Quản lý thời gian thực hiện dự án là gì
|
Dự án UDIC WESTLAKE là dự án được chủ đầu tư Tổng Công ty Đầu tư phát triển hạ tầng đô thị UDIC – Công ty TNHH Một thành viên thực hi ện. Dự án được có địa điểm tại ô đất CT04, Khu đô thị Nam Thăng Long, quận Tây Hồ, Hà Nội, tổng diện tích khu đất: 26. m2. Dự án bao gồm: 3 tháp căn hộ trong đó Tháp A cao 17 tầng, Tháp B cao 20 tầng, Tháp C cao 23 tầng, khối đế thương mại dịch vụ cao 3 tầng và 2 tầng hầm. Mật độ xây dựng là: 40%, tổng diện tích sàn (tầng nổi): 107 m2, tổng số căn hộ là: 408 căn (Diện tích căn hộ từ 84m Show
3. Nái dung và tầm quan trọng của quÁn lý ti¿n đá dā án. Quản lý tiến độ dự án là một trong những nội dung quan trọng của quản lý dự án. Quản lý tiến độ dự án có liên quan đến việc lập, tổ chức thực hiện kế hoạch dự án về thời gian, từ đó đảm bảo thực hiện dự án đúng tiến độ đã xác định. Quản lý tiến độ thực hiện dự án là việc thống nhất một số các yêu cầu về thời gian thực hiện dự án, cụ thể: độ dài dự định thực hiện các công việc của dự án, sự kế tiếp có tính chất kỹ thuật của các công việc của dự án, các ràng buộc về các nguồn lực và tài chính. Mục tiêu của quản lý tiến độ dự án là việc thống nhất các yếu tố đó một cách khoa học để đảm bảo cho việc thực hiện dự án về mặt thời gian theo đúng yêu cầu trong văn kiện dự án. Việc quản lý tiến độ dự án phải tập trung trả lời một số câu hỏi có tính chất quyết định sau đây: 1. Nếu các công việc của dự án diễn ra theo đúng lịch trình đã xác định, thì khi nào dự án sẽ được hoàn thành? 1. Quản trị tiến độ dự án là gì? 2. Có những cách thức nào để quản trị tiến độ dự án?
Quản lý tiến độ thực hiện dự án cũng như các nội dung quản lý khác thường ứng dụng một số kỹ thuật và công cụ quản lý. Các công cụ hỗ trợ cho việc quản lý tiến độ thực hiện dự án thường là các công cụ thể hiện mối liên hệ qua lại giữa thời gian thực hiện các công việc khác nhau. Các công cụ, kỹ thuật thường được ứng dụng nhiều trong quản lý tiến độ dự án là: Kỹ thuật chia nhỏ công việc WBS (Work Breakdown Structure); Biểu đồ Gantt; Sơ đồ PERT. 3. Kỹ thuật chia nhỏ công việc WBS. Kỹ thuật chia nhỏ công việc là một kỹ thuật được sử dụng khá phổ thông trong quản lý tiến độ dự án nói riêng, quản lý dự án nói chung. Thực chất của kỹ thuật này là việc chia nhỏ việc thực hiện dự án thành những hoạt động độc lập theo các cấp độ khác nhau. Thông thường, việc thực hiện dự án được chia thành các hoạt động cấp 1. Các hoạt động cấp 1 lại được chia thành các hoạt động cấp 2. Việc trên được tiếp diễn cho đến khi không thể hoặc không nên chia nhỏ các hoạt động ra hơn nữa. Ta có thể hình dung qua một ví dụ xây một khách sạn. Trước hết, người ta chia việc thực hiện dự án trên thành các công việc cấp 1 gồm một số hoạt động: lo đất đai; thiết kế; dọn mặt bằng; xây; lắp điện, nước; sản xuất và lắp đồ gỗ; khánh thành. Mỗi hoạt động cấp 1 trên lại được chia nhỏ thành các hoạt động chi tiết cấp 2. Chẳng hạn, việc mua đất gồm các hoạt động cấp 2 sau: tìm chọn và mua đất; làm các thủ tục về đất đai; thanh quyết toán về đất đai. Việc khánh thành được chia nhỏ thành các hoạt động: mời đại biểu; tổ chức lễ cắt băng khánh thành; liên hoan. Ta có