Đăng ký mã vạch ở đâu tại Việt Nam? Mã vạch nước ngoài có sử dụng tại Việt Nam được không?

Hiện nay, ngoài những sản phẩm do doanh nghiệp tự sản xuất thì việc doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa nhập khẩu từ các nước trên thế giới là phổ biến. Với những hàng hóa có mã số mã vạch, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục đăng ký mã số mã vạch nước ngoài. Chỉ khi được cấp phép thì việc sử dụng mã số mã vạch trên sản phẩm mới được coi là hợp pháp.

Trong bài viết dưới đây, Luật Thái An xin tư vấn tới bạn đọc về vấn đề đăng ký mã số mã vạch nước ngoài.

Cơ sở pháp lý quy định việc đăng ký mã số mã vạch nước ngoài là các văn bản sau:

• Nghị định 74/2018/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 132/2008/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2008 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều Luật chất lượng sản phẩm, hàng hóa;
• Thông tư số 232/2016/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí cấp mã số mã vạch.

Hiện nay, pháp luật chưa có văn bản cụ thể nào ban hành quy định về thế nào là mã số mã vạch nước ngoài. Thông thường mỗi quốc gia đều có phân định mã số mã vạch riêng thể hiện tại ba số đầu mã vạch. Ở Việt Nam, để nhận biết đó là sản phẩm của nước ta thì ba số đầu là 893. Như vậy, có thể nói mã vạch nước ngoài là mã vạch không bắt đầu bằng ba số 893, tức là mã vạch tương ứng với quốc gia khác không phải Việt Nam.

Ví dụ: mã vạch có ba số đầu 885 của Thái Lan, 899 của Indonesia, 888 của Singapo …

Khi muốn sử dụng mã số mã vạch nước ngoài thì chủ thể sử dụng cần đăng ký mã số mã vạch nước ngoài tại cơ quan nhà nước. Có thể hiểu đăng ký mã vạch nước ngoài là việc chủ thể xác nhận sử dụng mã vạch nước ngoài hoặc ủy quyền sử dụng mã vạch nước ngoài.

===>>> Xem thêm: Đăng ký mã số mã vạch

Nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tiến hành nhập khẩu hàng hóa từ nhiều quốc gia khác nhau. Khi tiến hành nhập khẩu hàng hóa thi có thể đã có chứa mã số mã vạch của quốc gia nơi sản xuất. Doanh nghiệp muốn sử dụng nó kinh doanh trên thị trường thì doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục đăng ký mã số mã vạch nước ngoài. Mọi hành vi sử dụng mã số mã vạch trái phép đều bị xử phạt theo đúng quy định của pháp luật.

===>>> Xem thêm: Sử dụng mã số mã vạch theo quy định của pháp luật.

3 Bước đăng ký mã số mã vạch nước ngoài đơn giản nhất hiện nay – Ảnh minh họa: Internet.

Để đăng ký mã số mã vạch nước ngoài thì bạn cần thực hiện thủ tục xác nhận sử dụng mã nước ngoài hoặc ủy quyền sử dụng mã số, mã vạch bao gồm các bước sau:

===>>> Xem thêm: Tạm ngừng sử dụng mã số mã vạch

Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch nước ngoài gồm có:

• Đơn đề nghị xác nhận sử dụng mã nước ngoài hoặc ủy quyền sử dụng mã số, mã vạch theo quy định tại Mẫu số 15 và Mẫu số 16 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 74/2018/NĐ-CP;
• Đối với xác nhận sử dụng mã số nước ngoài: Bản sao bằng chứng phía đối tác nước ngoài ủy quyền cho tổ chức được quyền sử dụng mã số, mã vạch dưới hình thức thư, hợp đồng ủy quyền, bằng chứng chứng minh đơn vị ủy quyền sở hữu hợp pháp mã số ủy quyền, danh mục sản phẩm tương ứng với mã ủy quyền…;
• Đối với xác nhận ủy quyền sử dụng mã số, mã vạch: Bản sao hợp đồng hoặc thư ủy quyền sử dụng mã số, mã vạch kèm danh mục sản phẩm tương ứng mã số ủy quyền.

===>>> Xem thêm: Xử phạt hành chính đối với vi phạm quy định về sử dụng mã số mã vạch

Tổ chức, cá nhân có nhu cầu xác nhận sử dụng mã số nước ngoài hoặc ủy quyền sử dụng mã số, mã vạch lập 01 bộ hồ sơ đăng ký mã số mã vạch nước ngoài. Có thể nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện tới Tổng Cục Chất lượng và Đo lường thuộc Bộ Khoa học Công nghê. Trường hợp nộp trực tiếp thì phải có bản chính để đối chiếu. Trường hợp hồ sơ gửi qua bưu điện, nộp bản sao được chứng thực hoặc bản sao y bản chính có ký tên, đóng dấu.

