Làm thế nào để xây dựng ngân sách cá nhân thành công

Cho dù bạn đang khởi động một công ty khởi nghiệp hay lập kế hoạch phát triển, thì việc có một quy trình lập ngân sách thông minh là điều cần thiết.

Cho dù bạn đã mua hoặc mở doanh nghiệp của riêng mình, tạo ngân sách là bước đầu tiên quan trọng để thành công. Bạn rất giỏi trong những việc mình làm, nhưng việc lập ngân sách thường không nằm trong top đầu của bộ kỹ năng của chủ doanh nghiệp. Hầu hết đều có ý tưởng chung về những gì cần có để sinh lời, nhưng ban đầu có thể khó viết bút chì ra giấy hoặc các con số vào bảng tính.

Nhiều ước tính có liên quan, nhưng điều quan trọng nhất là biết rằng sẽ có đủ tiền để hoạt động và tạo thu nhập bằng cách khớp chi phí tương lai với doanh thu trong tương lai. Hành động cân bằng không chỉ đòi hỏi bạn phải chi tiêu nhiều hơn số tiền bạn kiếm được mà còn phải lên kế hoạch chi tiêu đủ để phát triển doanh nghiệp của bạn.

Bắt đầu quá trình lập ngân sách

Một chủ doanh nghiệp có thể sẽ có các khoản chi phí cụ thể cho sản phẩm hoặc dịch vụ của mình, nhưng các khoản chi phí chung thường giống nhau đối với mọi doanh nghiệp. Các khoản thanh toán tiền thuê nhà hoặc thế chấp là một trong những khoản chi phí cố định quan trọng nhất ngoài việc trả lương cho nhân viên. Các chi phí thông thường khác sẽ là tiền lương, hóa đơn điện nước hàng tháng, tiền thuế và chi phí cho hàng hóa thô đi vào sản phẩm của bạn. Tài khoản cho những điều này trước khi tất cả những thứ khác.

Cân đối chi phí yêu cầu tăng trưởng và ước tính doanh số bán hàng. Hãy tự hỏi bản thân bạn mong đợi sẽ phát triển nhanh như thế nào. Nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh và mức trung bình của ngành đối với các doanh nghiệp mới để xem mức độ tăng trưởng của họ như thế nào.

Giờ đây, khi có thể so khớp doanh thu với chi phí, bạn có thể chạy các kịch bản khác nhau, ước tính dòng tiền và biết thu nhập có thể bao nhiêu để tăng trưởng và tiếp thị. Quan trọng nhất, bây giờ bạn có một ước tính về lợi nhuận của bạn sẽ như thế nào khi tất cả được nói và thực hiện.

Liên quan: 9 chi phí kinh doanh bạn có thể giảm hoặc loại bỏ để tiết kiệm hàng nghìn

Sau khi đã hoàn tất, đây là năm mẹo giúp quy trình lập ngân sách đơn giản hơn và có tác động hơn.

1. Đặt nó vào một bảng tính

Bảng tính có thể là một trong những công cụ hữu hiệu nhất để tạo ngân sách. Được tạo đúng cách, đây là một cách dễ dàng để thay đổi các kịch bản và xác định các mục tiêu và phương pháp hoạt động cụ thể. Có thể dễ dàng xem tỷ lệ phần trăm chi phí cố định và biến đổi bằng bảng tính và việc thay đổi một số ở đây hoặc ở đó có thể cho bạn biết điều gì sẽ xảy ra nếu bạn thêm sản phẩm hoặc nhân viên.

2. Cắt giảm chi phí của bạn

Bạn không thể bắt đầu cắt giảm chi phí cho đến khi bạn biết chúng. Bây giờ chi phí đã được ước tính hoặc đã biết và trong bảng tính của bạn, hãy bắt đầu xem xét điều gì sẽ xảy ra nếu một chi phí có thể được giảm hoặc cắt giảm hoàn toàn. Nếu các giao dịch mua được dự đoán trước, bạn có thể xác định rằng một số có thể bị trì hoãn một chút. Thật ngạc nhiên khi kết quả cuối cùng của bạn trông sẽ khác biệt như thế nào khi bạn chỉ tìm thấy một vài khu vực cần cắt.

3. Đặt ngân sách chậm

Các doanh nhân không đi vào kinh doanh bởi vì họ cảm thấy nó có thể làm tốt. Họ đi vào một công việc kinh doanh bởi vì họ mong đợi nó sẽ thành công tốt đẹp. Mặc dù kỳ vọng rất lớn, nhưng ngân sách cần phản ánh tốt. Nó có thể là một thách thức để làm với một công việc kinh doanh mà bạn hứng thú, nhưng lập kế hoạch cho điều tồi tệ nhất là cách tốt nhất để nhận ra điều tuyệt vời. Tiết kiệm thêm ngân sách cho một ngày mưa và lập kế hoạch cho các tình huống mà chi phí có thể cao hơn dự kiến ​​và doanh thu thấp hơn. Ý tưởng chính cần ghi nhớ ở đây là chuẩn bị cho một số tiền tiết kiệm cao và kết quả hoạt động mờ nhạt tạo ra nhiều sự hụt hẫng về tài chính. Chà, điều đó và con đường chắc chắn nhất dẫn đến hạnh phúc là giảm kỳ vọng. Bây giờ hãy thổi nó ra khỏi nước.

Liên quan: Đây là lý do tại sao nó trả tiền để theo dõi mọi khoản chi phí kinh doanh nhỏ

4. Lập kế hoạch đánh giá ngân sách thường xuyên

Ngân sách sẽ không tốt nếu nó được tạo ra và không bao giờ được xem xét lại. Thật không may, điều này xảy ra với nhiều chủ doanh nghiệp. Việc xem xét lại những gì đã được lên kế hoạch so với kết quả thực tế có thể giúp bạn tập trung vào việc cắt giảm chi phí ở đâu hoặc tăng doanh số bán hàng ở đâu. Ngoài ra, không đủ nếu chỉ so sánh; ngân sách đó cũng ở đó để tiếp tục điều chỉnh cách bạn kinh doanh. Vui lòng sao chép nó vào một trang khác trên bảng tính của bạn để sửa đổi chi phí và lợi nhuận phù hợp với hiệu suất lịch sử và sau đó tiếp tục chạy các kịch bản mới. Biết được vị trí của doanh nghiệp, so sánh nó với những gì đã được lên kế hoạch và dự đoán đúng đắn cho tương lai là những công cụ tuyệt vời nhất mà bạn có để tiếp tục thành công và tăng trưởng thu nhập.

5. Thuê một chuyên gia

Việc thuê một chuyên gia có thể đáng giá từng xu. Bởi vì các chuyên gia chuyên nghiệp đã làm việc với nhiều doanh nghiệp và kế toán và lập ngân sách của họ, họ có kinh nghiệm cần thiết để so sánh với các công ty thành công khác, có thể trong cùng phân khúc thị trường của bạn. CFO phân đoạn không tốn kém vì việc sử dụng chúng chỉ phù hợp với những gì doanh nghiệp nhỏ của bạn cần và có thể cung cấp thông tin chi tiết vô giá.

Lập ngân sách là tất cả mọi thứ trong kinh doanh

Lập ngân sách trở nên dễ dàng đối với mọi doanh nhân trong thời gian ngắn, và tất cả những gì cần làm là nhảy vào lần đầu tiên và sau đó tiếp tục sử dụng. Đánh giá hàng tháng là điều bắt buộc đối với chủ doanh nghiệp và là cách chắc chắn nhất để kiểm soát chi phí và tăng lợi nhuận. Cảm giác thật tuyệt, nhưng con số còn tốt hơn gấp mười lần.

Liên quan: 7 chi phí mà hầu hết các doanh nhân không chuẩn bị cho

Người đóng góp mạng lưới lãnh đạo doanh nhân

Anthony Cavaluzzi cung cấp các giải pháp quản lý quy trình kinh doanh và tư vấn thuế với tư cách là người sáng lập và Giám đốc điều hành tại Profit Management Solutions, LLC, một công ty tư vấn tập trung vào khách hàng có trụ sở tại Houston, Texas. Cavaluzzi trao quyền cho các doanh nghiệp có chuyên môn để tối đa hóa lợi nhuận và thành công trong hoạt động.

Nguồn: https://www.entrepreneur.com/

Ngân sách là gì? Vì sao phải lập kế hoạch ngân sách? Đó là những câu hỏi luôn có lượng tìm kiếm lớn trên Google. Để giúp các bạn giải đáp những thắc mắc này, BAC đã dành một bài viết để chia sẻ những vấn đề có liên quan.

Ngân sách là chủ đề được mọi doanh nghiệp đặc biệt quan tâm

1. Ngân sách là gì?

Ngân sách là một danh sách tất cả các khoản chi phí và doanh thu được tổng hợp bằng cách ước lượng, dự đoán, tính toán trước. Nói cách khác, ngân sách có thể được hiểu đơn giản là một kế hoạch chi tiêu, nhằm cung cấp góc nhìn tổng thể về hiệu quả hoạt động hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Ngân sách đóng vai trò quan trọng và việc lập kế hoạch là điều không thể thiếu, nếu bạn quan tâm chủ đề này hãy tham khảo ngay khóa học dưới đây:

Tham khảo: Khóa học lập kế hoạch ngân sách cho doanh nghiệp

2. Các loại ngân sách

Ngân sách cũng được chia làm nhiều loại khác nhau, bao gồm:

• Ngân sách tổng thể (master budget): Là ngân sách có quy mô lớn nhất, mang lại cái nhìn tổng quát về toàn bộ tình trạng tài chính hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm ngân sách của từng phòng ban.
• Ngân sách hoạt động (operating budget): Là ngân sách dự báo và phân tích thu chi của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.
• Ngân sách dự báo dòng tiền (cash flow budget): Là ngân sách thể hiện dòng chảy của tiền trong doanh nghiệp ở một khoảng thời gian nhất định.
• Ngân sách tài chính (financial budget): Là ngân sách giữ vai trò chiến lược giúp doanh nghiệp quản lý tài sản, dòng tiền, thu chi,….
• Ngân sách cố định (static budget): Là ngân sách có số liệu cố định mặc cho các yếu tố khác như lợi nhuận, doanh số,… có thay đổi.

3. Vai trò của việc lập kế hoạch ngân sách

Công việc lập kế hoạch ngân sách có một vai trò cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp. Cụ thể:

• Giúp doanh nghiệp đi đúng hướng: Nhờ có một kế hoạch chi tiết, rõ ràng, doanh nghiệp sẽ biết chính xác những việc cần làm trong hiện tại và tương lai. Từ đó, những quyết định của doanh nghiệp không bị lệch khỏi mục tiêu đã đề ra.
• Sử dụng hiệu quả nguồn lực hiện có: Không chỉ là kế hoạch cho tương lai mà ngân sách còn thể hiện chính xác tình trạng của doanh nghiệp, mang lại cái nhìn tổng quát nhất về hiệu quả hoạt động của cả doanh nghiệp.
• Dự đoán tương lai: Kế hoạch đóng vai trò như một tấm bản đồ thời gian, để doanh nghiệp định hình những việc phải làm trong tương lai cũng như những mục tiêu phải đạt được.
• Thước đo hiệu quả: Ngoài việc quản trị các nguồn thu chi thì kế hoạch ngân sách cũng thường xuyên được dùng để làm thước đo cho hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp, giúp các nhà quản trị đánh giá kết quả thực tế so với kỳ vọng.

4. Quy trình lập kế hoạch ngân sách doanh nghiệp

Tùy vào công việc, dự án, cá nhân mà kế hoạch ngân sách sẽ có những sự điều chỉnh khác nhau. Đối với doanh nghiệp, thường có 2 loại ngân sách để tổng hợp:

4.1 Ngân sách hoạt động

Là ngân sách dùng cho các hoạt động của doanh nghiệp như marketing, thiết kế, phân phối sản phẩm, chăm sóc khách hàng,….

• Bước 1: Ước lượng doanh thu

Bạn có thể dựa vào tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong quá khứ và hiện tại làm cơ sở, từ đó đưa ra con số mong đợi trong tương lai. Con số này không nên quá xa so với khả năng của doanh nghiệp vì có thể tạo ra áp lực lên đội ngũ nhân viên. Thay vào đó, một con số thực tế sẽ là động lực thúc đẩy hiệu quả làm việc của các phòng ban.

• Bước 2: Tính toán nguồn vốn

Từ doanh thu dự đoán ở trên, các nhà quản lý có thể lập ngân sách nguồn vốn. Nói cách khác, để đạt được doanh thu dự kiến như trên thì cần nguồn vốn bao nhiêu, bao gồm nhân công, nguyên vật liệu,….

• Bước 3: Các chi phí dự kiến

Chi phí phát sinh là điều không thể thiếu việc chuẩn bị từ trước sẽ giúp doanh nghiệp có được sự chuẩn bị tốt nhất trong mọi tình huống.

Khác với doanh thu được mong đợi, thu nhập dự kiến là con số dựa trên các dữ liệu hoạt động dự kiến.

• Bước 5: Dự đoán tình huống

Sự thay đổi của các tình huống sẽ tạo ra vô số những biến đổi mà bạn không thể lường trước được. Ví dụ, điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta tăng ngân sách quảng cáo hay việc cắt giảm nhân sự trong giai đoạn này sẽ tác động như thế nào đến doanh nghiệp,….

4.2 Ngân sách tài chính:

Gồm các báo cáo tài chính, dự báo và ngân sách vốn, ngân sách tiền. Trong đó, ngân sách tiền rất quan trọng vì nó thể hiện sự thiếu hụt và thặng dư trong từng giai đoạn. Các bước dưới đây sẽ giúp bạn xây dựng một ngân sách tiền:

Xác định các khoản doanh thu dự kiến, bao gồm doanh thu từ khách hàng và các nguồn khác trong từng giai đoạn.

• Bước 2: Trừ các khoản chi

Dựa theo tình hình hoạt động mà ước lượng những khoản tiền phải chi tiêu, thuế, lương nhân viên, cơ sở vật chất,….

Bạn phải tính toán để đảm bảo cân đối giữa thu và chi trong từng giai đoạn bằng cách cộng các khoản thu và trừ đi những khoản chi.

• Bước 4: Tính cân đối cuối kỳ

Khoản tiền cân đối đầu kỳ này là khoản tiền cân đối cuối kỳ trước, bằng cách cộng vào khoản dư hoặc thiếu mà bạn sẽ có cân đối vào cuối kỳ.

Từ cân đối cuối kỳ mà nhà quản trị sẽ đưa ra quyết định tiếp theo. Nếu cân đối là một số dương cho biết doanh nghiệp hiện đang đủ vốn, ngược lại, cân đối là một số âm cho thấy doanh nghiệp cần một kế hoạch cấp vốn cho những khoản thâm hụt.

Những bước trên đã được giản lược và sử dụng ngôn từ gần gũi để giúp các bạn hình dung một cách cụ thể về việc lập kế hoạch ngân sách doanh nghiệp. Mong rằng những kiến thức này sẽ hữu ích với các bạn, đừng quên đón xem những bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.