Những khách sạn nổi tiếng, những công ty lớn, nhân viên lễ tân được ví như gương mặt đại diện, điểm chạm đầu tiên của khách hàng với công ty lần đầu gặp mặt. Vị trí này yêu cầu sự khéo léo, tinh tế trong giao tiếp ứng xử, và nhanh nhạy trong giải quyết các tình huống phát sinh. Hãy chuẩn bị cho kỳ phỏng vấn của mình với những câu hỏi phỏng vấn tiếng Anh vị trí lễ tân trong bài viết hôm nay.
1. Bí quyết trả lời câu hỏi phỏng vấn tiếng Anh vị trí tiếng Anh
Điều kiện cần và đủ để bạn vượt qua vòng phỏng vấn tiếng Anh, trước hết, là sự tự tin – tin vào năng lực chuyên môn, tự tin vào khả năng trả lời và ứng biến tình huống của bản thân. Hãy chắc chắn rằng, trước khi tham gia phỏng vấn, bạn đã dành đủ thời gian để tìm hiểu về công ty, và vị trí ứng tuyển, cũng như những yêu cầu của nhà tuyển dụng. Đó chính là nền tảng, cơ sở quan trọng nhất cho những câu trả lời của bạn trong vòng phỏng vấn.
Vị trí lễ tân yêu cầu sự khéo léo, tinh tế và nhanh nhạy trong việc giải quyết vấn đề, cùng một thái độ cởi mở, thân thiện. Vì vậy, những ấn tượng đầu tiên bạn cần mang đến năng lượng tích cực, đúng như tinh thần làm việc của vị trí này. Một nụ cười thường trực trên môi, và tương tác chủ động sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng.
2. Câu hỏi phỏng vấn tiếng Anh vị trí lễ tân và gợi ý câu trả lời
Dưới đây là một vài câu hỏi phỏng vấn tiếng Anh cho vị trí Sales phổ biến nhất cùng gợi ý hướng dẫn trả lời.
- Describe your previous duties as an administrative assistant, secretary, or receptionist. [Hãy mô tả công việc trước đây của bạn khi là trợ lý, thư ký hoặc lễ tân.] – Khi đặt câu hỏi này, người phỏng vấn muốn hiểu hơn, biết thêm về công việc ghi trong CV của bạn, và xem xét bạn có phù hợp với những yêu cầu của họ không. Đây là cơ hội để bạn làm nổi bật kinh nghiệm làm việc của mình.
→ Gợi ý: As the receptionist at X Company, I was the first person to interact with customers. I answered the general phone line, as well as phones of the company’s five VPs. I took responsibilities for receiving packages and distributing mail, greeting and escorting customers and vendors to meeting rooms. I’m also in charge of managing the calendars of the VPs, booking hotel and air ticket, and helping create and refine PowerPoint presentations and other materials to distribute at events.
[Với tư cách là nhân viên lễ tân của công ty X, tôi là người đầu tiên tiếp xúc với khách hàng. Tôi trả lời những cuộc gọi vào đường dây chung của công ty, cũng như các cuộc gọi tới đường dây của 5 lãnh đạo lớn. Tôi chịu trách nhiệm nhận bưu phẩm, phân phối thư điện tử, chào hỏi và hộ tống khách hàng và nhà cung cấp đến phòng họp. Tôi cũng chịu trách nhiệm quản lý lịch của các lãnh đạo, đặt phòng khách sạn và vé máy bay, đồng thời giúp tạo và tinh chỉnh các bài thuyết trình PowerPoint và tài liệu khác để phân phát tại các sự kiện.]
- What do you believe the receptionist brings to the office culture at any company? [Theo bạn, lễ tân sẽ đóng góp/ mang lại điều gì cho văn hóa công ty?] – Nhà tuyển dụng muốn “đo lường” xem bạn có thực sự phù hợp với văn hóa công ty họ qua câu hỏi này. Bạn cần thể hiện được quan điểm rõ ràng về tầm quan trọng của vị trí lễ tân trong công ty và những ý tưởng hay ho đóng góp cho văn hóa công ty.
→ Gợi ý: A receptionist is the first impression when customers enter an office, a frustrating or poor interaction can really sour their opinion on the company or overall experience they had. In my opinion, it’s similar to when the host greets you at a restaurant. The food doesn’t taste delicious if you have a bad impression at first. So, I always smile when greeting people and make sure all customers feel like they’ve got my full attention.
[Nhân viên lễ tân là ấn tượng đầu tiên khi khách hàng đến văn phòng, sự tiếp đón không tốt có thể khiến họ có ấn tượng tổng thể xấu về công ty. Theo tôi, nó cũng giống như khi chủ nhà hàng chào bạn khi đến nhà hàng. Thức ăn sẽ chẳng thể nào ngon nổi nếu bạn có ấn tượng ban đầu xấu về nhà hàng. Vì vậy, tôi nở nụ cười khi chào mọi người, và chắc chắn rằng tất cả khách hàng cảm thấy họ nhận được toàn bộ sự chú ý.]
- How do you prioritize calls, clients, deliveries, and other issues that must be addressed immediately? [Thứ tự ưu tiên của bạn như thế nào giữa những cuộc gọi điện thoại, chuyển phát và những vấn đề cần giải quyết gấp?] – Đây là một tình huống phổ biến thường gặp với vị trí lễ tân. Hãy thể hiện kinh nghiệm làm việc của bạn một cách sáng tạo và phù hợp với văn hóa công ty bạn đang dự tuyển.
→ Gợi ý: Multitasking is necessary, especially when the office is busy. Whenever it’s not rude, I try to multitask. For instance, I can easily answer a phone call at the same time with signing to receive a delivering package. If it isn’t possible, my first priority is clients and customers and I will focus on them. In case of emergency, I’ll ask them to give me a minute to do another task first. Finally, if things are too busy for me to manage, I’ll call for support from others.
