Tài liệu đính kèm tiếng anh là gì

I. Đặc đi�̉m của e-mail

1. Cách trình bày đơn giản

- Ưu đi�̉m lớn nh�́t của e-mail là truy�̀n th�ng đi�̣p đ�́n đ�́i tượng ở mọi nơi tr�n th�́ giới chỉ trong ch�́c lát. Vì v�̣y, nó thu�̣n ti�̣n cho vi�̣c trả lời ngay của người nh�̣n và mang tính hi�̣u quả cao. Mục đích chung là t�́c đ�̣ truy�̀n th�ng tin nhanh chóng và tính ch�́t th�ng tin đa dạng.

2.Cách lưu trữ dữ li�̣u

- Vi�̣c nh�̣n th�ng đi�̣p bằng e-mail [] giúp cho vi�̣c lưu trữ dữ liệu trong ph�̀n cứng và ph�̀n m�̀m máy vi tính được gọn nhẹ và an toàn.

3.Chi phí

- Trong thời đại máy vi tính, người ta sử dụng internet đ�̉ truy�̀n tải th�ng tin ngày càng nhi�̀u, n�n chi phí e-mail ph�̀n nào tùy thu�̣c vào vi�̣c làm vi�̣c trực tuy�́n ít hay nhi�̀u.

4.Truy�̀n cùng m�̣t th�ng đi�̣p đ�́n nhi�̀u người

- Trường hợp gửi cùng m�̣t th�ng đi�̣p đ�́n nhi�̀u người, bắt bu�̣c người gửi phải ghi họ t�n từng người, sao chép và gửi đi. Nhưng đ�́i với e-mail, đơn giản chỉ dùng CC.

5.Hình thức văn bản

- Mặc dù e-mail được trình bày theo hình thức lá thư, nhưng văn bản e-mail g�̀n với ng�n ngữ nói hơn ng�n ngữ vi�́t. Chẳng hạn như những c�u thăm hỏi v�̀ thời ti�́t cũng được lược bớt, thay đ�̉i l�́i vi�́t văn chương bằng cách di�̃n đạt đơn giản ti�̣n cho vi�̣c đọc tr�n màn hình máy vi tính �

II. Cách vi�́t e-mail

Có 2 hình thức vi�́t e-mail: trang trọng và th�n m�̣t

Đ�́i với hình thức e-mail trang trọng:

1.CC, BCC, Return Receipt

- To: địa chỉ của người nh�̣n e-mail.

- CC [Carbon Copy: sao chép hàng loạt]: Vi�̣c gửi bản sao văn bản đ�́n địa chỉ của người nh�̣n là cách dùng khi mu�́n chuy�̉n đ�́n nhi�̀u người. Khi nh�̣n e-mail, người nh�̣n sẽ hi�̉u rằng th�ng tin được truy�̀n tải đ�́n nhi�̀u người. Tác dụng của nó thu�̣n ti�̣n nhưng kh�ng c�̀n thi�́t khi gửi đ�́n nhi�̀u người kh�ng có li�n quan.

- BCC [Blind Carbon Copy/Blind Courtesy Copy]: Cũng gi�́ng như CC, nhưng BCC hàm nghĩa nh�́n mạnh �gửi bí m�̣t�, n�n tránh lạm dụng cách gửi n�y.

- Subject: Chủ đ�̀ của e-mail đóng vai trò quy�́t định đ�́n vi�̣c đọc hay kh�ng đọc của người nh�̣n.

- Attachment: Tài li�̣u kèm theo.

- Return Receipt: Xác nh�̣n đã nh�̣n thư. Đ�y là cách chứng minh người nhận đã nh�̣n được e-mail.

//tienganh.com.vn/vi/uploads/spaw/news/1332851044.nv.jpeg
2.Subject

- Th�ng thường ta sẽ nh�̣n được r�́t nhi�̀u e-mail, n�n có th�̉ đọc lướt qua chủ đ�̀ đ�̉ hi�̉u sơ lược n�̣i dung và quy�́t định đọc e-mail nào trước.

+ Đặc đi�̉m của chủ đ�̀ là c�̀n vi�́t cụ th�̉ và ngắn gọn đi�̀u quan trọng chứa đựng trong n�̣i dung.

+ Khi ta đưa vào e-mail những th�ng tin kh�ng rõ ràng, người nh�̣n sẽ kh�ng có ý mu�́n �Reply�.

+ Tình hu�́ng kh�̉n c�́p �Urgent� chỉ dùng khi th�̣t sự c�̀n thi�́t.

3.Th�̉ hi�̣n sự t�n trọng

- Trong e-mail, ngoại trừ trường hợp bắt bu�̣c phải thay đ�̉i cách xưng h�, ta kh�ng dùng Dear đ�̉ gọi t�n mà bắt đ�̀u bằng cụm từ xưng h� và t�n như Ms. Baker hoặc John, v� dụ: Dear Ms. Baker, hoặc Dear John.

- Trường hợp kh�ng rõ giới tính của người nh�̣n thì dùng cách gọi t�n đ�̀y đủ như Dear Pat Joners.

- N�́u người nh�̣n là người lạ, ta kh�ng th�̉ gọi m�̣t cách sơ sài. Hơn nữa, ta kh�ng th� dùng cách nói Hello, Leilani và Hi, Ken vào l�̀n gặp đ�̀u ti�n.

- N�́u kh�ng bi�́t t�n ri�ng thì dùng cách gọi chỉ phái nam, phái nữ.

� Dear Sir / Madam

- Đ�́i với cách gọi từng b�̣ ph�̣n, phòng ban, ta có th�̉ dùng như sau:

� Dear Customer Service

� Dear Human Resources Manager

� Dear Marketing Director

- Đ�́i với nữ, dùng Mrs. đ�̉ gọi người lớn tu�̉i.

- N�́u người nh�̣n có học vị ti�́n sĩ thì kh�ng c�̀n ph�n bi�̣t giới tính, ta có th�̉ dùng Dr. [Dr. Franklin]

4.Ph�̀n n�̣i dung

- Bắt đ�̀u bằng cách chào hỏi đơn giản: hãy tự giới thi�̣u mình, r�̀i sau đó mới giải thích cho người nh�̣n bi�́t rõ ngu�̀n g�́c của mình, lý do gửi e-mail.

- Ph�̀n n�̣i dung dài hay ngắn tùy theo mục đích di�̃n đạt của người gửi.

- Trước h�́t hãy vi�́t vi�̣c quan trọng, kh�ng nh�́t thi�́t phải vi�́t những c�u chào hỏi th�ng thường v�̀ sức khỏe, tình hình thời ti�́t mà n�n đi thẳng vào v�́n đ�̀ quan trọng. N�́u có nhi�̀u sự vi�̣c quan trọng thì hãy trình bày m�̣t cách ngắn gọn, rõ ràng.

- Khi chuy�̉n sang ý mới, ta c�̀n ngắt dòng đ�̉ người nh�̣n kh�ng cảm th�́y khó khăn trong vi�̣c đọc nắm ý.

- Khi đ�̀ c�̣p đ�́n n�̣i dung c�̀n bàn bạc, thảo lu�̣n thì n�n dùng m�̃u c�u y�u c�̀u lịch sự.

� I am writing/write to � [tell about � / let you know about �]

� I would like to � [tell/send/let �]

� I enjoy/ really like �[+V_ing]

� �

- N�́u có tài li�̣u đính kèm thì n�n báo cho người nh�̣n bi�́t đó là tài li�̣u gì.

� I enclose � [daily report �]
� The attached file is �[list of students � ]
� �
- Khi c�̀n y�u c�̀u sự giúp đỡ, h�̃ trợ từ người nh�̣n thì phải n�u c�ng vi�̣c cụ th�̉.

� Could you help me �[inform the student of final exam�], please?

� I would like to ask your help �

� �

- Khi h�́i ti�́c v�̀ m�̣t đi�̀u gì đó xảy ra kh�ng như mong đợi.

� I regret to � [tell/inform �]

� I am [very] sorry about/for �

� I would like to apologize for �

� �

- N�n tránh sự di�̃n đạt do dự.

Ví dụ:

� I can not attend the meeting.

I wish I could attend the meeting.

� We can not finish the plan until April 20.

We will finish the plan on April 20.

� �

- N�n tránh các hình thức vi�́t tắt, ngắn gọn.

V� dụ:

� I�m -- I am

� I don�t -- I do not

� I haven�t -- I have not

� �

- Chỉ sử dụng hình thức vi�́t tắt cho phép [được ch�́p nh�̣n].

� ASAP: as soon as possible

� BTW: by the way

� BFN: bye for now

� BRB: be right back

� IOW: in other words

� �
- Y�u c�̀u, đ�̀ nghị lịch sự khi mu�́n người nh�̣n hỏi lại n�̣i dung hoặc b�́t cứ th�ng tin nào trong e-mail n�́u chưa hi�̉u rõ.

� Please contact me if you have any � [question, complaint �]!

� Please feel free / do not hesitate � to contact me if � [there is any problem�]

� �

- Kh�ng gạch dưới, kh�ng dùng ki�̉u chữ to [chữ in hoa], in nghi�ng cả c�u và ký hi�̣u đặc bi�̣t. Khi mu�́n nh�́n mạnh từng ph�̀n thì ta dùng ki�̉u chữ to, d�́u hoa thị [* *], hay dùng d�́u ph�n cách [ _ ]

Ví dụ:

� This is available to members ONLY.
� I meant *JST*, not PST.
� I will need the report by _ 10 a.m. Monday_
� �
- Trường hợp mu�́n có c�u trả lời từ người nh�̣n thì phải n�u chính xác y�u c�̀u và vi�̣c c�̀n làm. C�u hỏi n�n cung c�́p đ�̀y đủ th�ng tin và vi�́t ở dạng nghi v�́n và đ�̉ người nh�̣n có th�̉ sắp x�́p trả lời.

//tienganh.com.vn/vi/uploads/spaw/news/1332851465.nv.jpegVí dụ:
� I would like to know when you can send it out.
-- When can you send it out?

� Let me know whether you can make the deadline or not.
-- Can you make the deadline?

� �

- Cám ơn v�̀ e-mail h�̀i �m

Ví dụ:

� Thank you for your � [e-mail/reply/ prompt reply/ quick response�]
� It is good/nice/great to hear from you.
� I am glad/happy to hear from you.
� �
- K�́t thúc e-mail
� Thank you for your � [interest/assistance/cooperation�]
� I am looking/look forward to � [hearing from you/�]
� �
5.Ph�̀n k�́t lu�̣n

- Phải thay đổi ph�̀n k�́t lu�̣n so với thư tín th�ng thường.
Ví dụ:
� Best Regards,
� Best Wishes,
� Regards,
� All the best!
� Continues success,
� Sincerely yours,
� Sincerely
- N�́u người nh�̣n là người kh�ng quen bi�́t thì có th�̉ dùng các cách di�̃n đạt sau:
� Bye for now
� Talk to you later
� Talk to you soon
� Take care
� Have a nice/good/great/wonderful day!
� Have a nice/good/great/wonderful weekend!

6.Chữ ký

- Thường hi�̉n thị địa chỉ e-mail, địa chỉ trang chủ, và họ t�n của người gửi. Tuy nhi�n, tùy từng trường hợp mà có cách vi�́t như chức vụ, ngh�̀ nghi�̣p, ch�̃ ở, s�́ đi�̣n thoại. Nói chung, chữ ký trong e-mail được ghi nguy�n văn, nhưng cũng kh�ng n�n quá dài.

- Khi đọc s�́ đi�̣n thoại tr�n chữ ký, t�́t hơn ta n�n bắt đ�̀u từ mã qu�́c gia.

- Từ chữ ký, ta có th�̉ hi�̉u th�m v�̀ phương ch�m kinh doanh hoạt đ�̣ng của người gửi thư.

- Hãy đặt quy ước v�̀ chữ ký, chẳng hạn như quy ước dùng trong kinh doanh, dùng cho cá nh�n, dùng trong nước, dùng ở nước ngoài.

7.Đính kèm

- E-mail có th�̉ đính kèm tài li�̣u như hình ảnh, bi�̉u đ�̀ �
+ Có th�̉ đính kèm địa chỉ của mình đ�̉ người nh�̣n hi�̉u ngay th�ng đi�̣p là do ai gửi.
+ Dung lượng đính kèm qua internet là 50KB. N�́u dung lượng đính kèm quá lớn, ta n�n dùng phương pháp nén.
+ Khi gửi e-mail l�̀n đ�̀u kh�ng n�n đính kèm tài li�̣u vì sẽ m�́t thời gian, ngay cả người nh�̣n cũng cảm th�́y kh�ng c�̀n thi�́t phải đọc tài li�̣u đính kèm. Chỉ thực hi�̣n vi�̣c đính kèm tài li�̣u khi được y�u c�̀u.

Đ�́i với hình thức e-mail th�n m�̣t:

X�t về nội dung cần tr�nh b�y trong e-mail th� cũng tương tự như e-mail trang trọng. Nhưng h�nh thức tr�nh b�y đơn giản hơn, ngắn gọn hơn. Cụ thể như sau:

- Đ�̀u thư:

� Hi/ Hello/Dear + t�n ri�ng,
� Dear Friends/Colleagues/Fellows/Members/Everyone,

- Nội dung thư:

� Kh�ng c�̀n diễn đạt � muốn n�i th�nh m�̣t c�u văn hoàn chỉnh.
� Có th�̉ dùng hình thức vi�́t tắt như I�m, I don�t �
� Được dùng các ký hi�̣u đặc bi�̣t để diễn tả cảm x�c như L,�
� �

- Cu�́i thư:

� Bye/ See you/ Take care
� Thanks,
� Cheer,
� Good luck