Tài liệu đính kèm tiếng anh là gì
I. Đặc đi�̉m của e-mail 1. Cách trình bày đơn giản - Ưu đi�̉m lớn nh�́t của e-mail là truy�̀n th�ng đi�̣p đ�́n đ�́i tượng ở mọi nơi tr�n th�́ giới chỉ trong ch�́c lát. Vì v�̣y, nó thu�̣n ti�̣n cho vi�̣c trả lời ngay của người nh�̣n và mang tính hi�̣u quả cao. Mục đích chung là t�́c đ�̣ truy�̀n th�ng tin nhanh chóng và tính ch�́t th�ng tin đa dạng. 2.Cách lưu trữ dữ li�̣u - Vi�̣c nh�̣n th�ng đi�̣p bằng e-mail () giúp cho vi�̣c lưu trữ dữ liệu trong ph�̀n cứng và ph�̀n m�̀m máy vi tính được gọn nhẹ và an toàn. 3.Chi phí - Trong thời đại máy vi tính, người ta sử dụng internet đ�̉ truy�̀n tải th�ng tin ngày càng nhi�̀u, n�n chi phí e-mail ph�̀n nào tùy thu�̣c vào vi�̣c làm vi�̣c trực tuy�́n ít hay nhi�̀u. 4.Truy�̀n cùng m�̣t th�ng đi�̣p đ�́n nhi�̀u người - Trường hợp gửi cùng m�̣t th�ng đi�̣p đ�́n nhi�̀u người, bắt bu�̣c người gửi phải ghi họ t�n từng người, sao chép và gửi đi. Nhưng đ�́i với e-mail, đơn giản chỉ dùng CC. 5.Hình thức văn bản - Mặc dù e-mail được trình bày theo hình thức lá thư, nhưng văn bản e-mail g�̀n với ng�n ngữ nói hơn ng�n ngữ vi�́t. Chẳng hạn như những c�u thăm hỏi v�̀ thời ti�́t cũng được lược bớt, thay đ�̉i l�́i vi�́t văn chương bằng cách di�̃n đạt đơn giản ti�̣n cho vi�̣c đọc tr�n màn hình máy vi tính � II. Cách vi�́t e-mail Có 2 hình thức vi�́t e-mail: trang trọng và th�n m�̣t Đ�́i với hình thức e-mail trang trọng: 1.CC, BCC, Return Receipt - To: địa chỉ của người nh�̣n e-mail. - CC (Carbon Copy: sao chép hàng loạt): Vi�̣c gửi bản sao văn bản đ�́n địa chỉ của người nh�̣n là cách dùng khi mu�́n chuy�̉n đ�́n nhi�̀u người. Khi nh�̣n e-mail, người nh�̣n sẽ hi�̉u rằng th�ng tin được truy�̀n tải đ�́n nhi�̀u người. Tác dụng của nó thu�̣n ti�̣n nhưng kh�ng c�̀n thi�́t khi gửi đ�́n nhi�̀u người kh�ng có li�n quan. - BCC (Blind Carbon Copy/Blind Courtesy Copy): Cũng gi�́ng như CC, nhưng BCC hàm nghĩa nh�́n mạnh �gửi bí m�̣t�, n�n tránh lạm dụng cách gửi n�y. - Subject: Chủ đ�̀ của e-mail đóng vai trò quy�́t định đ�́n vi�̣c đọc hay kh�ng đọc của người nh�̣n. - Attachment: Tài li�̣u kèm theo. - Return Receipt: Xác nh�̣n đã nh�̣n thư. Đ�y là cách chứng minh người nhận đã nh�̣n được e-mail. http://tienganh.com.vn/vi/uploads/spaw/news/1332851044.nv.jpeg - Th�ng thường ta sẽ nh�̣n được r�́t nhi�̀u e-mail, n�n có th�̉ đọc lướt qua chủ đ�̀ đ�̉ hi�̉u sơ lược n�̣i dung và quy�́t định đọc e-mail nào trước. + Đặc đi�̉m của chủ đ�̀ là c�̀n vi�́t cụ th�̉ và ngắn gọn đi�̀u quan trọng chứa đựng trong n�̣i dung. + Khi ta đưa vào e-mail những th�ng tin kh�ng rõ ràng, người nh�̣n sẽ kh�ng có ý mu�́n �Reply�. + Tình hu�́ng kh�̉n c�́p �Urgent� chỉ dùng khi th�̣t sự c�̀n thi�́t. 3.Th�̉ hi�̣n sự t�n trọng - Trong e-mail, ngoại trừ trường hợp bắt bu�̣c phải thay đ�̉i cách xưng h�, ta kh�ng dùng Dear đ�̉ gọi t�n mà bắt đ�̀u bằng cụm từ xưng h� và t�n như Ms. Baker hoặc John, v� dụ: Dear Ms. Baker, hoặc Dear John. - Trường hợp kh�ng rõ giới tính của người nh�̣n thì dùng cách gọi t�n đ�̀y đủ như Dear Pat Joners. - N�́u người nh�̣n là người lạ, ta kh�ng th�̉ gọi m�̣t cách sơ sài. Hơn nữa, ta kh�ng th� dùng cách nói Hello, Leilani và Hi, Ken vào l�̀n gặp đ�̀u ti�n. - N�́u kh�ng bi�́t t�n ri�ng thì dùng cách gọi chỉ phái nam, phái nữ. � Dear Sir / Madam - Đ�́i với cách gọi từng b�̣ ph�̣n, phòng ban, ta có th�̉ dùng như sau: � Dear Customer Service � Dear Human Resources Manager � Dear Marketing Director - Đ�́i với nữ, dùng Mrs. đ�̉ gọi người lớn tu�̉i. - N�́u người nh�̣n có học vị ti�́n sĩ thì kh�ng