XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ MUA BÁN THUỐC TÂY
MỤC TIÊU VÀ PHẠM VI ĐỀ TÀI
Mục tiêu đề tài
Phân tích thiết kế và hiện thực hệ thống quản lý nhà thuốc tây nhằm đơn giản hóa đi việc quản lý cửa hàng, giúp cho việc trao đổi mua bán thuốc được thuận tiện, nhanh chóng và hiệu quả hơn. Việc xây dựng hệ thống này nhằm mục đích thay thế hệ thống cũ đã có phần không phù hợp với nhu cầu người dùng. Với các mục tiêu chính:
Quản lý nhân viên:
- Quản lý được chặt chẽ các thông tin của mỗi nhân viên.
Quản lý khách hàng:
- Xử lý thông tin khách hàng mua, trả hoặc đổi thuốc tại nhà thuốc tây.
Quản lý thuốc:
Quản lý việc bán thuốc:
- Thống kê được số lượng thuốc khách đã mua.
Quản lý việc nhập thuốc về kho:
- Tiến hành đặt thuốc cho nhà cung cấp.
Quản lý việc đổi thuốc:
- Tiến hành đổi thuốc cho khách trong trường hợp khả thi.
Quản lý hóa đơn:
- Lập hóa đơn cho các đơn thuốc mà khách hàng đã mua
Báo cáo, thống kê:
- Báo cáo, thống kê tình hình thu chi và số lượng [nhập, tồn, đổi trả] của từng loại thuốc.
- Báo cáo, thống kê tần suất sử dụng thuốc của khách hàng.
- Báo cáo thống kê doanh thu của toàn nhà thuốc tây theo quý, theo năm.
KHẢO SÁT HỆ THỐNG
Nhà thuốc tây Thiên Ân là nhà thuốc tây tư nhân có quy mô khá lớn. Vậy nên, ở đó rất đa dạng các loại thuốc: thuốc chữa bệnh, sản phẩm chức năng, …
Quy trình nhập thuốc
Khi có yêu cầu nhập hàng người quản lý cửa hàng lập danh sách các thuốc cần nhập và gửi cho thủ kho, thủ kho tiếp nhận thông tin nếu thông tin sai thì trả về cho người quản lý cửa hàng để cập nhật lại, ngược lại sẽ nhận và lập phiếu đặt hàng rồi gửi cho nhà cung cấp. Khi nhận hóa đơn và thuốc từ nhà cung cấp thủ kho tiếp nhận thuốc, kiểm tra và so sánh với phiếu đặt. Nếu thuốc không đúng hoặc phiếu đặt không trùng khớp thì trả về cho nhà cung cấp, ngược lại lập phiếu nhập kho và gửi cho người quản lý cửa hàng.
Nhà quản lý cửa hàng tiếp nhận phê duyệt ký và gửi lại cho thủ kho. Thủ kho sẽ tiếp nhận sự phê duyệt và tiến hành nhập kho đồng thởi thanh toán cho nhà cung cấp.
Hình 1.1. Nghiệp vụ nhập thuốc
Quy trình bán lẻ
Khi có yêu cầu mua thuốc từ khách hàng mua lẻ, nhân viên sẽ tiếp nhận thông tin và kê đơn thuốc [nếu không có toa]. Nhân viên sẽ kiểm tra thông tin đơn thuốc và số lượng thuốc, nếu số lượng thuốc không đủ sẽ phản hồi lại cho khách để cập nhật lại, ngược lại nhân viên sẽ lập hóa đơn và thanh toán rồi gửi thuốc và hóa đơn cho khách hàng.
Trường hợp khách hàng muốn mua bổ sung thêm thuốc thì nhân viên sẽ tiếp nhận thông tin bổ sung và kiểm tra sổ sách nếu sai sót thì sẽ báo lại cho khách hàng để cập nhật lại, ngược lại cập nhật lại hóa đơn và gửi thêm thuốc cho khách hàng.
Hình 1.2. Nghiệp vụ bán thuốc lẻ
Quy trình bán sỉ
Khi có yêu cầu mua thuốc từ khách hàn mua sỉ, nhân viên bán hàng sẽ tiếp nhận thông tin đơn đặt và kiểm tra thông tin đơn đặt [kiểm tra thuốc] nếu sai thì gửi trả lại cho khách hàng để cập nhật, ngược lại kiểm tra tiếp số lượng thuốc trong quầy nếu đủ thuốc lập hóa đơn sỉ, hủy đơn đặt [nếu có] và thanh toán rồi gửi thuốc và hóa đơn cho khách hàng, ngược lại nếu thiếu thuốc thì nhân viên sẽ gửi yêu cầy nhập thuốc lên quầy cho thủ kho. Thủ kho sẽ kiểm tra thông tin xuất lên quầy [kiểm tra kho] nếu thiếu thuốc thủ kho sẽ báo lại cho nhận viên bán hàng, ngược lại sẽ lập phiếu xuất quầy và hàng hóa rồi chuyển cho nhân viên bán hàng. Khi nhân viên bán hàng nhận được thuốc sẽ xác lập lại đơn đặt cho khách hàng.
Hình 1.3. Nghiệp vụ bán thuốc sỉ
Quy trình đổi trả hàng
Khi có yêu cầu đổi trả thuốc từ khách hàng. Nhân viên bán hàng sẽ tiếp nhận thông tin yêu cầu đồng thời kiểm tra hóa đơn và quy định của cửa hàng nếu không hợp lệ thì thông báo lại cho khách hàng, ngược lại xác nhận cách thức đổi hoặc trả thuốc. Nếu trả thuốc thì nhân viên bán hàng lập phiếu trả và cập nhật hóa đơn đồng thời hoàn tiền lại cho khách hàng, đồng thời nhân viên cũng cập nhật lại thuốc mới cho khách hàng để khách hàng cập nhật sau đó nhân viên sẽ lập phiếu đổi, giao thuốc, cập nhật lại hóa đơn cho khách và lập hóa đơn mới
Hình 1.4. Nghiệp vụ đổi trả thuốc
Quy trình nhận lại hàng đổi trả
Khi nhận lại hàng đổi trả, nhân viên bán hàng sẽ kiểm tra thuốc và phân loại thuốc còn nguyên vẹn, thuốc bị hỏng hoặc do nhà sản xuất.
Tất cả các loại thuốc đó đều được chuyển giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ tiếp nhận thông tin và thuốc đồng thời sẽ kiểm tra lại thông tin nếu thuốc còn nguyên vẹn thì nhập vào kho theo mã của lô hàng và thuốc đổi trả với giá lúc nhập, ngược lại thì nhập vào kho khu vực chứa thuốc để đổi trả lại nhà cung cấp hoặc hủy hàng.
Quy trình xuất thuốc lên quầy
Khi nhân viên bán hàng cần nhập thêm thuốc lên quầy, nhân viên bán hàng sẽ lập ra danh sách các mặt hàng cần nhập lên quầy chuyển cho nhân viên thủ kho. Nhân viên thủ kho sẽ tiếp nhận và kiểm tra, nếu thuốc nào đã hết sẽ gửi thông báo phản hồi hết thuốc cho nhân viên bán hàng, ngược lại thuốc nào còn sẽ lập phiếu xuất quầy và lưu thông tin vào sổ sách. Sau đó, giao thuốc lên quầy kèm phiếu xuất quầy cho nhân viên bán hàng.
Quy trình đổi trả nhà cung cấp
Khi quản lý nhận được danh sách các sản phẩm cần đổi trả [ lấy từ danh sách thống kê đổi trả từ khách, hết hạn,…] sẽ gửi qua cho thủ kho. Thủ kho sẽ tiếp nhận danh sách và thông tin đồng thời kiểm tra danh sách. Nếu có sai sót sẽ báo lại cho người quản lý để cập nhât lại, ngược lại tạo đơn khiếu nại và gửi lại cho nhà cung cấp, nhà sản xuất.
Nhà cung cấp sẽ tiếp nhận đơn khiếu nại và đồng thời kiểm tra điều khoản đổi trả nhà cung cấp nếu không hợp lệ sẽ gửi trả về cho thủ kho, ngược lại gửi xác nhận đồng ý yêu cầu đổi trả cho thủ kho. Thủ kho sẽ tiếp nhận thông tin xác nhận và giao thuốc bị lỗi lại cho nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất và ở đó sẽ tiếp nhận và thực hiện việc đổi trả thuốc đồng thời gửi lại cho thủ kho. Thủ kho sẽ nhận thuốc và lập phiếu đổi trả nhà cung cấp và báo lại cho người quản lý để gửi quản lý xác nhận.
Quy trình hủy hàng
Khi nhà thuốc hủy hàng cần cập nhật lại thông tin trong CSDL đối với những sản phẩm không tồn tại trong kho nữa, người quản lý sẽ lập ra danh sách các sản phẩm cần hủy [các sản phẩm không thể đổi trả NCC] gửi cho thủ kho. Thủ kho tiếp nhận thông tin yêu cầu và kiểm tra thông tin nếu không hợp lệ sẽ gửi thông tin phản hồi cho quản lý để cập nhật. Ngược lại, nếu hợp lệ sẽ lập ra phiếu hủy và yêu cầu xác nhận thông tin. Sau khi nhận được thông tin xác nhận thủ kho bắt đầu thực hiện hủy sản phẩm và kết thúc quy trình.
Mô hình thực thể kết hợp [Entity Relationship Diagram – ERD] được đề xuất bởi P. Chen [1976] và được sử dụng để biểu diễn cơ sở dữ liệu ở mức khái niệm. Mô hình thực thể kết hợp bao gồm các thực thể, danh sách thuộc tính và những mối kết hợp. Biểu diễn mô hình thực thể kết hợp dưới dạng sơ đồ thực thể liên kết. Mô hình thể hiện sự liên kết hay mối quan hệ giữa các thực thể trong hệ thống. Chỉ hiển thị khóa chính của thực thể và không có khóa ngoại.
Thực thể là đối tượng cần quản lý, thực thể được biểu diễn bởi hình chữ nhật và có những đặc trưng như: tên thực thể, danh sách các thuộc tính và thuộc tính khóa.
Mối kết hợp thể hiện mối liên quan giữa hai hay nhiều thực thể. Mỗi liên kết có một tên gọi [thường dùng động từ], danh sách các thuộc tính [nếu có] và được biểu diễn
Chi tiết chức năng tham khảo tại: