Nợ phải thu khách hàng là gì năm 2024

Tài khoản phải thu khách hàng là tài khoản quan trọng phải có ở tất cả loại hình doanh nghiệp. Cũng giống như những tài khoản khác, có cách định khoản phải thu khách hàng và nguyên tắc hạch toán riêng.

Khoản phải thu khách hàng là những khoản thu tiền sau khi bán hàng hóa, tài sản cố định, bất động sản, các khoản cung cấp dịch vụ… Vậy cách định khoản phải thu khách hàng như thế nào? Nội dung liên quan đến khoản phải thu khách hàng là gì?

Tài khoản phải thu khách hàng là tài khoản quan trọng phải có ở tất cả loại hình doanh nghiệp. Cũng giống như những tài khoản khác, có cách định khoản phải thu khách hàng và nguyên tắc hạch toán riêng. Nội dung bài viết này, SAPP Academy sẽ chia sẻ thông tin đến quý độc giả cùng tham khảo.

1. Khái niệm, phân loại, chứng từ sử dụng trong kế toán phải thu khách hàng

1.1. Khái niệm các khoản phải thu khách hàng

Khoản phải thu là những khoản đã được tạm ứng, ký quỹ ký cược chưa hoàn trả hoặc những khoản thanh toán, bồi thường, cho mượn chưa được khách hàng thanh toán.

1.2. Phân loại các khoản phải thu khách hàng

Thời hạn tính từ ngày lập báo cáo tài chính đến ngày đáo hạn để xác định chứ không tính từ ngày phát sinh tăng nợ phải thu, các khoản phải thu khách hàng được phân loại như sau:

• Phải thu ngắn hạn có thời hạn thanh toán trong vòng 12 tháng hoặc 1 chu kỳ kinh doanh dưới 12 tháng.
• Phải thu dài hạn có thời hạn thanh toán trên 12 tháng hoặc dài hơn 1 chu kỳ kinh doanh hơn 12 tháng.

1.3. Các chứng từ cần có trong kế toán phải thu

Một số chứng từ quan trọng không thể thiếu khi phát sinh các khoản phải thu là:

• Hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ
• Phiếu chi hộ khách hàng, chi tạm ứng trước
• Phiếu thu tiền hàng hoặc nhận ứng trước
• Biên bản đối chiếu, bù trừ công nợ…

Lưu ý: Trong quá trình kinh doanh, cung cấp dịch vụ, khi khách hàng chưa thanh toán thì doanh nghiệp sẽ phát sinh khoản nợ phải thu và khoản phải thu khách hàng thường chiếm tỷ trọng cao. Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu ý vấn đề thanh toán khi hai bên ký kết hợp đồng, nếu khách hàng thanh toán sau thì cần cân nhắc đến khả năng tài chính để tránh những rủi ro cho doanh nghiệp.

2. Tài khoản sử dụng để hạch toán phải thu khách hàng

Theo Thông tư 200, sử dụng tài khoản 131 để hạch toán khoản phải thu của khách hàng, TK 131 có kết cấu như sau:

Bên Nợ

Bên Có

- Số tiền phải thu của khách hàng trong kỳ từ việc bán hàng hóa, sản phẩm, cung cấp dịch vụ…

- Số tiền còn thừa trả lại khách hàng

- Trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng Việt Nam, cần đánh giá lại khoản phải thu.

• Số tiền khách hàng trả nợ từ việc sử dụng hàng hóa, sản phẩm của doanh nghiệp
• Số tiền khách hàng trả trước tiền hàng
• Các khoản giảm giá hàng bán sau khi bán hàng và cung cấp dịch vụ nhưng bị khách hàng khiếu nại.
• Hàng bán cho khách đã hạch toán nhưng bị trả lại.
• Số tiền chiết khấu cho người mua
• Trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng Việt Nam và cần đánh giá lại.

3. Cách định khoản Phải thu của khách hàng theo TT 200

3.1. Hạch toán bán hàng chưa thu tiền ngay

Có 2 đối tượng thường phát sinh khi định khoản bán hàng chưa thu tiền, cụ thể như sau:

• Phải thu khách hàng mua sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp
• Nếu có thể tách riêng các loại thuế khi ghi nhận doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ghi:

Nợ TK 131:­ Tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ cung cấp cho khách hàng

Có TK 511: Tổng giá trị hàng bán chưa bao gồm thuế

Có TK 333: Tiền thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (hạch toán chi tiết từng loại thuế).

• Nếu thời điểm ghi nhận doanh thu không thể tách được các loại thuế phải nộp, kế toán ghi:

Nợ TK 131: Tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ cung cấp cho khách hàng đã bao gồm thuế

Có TK 511: Tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ cung cấp cho khách hàng đã bao gồm thuế

Sau đó, khi kế toán đã xác định được nghĩa vụ Thuế phải nộp thì tiến hành ghi giảm doanh thu:

Nợ TK 511: Tiền thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (hạch toán chi tiết từng loại thuế)

Có TK 333: Tiền thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (hạch toán chi tiết từng loại thuế).

• Phải thu khách hàng đầu tư tài chính

Với những khoản doanh thu từ đầu tư tài chính, kế toán ghi:

Nợ TK 131: Tổng trị giá tiền bán chưa thu được tiền

Nợ TK 635: Khoản lỗ về hoạt động đầu tư tài chính

Có các TK 121, 128, 221, 222, 228, …: Tổng trị giá tiền bán chưa thu được tiền

Có TK 515: Khoản lãi về hoạt động đầu tư tài chính.

3.2. Hạch toán khoản phải thu khi khách hàng trả lại hàng

Có 2 trường hợp xảy ra như sau:

Trường hợp tách được các khoản thuế phải nộp

Trường hợp không tách riêng được các khoản thuế phải nộp

Ghi nhận hàng bán bị trả lại, ghi:

Nợ TK 5212: Tổng giá trị hàng bán bị trả lại chưa bao gồm Thuế

Nợ TK 333: Tiền thuế và các khoản phải nộp Nhà nước hạch toán chi tiết từng loại

Có TK 131: Tổng giá trị trả lại biểu hiện bằng tiền

Ghi nhận hàng bán bị trả lại bao gồm cả tiền Thuế như sau:

Nợ TK 5212: Tổng giá trị hàng bán bị trả lại bao gồm Thuế

Có TK 131: Tổng giá trị hàng bán bị trả lại bao gồm Thuế

Lưu ý, TK 131 cần chi tiết từng đối tượng để dễ dàng theo dõi và thu hồi công nợ.

3.3. Định khoản phải thu khách hàng khi phát sinh chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán

• Trường hợp 1: Nếu số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán được ghi trên hóa đơn bán hàng thì doanh thu được ghi nhận là doanh thu thuần (đã trừ chiết khấu, giảm giá)
• Trường hợp 2: Nếu số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán chưa được ghi nhận trên hóa đơn bán hàng thì sẽ ghi nhận riêng và doanh thu gộp được ghi nhận. Sau đó, nếu xác định khách hàng được hưởng chiết khấu và giảm giá thì tiến hành ghi nhận khoản chiết khấu, giảm giá đó để định kỳ giảm doanh thu gộp, cụ thể như sau:

Trường hợp tách được các khoản thuế phải nộp

Trường hợp không tách riêng được các khoản thuế phải nộp

Ghi nhận chiết khấu, giảm giá, ghi:

Nợ TK 5211, TK 5213: Tổng giá trị chiết khấu, giảm giá chưa bao gồm Thuế

Nợ TK 333: Tiền thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

Có TK 131: Tổng giá trị tiền giảm giá, chiết khấu

Ghi nhận chiết khấu, giảm giá bao gồm cả tiền Thuế như sau:

Nợ TK 5211, TK 5213: Tổng giá trị tiền giảm giá, chiết khấu bao gồm Thuế

Có TK 131: Tổng giá trị tiền giảm giá, chiết khấu bao gồm Thuế

3.4. Định khoản phải thu khách hàng khi nhận được tiền hàng

Khi doanh nghiệp nhận được tiền hàng khách hàng trả lại, hoặc tiền khách hàng ứng trước thanh toán tiền hàng hoặc cung cấp dịch vụ, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112: Tổng giá trị tiền hàng bao gồm cả tiền lãi chậm trả

Có TK 131: Tổng giá trị tiền hàng chi tiết theo từng đối tượng

Có TK 515: Tiền lãi chậm trả doanh nghiệp nhận được.

3.5. Định khoản phải thu khách hàng khi khách hưởng chiết khấu

Khi khách hàng thanh toán trước thời hạn và được hưởng chiết khấu từ công ty, kế toán sẽ cấn trừ khoản chiết khấu vào khoản phải thu của khách, cụ thể như sau:

Ghi Nợ TK 635/ Có TK 131: Số tiền chiết khấu khách hàng được hưởng.

3.6. Định khoản phải thu khách hàng khi áp dụng phương thức hàng đổi hàng

Khi khách hàng thanh toán tiền nợ bằng cách đổi hàng, kế toán căn cứ vào giá trị hàng hóa trao đổi (xác định giá trị dựa trên hóa đơn bán hàng của khách) sau đó cấn trừ vào khoản phải thu khách hàng như sau:

Nợ TK 151, 153, 156: Giá trị hàng hóa khách hàng trao đổi

Nợ TK 611: Mua hàng, hàng tồn kho xác định theo PP kiểm kê định kỳ

Nợ TK 133: Tiền thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 131: Giá trị hàng hóa khách trao đổi cấn trừ vào khoản phải thu khách hàng.

3.7. Một số trường hợp định khoản phải thu của khách hàng khác

• Định khoản phải thu khách hàng về phí ủy thác tại bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu

Nợ TK 131: Trị giá phải thu của khách hàng

Có TK 5113: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 33311:­ Tiền thuế GTGT phải nộp.

• Định khoản phải thu khách hàng đối với khoản nợ không thể thu hồi

Nợ TK 2293: Giá trị đã lập dự phòng

Nợ TK 642: Giá trị chưa lập dự phòng

Có TK 131: Giá trị phải thu của khách hàng.

• Định khoản khi trả lại tiền thừa cho khách hàng

Nợ TK 131/ Có TK 111, 112…: Trị giá số tiền thừa trả lại khách hàng

• Định khoản phải thu khách hàng với số dư có gốc ngoại tệ

Thời điểm lập báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu có gốc ngoại tệ cần được đánh giá lại theo tỷ giá thời điểm đó, có 2 trường hợp xảy ra:

• Khi phát sinh lãi tỷ giá hối đoái, ghi:

Nợ TK 131/ Có TK 4131: Trị giá chênh lệch lãi tỷ giá hối đoái

• Khi phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái, ghi:

Nợ TK 4131/ Có TK 131: Trị giá chênh lệch lỗ tỷ giá hối đoái

4. Bán hàng chưa thu tiền định khoản đối trừ công nợ

Khi hai bên thống nhất đối trừ công nợ với đối tượng vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp, có các biên bản liên quan bao gồm:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với các điều khoản liên quan đến vấn đề bù trừ công nợ
• Các chứng từ xuất kho, giao hàng hóa
• Hóa đơn GTGT
• Đối chiếu công nợ của 2 bên đã được xác nhận
• Biên bản bù trừ công nợ đã được 2 bên xác nhận
• Các loại chứng từ chứng minh số tiền đã thanh toán, số tiền chênh lệch

Thời điểm đối trừ công nợ sau khi giao dịch mua bán, cung cấp dịch vụ hoàn tất, 2 bên tiến hành thanh lý hợp đồng và cấn trừ công nợ.

• Định khoản phải thu khách hàng khi số tiền mua hàng nhiều hơn số tiền bán hàng, ghi:

Nợ TK 331: Số tiền phải trả khách hàng;

Có TK 112, 111: Số tiền chênh lệch phải trả lại;

Có TK 131: Khoản tiền phải thu khách hàng.

• Định khoản phải thu khách hàng khi số tiền mua hàng ít hơn số tiền bán hàng, ghi:

Nợ TK 331: Số tiền phải trả khách hàng;

Nợ TK 112, 111: Số tiền chênh lệch phải thu thêm;

Có TK 131: Khoản tiền phải thu khách hàng.

Như vậy, SAPP Academy đã chia sẻ những thông tin hữu ích về các trường hợp định khoản phải thu khách hàng cũng như tài khoản liên quan. Hy vọng sẽ là những thông tin hữu ích giúp các bạn kế toán doanh thu dễ dàng hơn trong công việc. Nếu còn những thắc mắc liên quan trong lĩnh vực kế toán, liên hệ với SAPP để được giải đáp ngay nhé!