Quy trình thanh toán trong nhà hàng

Ngành dịch vụ ăn uống F&B là một trong những lĩnh vực “sôi động” nhất hiện nay với tiềm năng phát triển vô cùng lớn. Hàng loạt thương hiệu đua nhau gia nhập thị trường, liên tục đem tới nhiều mô hình kinh doanh “hot trend” một thời như mì cay, trà sữa, trà chanh hay sữa chua trân châu,… Các nhà hàng, quán ăn dần mở rộng quy mô hoạt động, tạo đà cho mô hình kinh doanh nhà hàng dạng chuỗi ngày càng phổ biến.

Trong quá trình vận hành nhà hàng, chủ kinh doanh không những phải tư duy nhạy bén trước những xu hướng của thị trường mà còn cần nắm bắt kịp thời các chỉ số trong báo cáo tài chính. Có như vậy, các quyết định kinh doanh mới có thể được đưa ra nhanh chóng và chính xác. Thực tế này đòi hỏi bộ phận kế toán trong nhà hàng/chuỗi nhà hàng phải thấu hiểu được đặc thù và có quy trình làm việc hiệu quả.

Vậy đặc thù của kế toán nhà hàng là gì? Quy trình chuẩn của bộ phận kế toán trong nhà hàng cần xây dựng như thế nào? Hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Đặc thù của kế toán nhà hàng

Kế toán trong lĩnh vực kinh doanh nhà hàng tưởng chừng là một công việc rất đơn giản nhưng thực tế lại đòi hỏi nhiều kiến thức kế toán liên quan tới các lĩnh vực ngành nghề khác nhau, từ thương mại cho tới sản xuất và kinh doanh dịch vụ. Do vậy kế toán nhà hàng chắc chắn sẽ có những đặc thù nhất định:

Đặc thù trong quản lý kho của nhà hàng

Quản lý kho trong nhà hàng là khâu phức tạp và chiếm nhiều thời gian nhất của kế toán. Lượng hàng lưu trữ trong kho nhà hàng đa dạng nhiều chủng loại nhưng theo tính chất của hàng hóa bao gồm các nhóm chính:

– Hàng chuyển bán: Là các mặt hàng mua về và bán cho khách hàng luôn mà không cần qua khâu chế biến như bia, rượu… Cách quản lý kho của hàng chuyển bán tương tự cách quản lý kho của lĩnh vực thương mại.

– Nguyên vật liệu: Là các loại hàng thường không bán trực tiếp cho khách hàng mà dùng để làm đầu vào cho việc chế biến như nguyên liệu thịt bò phục vụ cho món phở bò, nguyên liệu cà phê cho cốc cà phê sữa…. Đặc thù của nguyên liệu là số lượng chủng loại nguyên liệu nhiều, thời gian lưu trữ trong kho ngắn. Bên cạnh các nguyên liệu chính, có giá trị lớn còn có rất nhiều nguyên liệu phụ giá trị nhỏ lẻ như gia vị, rau thơm… nên nếu việc quản lý nguyên liệu kho không chặt chẽ rất dễ gây nên tình trạng thất thoát nguyên liệu, ngoài ra nếu không tỉnh táo sẽ mất nhiều thời gian sa đà vào các nguyên liệu không thiết yếu mà giá trị mang lại không cao.

– Hàng chế biến: Là các mặt hàng phải qua khâu sơ chế, chế biến mới có thể phục vụ đến khách hàng. Kế toán nhà hàng cần làm quen với hai khái niệm: thành phẩm [là sản phẩm đã hoàn thành, có giá trị sử dụng và được cung cấp trực tiếp tới khách hàng như cốc trà sữa, suất cơm,…] và bán thành phẩm [là sản phẩm trung gian giữa nguyên liệu và thành phẩm chưa thể bán cho khách hàng, chẳng hạn như các loại nước sốt, đế bánh pizza…]. Đặc thù của thành phẩm trong nhà hàng là không có tồn kho, khách hàng gọi mới chế biến và thời gian lưu trữ ngắn.

Kế toán nhà hàng cần kết hợp với các bộ phận bếp/bar để xây dựng định mức nguyên vật liệu cho mỗi món ăn, đồ uống. Nhờ đó, nhà hàng có thể quản lý kho chặt chẽ, tránh sự hao hụt, lãng phí và thất thoát nguyên vật liệu trong quá trình bảo quản và chế biến.

Đặc thù về quản lý dòng tiền và công nợ

Khác với các ngành nghề khác, kế toán nhà hàng có đặc thù riêng về dòng tiền và công nợ. Thông thường, nhà hàng sẽ ít có chính sách cho khách hàng nợ tiền. Tuy nhiên, công nợ của nhà cung cấp thường được nhà hàng tập hợp và thanh toán theo kỳ một tháng hoặc nửa tháng một lần. Đặc thù này dễ khiến chủ kinh doanh nhầm lẫn rằng trong quỹ có nhiều tiền, nhà hàng đang nhiều lãi, trong khi trên thực tế vẫn cần phải chi trả một khoản lớn công nợ và chi phí khác.

Đặc thù về quản lý doanh thu

Thông thường, giá bán của sản phẩm trong nhà hàng là giá đã bao gồm thuế VAT. Sau khi có số liệu bán hàng, kế toán phải bóc tách được đâu là khoản doanh thu thực, đâu là khoản thuế phải nộp cho nhà nước. Hơn nữa, trong thời đại bán hàng online phổ biến như hiện nay, mô hình bán mang về thông qua các kênh tự chủ và qua các ứng dụng của bên thứ ba như Grab, ShopeeFood, Baemin, Gojek… cũng mang lại số lượng đơn hàng rất lớn. Vì vậy, kế toán nhà hàng cũng cần xây dựng quy trình để đối soát được doanh thu và lợi nhuận từ những nguồn đơn trên.

2. Quy trình chuẩn dành cho kế toán nhà hàng và chuỗi nhà hàng

Quy trình kế toán sau đây phù hợp với mô hình kinh doanh nhà hàng hoặc chuỗi nhà hàng có từ 2 đến 5 điểm:

2.1. Quản lý về dòng tiền

Quản lý dòng tiền là công việc quan trọng giúp nhà hàng tránh khỏi các vấn đề tài chính không đáng có. Do vậy cần xây dựng quy trình quản lý dòng tiền thu và chi hợp lý.

Quản lý dòng tiền thu

Nhà hàng nên có quy trình quản lý tiền thu từ bán hàng với thu ngân, khách hàng, các bên đối tác thanh toán [Momo, VnPay, ZaloPay,…] và đối tác nền tảng bán hàng [Grab, ShopeeFood, Baemin, Gojek,…]. Một số dòng tiền thu khác cần quản lý là thu hồi công nợ với khách hàng, thu góp vốn, thu thanh lý đồ,… Ngoài việc ghi nhận số liệu vào phần mềm, kế toán cần đối chiếu số liệu với thủ quỹ hàng ngày, hàng kỳ và lưu trữ chứng từ kế toán để kiểm tra trong trường hợp cần thiết.

Quản lý dòng tiền chi

Kế toán nhà hàng sẽ đảm nhận công việc xây dựng quy định cho các bộ phận về giấy tờ, chứng từ thanh toán như đề nghị thanh toán, hóa đơn, hợp đồng, phiếu mua hàng…. Tương tự như dòng tiền thu, số liệu dòng tiền chi cũng cần được nhập vào phần mềm, lưu trữ chứng từ và đối chiếu với thủ quỹ hàng ngày, hàng kỳ.

2.2. Quản lý mua hàng

Nhà hàng cần xây dựng quy trình mua hàng chi tiết từ khi làm việc với nhà cung cấp đến thời điểm giao nhận hàng hóa và kiểm tra chất lượng sản phẩm, cụ thể như sau:

• Theo dõi giá mua, kiểm soát việc tăng giảm, tính chính xác của giá mua với giá thị trường.
• Tập hợp nhu cầu hàng hóa của các điểm để đặt hàng nhà cung cấp.
• Kết hợp với bộ phận Bếp/bar xây dựng tiêu chuẩn đầu vào hàng hóa, để bộ phận liên quan thực hiện nhận hàng, kiểm tra chất lượng hàng ngày.
• Xây dựng bộ chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ nhận hàng hóa [hóa đơn, phiếu nhập, chứng từ liên quan khác,…].
• Ghi nhận số liệu vào phần mềm: Kế toán thực hiện nhập số liệu vào Phần mềm kế toán để theo dõi số liệu và phục vụ mục đích lên báo cáo, sổ sách.
• Lưu trữ chứng từ liên quan phục vụ mục đích kiểm tra đối chiếu.

2.3. Quản lý doanh thu

Để theo dõi tình hình doanh thu nhanh chóng và chính xác, nhà hàng cần xây dựng quy trình làm việc khép kín giữa các bộ phận bếp/bar, thu ngân và kế toán:

• Hàng ngày thu ngân tập hợp hóa đơn bán hàng và chốt ca nộp lại cho bộ phận kế toán.
• Kế toán căn cứ vào hóa đơn ghi nhận sổ sách để đảm bảo tính chính xác và khách quan. Nhà hàng nên sử dụng hệ thống phần mềm kế toán được tích hợp với phần mềm bán hàng để hệ thống ghi nhận tự động, giảm thiểu thời gian nhập liệu.
• Xuất hóa đơn VAT: Kế toán thực hiện xuất hóa đơn VAT cho khách hàng. Có thể sử dụng phần mềm Hóa đơn điện tử có kết nối với phần mềm bán hàng hoặc phần mềm kế toán để việc xuất hóa đơn được thuận tiện, chính xác
• Thực hiện đối soát doanh thu: Với thu ngân và bên thứ 3 [Grab, ShopeeFood, Gojek, Baemin…]
• Lưu trữ chứng từ liên quan phục vụ mục đích kiểm tra đối chiếu

2.4. Quản lý kho

Kế toán nhà hàng cần kết hợp với Quản lý các bộ phận xây dựng, Quy trình quản lý kho của nhà hàng:

• Xây dựng bộ mã quy chuẩn, chuẩn hóa Dữ liệu về nguyên liệu, hàng hóa, món ăn
• Kết hợp với Bếp/bar hoặc chủ nhà hàng xây dựng bộ định mức món ăn chuẩn, có thời gian áp dụng rõ ràng giữa các bộ phận. Khi có sự thay đổi, cần thống nhất thông tin giữa các bộ phận để đưa ra được báo cáo, số liệu chuẩn xác
• Xây dựng bộ quy trình chuẩn về các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh trong kho nhà hàng như:

• Luân chuyển kho giữa các bộ phận, điểm nhà hàng
• Quy trình sản xuất bán thành phẩm
• Quy trình hủy nguyên liệu [hạn chế hàng hỏng, gọi đồ nhiều, bảo quản không chuẩn…]
• Xây dựng kế hoạch kiểm kê nguyên liệu định kỳ phù hợp với tính chất nguyên liệu chính, phụ, nhiên liệu,…

• Quy định thưởng, phạt rõ ràng để gắn trách nhiệm, quyền lợi của nhân viên với công việc trong khâu kiểm soát kho cho nhân viên
• Ghi nhận số liệu vào phần mềm: Kế toán thực hiện nhập số liệu vào Phần mềm kế toán để theo dõi số liệu và phục vụ mục đích lên báo cáo, sổ sách
• Lưu trữ chứng từ liên quan phục vụ mục đích kiểm tra đối chiếu

2.5. Quản lý công cụ dụng cụ và tài sản cố định

Đối với hạng mục công cụ dụng cụ và tài sản cố định, kế toán cần xây dựng bộ mã quy chuẩn, theo dõi số lượng theo từng bộ phận và tình trạng sử dụng. Nếu công cụ dụng cụ và tài sản cố định xảy ra hỏng hóc, kế toán sẽ ghi nhận trường hợp và đề xuất kế hoạch mua mới. Nhà hàng cần thường xuyên tổ chức kiểm kê, đồng thời có quy định thưởng, phạt trong kiểm soát công cụ dụng cụ, tài sản cố định cho nhân viên.

Hy vọng bài viết trên đã giúp chủ kinh doanh có cái nhìn tổng quan về công việc của kế toán nhà hàng, từ đó xây dựng được bộ quy trình chuẩn áp dụng cho doanh nghiệp của mình. Khi nhà hàng có quy trình hợp lý và số liệu chuẩn hóa, kế toán sẽ dễ dàng cung cấp bộ báo cáo quản trị kịp thời, chính xác cho chủ kinh doanh.

Xem thêm: Phương án tối ưu hóa quy trình và chi phí để khôi phục lợi nhuận cho nhà hàng sau dịch

Bạn có thể tham khảo bài viết về: “Bộ báo cáo quản trị cho ngành F&B” tại đây!

Nếu bạn đang quan tâm đến dịch vụ kế toán thuê ngoài chuyên biệt cho ngành nhà hàng, hãy tham khảo thêm gói Dịch vụ kế toán nhập liệu và Dịch vụ kế toán kiểm soát do Công ty iPOS.vn đang cung cấp. Click TẠI ĐÂY để đăng ký tư vấn miễn phí 24/7.

Bạn có thể tham khảo một số phần mềm để vận hành nhà hàng trở nên trơn tru hơn nhé!

Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay

Top 6 Phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất hiện nay