c�̀n ph�n bi�̣t giới tính, ta có th�̉ dùng Dr. (Dr. Franklin) 4.Ph�̀n n�̣i dung - Bắt đ�̀u bằng cách chào hỏi đơn giản: hãy tự giới thi�̣u mình, r�̀i sau đó mới giải thích cho người nh�̣n bi�́t rõ ngu�̀n g�́c của mình, lý do gửi e-mail. - Ph�̀n n�̣i dung dài hay ngắn tùy theo mục đích di�̃n đạt của người gửi. - Trước h�́t hãy vi�́t vi�̣c quan trọng, kh�ng nh�́t thi�́t phải vi�́t những c�u chào hỏi th�ng thường v�̀ sức khỏe, tình hình thời ti�́t mà n�n đi thẳng vào v�́n đ�̀ quan trọng. N�́u có nhi�̀u sự vi�̣c quan trọng thì hãy trình bày m�̣t cách ngắn gọn, rõ ràng. - Khi chuy�̉n sang ý mới, ta c�̀n ngắt dòng đ�̉ người nh�̣n kh�ng cảm th�́y khó khăn trong vi�̣c đọc nắm ý. - Khi đ�̀ c�̣p đ�́n n�̣i dung c�̀n bàn bạc, thảo lu�̣n thì n�n dùng m�̃u c�u y�u c�̀u lịch sự. � I am writing/write to � (tell about � / let you know about �) � I would like to � (tell/send/let �) � I enjoy/ really like �(+V_ing) � � - N�́u có tài li�̣u đính kèm thì n�n báo cho người nh�̣n bi�́t đó là tài li�̣u gì. � I enclose � (daily report �) � Could you help me �(inform the student of final exam�), please? � I would like to ask your help � � � - Khi h�́i ti�́c v�̀ m�̣t đi�̀u gì đó xảy ra kh�ng như mong đợi. � I regret to � (tell/inform �) � I am (very) sorry about/for � � I would like to apologize for � � � - N�n tránh sự di�̃n đạt do dự. Ví dụ: � I can not attend the meeting. I wish I could attend the meeting. � We can not finish the plan until April 20. We will finish the plan on April 20. � � - N�n tránh các hình thức vi�́t tắt, ngắn gọn. V� dụ: � I�m -- I am � I don�t -- I do not � I haven�t -- I have not � � - Chỉ sử dụng hình thức vi�́t tắt cho phép (được ch�́p nh�̣n). � ASAP: as soon as possible � BTW: by the way � BFN: bye for now � BRB: be right back � IOW: in other words � � � Please contact me if you have any � (question, complaint �)! � Please feel free / do not hesitate � to contact me if � (there is any problem�) � � - Kh�ng gạch dưới, kh�ng dùng ki�̉u chữ to (chữ in hoa), in nghi�ng cả c�u và ký hi�̣u đặc bi�̣t. Khi mu�́n nh�́n mạnh từng ph�̀n thì ta dùng ki�̉u chữ to, d�́u hoa thị (* *), hay dùng d�́u ph�n cách ( _ ) Ví dụ: � This is available to members ONLY. http://tienganh.com.vn/vi/uploads/spaw/news/1332851465.nv.jpegVí dụ: � Let me know whether you can make the deadline or not. � � - Cám ơn v�̀ e-mail h�̀i �m Ví dụ: � Thank you for your � (e-mail/reply/ prompt reply/ quick response�) - Phải thay đổi ph�̀n k�́t lu�̣n so với thư tín th�ng thường. 6.Chữ ký - Thường hi�̉n thị địa chỉ e-mail, địa chỉ trang chủ, và họ t�n của người gửi. Tuy nhi�n, tùy từng trường hợp mà có cách vi�́t như chức vụ, ngh�̀ nghi�̣p, ch�̃ ở, s�́ đi�̣n thoại. Nói chung, chữ ký trong e-mail được ghi nguy�n văn, nhưng cũng kh�ng n�n quá dài. - Khi đọc s�́ đi�̣n thoại tr�n chữ ký, t�́t hơn ta n�n bắt đ�̀u từ mã qu�́c gia. - Từ chữ ký, ta có th�̉ hi�̉u th�m v�̀ phương ch�m kinh doanh hoạt đ�̣ng của người gửi thư. - Hãy đặt quy ước v�̀ chữ ký, chẳng hạn như quy ước dùng trong kinh doanh, dùng cho cá nh�n, dùng trong nước, dùng ở nước ngoài. 7.Đính kèm - E-mail có th�̉ đính kèm tài li�̣u như hình ảnh, bi�̉u đ�̀ � Đ�́i với hình thức e-mail th�n m�̣t: X�t về nội dung cần tr�nh b�y trong e-mail th� cũng tương tự như e-mail trang trọng. Nhưng h�nh thức tr�nh b�y đơn giản hơn, ngắn gọn hơn. Cụ thể như sau: - Đ�̀u thư: � Hi/ Hello/Dear + t�n ri�ng, - Nội dung thư: � Kh�ng c�̀n diễn đạt � muốn n�i th�nh m�̣t c�u văn hoàn chỉnh. - Cu�́i thư: � Bye/ See you/ Take care |