Trường hợp hồ sơ đăng ký mã số mã vạch nước ngoài không đầy đủ theo quy định, trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan thường trực về mã số, mã vạch thông báo cho tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ để sửa đổi, bổ sung;

Trường hợp hồ sơ đăng ký mã số mã vạch nước ngoài đầy đủ, hợp lệ và tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ đóng các khoản phí theo quy định, trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan thường trực về mã số, mã vạch có trách nhiệm cấp Giấy xác nhận sử dụng mã nước ngoài hoặc ủy quyền sử dụng mã số, mã vạch cho tổ chức theo quy định tại Mẫu số 17 và Mẫu số 18 Phụ lục ban hành kèm theo .

===>>> Xem thêm: Lệ phí Nhà nước về mã số mã vạch.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi về việc đăng ký mã số mã vạch nước ngoài. Nếu bạn cần được tư vấn chi tiết và được giải đáp các thắc mắc trong từng trường hợp cụ thể, hãy gọi Tổng đài tư vấn pháp luật của Công ty Luật Thái An – luật sư sẽ giải thích cặn kẽ những gì chưa thể hiện được hết trong bài viết này.

Luật Thái An cung cấp dịch vụ đăng ký mã vạch trọn gói cho doanh nghiệp. Ưu điểm khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi là nhanh gọn, tiết kiệm thời gian cũng  như chi phí. Chi tiết có tại Dịch vụ đăng ký mã vạch.

Ngoài dịch vụ đăng ký mã số mã vạch, Công ty Luật Thái An còn cung cấp nhiều dịch vụ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 

• Giới thiệu tác giả
• Bài viết mới nhất

Giám đốc tại Công ty Luật Thái An

Tiến sỹ luật học, Luật sư Nguyễn Văn Thanh là thành viên Đoàn Luật sư TP. Hà Nội và Liên đoàn Luật sư Việt Nam. Lĩnh vực hành nghề chính: * Tư vấn pháp luật: Doanh nghiệp, Đầu tư, Xây dựng, Thương mại, Lao động, Dân sự, Hình sự, Đất đai, Hôn nhân và gia đình

* Tố tụng và giải quyết tranh chấp: Kinh doanh thương mại, Đầu tư, Xây dựng, Lao động, Bảo hiểm, Dân sự, Hình sự, Hành chính, Đất đai, Hôn nhân và gia đình

Hiện nay khi mua các sản phẩm tại các siêu thị hoặc các sản phẩm nhập khẩu, việc thấy mã vạch (barcode) không phải là điều xa lạ. Về khái niệm, bản chất mã vạch là một mã để đánh dấu sản phẩm, mang tính chất quản lý và được công nhận chung trên toàn cầu. Nhìn vào mã vạch bạn có thể biết được sản phẩm do đơn vị nào sản xuất và xuất xứ từ đất nước nào. Tại Việt Nam, việc đăng ký mã vạch được thực hiện tại Văn phòng GS1 VN – Viện tiêu chuẩn chất l­ượng Việt Nam.

Hồ sơ đăng ký mã vạch cho sản phẩm

Hồ sơ đăng ký mã vạch sản phẩm theo quy định tại điều 19c nghị định 132/2008/NĐ-CP (Sửa đổi bởi nghị định 74/2018/NĐ-CP) như sau:1. Đơn đăng ký sử dụng mã số, mã vạch (Mẫu tại nghị định 13/2022/NĐ-CP)

2. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc Quyết định thành lập.

Mẫu đăng ký mã vạch hiện hành

Trường hợp hồ sơ không đầy đủ theo quy định, trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan thường trực về mã số, mã vạch thông báo cho tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ để sửa đổi, bổ sung;

Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ và tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ đóng các khoản phí theo quy định, trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan thường trực về mã số, mã vạch có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận; Thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận không quá 03 năm kể từ ngày cấp.

AZLAW cung cấp dịch vụ đăng ký mã vạch nhanh chóng, tiện lợi cho khách hàng. Vui lòng liên hệ AZLAW để được hỗ trợ.

Các loại mã vạch sản phẩm khi đăng ký mã vạch

Mã doanh nghiệp (GCP): Là mã Tổng cục TCĐLCL cấp cho doanh nghiệp để từ đó DN phân bổ cho các sản phẩm của mình

• Mã GCP-7: dùng khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm trên 10.000 dưới 100.000 loại sản phẩm;
• Mã GCP-8: dùng khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm trên 1000 dưới 10.000 loại sản phẩm;
• Mã GCP-9: dùng khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm trên 100 dưới 1000 loại sản phẩm;
• Mã GCP-10: dùng khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm dưới 100 loại sản phẩm.