thể biểu diễn dưới dạng sơ đồ hình cây hay biểu sau: 5 S¢ đồ 3 : Ví dụ về ứng dụng kỹ thuật phân chia nhỏ công việc đối với dự án xây dựng khách sạn X‚y kh·ch s¿n 3 sao Lo đ¿t Dọn mặt bằng X‚y Lắp điện, nước Kh·nh th‡n Tìm, chọn, mua đất Làm thủ tục đất đai Thanh quyết toán biểu Mời đại ểu Tổ chức buổi mít tinh khánh thành Mời đại biểu Liên hoan Đổ móng 1 2 3 n. 1 1 1 3. Hoàn thiện 3 n n n. Kỹ thuật chia nhỏ công việc là một công cụ quan trọng cho việc lập kế hoạch tiến độ của dự án, và nó cũng được sử dụng rộng rãi trong việc kiểm tra đánh giá dự án. Nó được xây dựng theo nhiều cách khác nhau. Cơ sở cho việc phân chia công việc ngày càng chi tiết là tiêu thức phân chia công việc. Tiêu thức phân chia có thể là chức năng, có thể là hoạt động tương đối độc lập. Yêu cầu cơ bản của việc phân chia công việc dự án là việc phân chia được tiến hành sao cho mỗi công việc có thể trở thành một đơn vị có thể quản lý được. Điều đó có nghĩa là, đơn vị nhỏ nhất cũng không nên chi tiết đến mức khó phân định ranh giới giữa hai công việc kế tiếp nhau. Đơn vị công việc nhỏ nhất có thể được giao cho một cá nhân, hay một nhóm tiến hành độc lập, có thể dễ dàng kiểm tra, dễ dàng đánh giá độc lập với các công việc cùng cấp độ khác. Số cấp độ công việc có thể là 2, có thể là 3 hoặc nhiêu hơn. Điều đó tuỳ thuộc vào quy mô, độ dài và tính chất công việc của dự án. Quy mô dự án càng lớn, tính chất công việc càng phức tạp thì số cấp độ công việc được phân chia càng nhiều và ngược lại. Tuy nhiên, việc phân chia không nên quá chi tiết sẽ gây khó khăn cho việc điều hành. Kỹ thuật chia nhỏ công việc, tự thân nó sẽ không đem lại kết quả gì đáng kể cho việc điều hành dự án. Nó mới chỉ là cơ sở cho việc phân giao nhiệm vụ, đánh giá việc thực hiện. Nó không phản ánh được mối quan hệ qua lại giữa ác công việc đã được bóc tách ra từ toàn bộ dự án hoặc là từ toàn bộ các công việc của quý hoặc năm. Để phát huy tác dụng của công cụ này, người ta thường dùng nó kết hợp với sơ đồ Gantt, và sơ đồ mạng lưới. 3. Biểu đồ Gantt. Công cụ được sử dụng rộng rãi nhất trong quản lý dự án nối chung và quản lý tiến độ nói riêng là biểu đồ Gantt. Công cụ này được phát minh trong thế chiến thế giới lần thứ nhất bởi ngài Henry L. Gantt. Biểu đồ Gantt, công cụ mang tên của người phát minh ra nó, được hình thành trên cơ sở một khối lượng lớn các công việc dự án được thể hiện trên trục đứng của biểu và độ dài thời gian thực hiện các công việc trong dự án được trình bày trên trục nằm ngang. Người ta sẽ trình bày thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc từng công việc. Trong khuôn khổ thời gian tiến hành của từng công việc, việc bắt đầu công việc có thể muộn hơn điểm bắt đầu trong biểu đồ song nó càng sát điểm bắt đầu càng có giá trị đảm bảo cho dự án đảm bảo tiến độ. Việc bắt đầu muộn hơn của từng công việc có thể xảy ra, song phải đảm bảo thời hạn kết thúc từng công việc phải trước thời gian kết thúc đã ghi trong biểu đồ Gantt. Dưới đây là một sơ đồ đặc trưng cho biểu đồ Gantt. Biểu đồ 3: Biểu đồ Gantt mẫu Công việc A B C D E F G 0 5 10 15 Tuần thứ Cho đến ngày nay, biểu đồ Gantt đã được cải tiến rất nhiều và nó đã được trình bày trên bảng. Trong bảng này người ta đã bổ sung nhiều thông tin cần thiết như tên các công việc, thời gian tự nhiên, thời gian bắt đầu và kết thúc từng công việc, số thứ tự theo cấp độ chuyển từ kỹ thuật chia nhỏ công việc, tên người hay cơ quan chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện. Ta có thể tham khảo một ví dụ mẫu điển hình từ việc ứng dụng biểu đồ Gantt cho việc lập kế hoạch công tác quý của một dự án của Liên Hợp quốc tại Việt nam. Bảng 3: Kế hoạch công tác quý IV năm 1999 của dự án VIE 1999/ Bên Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12
3. S¢ đồ m¿ng l°ới. 3.2. Xây dựng s ơ đồ mạng lưới Sơ đồ mạng lưới là công cụ thể hiện toàn bộ dự án như là một chuỗi các hoạt động có quan hệ qua lại với nhau. Kỹ thuật này gồm có hai cách thể hiện là: Sơ đồ mạng lưới các hoạt động được thể hiện trên mũi tên (network of activities on arrows - AOA) và sơ đồ mạng lưới các hoạt động được thể hiện trên điểm (network of activities on nodes - AON). Để ứng dụng kỹ thuật này, cần phải trả lời 4 câu hỏi sau: 1. Các công việc của dự án là các công việc nào? 2. Trật tự và sự liên tục của các công việc như thế nào? 3. Những công việc nào của dự án có thể tiến hành đồng thời? 4. Yêu cầu về thời gian dự kiến của mỗi công việc? Trước khi xây dựng sơ đồ mạng lưới, ta có một số định nghĩa và quy ước sau: a) Công việc hay ho¿t đáng : Được hiểu là một quá trình lao động, một loại hoạt động sản xuất đòi hỏi phải có chi phí về thời gian, nhân lực và vật tư. Trong sơ đồ mạng lưới, công việc có thể được thể hiện trên một mũi tên nối từ một điểm nút trước đến một điểm nút tiếp theo sau đó (theo sô đồ AOA) hoặc được thể hiện trên nút (theo sơ đồ AON). b) Ho¿t đáng hợp nhất : đây là một hoạt động có nhiều hơn một hoạt động ngay trước nó (nhiều hơn một mũi tên phụ thuộc chảy vào hoạt động này).
Hình 3: Mối quan hệ điển hình trong sơ đồ mạng lưới AON Thông thường, nhà quản lý dự án chỉ cần sử dụng câu hỏi 1 và 3 để thiết lập các mối quan hệ trong mạng lưới. Thông tin này cho phép nhà phân tích mạng lưới xây dựng biểu đồ dòng chảy theo trình tự và sự phụ thuộc logic của các hoạt động trong dự án. Hình 3 cho nhà quản lý dự án biết rằng hoạt động A phải được hoàn thành trước khi hoạt động B có thể bắt đầu, và hoạt động B phải được hoàn thành trước khi hoạt động C có thể bắt đầu. Hình 3 cho chúng ta biết rằng các hoạt động E và F không thể bắt đầu cho đến khi hoạt động D được hoàn thành. Hình này cũng chỉ ra rằng các hoạt động E và F có thể xảy ra đồng thời hoặc song song nếu người quản lý dự án muốn; tuy nhiên, nó không phải là một điều kiện cần thiết. Ví dụ, <đổ đường bê tông= (hoạt động E) có thể diễn ra cùng lúc trong khi hoạt động F J K L M J, K, L l‡ cÙng vißc cÛ thß b¿t đ¿u đßng thời n¿u mußn. M chß cÛ thß b¿t đ¿u khi c¿ 3 cÙng vißc J, K, L đ„ ho‡n th‡nh (B) (C) nhiều hơn một hoạt động phải được hoàn thành trước khi M có thể bắt đầu. Hoạt động M cũng có thể được gọi là một cột mốc quan trọng. Một nút mạng lưới có dạng như bảng 3 dưới đây: BÁng 3: Mẫu một nút mạng trong sơ đồ mạng lưới AON ES (Early Start) Thời gian bắt đầu sớm nhất IDTên công việc EF (Early Finish) Thời gian kết thúc sớm nhất SL (Slack Time) Mô tả công việc LS (Late Start) Thời gian bắt đầu muộn nhất DUR (Duration) (Thời gian thực hiện) LF (Late Finish) Thời gian kết thúc muộn nhất Trong đó: ES: là thời gian bắt đầu hành động sớm nhất có thể (Early Start) ứng với mỗi công việc. LS: là thời gian bắt đầu hành động muộn nhất cho phép (Late Start) ứng với mỗi công việc. Nếu công việc bắt đầu muộn hơn, sẽ gây ra chậm trễ cho dự án. EF: là thời gian kết thúc sớm nhất có thể (Erly Finish) ứng với mỗi công việc. LF: là thời gian kết thúc muộn nhất cho phép (Late Finish) ứng với mỗi công việc. Đó là thời gian kết thúc muộn nhất so với thời gian bắt đầu dự án của hành động tương ứng. Nếu kết thúc muộn hơn nữa sẽ gây ra sự chậm trễ của cả dự án. DUR : là thời gian thực hiện ứng với mỗi công việc. SL: là thời gian dự trữ của hành động (Slack time) ứng với mỗi công việc. Đó là khoảng chênh lệch co giãn, dự trữ về thời gian của hành động. Thời gian này bằng không có nghĩa rằng công việc tương ứng không có thời gian dự trữ, tức là công việc này nằm trên đường găng. Công thức tính thời gian dự trữ SL như sau: SL = LS – ES = LF – EF Quy tắc tính: ES phải được tính theo chiều đi từ điểm xuất phát của sơ đồ mạng đến điểm kết thúc, hay nói cách khác là chiều xuôi của dự án. ES của các công việc bắt đầu từ điểm xuất phát bằng 0. hoạt động trước là A. Điều này có nghĩa là, chỉ đến khi A hoàn thành, hoạt động B và C mới được phép bắt đầu. Hoạt động B và C có thể diễn ra đồng thời nếu muốn. Làm tương tự như vây, chúng ta có sơ đồ mạng lưới toàn bộ dự án như hình 3 dưới đây: Hình 3: Sơ đồ m ạng lưới dự án Kho dự trữ tự động tính theo chiều xuôi Điều đầu tiên khi lập s ơ đồ mạng lưới là việc điền thời gian thực hiện hoạt động. Thời gian hoạt động của mỗi công việc được thể hiện trong ô 0 A 10 X·c yÍu cđß¿nh u 10 10 B 15 Chß đßnh nhÛm 5 10 C 35 Thiph¿¿n ct k¿ứ ng 25 35 E 85 XD v‡ KT ph¿n cứng 50 15 D 35 Thiph¿¿n mt k¿ß m 20 35 G 70 Kiphß¿m tra n mßm 35 35 F 50 Cs·ng ch¿p b¿ng ¿ 15 85 H 100 TÌch hthßng ợp hß 15 ES ID EF SL MÙ tđộng ¿ ho¿t LS DUR LF B¿ng mẫu DUR, ta có EF – thời gian kết thúc sớm nhất có thể của B và C lần lượt là 15 và 35. Làm tương tự, ta sẽ tính được ES và EF cho các nút hoạt động còn lại. Lưu ý rằng, với các hoạt động hợp nhất (cụ thể trong trường hợp này là hoạt động H), ES của những công việc hợp nhất này phụ thuộc vào EF của các công việc liền trước của nó. Cụ thể, ES của hoạt động H phụ thuộc vào EF của G (EF = 70), EF của E (EF = 85) và EF của F (EF = 50). Lúc này, ES của H sẽ bằng EF lớn nhất của các hoạt động liền trước, như vậy ESH = max {70, 85, 50} = 85. Để lập sơ đồ mạng theo chiều xuôi, chúng ta cần nhớ 3 điểm mấu chốt:
Lập sơ đồ mạng lưới theo chiều ngược – Tính thời gian muộn nhất cho phép Chúng ta sử dụng các tính ngược chiều để tính thời gian kết thúc muộn nhất (LF) và thời gian bắt đầu muộn nhất (LS) cho phép của các hoạt động trong mạng lưới. Trước khi tính toán theo chiều ngược, ta cần xác định thời gian kết thúc muộn nhất cho phép của hoạt động cuối cùng. Thông thường, trong quá trình lập kế hoạch ban đầu, thời gian này thường được xác định là thời gian kết thúc sớm nhất có thể (EF) của ho ạt động cuối cùng của dự án. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ coi thời gian kết thúc của d ự án này là 100 ngày (như v ậy, EFH = LFH = 100). Tương tự như khi tính theo chiều xuôi, có 3 điểm mấu chốt chúng ta cần nhớ khi tính theo chiều ngược, đó là:
