Cách nhập hóa đơn bán hàng lên excel năm 2024

Cho phép kế toán nhập khẩu hóa đơn bán hàng từ file excel để giảm thiểu thao tác nhập liệu trên phần mềm.

2. Chi tiết thay đổi

• Từ phiên bản R52 trở đi: Chương trình bổ sung chức năng nhập khẩu hóa đơn để giúp kế toán giảm thiểu các thao tác nhập liệu trên phần mềm, nâng cao hiệu quả công việc.

Cách thực hiện trên phần mềm:

• Vào Tệp\Nhập khẩu từ excel\Chứng từ\Bán hàng.
• Chọn tệp dữ liệu cần nhập khẩu đã lưu tại máy đơn vị và thực hiện nhập khẩu trực tiếp vào phần mềm.

Lưu ý:

• Người dùng có thể thực hiện tải tệp dữ liệu mẫu trên chương trình để cập nhật thông tin sau đó nhập khẩu vào phần mềm.

Trường hợp người dùng tích chọn Sử dụng phần mềm để quản lý phát hành hóa đơn trên Hệ thống tùy chọn thì chương trình sẽ có một file dữ liệu mẫu riêng. Ngược lại nếu người dùng không tích chọn tùy chọn này thì chương trình sẽ ngầm định một mẫu file excel khác để tải về và cập nhật (Tùy thuộc vào tùy chọn của người dùng mà chương trình sẽ ngầm định mẫu tệp dữ liệu nhập khẩu tương ứng).

Hiện nay có rất nhiều phần mềm hoặc mẫu hóa đơn bán hàng phục vụ nhu cầu sử dụng của đại đa số người dùng hiện nay. Tuy nhiên, nếu người dùng muốn tạo mẫu hóa đơn bán hàng Excel dành riêng cho doanh nghiệp của mình thì có thể tham khảo ngay bài viết được chúng tôi chuẩn bị bên dưới đây.

Nội dung bài viết

Mẫu hóa đơn bán hàng là gì?

Mẫu hóa đơn bán hàng Excel hay còn được biết đến với một tên gọi quen thuộc khác là hóa đơn bán hàng trực tiếp. Đây được xem là một trong những loại giấy tờ được sử dụng khá quen thuộc với người dùng hiện nay với mục đích chứng nhận giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho một doanh nghiệp, tổ chức nào đó.Khi sử dụng hóa đơn bán hàng, cơ quan thuế mới chấp nhận như một giấy tờ tài chính để xác nhận và quản lý chặt chẽ.

Bằng cách này, doanh nghiệp sẽ sử dụng mẫu hóa đơn bán hàng Excel để gửi tới cơ quan này theo một khoảng thời gian định kỳ. Thông thường, bất cứ cá nhân, hộ gia đình kinh doanh hay doanh nghiệp hoặc tổ chức đều có thể sử dụng mẫu hóa đơn riêng để chứng thực hàng hóa, dịch vụ mua vào, bán ra.

Bên cạnh đó, với các doanh nghiệp hoặc tổ chức lớn còn cần kèm theo các giấy tờ khác như biên bản giao nhận, mẫu phiếu thu chi hay hóa đơn giá trị gia tăng. Để hiểu rõ hơn về mẫu hóa đơn này, tiếp đến hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về một vài những thông tin quan trọng mà người dùng cần bổ sung trong phiếu hóa đơn thông qua nội dung bên dưới đây.

Những thông tin cần có trong mẫu hóa đơn bán hàng Excel

Một mẫu hóa đơn bán hàng Excel được đánh giá là chuyên nghiệp khi bố cục sắp xếp rõ ràng, đúng trình tự và đi kèm với đó là đầy đủ các thông tin cần thiết. Do đó, người dùng có thể tham khảo thêm về những thông tin cần có trong một mẫu hóa đơn bán hàng cơ bản nhất:

• Tên hóa đơn: Chính là tên hóa đơn mà người dùng thiết lập để phân biệt với các hóa đơn khác khi sử dụng.
• Nhận diện thương hiệu doanh nghiệp: Có thể là ký hiệu riêng của doanh nghiệp hoặc logo được thiết kế để người dùng chỉ cần xem là có thể nhận diện được.
• Mã số hóa đơn: Hay còn gọi là số hóa đơn, đây chính là con số được thực hiện để phân biệt với các hóa đơn được xuất trước hoặc sau thời điểm mua bán dịch vụ, hàng hóa.
• Thông tin liên hệ: Sẽ bao gồm cả thông tin cả người bán và người mua với một vài những dữ liệu cơ bản như tên công ty, khách hàng, số điện thoại liên hệ, email, địa chỉ, mã số thuế và cuối cùng là ngày thực hiện lập hóa đơn.
• Danh sách sản phẩm và dịch vụ: Phải ghi rõ tên sản phẩm/dịch vụ, số lượng, đơn giá cụ thể, tổng chi phí, VAT, thành tiền ở cả dưới dạng số và chữ…
• Chữ ký: Bao gồm chữ ký của cả người bán và người mua hoặc có thể sử dụng dấu đỏ xác nhận cùng ngày tiến hành thực hiện.

Thông thường, một mẫu hóa đơn bán hàng Excel sẽ bao gồm những thông tin cơ bản được chúng tôi chia sẻ như trên. Do đó, người dùng có thể tham khảo để thiết kế riêng cho doanh nghiệp của mình. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách để tạo mẫu hóa đơn bán hàng trên chính công cụ Excel thông qua nội dung bên dưới.

Hướng dẫn các bước tạo mẫu hóa đơn bán hàng Excel

Người dùng hoàn toàn có thể tự tạo mẫu hóa đơn bán hàng Excel cho cá nhân, gia đình hoặc tổ chức một cách dễ dàng. Để thực hiện được, chúng tôi sẽ chia sẻ với người dùng các bước triển khai như sau:

– Bước 1: Truy cập ứng dụng Excel trên App hoặc nền tảng online và tiến hành đăng nhập với tài khoản Microsoft 365 bản quyền.

– Bước 2: Người dùng có thể chọn mẫu có sẵn trong ứng dụng hoặc tự thiết kế một mẫu hóa đơn bán hàng Excel riêng. Nếu chọn mẫu có sẵn, người dùng chỉ cần thay đổi một vài các tiêu đề và thông tin sao cho phù hợp là có thể sử dụng được. Còn với mẫu hóa đơn tự thiết kế thì người dùng có thể theo dõi bước tiếp theo.

– Bước 3: Để thiết kế mẫu hóa đơn mới, người dùng chỉ cần bổ sung thông tin vào từng ô trống xuất hiện trong bảng tính, cân chỉnh phù hợp với bố cục, đừng quên chèn thêm hình ảnh, logo thương hiệu vào hóa đơn.

– Bước 4: Sau khi thực hiện xong, người dùng sẽ tiến hành Lưu lại và kiểm tra toàn bộ thiết kế lại một lần nữa.

– Bước 5: Tiến hành in ấn và sử dụng.

Với 05 bước thực hiện như trên, người dùng đã có mẫu hóa đơn bán hàng Excel riêng cho mình. Tiếp đến, chúng tôi sẽ chia sẻ đến người dùng một vài những mẫu hóa đơn bán hàng được sử dụng phổ biến hiện nay thông qua nội dung được chia sẻ bên dưới.

Tham khảo một vài mẫu hóa đơn bán hàng Excel chuyên nghiệp

Nếu người dùng vẫn chưa biết cách trình bày mẫu hóa đơn bán hàng Excel như thế nào cho phù hợp, đầy đủ thông tin mà vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp thì có thể tham khảo một vài các mẫu được chúng tôi gợi ý như sau:

• Mẫu 1: Mẫu hóa đơn bán hàng lẻ.

• Mẫu 2: Mẫu hóa đơn bán hàng doanh nghiệp, tổ chức.

Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và tính chất của sản phẩm hay dịch vụ mà người dùng có thể lựa chọn các mẫu hóa đơn bán hàng Excel phù hợp. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về những lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn bán hàng thông qua nội dung tiếp theo.

05+ lưu ý quan trọng khi sử dụng mẫu hóa đơn bán hàng Excel

Bất cứ một hóa đơn nào khi sử dụng cũng phải có những nguyên tắc nhất định và mẫu hóa đơn bán hàng Excel cũng vậy. Do đó, người dùng cần nắm vững được những lưu ý mà chúng tôi chia sẻ như sau: