Tại sao không có tập đoàn photocopy

Chuyển đổi số, số hóa tài liệu đã ăn sâu vào từng ngõ ngách nền kinh tế. Từ các cơ quan quản lý Nhà nước, đến các Tập đoàn, doanh nghiệp vừa và nhỏ. Số hóa các tài liệu lưu trữ, đến số hóa quy trình làm việc. Có một câu hỏi đặt ra là: Có nên số hóa tài liệu bằng máy photocopy hay không? Hãy cùng iScantìm câu trả lời nhé!

Mục lục

• Sử dụng máy photocopy để số hóa tài liệu: Chi phí rẻ…
• Nhưng không chuyên nghiệp…
• Đơn vị nào thực hiện triển khai các Dự án số hóa tài liệu chuyên nghiệp?
• Giải pháp số hóa tài liệu toàn diện của iScan

Hiện có rất nhiều đơn vị thực hiện số hóa tài liệu bằng… máy photocopy! Ưu điểm của phương án này là chi phí. Thực tế, giá thuê máy photocopy rẻ hơn so với giá thuê máy scan chuyên dụng. 

Thị trường cho thuê máy photocopy hiện tại thường tính chi phí thuê máy photocopy dựa trên số trang in/copy. Vì thế, nếu sử dụng máy photocopy, chi phí thuê sẽ khá rẻ. Nếu văn phòng bạn đang sử dụng máy photocopy hàng ngày, bạn có thể dùng để scan tài liệu và lưu trữ theo cách thông thường. 

Nhưng không chuyên nghiệp…

Tại sao iScanlại khẳng định việc dùng máy photocopy để số hóa là không chuyên nghiệp:

• Tính linh động: Máy photocopy rất cồng kềnh, chiếm nhiều diện tích. Vì thế hạn chế trong việc di chuyển.
• Không có phần mềm chuẩn số hóa: Máy photocopy không thể đáp ứng các yêu cầu chuẩn số hóa. Nếu số hóa mà không có các tính năng này, bạn đang chỉ đơn giản chuyển lưu trữ tài liệu giấy thành file mềm. Việc tìm kiếm nội dung, tìm kiếm file hay bảo mật lưu trữ không được đảm bảo. Và chúng tôi gọi đó là… Số hóa nửa vời!
  • Không xuất file định dạng PDF/A,
  • Không hỗ trợ PDF Searchable hay OCR tiếng Việt;
  • Không tự động xóa bỏ trang trắng,
  • Không tự động xoay giấy đúng chiều,
  • Không tự động tách gộp file,
  • Không tự động căn chỉnh giấy….
• Xử lý hình ảnh không đẹp bằng máy scan: Máy scan chuyên dụng luôn có phần mềm chỉnh sửa hình ảnh chuyên nghiệp. Thậm chí, nhiều bản scan còn đẹp hơn cả bản gốc, đặc biệt với các tài liệu cũ.
• Không scan được giấy dày (như sổ đỏ, chứng chỉ,…) hoặc các loại giấy mỏng (hóa đơn, phiếu xuất kho,…).
• Đau mỏi lưng: Một lí do khá buồn cười, nhưng phản ánh thực tế của việc số hóa tài liệu bằng máy photocopy. Các dự án số hóa thường từ vài chục ngàn đến hàng trăm ngàn trang tài liệu. Nếu phải đứng hàng giờ, hàng ngày, cái lưng của bạn sẽ biểu tình đấy. Thay vì đau mỏi lưng, hãy dùng chiếc máy scan chuyên dụng, bạn vừa ngồi scan, vừa nghe nhạc và nhâm nhi tách cafe. Sự khác biệt quá lớn phải không nào?

Đơn vị nào thực hiện triển khai các Dự án số hóa tài liệu chuyên nghiệp?

Để triển khai các Dự án số hóa, bạn cần tìm đơn vị có kinh nghiệm và uy tín. iScantự hào khi được nhiều tập đoàn lớn như Vingroup,  FPT, VPS, MB Agea Life, Generali Việt Nam, các đơn vị sự nghiệp và các cơ quan nhà nước lựa chọn để triển khai số hóa tài liệu. 

Giải pháp số hóa tài liệu toàn diện của iScan

• Thuê máy scan kèm theo phần mềm bản quyền chuẩn số hóa (PDF Searchable, PDF/A và OCR tiếng Việt,…)
• Dịch vụ số hóa tài liệu trọn gói.

Với kinh nghiệm từng triển khai dịch vụ số hóa  quy mô lớn & chuyên nghiệp, iScancam kết:

• Tuân thủ các quy trình được đặt ra giữa các bên và các quy trình chuẩn số hóa.
• Đảm bảo được tính toàn vẹn của tài liệu
• Bảo mật của thông tin, bởi chúng tôi hiểu rằng Dữ liệu chính là tài sản lớn nhất đối với doanh nghiệp.

☼ Hotline tư vấn dịch vụ số hóa: 089 6688 636

Views: 53