[ Đảm nhận nhiều công việc [đa nhiệm] rất cần thiết, đặc biệt khi công ty trong giai đoạn bận rộn. Bất cứ khi nào không gây bất lịch sự, tôi sẽ cố gắng đảm nhiệm nhiều công việc cùng lúc. Ví dụ, tôi có thể vừa trả lời điện thoại, vừa ký nhận bưu kiện được gửi đến. Trong trường hợp bất đắc dĩ, ưu tiên số một tôi là khách hàng và tôi sẽ tập trung vào họ. Trong trường hợp khẩn cấp, tôi sẽ xin phép họ vài phút để hoàn thành nhiệm vụ cấp bách trước. Cuối cùng, trong trường hợp quá nhiều công việc đến nỗi tôi không thể xoay sở được, tôi sẽ nhờ đến sự trợ giúp từ các phòng ban khác.]
- Tell me about a time you had to deal with an angry customer or guest, either on the phone or in person. How did you handle the situation? [Hãy kể cho tôi một tình huống mà bạn đã phải tiếp một khách hàng đang giận dữ trực tiếp hoặc qua điện thoại. Bạn đã làm thế nào để xử lý tình huống đó?] – Thêm một tình huống quen thuộc được đưa vào câu hỏi phỏng vấn tiếng Anh vị trí lễ tân. Câu hỏi này giúp thể hiện rõ ràng nhất sự khéo léo, nhanh nhạy của bạn trong xử lý tình huống căng thẳng, khó khăn. Nhà tuyển dụng cũng có thể hỏi về cách xử lý của bạn khi gặp tội phạm hoặc chứng kiến những hành vi vi phạm pháp luật. Thành thật trả lời, đừng phóng đại chính là cách trả lời khôn ngoan nhất.
→ Gợi ý: Once, a very rude and aggressive person spoke to me at the receptionist desk. He asked to speak to my boss. I maintained a very even voice so as not to escalate the conflict. I invited the customer to sit down and explained politely that my boss wasn’t available at that time, he would contact the customer as soon as possible. I also promised to make sure that would happen. He calmed down and left, seeming satisfied.
[Một lần, một người rất thô lỗ và hung hăng đến bàn lễ tân nói chuyện với tôi. Anh ấy đòi gặp Sếp của tôi. Tôi duy trì giọng nói đều đều để tránh leo thang xung đột. Tôi mời khách hàng đó ngồi và giải thích một cách lịch sự rằng sếp tôi đang bận và sẽ liên lạc lại với anh ấy ngay khi có thể. Tôi cũng đảm bảo điều đó. Anh ấy đã bình tĩnh lại và ra về một cách hài lòng.]
- Tell me about your customer care experience. [Hãy nói về kinh nghiệm chăm sóc khách hàng của bạn.] – Vị trí lễ tân và chăm sóc khách hàng có liên quan mật thiết với nhau, cùng là công việc tiếp xúc với khách hàng, xây dựng hình ảnh công ty trong tâm trí khách hàng. Vì vậy, kinh nghiệm chăm sóc khách hàng là một điểm cộng lớn bạn cần nhấn mạnh.
→ Gợi ý: I worked as a customer care staff when I was a teenager. My first job was helping customers find books and suggesting them some best-seller books at a bookstore near my home. During college, I had a part-time retail job – selling clothing. After that, I worked at X Company, where I was a customer care staff and in charge of dealing with customers. In spite of not directly making any sales, I always feel really comfortable when interacting with customers and solving their problems, whether it’s finding the book they’re looking for or changing their meeting time with an executive.
[Tôi đã đảm nhiệm công việc chăm sóc khách hàng từ khi còn là thiếu niên. Công việc đầu tiên của tôi là giúp đỡ khách hàng tìm sách và gợi ý cho họ những cuốn sách bán chạy tại một hiệu sách gần nhà. Thời đại học, tôi làm một công việc bán thời gian – bán quần áo. Sau đó, tôi làm việc tại Công ty X, nơi tôi làm nhân viên chăm sóc khách hàng, và chịu trách nhiệm giao dịch với khách hàng. Mặc dù công việc không trực tiếp tạo ra doanh số, nhưng tôi luôn luôn cảm thấy vui khi được tiếp xúc với khách hàng và giải quyết những vấn đề của họ, bất kể giúp họ tìm sách hay thay đổi lịch hẹn của họ với giám đốc.]
Chúng tôi mong rằng với những câu hỏi phỏng vấn tiếng Anh vị trí lễ tân gợi ý, bạn sẽ tự tin vượt qua vòng phỏng vấn một cách suôn sẻ. Để ứng phó với những câu hỏi khó, bất ngờ từ nhà tuyển dụng, và thể hiện thật ấn tượng năng lực bản thân, bạn cần có một kỹ năng giao tiếp toàn diện, cùng tư duy ngôn ngữ nhanh nhạy.
Đó cũng chính là một trong những hiệu quả khóa học Tiếng Anh Giao tiếp Chuyên nghiệp từ Language Link Academic mang lại cho mỗi học viên. Những đột phá sẽ được tạo nên từ giáo trình độc quyền, lộ trình học được cá nhân hóa, và tính tương tác cao trong mỗi buổi học bạn tham dự.
Tải xuống MIỄN PHÍ ngay
Bộ tài liệu học tốt tiếng Anh độc quyền của Language Link Academic [cập nhật 2020]!
Kiểm tra tiếng Anh miễn phí ngay cùng chuyên gia khảo thí đến từ Anh Quốc & nhận những phần quà hấp dẫn!