Mã số địa điểm toàn cầu (GLN): Là mã dùng để phân định địa điểm công ty, chi nhánh, kho hàng.. của DN, được sử dụng trong trao đổi dữ liệu điện tử hoặc phục vụ quá trình truy xuất nguồn gốc. (Lưu ý: mã GLN không dùng để phân định cho sản phẩm). Mỗi mã GLN chỉ được cấp cho một địa điểm, pháp nhân duy nhất.

• GLN có thể phân định bất kì một bên hay địa điểm nào có thể gán địa điểm như:
• Các cơ quan hợp pháp: toàn bộ các công ty, nhà thầu phụ hay các bộ phận như nhà cung cấp, khách hàng, ngân hàng, nhà vận chuyển…
• Các vị trí địa lý: một phòng cụ thể trong một tòa nhà, một kho hàng hay cổng của một kho hàng, điểm giao vận, điểm chuyển vận…
• Các vị trí mang tính chức năng: một phòng đặc thù với một chức năng hợp pháp (ví dụ: phòng kế toán), một hòm thư hoặc một tệp dữ liệu với một máy vi tính.

Mã số rút gọn EAN-8: được sử dụng trên các sản phẩm có kích thước rất nhỏ. Mã này cầp riêng cho từng sản phẩm.

Hướng dẫn cấp mã GTIN (mã số thương phẩm toàn cầu) cho sản phẩm

Bước 1: Cấp mã số cho từng sản phẩm
Cấu trúc mã – Nguyên tắc cấp mã
Mã trên thương phẩm bán lẻ: Trên thương phẩm bán lẻ sẽ sử dụng mã thương phẩm toàn cầu GTIN – 13.Cấu tạo của một mã GTIN – 13 như sau:– Mã doanh nghiệp (Company prefix): có thể có 7, 8, 9 hoặc 10 chữ số gồm:Mã quốc gia GS1 (GS1 prefix) : của Việt Nam là 893Số phân định doanh nghiệp (Manufacture’s number)– Số phân định vật phẩm (Item number): có thể có 5, 4, 3 hoặc 2 chữ số– Số kiểm tra (check digit): 1 chữ số

Sau khi doanh nghiệp được cấp mã số doanh nghiệp GS1 (GCP-8, GCP-9, GCP-10), doanh nghiệp sẽ tự ấn định mã số sản phẩm cho các sản phẩm của mình

Mã số sản phẩm do doanh nghiệp tự quản lý và cấp cho các sản phẩm của mình. Các sản phẩm có dung tích, trọng lượng, quy cách đóng gói, kích cỡ, kiểu dáng, màu sác…. khác nhau sẽ phải cấp một mã số sản phẩm khác nhau.

Ví dụ: Công ty A đã được cấp mã doanh nghiệp GCP-10  là 893 1234567. Đây là mã số doanh nghiệp có 10 chữ số. Với loại mã doanh nghiệp này, doanh nghiệp có thể cấp mã sản phẩm cho 100 loại sản phẩm của mình (mã sản phẩm từ 00 đến 99). Doanh nghiệp này có các sản phẩm là nước uống đóng chai với các loại chai có dung tích 500ml, 1500ml, 19lit. Doanh nghiệp sẽ ấn định mã sản phẩm như sau:
– Loại chai 500ml doanh nghiệp gán mã số sản phẩm là 00, dãy mã GTIN 13 đầy đủ sẽ là 893 1234567 00 C 
– Loại chai 1500ml gán mã số sản phẩm là 01, dãy mã GTIN 13 đầy đủ là 893 1234567 01 C
– Loại bình 19 lit gán mã số sản phẩm là 02, dãy mã GTIN 13 đầy đủ là 893 1234567 02 C

Một số lưu ý khi cấp mã số sản phẩm:

• Cấp mã số sản phẩm liên tục không phân nhóm.
• Khi có sự thay đổi về đặc tính, cấu tạo… của một sản phẩm đã được cấp một mã số sản phẩm thì phải cấp mới cho vật phẩm đó một mã số sản phẩm khác.
• Không cấp lại GTIN cấp cho sản phẩm đã loại bỏ (không sản xuất nữa) cho sản phẩm khác.

Mã số đơn vị thương mại  GTIN- 14

Nếu các sản phẩm đã có mã số phân định vật phẩm GTIN-13 nêu ở trên cần thiết phải đóng vào trong các thùng hàng. Các thùng hàng này không được tiêu thụ ở mức bán lẻ thì có thể sử dụng mã số thương phẩm GTIN-14  (xem TCVN 6512:2007) cấu trúc mã như sau:  VL 893 MMMMMM XXX C

VL: số giao vận/ phương án đóng thùng: được tự ấn định từ 1÷8

893 MMMMMMM XXX – là 12 chữ số chuyển từ mã phân định vật phẩm GTIN-13 đã cấp cho sản phẩm trong thùng

C: số kiểm tra được tính từ 13 số còn lại

Ví dụ nếu với chai nước tinh khiết 500 ml (xem Ví dụ phần 1) đóng 12 chai/ thùng sẽ được tách ra khi bán lẻ thì có thể mang phương án đóng thùng số 1 (VL=1), và chai nước tinh khiết 500 ml đóng 24 chai/ thùng sẽ được mang phương án đóng thùng số 2 (VL=2) lúc này mã số ITF-14 sẽ như sau: đối với thùng 12 chai “1 893 1234567 00 C” đối với thùng 24 chai “2 893 1234567 00 C”.

VL là 0 trong trường hợp cấp cho thùng chứa nhiều sản phẩm có mã GTIN-13 trong thùng. Khi đó 893 MMMMMMM XXX – là 12 chữ số chuyển từ mã phân định vật phẩm GTIN-13 chưa cấp cho sản phẩm nào

VL là 9 trong trường hợp thùng chứa sản phẩm có đo lường thay đổi.

Phí, lệ phí khi đăng ký mã vạch

Theo Thông tư số 232/2016/TT-BTC mức thu phí cấp mã số mã vạch được quy định cụ thể như sau:

Mức thu phí cấp và hướng dẫn sử dụng mã số mã vạch

STT	Phân loại phí	Mức thu (đồng/mã)
1	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 (không phân biệt mã số đăng ký sử dụng)	1.000.000
2	Sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN)	300.000
3	Sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 (GTIN-8)	300.000

Mức thu phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm (niên phí)

STT	Phân loại phí	Mức thu (đồng/năm)
1	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1
1.1	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 10 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 100 số vật phẩm)	500.000
1.2	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 9 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 1.000 số vật phẩm)	800.000
1.3	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 8 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 10.000 số vật phẩm)	1.500.000
1.4	Sử dụng mã doanh nghiệp GS1 loại 7 số (tương ứng với trường hợp doanh nghiệp được sử dụng 100.000 số vật phẩm)	2.000.000
2	Sử dụng mã địa điểm toàn cầu (GLN)	200.000
3	Sử dụng mã số thương phẩm toàn cầu 8 chữ số EAN-8 (GTIN-8)	200.000

Trường hợp doanh nghiệp đăng ký sử dụng mã số mã vạch từ ngày 1/7 thì mức phí duy trì nộp trong năm đăng ký bằng 50% (năm mươi phần trăm) mức phí duy trì tương ứng với từng loại mã số mã vạch theo quy định nêu trên.

Xem thêm: Đăng ký mã vạch online

Mức phạt liên quan tới mã số mã vạch

Mức phạt mã số mã vạch theo quy định tại nghị định 119/2017/NĐ-CP (sửa đổi bởi nghị định 126/2021/NĐ-CP) như sau:

Điều 32. Vi phạm quy định về sử dụng mã số mã vạch1. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:a) Không đăng ký lại với cơ quan có thẩm quyền khi có sự thay đổi về tên gọi, địa chỉ giao dịch trên giấy phép kinh doanh hoặc không thông báo bằng văn bản khi giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch bị mất hoặc hỏng;b) Sử dụng mã số mã vạch khi giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch hết hiệu lực;1a. Không thực hiện đóng phí duy trì sử dụng mã số mã vạch đúng quy định.a) Phạt tiền từ 1 đến 3 lần số tiền phí duy trì sử dụng mã số mã vạch. Mức phạt tối đa là 50.000.000 đồng.b) Biện pháp khắc phục hậu quảBuộc nộp phí duy trì sử dụng mã số mã vạch đúng quy định.c) Không xuất trình được văn bản hợp pháp chứng minh về quyền sử dụng mã số mã vạch khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu;d) Không khai báo và cập nhật danh mục các mã số thương phẩm toàn cầu (GTIN) và mã số địa điểm toàn cầu (GLN) được sử dụng cho cơ quan có thẩm quyền;

e) Khai báo thông tin về mã số mã vạch trên cơ sở dữ liệu mã số mã vạch quốc gia không đúng với thông tin thực tế thương phẩm sử dụng mã GTIN hoặc địa điểm sử dụng mã GLN thể hiện hoặc sử dụng mã truy vết, thẻ, tem, nhãn hoặc định dạng bằng một phương thức thích hợp để cung cấp thông tin nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa nhưng không có dữ liệu hoặc có dữ liệu nhưng nội dung, dữ liệu không đúng quy định, hoặc thực hiện gắn thẻ, tem, nhãn hoặc định dạng bằng một phương thức thích hợp để thể hiện cung cấp thông tin nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa nhưng không khai báo, cập nhật thông tin đúng quy định về việc thể hiện hình thức, nội dung thẻ, tem, nhãn, định dạng bằng một phương thức thích hợp.

Bài viết liên quan

• Các vấn đề cơ bản về mã số mã vạch
• Đăng ký mã vạch online