Cách hạch toán chi phí tiền thuê nhà, văn phòng
Chi phí tiền thuê nhà, văn phòng, nhà xưởng ... hạch toán như thế nào? Công ty kiểm toán Phương Nam xin hướng dẫn cách hạch toán tiền thuê nhà, văn phòng, nhà xưởng ... [thuê tài sản] chi tiết như: Trả trước, trả hàng tháng, trả trước nhiều kỳ ...Cách hạch toán tiền Thuế nộp thay chủ nhả.
- Để có thể ghi nhận khoản chi phí tiền thuê nhà là chi phí hợp lý hợp lệ, thì các bạn cần phải cần:
+] Hóa đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê nhà...[nếu thuê của Công ty],
+] Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán [nếu thuê của cá nhân] . Nếu trên hợp đồng ghi bên thuê nộp thuế thay thì phải có thêm: Chứng từ nộp tiền thuế. [Trường hợp này sẽ không có hóa đơn, vì Cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn bán lẻ nữa]
Chi tiết bạn xem thêm tại đây: Cách đưa tiền thuê nhà vào chi phí hợp lý Chú ý: Nếu giá trị >20.000.000:
- Nếu thuê của Công ty [Tức là có hóa đơn] -> Thì bắt buộc phải chuyển khoản nhé. - Nếu thuê của Cá nhân [Tức là ko có hóa đơn] -> Thì không cần phải chuyển khoản cũng được.
Dựa vào các điều kiện trên các bạn hạch toán như sau:
1, Nếu thanh toán trước [dựa vào chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê nhà ...]:
Nợ TK 331
Có 1 11, 112.
Chú ý: Nếu là khoản TRẢ TRƯỚC thì hạch toán như trên. Nhưng nếu là khoản ĐẶT CỌC để đảm bảo thực hiện hợp đồng thì các bạn hạch toán như sau:
2, Nếu trả tiền thuê nhà hàng tháng [hoặc hàng tháng nhận được hóa đơn]:
Nợ TK 154, 627, 641, 642 ... [Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào các bạn đưa vào chi phí đó nhé]
Có TK : 331,111, 112:
3. Nếu trả tiền sau [hoặc nhận được hóa đơn sau]:
VD : Cty bạn thuê văn phòng của công ty A từ tháng 1 - 6. Nhưng chưa thanh toán, đến tháng 6 mới thanh toán, thì lúc này Công ty A mới xuất hóa đơn].
- Hoặc Cty bạn thuê nhà của Cá nhân từ tháng 1 - 6. Nhưng đến tháng 6 mới thanh toán
- Hàng tháng hạch toán:
Nợ TK 154, 627, 641, 642 ... [Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào các bạn đưa vào chi phí đó nhé]
Có TK : 335 [Phát sinh chi phí nhưng thực tế chưa chi trả]
- Khi thanh toán [hoặc khi nhận hóa đơn]
Nợ TK 335
Có TK 111, 112 [Nếu là khi thanh toán]
Có TK 331 [Nếu là khi nhận được hóa đơn]
4. Nếu trả tiền thuê nhà trước nhiều kỳ
VD : Thuê nhà từ tháng 1 - 6, thanh toán 1 lần vào tháng 1 [hoặc nhận được hóa đơn] , thì hạch toán như sau:
Nợ TK 242: Tổng số tiền.
Nợ TK 133: [Nếu có hóa đơn GTGT -> Thuê nhà của Công ty]
Có TK: 331,111, 112:
- Định kì phân bổ khoản chi phí trả trước đó [Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì để đưa vào TK chi phí tương ứng. VD: Thuê nhà làm văn phòng [mục đích quản lý] thì đưa vào 642, 6422, thuê nhà để làm nhà xưởng [sản xuất] thì đưa vào 154, 627..., thuê nhà để bán hàng [bán hàng] thì đưa vào 641, 6421...hạch toán như sau:
Nợ TK 154, 627, 641, 642 ...
Có TK 242:
VD: Ngày 1/1/2017 Công ty kế toán Thiên Ưng ký hợp đồng thuê nhà với Bà A [Cá nhân]: Thời gian là 12 tháng, mỗi tháng 10.000.000 tổng cộng là 120.000.000 và trên hợp đồng ghi rõ là: Bên Công ty sẽ phải nộp các loại thuế thay chủ nhà, mục đích thuê làm văn phòng.
- Cùng ngày hôm đó Công ty đã thanh toán trước cho Bà A: 10.000.000.
- Đến ngày 5/1/2017 sau khi đã hoàn thành các thủ tục pháp lý, Công ty thanh toán nốt cho chủ nhà: 110.000.000. - Cùng ngày hôm đó công ty đi nộp thuế thay chủ nhà, số tiền thuế phải nộp là: 12.300.000 [Trong đó gồm: Thuế môn bài: 300.000. Thuế GTGT 5%: 6.000.000. Thuế TNCN 5%: 6.000.000]
Lưu ý: Nếu tổng giá trị thuê nhà 1 năm < 100tr thì sẽ được miễn thuế môn bài, GTGT, TNCN. Nếu > 100tr thì nộp 3 loại thuế trên.
Chi hộ tiền điện nước cho bên đi thuê, bên cho thuê có phải xuất hóa đơn không? Nói chung nếu lần đầu gặp tình huống này thì ai cũng thắc mắc như vậy cả. Một điều dễ thấy là bên cho thuê không phải là bên bán điện nước. Nhưng lại là bên thu khoản tiền này của bên đi thuê.
Hoạt động thuê phát sinh tiền điện, nước này có thể đến như thuê văn phòng, kho bãi, nhà xưởng, mặt bằng…
Khi chi hộ tiền điện nước cho bên đi thuê thì bên chi hộ có thể là cá nhân, tổ chức không sử dụng hóa đơn hoặc có sử dụng hóa đơn. Trong bài viết này chúng ta đề cập đến trường hợp bên cho thuê là có sử dụng hóa đơn.
Tình huống thực tế
– Bên cho thuê ký hợp đồng điện, nước với nhà cung cấp điện nước.
– Hàng kỳ nhà cung cấp điện, nước xuất hóa đơn gửi bên cho thuê [hóa đơn điện, nước mang tên bên cho thuê].
– Bên cho thuê định kỳ thu tiền từ tài sản cho thuê còn thu thêm cả tiền điện, nước đúng bằng số tiền mà nhà cung cấp điện nước đã xuất hóa đơn cho bên cho thuê.
[Tức theo hợp đồng cho thuê thì giá trị hợp đồng cho thuê chỉ là giá trị cho thuê tài sản. Còn tiền điện, nước, bên đi thuê dùng bao nhiêu thì trả bấy nhiêu. Bên cho thuê sẽ trả thay khoản này cho nhà cung cấp điện nước và thu lại của bên đi thuê sau].
– Bên cho thuê tài sản có sử dụng hóa đơn và không phải là đơn vị kinh doanh điện, nước.
– Hỏi: bên cho thuê khi thu lại tiền điện nước có phải xuất hóa đơn gửi bên đi thuê không? Nếu phải xuất hóa đơn thì có phải kê khai tính thuế không?
Chi hộ tiền điện nước cho bên đi thuê, bên cho thuê có phải xuất hóa đơn
Vì hóa đơn điện, nước mang tên bên cho thuê nhưng tiền điện nước lại do bên đi thuê chịu. Nếu đưa hóa đơn điện, nước này cho bên đi thuê thì bên đi thuê không được tính chi phí, không được khấu trừ VAT vì đơn giản hóa đơn không mang tên bên đi thuê.
Do đó để bên đi thuê có chứng từ hạch toán hợp pháp thì bên cho thuê thực hiện xuất hóa đơn lại cho bên đi thuê:
- Số tiền trên hóa đơn đúng bằng số tiền mà nhà cung cấp điện nước đã thu của bên cho thuê.
- Nội dung trên hóa đơn ghi rõ “Thu lại tiền điện, nước của kỳ phát sinh từ ngày… đến ngày…”. Số tiền trên hóa đơn sẽ tương ứng với lượng điện, nước đã tiêu thụ của bên đi thuê. Hóa đơn ghi đầy đủ tiền chưa thuế GTGT, tiền thuế GTGT, Tổng cộng thanh toán.
2. Có phải kê khai, nộp thuế không?
Vì hóa đơn mà nhà cung cấp điện, nước xuất mang tên bên cho thuê. Sau đó bên cho thuê xuất lại cho bên đi thuê với thông tin bên bán là bên cho thuê, bên mua là bên đi thuê. Nên trường hợp này bên cho thuê thực hiện kê khai thuế bình thường.
Note: Khác với trường hợp thu, chi hộ mà hóa đơn chi hộ lại mang tên bên đi thuê. Ví dụ: Nhà cung cấp điện, nước xuất hóa đơn cho bên đi thuê [hóa đơn mang tên bên đi thuê], nhưng bên cho thuê lại chi hộ khoản tiền này cho bên đi thuê. Thì trường hợp này bên cho thuê không phải kê khai, tính thuế GTGT cũng như thuế TNDN của hoạt động thu, chi hộ này.
Kết luận: khi hóa đơn điện, nước mang tên bên cho thuê và bên cho thuê thu, chi hộ khoản này thì:
- Chi hộ tiền điện, nước cho bên đi thuê, bên cho thuê có phải xuất hóa đơn không? => Có
- Hóa đơn này có phải kê khai, tính thuế không? => Có
- Bài viết này hướng dẫn chung cho các dịch vụ tương tự.
Xem thêm về hoạt động cho thuê tài sản:
Tiền điện, tiền nước, tiền thuê nhà là một trong những khoản chi phí hết sức hợp lý đối với doanh nghiệp nhưng việc hạch toán và kê khai nó không dễ ở Việt Nam vì nhiều lý do khác nhau. Bài vết này Caf-global.com sẽ chia sẻ về chủ đề này.
Cơ sở pháp lý
Thông tư số 78/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính : Hướng dẫn thi hành Nghị định số 218/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 của Chính phủ quy định và hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.
Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 78/2014/TT-BTC, Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 151/2014/TT-BTC do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.
Điểm 2.15 Điều 4 Thông tư 78/2014/TT-BTC sửa đổi, bổ sung bởi Điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC:
“2.15. Chi trả tiền điện, tiền nước đối với những hợp đồng điện nước do chủ sở hữu là hộ gia đình, cá nhân cho thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh ký trực tiếp với đơn vị cung cấp điện, nước không có đủ chứng từ thuộc một trong các trường hợp sau:
a] Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh trực tiếp thanh toán tiền điện, nước cho nhà cung cấp điện, nước không có các hoá đơn thanh toán tiền điện, nước và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.
b] Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh thanh toán tiền điện, nước với chủ sở hữu cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh không có chứng từ thanh toán tiền điện, nước đối với người cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh phù hợp với số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.”
Như vậy, nếu công ty bạn hợp đồng thuê văn phòng và có chứng từ thanh toán tiền điện, nước đối với người cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh phù hợp với số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh thì bên bạn vẫn được chi phí này vào chi phí hợp lý được.
Khoản 5 Điều 144 Bộ luật Dân sự năm 2005 quy định:
“5. Người đại diện không được xác lập, thực hiện các giao dịch dân sự với chính mình hoặc với người thứ ba mà mình cũng là người đại diện của người đó, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”
Như vậy, theo quy định pháp luật trên thì giám đốc công ty bạn không thể tự mình thực hiện giao dịch với chính mình được.
Nếu bên công ty bạn muốn đưa chi phí điện, nước vào chi phí được trừ thì bên công ty bạn cần phải có một số hồ sơ, chứng từ theo quy định tại Điểm 2.15 Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC sửa đổi, bổ sung bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, cụ thể:
“2.15. Chi trả tiền điện, tiền nước đối với những hợp đồng điện nước do chủ sở hữu là hộ gia đình, cá nhân cho thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh ký trực tiếp với đơn vị cung cấp điện, nước không có đủ chứng từ thuộc một trong các trường hợp sau:
a] Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh trực tiếp thanh toán tiền điện, nước cho nhà cung cấp điện, nước không có các hoá đơn thanh toán tiền điện, nước và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.
b] Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh thanh toán tiền điện, nước với chủ sở hữu cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh không có chứng từ thanh toán tiền điện, nước đối với người cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh phù hợp với số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.”
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 122 Luật nhà ở năm 2014 thì hợp đồng thuê nhà không nhất thiết phải công chứng.
Nếu giám đốc bên công ty bạn là người lao động tại công ty thì “- Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như:
- chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động
- chi nghỉ mát
- chi hỗ trợ điều trị
- chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; ..”
vẫn được coi là khoản chi tính vào chi phí được trừ.
Ngoài ra, công ty bạn cần phải chú ý “Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.”
Dịch vụ kiểm toán CAF chúc quý doanh nghiệp kinh doanh nhiều thuận lợi
DỊCH VỤ KẾ TOÁN – TƯ VẤN THUẾ – DỊCH VỤ KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
ĐC: 447/23 Bình Trị Đông, Bình Trị Đông A, Bình Tân, Hồ Chí Minh
Hotline: 098 225 4812
HÃY GỌI NGAY CHO CHÚNG TÔI: 0867 004 821 [ 24/7 ] – 0971 373 146
CHÚNG TÔI LUÔN SẴN SÀNG ĐỂ HỖ TRỢ
Tag: Dịch vụ kiểm toán, Công ty dịch vụ kiểm toán uy tín, Dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính, Dịch vụ kiểm toán độc lập, Dich vu kiem toan doc lap o long an, Cong ty dich vu kiem toan uy tin o Long An, Kế toán doanh nghiệp sản xuất sản phẩm từ nhựa và giấy, Dich vu kiem toan, Cong ty kiem toan doc lap, Kế toán công ty dược phẩm, Đưa chi phí điện nước thuê nhà vào chi phí hợp lý.
Bài viết liên quan:
Dịch vụ kế toán trọn gói Tp HCM
Dịch vụ kế toán thuế uy tín tại thành phố HCM
Dịch vụ kiểm toán độc lập uy tín
Dịch vụ kiểm toán độc lập tại Long An
Dịch vụ kiểm toán độc lập uy tín
Dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính tại Bình Dương
Công ty dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính uy tín
Dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính tại Bình Dương
Công ty dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính uy tín