Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ gặp khó khăn trong việc quản lý email doanh nghiệp của họ. Ngày nay, có rất nhiều lựa chọn, và một số lựa chọn khác nhau đến mức biết bắt đầu từ đâu có thể là một thách thức to lớn. Bạn có thể chọn sử dụng nhà cung cấp email miễn phí như Outlook hoặc Gmail, đăng ký dịch vụ với nhà cung cấp dịch vụ email với chi phí hàng tháng thấp hoặc lưu trữ email của riêng bạn nếu bạn muốn.
Phương pháp tự lưu trữ là phương pháp truyền thống mà các công ty sử dụng để quản lý giao tiếp chuyên nghiệp của họ. Các gói dịch vụ lưu trữ thường được cung cấp bởi các công ty quản lý hàng đầu hiện nay như GoDaddy. Bạn cũng có thể mua chúng một cách độc lập nếu bạn đã làm việc với một tổ chức lưu trữ web. Cấu trúc này cho phép bạn truy cập ứng dụng khách trên máy tính của mình thông qua bất kỳ hệ thống nào bạn hiện đang sử dụng.
Nhiều nhà cung cấp cũng cung cấp cho bạn cơ hội sử dụng quyền truy cập dựa trên web cho nhu cầu email doanh nghiệp của bạn.
Nếu bạn đang tự hỏi làm thế nào để bắt đầu quản lý thông tin liên lạc của công ty mình hiệu quả hơn, thì đây là những ưu và nhược điểm của việc lưu trữ email của riêng bạn để xem xét.
Danh sách các lợi thế của việc lưu trữ email của riêng bạn
1. Cung cấp cho bạn mức độ riêng tư cao hơn.
Khi bạn quyết định bắt đầu lưu trữ email của riêng mình, bạn có thể tận dụng quyền riêng tư bổ sung đi kèm với việc sử dụng máy chủ thư dưới sự kiểm soát của bạn. Bạn không còn phụ thuộc vào các quy trình bảo mật của các nhà cung cấp bên ngoài vì mọi thứ vẫn nằm dưới sự giám sát của bạn. Mặc dù bạn có thể cần cung cấp cho máy chủ web của mình một khoản phí nhỏ để đưa dịch vụ này vào sự hiện diện trực tuyến của bạn, nhưng đó là một cách dễ dàng để thêm một lớp bảo vệ khác vào thói quen giao tiếp của bạn.
2. Đôi khi bạn có thể nhận được tùy chọn này miễn phí.
Nhiều nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ web sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn lưu trữ email của riêng bạn miễn phí. Bạn có thể truy cập tùy chọn này thông qua bảng điều khiển hoặc bảng điều khiển của mình theo cách tương tự như những gì tùy chọn email dưới dạng dịch vụ hoặc công khai cung cấp cho người dùng bình thường. Mặc dù có một số khía cạnh kỹ thuật của tùy chọn này mà bạn có thể cần tìm hiểu, nhưng quá trình này tương đối đơn giản. Nếu bạn biết sử dụng máy tính khá tốt thì bạn có thể tìm hiểu cách sử dụng hệ thống này cho các yêu cầu giao tiếp của mình.
3. Cho phép bạn tạo tài khoản email với bất kỳ kích thước nào bạn muốn.
Bởi vì bạn là người thiết lập và quản lý email của chính mình, do đó bạn có thể linh hoạt và kiểm soát để thiết kế nó theo cách phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Vì bạn không phải trả tiền cho dung lượng lưu trữ bằng dịch vụ lưu trữ email nội bộ, bạn có thể tạo tài khoản ở bất kỳ kích thước nào bạn muốn cho nhu cầu của mình. Việc thêm tài khoản mới vào hệ thống của bạn, thiết lập nhiều miền và tạo danh tính mà mọi người sẽ liên kết với thương hiệu của bạn cũng dễ dàng hơn nhiều so với nhà cung cấp bên thứ ba. Yêu cầu mọi người gửi email đến địa chỉ Hotmail của bạn [một số người vẫn có địa chỉ đó!] Không thể hiện mức độ chuyên nghiệp giống như việc họ gửi tin nhắn đến miền cụ thể của bạn.
4. Chỉ có một lần đăng nhập mà bạn cần nhớ.
Khi bạn quyết định lưu trữ email của riêng mình, chỉ có một bộ thông tin xác thực mà bạn cần nhớ để truy cập dịch vụ này. Bạn không cần phải lo lắng về việc cấp cho người khác quyền truy cập vì bạn có thể gán cho họ những tài khoản mà họ có thể tùy chỉnh. Bạn sẽ có một bảng điều khiển duy nhất để sử dụng cho phép bạn quản lý các nhu cầu liên lạc nội bộ và bên ngoài của mình rất hiệu quả. Mặc dù có những thách thức phải đối mặt với tùy chọn này, nhưng hầu hết mọi người đều thấy rằng nó thường giúp cuộc sống của họ dễ dàng hơn, đặc biệt nếu họ có thể định tuyến nó đến một dịch vụ truy cập web hiện có như Outlook.
5. Chỉ yêu cầu một nhóm hỗ trợ cho các mục đích khắc phục sự cố.
Ngay cả khi bạn quyết định thuê ngoài nhu cầu lưu trữ email của mình vì bạn không thể tìm ra, việc lưu trữ của riêng bạn cho phép bạn giảm khả năng tiếp xúc với chỉ một nhóm. Bạn sẽ thấy rằng các đại lý có thể giúp bạn thiết lập dịch vụ này có thể cải thiện mạng nội bộ của bạn, cung cấp các tài nguyên CNTT khác và cung cấp cho bạn một cổng gọi bất cứ khi nào bạn có câu hỏi cần câu trả lời.
6. Có thời gian phản hồi nhanh hơn.
Khi bạn làm việc với nhóm của riêng mình, điều đó có nghĩa là bạn có khả năng cập nhật hoặc cải tiến bất cứ lúc nào bạn muốn. Cấu trúc này mang lại cho bạn cơ hội tận dụng các công nghệ mới bất cứ khi nào chúng có sẵn khi bạn đang lưu trữ email của riêng mình. Yêu cầu duy nhất để tận dụng lợi ích này là sự sẵn có của các nguồn lực khi triển khai.
7. Khả năng tùy biến của bạn là vô tận.
Khi email ở trên máy chủ của riêng bạn, bạn có thể cấu hình các giới hạn và khả năng của nó gần như vô hạn. Bầu trời thực sự là giới hạn với những gì bạn có thể lưu trữ khi bạn chọn tùy chọn này thay vì một cái gì đó như email như một dịch vụ. Nó thậm chí còn mang lại cho bạn cơ hội tận dụng giá tiện ích để bạn không bị tính phí băng thông hoặc lưu lượng mà bạn không sử dụng mỗi tháng. Thậm chí có nhiều cơ hội để lựa chọn từ các tùy chọn khôi phục thảm họa khác nhau, giúp bạn tiết kiệm chi phí sao lưu dài hạn.
8. Ngăn bạn mất đồng thời dịch vụ lưu trữ web và dịch vụ email.
Khi bạn quyết định tự lưu trữ email của mình, bạn đang tạo ra một lớp ngăn cách giữa trang web của bạn và giao tiếp của công ty. Nếu dịch vụ email của bạn được liên kết với máy chủ web của bạn và nó gặp sự cố vì lý do nào đó, thì bạn sẽ mất cả hai cho đến khi dịch vụ của bạn được khôi phục. Mặc dù thoạt đầu đó có vẻ không phải là vấn đề nghiêm trọng, IX Webhosting đã từng có thời gian ngừng hoạt động kéo dài hơn hai tuần vào năm 2012 đối với một số người tiêu dùng. Điều gì sẽ xảy ra với doanh nghiệp của bạn nếu bạn mất quyền truy cập vào email và trang web của mình trong khoảng thời gian đó?
9. Loại bỏ các công ty khác đang cố gắng quét email của bạn.
Mặc dù có thể là khôn ngoan khi sử dụng một nhà cung cấp email thay vì thiết lập bia trên máy chủ web, nhưng nó sẽ không phải là con mồi cho những âm mưu [hợp pháp và bất hợp pháp] xảy ra trên các trang web như Gmail, nơi nhà cung cấp có thể bị buộc phải cung cấp tin nhắn của bạn mà không cần thông báo cho bạn về những gì đang xảy ra. Các máy chủ riêng không dễ bị sự cố này vì thông tin nằm trong tầm kiểm soát của họ. Nếu chính phủ muốn kiểm soát thông tin liên lạc của bạn, thì chính phủ sẽ đến gặp bạn với lệnh khám xét hoặc trát đòi hầu tòa.
Danh sách những nhược điểm của việc lưu trữ email của riêng bạn
1. Chỉ có một số tùy chọn dựa trên web có sẵn.
Nếu bạn muốn truy cập email tự lưu trữ của mình, chỉ có một số tùy chọn có sẵn sẽ cung cấp cho bạn dịch vụ dựa trên web ngay hôm nay. Điều đó có nghĩa là các lựa chọn của bạn bị hạn chế khi cố gắng giao tiếp với khách hàng, nhà cung cấp và nhà phân phối. Bạn sẽ cần phải có quyền truy cập trực tiếp vào sự hiện diện trực tuyến của mình để lấy các mục có trong hộp thư đến của bạn, điều này đôi khi không khả thi nếu bạn làm việc từ xa.
2. Nó không cung cấp cùng một mức lọc thư rác.
Khi bạn bắt đầu giao tiếp với những người khác thông qua email doanh nghiệp của mình, bạn sẽ thấy rằng hầu hết các tùy chọn tự lưu trữ không cung cấp cùng mức độ kiểm soát spam và lừa đảo mà bạn sẽ phát hiện với các hình thức khác của dịch vụ này. Bất cứ thứ gì được gửi theo cách của bạn đều có thể kết thúc trong hộp thư đến của bạn. Các nhà cung cấp cung cấp tùy chọn này sẽ tính phí bạn nhiều hơn khi đưa nó vào cấu trúc của bạn. Đây là lý do tại sao nhiều công ty thích sử dụng tùy chọn email dưới dạng dịch vụ hơn là lưu trữ riêng của họ.
3. Có một loạt các số liệu về độ tin cậy và thời gian hoạt động trong ngành.
Sự khác biệt giữa thời gian chết và độ tin cậy có thể khá rộng nếu bạn đang cân nhắc lưu trữ email của riêng mình. Có một số nhà cung cấp tốt hơn nhiều so với những nhà cung cấp khác trong ngành này, nhưng chỉ một số ít có thể cạnh tranh một chút với các tùy chọn email dưới dạng dịch vụ hoặc các sản phẩm sử dụng công cộng. Bạn có thể thấy rằng việc truy cập email hoặc gửi tin nhắn sẽ trở thành một thách thức nếu độ tin cậy của tùy chọn này có vấn đề. Bạn có thể tận hưởng nhiều quyền riêng tư hơn vì dịch vụ này nằm trên dịch vụ thư của bạn, nhưng lợi thế đó sẽ bị phủ nhận nếu bạn không thể gửi email ngay từ đầu.
4. Có thể đưa ra những thách thức nhập cư để xem xét.
Nếu bạn đang cố gắng di chuyển email của mình khi bạn chuyển đổi máy chủ web và bạn đang lưu trữ email của mình, thì việc hoàn thành tác vụ này có thể là một thách thức đặc biệt. Bạn có thể thấy rằng việc tải xuống nhật ký các tin nhắn của mình hoặc lưu chúng dưới dạng bản cứng sẽ dễ dàng hơn so với việc chuyển mọi thứ. Quá trình này có thể mang lại cho bạn một khởi đầu mới, nhưng đôi khi đó không phải là điều mà một chủ doanh nghiệp nhỏ muốn nhận được.
5. Yêu cầu bạn biết khía cạnh kỹ thuật của việc gửi email.
Mặc dù có nhiều người biết về các quy trình kỹ thuật xảy ra khi gửi email, nhưng những người bình thường có xu hướng thực hiện phương pháp trỏ và nhấp. Nếu bạn quyết định sử dụng một dịch vụ tự lưu trữ, bạn cần biết những gì cần thiết để cấu hình hệ thống đáp ứng các nhu cầu cụ thể của bạn. Quá trình này có thể mất một lượng thời gian đáng kể để hoàn thành so với các sản phẩm như Google Apps for Work giúp bạn tạo khuôn khổ email dưới dạng dịch vụ.
6. Thường xuyên có nhu cầu cập nhật phần mềm bảo mật của bạn.
Khi bạn quyết định bắt đầu lưu trữ email của riêng mình, bạn có trách nhiệm duy trì tính bảo mật của hệ thống. Tin tặc vẫn có thể cố gắng truy cập hệ thống nếu bạn kết nối nó với Internet để gửi tin nhắn. Điều đó có nghĩa là một số tiền bạn có thể tiết kiệm bằng cách cất giữ những thứ trong nhà sẽ bị tiêu hao do nhu cầu cập nhật phần mềm giúp bạn được bảo vệ. Bạn cũng có trách nhiệm đảm bảo rằng mọi thứ đã được sao lưu và bạn lưu trữ dữ liệu của mình ở một nơi an toàn.
Thay vào đó, nếu bạn sử dụng nhà cung cấp cho email của mình, nhà cung cấp bên thứ ba sẽ chịu trách nhiệm về tất cả các cập nhật cho dịch vụ của bạn. Họ sẽ thay mặt bạn xử lý bảo mật. Bạn cũng sẽ nhận được các bản cập nhật phần mềm tự động thay vì phải cài đặt chúng tại vị trí của bạn khi khởi chạy.
7. Bạn sẽ có thêm chi phí để suy nghĩ về việc một số công ty bỏ qua.
Nếu bạn quyết định lưu trữ email của riêng mình, thì bạn phải cân nhắc chi phí của một máy chủ khi quản lý nội bộ công cụ liên lạc này. Bạn cũng sẽ cần đầu tư vào điện và các yêu cầu tiện ích khác có thể cần thiết để tự lưu trữ thông điệp của mình với tư cách là một tổ chức. Đôi khi có thể cần thêm băng thông, có nghĩa là một chi phí khác sẽ ảnh hưởng đến ngân sách của bạn. Trừ khi bạn có kế hoạch tự mình thực hiện tất cả công việc, bạn sẽ cần thuê một nhóm chuyên gia chuyên dụng hoặc thuê ngoài dịch vụ này cho một nhà cung cấp có uy tín như một cách để bảo vệ tính toàn vẹn của hệ thống của bạn. Nếu có vấn đề gì xảy ra, thì nhóm của bạn phải chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề.
8. Có thể có vấn đề về trách nhiệm pháp lý.
Nếu bạn đang lưu trữ email của riêng mình, thì bạn là người chịu trách nhiệm cuối cùng về những gì xảy ra với máy chủ của bạn. Nhiều chủ doanh nghiệp nhận thấy rằng việc sa thải một nhà cung cấp dễ dàng hơn nhiều so với việc sa thải công nhân của họ. Ngay cả khi bạn thuê một nhà cung cấp bên thứ ba, quyết định của bạn phụ thuộc vào trải nghiệm được tạo ra. Điều đó có nghĩa là nếu một vấn đề xảy ra, bạn có thể thấy nhiều người giơ tay nói: «Đó không phải là lỗi của tôi!» Điều đó để lại cho bạn một vấn đề cần giải quyết và không có cách nào để giải quyết.
Ưu và nhược điểm của việc lưu trữ email của riêng bạn là cố gắng cân bằng giữa quyền riêng tư và sự thuận tiện khi làm việc với máy chủ thư của bạn với một dịch vụ có thể cung cấp nhiều dịch vụ này thay mặt bạn. Nếu bạn tự tin vào kỹ năng của mình về mặt kỹ thuật, thì bạn nên sử dụng kế hoạch tự lưu trữ. Khi tùy chọn của bạn là trải nghiệm email trỏ và nhấp, thì một giải pháp khác có thể mang lại cho bạn kết quả tốt hơn.