ngày tương đương. Trong thực tế, các dự án thường có rất nhiều các công việc nằm trên đường găng, bởi vậy sự phối hợp giữa những người có trách nhiệm là rất quan trọng. Các nhà quản tr ị dự án cũng đặc biệt phải quan tâm đến đường găng, để các công việc đó không bị trì hoãn. 3. ̄ớc l°ợng thời gian thāc hiện dāa án Để xác định được các thông số tính toán trên sơ đồ mạng lưới AON, ta cần phải ước lượng và tính được thời gian thực hiện các công việc. Trong sơ đồ mạng lưới, mỗi công việc đều phải ước lượng thời gian thực hiện chúng. Thời gian thực hiện kéo dài từ khi bắt tay vào tập kết các yếu tố như nguyên vật liệu để thực hiện cho đến khi hoàn thành công việc đó. Mỗi một công việc người ta thường ước lượng thời gian thực hiện chúng trên ba số li ệu sau đây:
6t = 4 ++ bmaThời gian ước tính (te) trên được xác định với độ lệch bình phương trung bình (V) cho từng công việc (i) là: V = [(b – a)/6] 2 Và độ lệch chuẩn cho cả chuỗi công việc là: 21 ...+++= vvv nTừ đó, ta tính được: P es VTTZ−\=Trong đó: Ts: là thời gian đặt ra để thực hiện dự án Te: là thời gian ước lượng của dự án (Te được tính bằng tổng thời gian ước lượng của các công việc trên đường găng) Vp: phương sai của toàn bộ dự án (Vp được tính bằng tổng phương sai của các công việc trên đường găng) Khả năng thực hiện của dựa án với thời gian đặt ra là Ts đúng bằng xác suất phân phối chuẩn của giá trị Z. Tra bảng phân phối xác suất chuẩn ta sẽ tính được xác xuất trên. Ví dụ: Ta có dữ li ệu của d ự án Kho dự trữ tự động như sau: BÁng 3: Thông tin dự án hệ thống kho dự trữ tự động KHO DĀ TRþ TĀ ĐàNG Hệ thống lấy hàng theo đ¢n đặt hàng Hoạt động Quản lý thời gian của dự án là gì?Quản lý thời gian dự án là quá trình lập kế hoạch, phân bổ, giám sát và điều chỉnh thời gian cho các hoạt động của dự án, nhằm mục đích đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng tiến độ đề ra, trong phạm vi nguồn lực cho phép. Quản lý thời gian được định nghĩa là gì?Quản lý thời gian là quá trình kế hoạch và thực hành việc kiểm soát một cách có ý thức một đơn vị thời gian dùng trong một hoặc một chuỗi các hoạt động cụ thể, để tăng tính hiệu quả, hiệu suất hay năng suất. Tại sao chúng ta phải biết quản lý thời gian?Quản lý thời gian giúp chúng ta làm việc thông minh hơn chứ không phải vất vả hơn để hoàn thành nhiều nhiệm vụ trong thời gian ngắn, nhờ đó nắm bắt nhiều cơ hội hơn trong cuộc sống. Quản lý thời gian rất quan trọng trong việc phát huy tối đa thế mạnh và phát triển bản thân một cách tốt nhất cho mỗi người. Kỹ năng quản lý thời gian gồm những gì?06 kỹ năng cần có để quản lý thời gian là gì?. Xác định mục tiêu. ... . Liệt kê những việc cần làm. ... . Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. ... . Tổng kết lại công việc. ... . Tập trung. ... . Không ngừng học hỏi. ... . Kiểm soát những yếu tố gây xao nhãng cho công việc. ... . Không ôm đồm quá nhiều việc.. |
