia vào 4S nói trên một cách tự động và tự nguyện, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc.