Định dạng cột trong Google Sheet

Định dạng có điều kiện là việc áp dụng các định dạng trong Google Sheets vào một vùng nào đó trên Excel. Khi nó thỏa điều kiện mà chúng ta đặt ra, thì sẽ áp dụng định dạng mà chúng ta muốn.

Chi tiết định dạng bao gồm định dạng màu chữ, màu nền, và định dạng đậm, nghiêng, gạch chân.

Còn điều kiện thì rất là đa dạng bao gồm các phép toán so sánh với định dạng số và các điều kiện với chuỗi.

Định dạng có điều kiện- Áp dụng Number

Sau đây, chúng ta cùng tìm hiểu thứ tự các bước để thực hiện tô màu chữ trong trường hợp vùng chúng ta áp dụng, mà có số nhỏ hơn 0.

Bước đầu tiên, luôn luôn lúc nào chúng ta cũng phải có dữ liệu để áp dung. Mình thiết kế dữ liệu như hình dưới đây

Sau đó, bôi đen vùng dữ liệu, mà chúng ta muốn áp dụng định dạng có điều kiện.

Vào Menu Định dạng chọn Định dạng có điều kiện, một hộp thoại như sau xuất hiện.

Giải thích các mục chi tiết:

Mục áp dụng phạm vi: Mang ý nghĩa là định dạng có điều kiện này, sẽ được áp dụng cho range từ đâu đến đâu.

Quy tắc định dạng: Mục tiêu là định dang tô màu đỏ cho nhưng ô mà nhỏ hơn không. Vì vậy chúng ta sẽ chọn là Nhỏ hơn, và chúng ta gõ số 0 vào hộp thoại bên dưới.

Kiều định dạng: Cho phép chúng ta tùy biến, khi điều kiện xảy ra thì nó áp dụng màu nào, có tô đậm hay không? Màu nên ra sao.

Cách làm tương tự như các phép so sánh khác: Lớn hơn, lớn hơn bằng, nhỏ hơn bằng, bằng.

Sau khi chọn xong hết chúng ta nhấn Đã xong thì định dạng sẽ được áp dụng ngay lập tức.

Ưu điểm:

Vì sao phải định dạng có điều kiện với rất nhiều thao tác, mà không phải làm đơn giản là tô màu những nơi có số âm là được.

Bởi vì dữ liệu của chúng ta thay đổi, hiện tại vị trí đó nó là số âm được tô màu đỏ, nhưng ở một thời điểm khác thì nó là số dương. Vậy thì nó không phải tô đỏ nữa, và để đáp ứng được điều đó thì chúng ta phải định dạng có điều kiện, để màu nó được áp dụng linh hoạt tùy theo tình huống.

Nhược điểm:

Mất nhiều thao tác so với việc tô màu thông thường, nhưng đây không phải là nhược điểm lớn, bởi chỉ thao tác 01 lần.

Một khi áp dụng định dạng có điều kiện, thì nó sẽ làm cho bảng tính trở nên nặng nề, không tốt khi chạy trên môi trường Online.

Định dạng có điều kiện- Áp dụng Date/Time

Chúng ta cũng thử qua một ý tưởng như sau, tô màu những ngày tháng sau ngày hiện tại. Hôm nay là ngày 28/08/2021. Có nghĩa là ngày hiện tại thì luôn luôn thì đổi, và nó dựa vào điều kiện mà chúng ta thiết lập, để Google Sheets tô màu tự động.

Việc thiết lập như sau:

Chọn vùng ngày tháng chúng ta cần áp dụng

Vẫn vào Định dạng chọn Định dạng có điều kiện và thiết lập các thống số như bảng bên dưới

Kết quả hiện ra là những ngày tháng mà trước ngày hôm nay đều được tô màu vàng, như mình đã thiết lập.

Định dạng có điều kiện- Áp dụng Text

Đó là chúng ta phải thiết lập các điều kiện liên quan tới text, để áp dụng định dạng cho linh hoạt.

Hiện tại Google Sheets hỗ trợ các điều kiện định dạng như sau.

• Văn bản bao gồm: Chỉ cần chọn 1 từ hoặc 01 cụm từ thuộc văn bản là sẽ đúng điều kiện và định dạng sẽ áp dụng
• Văn bản không bao gồm: 01 từ hoặc cụm từ không có trong chuỗi cần áp dụng định dạng.
• Văn bản bắt đầu bằng: 01 Từ hoặc 01 cụm từ, xuất hiện ở đầu câu
• Văn bản kết thúc bằng: 01 Từ hoặc 01 cụm từ, xuất hiện ở cuối câu
• Văn bản chính xác: Tìm với từ khóa chính xác, nếu nó chính xác thì sẽ áp dụng điều kiện, còn không thì thôi.

Sau đây là ví dụ sẽ áp dụng trường hợp Văn bản bao gồm. Như chúng ta thấy những nơi nào mà gồm có chữ Hồ Chí Minh, sẽ áp dụng được định dạng chúng ta đã thiết lập.

Xóa định dạng có điều kiện.

Khi không cần áp dụng nữa, chúng ta cần xóa đi những định dạng lúc trước đã áp dụng. Do đó thứ tự thao tác cũng giống như lúc ban đầu. Chỉ khác bước cuối cùng là chúng ta cần xóa đi những thiết lập đã định dạng lúc trước mà thôi.

Thông qua việc áp dụng định dạng có điều kiện với các dữ liệu khác nhau bao gồm Number- Số, Chuỗi- Text, Ngày tháng- Date. Rất mong các bạn sử dụng nó linh hoạt trong công việc của mình để tạo hiệu quả tốt hơn.

Lúc nào cũng tư duy theo hướng tạo mới như thế nào? Chỉnh sữa nó ra sao và xóa nó như thế nào. Để hoàn thành một quy trình từ lúc bắt đầu cho tới lúc kết thúc.

Xem thêm: